Atalhos de teclado do Outlook no Windows 11: um guia completo e prático

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Dominar os atalhos de teclado do Outlook no Windows 11 é uma das maneiras mais rápidas de economizar tempo todos os dias. Se você passa muitas horas lidando com e-mails, compromissos e reuniões, vai querer um guia claro com as combinações de teclas que realmente fazem a diferença, tanto no Outlook clássico quanto no novo Outlook, bem como no aplicativo Email/Calendário incluído no Windows.

Abaixo, você encontrará uma lista completa e reescrita de todos os atalhos de teclado citados nas fontes : acesso rápido para compor e responder e-mails, navegar entre pastas, percorrer o calendário, gerenciar lembretes, compartilhar calendários e muito mais. Também incluímos notas de uso e variações de versão , pois alguns atalhos podem mudar sutilmente entre o Outlook clássico, o novo Outlook para Windows e o aplicativo Mail para Windows 10.

Atalhos essenciais para começar com o pé direito

Esses atalhos são os que você usará com mais frequência no dia a dia para criar, enviar e navegar na sua caixa de entrada sem precisar usar o mouse.

• Nova mensagem ou eventoCtrl+N.
• Enviar um correioCtrl+Enter.
• respostaCtrl+R.
• Responda a todosCtrl+Shift+R.
• ReenviarCtrl+F.
• excluir item: Excluir (exclusão permanente: Shift+Delete).
• Abrir mensagem em uma nova janelaShift+Enter.
• Acesse Mail/Calendário/Contatos: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 (em algumas visualizações de Contatos é Ctrl+4).
• Ver todos os atalhos Na nova versão do Outlook: tecla ?.

Depois que você se acostuma, cada toque economiza segundos . No fim das contas, esse é um tempo que você pode dedicar a tarefas mais importantes do que ficar clicando pela interface.

Redação e formatação: edição em tempo real

Ao compor emails ou notas, o novo Outlook e o Outlook clássico compartilham a maioria dos atalhos de edição universais.

• Copiar/Recortar/ColarCtrl+C / Ctrl+X / Ctrl+V.
• Desfazer refazerCtrl+Z / Ctrl+Y.
• Negrito/Itálico/SublinhadoCtrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U.
• Inserir linkCtrl+K.
• Aumentar/Diminuir o tamanho da fonte: Ctrl+Shift+> / Ctrl+Shift+<.
• Apague a palavra à esquerda.Ctrl+Backspace (muito útil para correções rápidas).

Em algumas compilações, você verá instruções como Ctrl+N para negrito; lembre-se de que, nas versões do Outlook para Windows, Ctrl+N geralmente cria um novo item . Se uma combinação de teclas fizer algo "estranho", verifique a versão exata que você está usando.

Produtividade na caixa de entrada

Com esses atalhos, você poderá mover mensagens, aplicar status e navegar em conversas com máxima agilidade.

• Ir para a mensagem seguinte/anterior: Ctrl+> / Ctrl+<.
• Marcar como lida/não lidaCtrl+Q / Ctrl+U (em algumas configurações, não lido também pode ser Ctrl+S ou O).
• Marcar para acompanhamento ou concluir: Inserir.
• Cancelar pesquisa: Esc.
• Pesquisar na caixa de correioCtrl+E (ou F3 em várias visualizações).
• Atualizar/SincronizarCtrl+M ou F9.

Se você trabalha com muitas regras, pastas e categorias, Ctrl+Y se torna essencial: é o atalho para a caixa "Ir para a Pasta", permitindo acessar instantaneamente o que você precisa.

Navegue pelos módulos e painéis.

O Outlook integra e-mail, calendário e contatos em uma única interface. Com os seguintes atalhos, a alternância entre as seções é instantânea.

• Acesse Mail/Calendário/Contatos/Tarefas: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 / Ctrl+4.
• Acesse o Copiloto (se disponível): Ctrl+3 em algumas configurações do novo Outlook.
• Abra o painel de pastasCtrl+Y.
• Expandir/Recolher seçõesSeta para a direita / Seta para a esquerda.
• Mudar o foco entre regiões (Painéis e faixa de opções): F6 ou Tab; ao compor, F6 ou Alt leva você às guias da faixa de opções.

Outra combinação muito útil ao analisar visualizações densas é Ctrl++ e Ctrl+- para aumentar ou diminuir o zoom, perfeita se você quiser uma visualização ampla ou para ler confortavelmente.

Calendário em detalhes: criar, visualizar e navegar

O módulo Calendário possui diversos atalhos específicos. Conhecê-los permitirá que você alterne entre visualizações, navegue por dias, semanas e meses, e gerencie reuniões e compromissos recorrentes sem perder o controle.

Criar e gerenciar compromissos e reuniões

• Agendar uma consulta Na visualização Calendário: Ctrl+N.
• Agendar uma consulta Em qualquer visualização: Ctrl+Shift+A.
• Aviso de nova reuniãoCtrl+Shift+Q ou Alt+H, M, R.
• Abra “Novos itens” Para escolher o que criar: Alt+O, N, N.
• Remarcar consulta ou reunião: Alt+H, F, W ou Ctrl+F.
• Responda a todos os convocados. com a mensagem: Ctrl+D (em algumas visualizações) e acesso a Responda a todos Com Ctrl+Shift+R.

Se você já tiver um compromisso ou reunião agendada, poderá definir a frequência usando Ctrl+G. Observação: Ctrl+G também pode ser usado para ir a uma data no calendário; o contexto fará a diferença.

Visualizações de calendário

• Visualizar de 1 a 10 dias: Alt+1 / Alt+2 / … / Alt+0 (10 dias).
• Acesse “Hoje”: Alt+H, O, D.
• visualização diária: Alt+O, 1, D, D ou Ctrl+Alt+1.
• Os próximos 7 dias: Alt+H, X.
• Vá para uma data específica: Ctrl+G ou Alt+H, L.
• Visão mensal: Alt+= ou Ctrl+Alt+4.
• Visão geral da semana completa: Alt+− (sinal de menos) ou Ctrl+Alt+3.
• Visão geral da semana de trabalhoCtrl+Alt+2.

Para navegar no calendário com o teclado: para o dia seguinte/anterior, use Ctrl+Seta para a direita/esquerda; para a semana seguinte/anterior, use Alt+Seta para baixo/para cima; para o mês seguinte/anterior, use Alt+Page Down / Alt+Page Up; e para ir para o fim ou início da semana, use Alt+Home / Alt+End.

Navegação entre compromissos e avisos

• Cotação anterior/próxima: Ctrl+Vírgula (,) ou Ctrl+Shift+Vírgula (,) / Ctrl+Ponto (.) ou Ctrl+Shift+Ponto (.).
• Abra o item Quando o lembrete aparecer: Alt+O.
• Abra a janela de notificações.: Alt+V, M.
• Lembrete de soneca: Alt+S.
• Fechar lembrete: Alt+D.

Para atribuir um som a uma notificação : abra Arquivo > Opções > Avançado (Alt+F, T, A) e pressione Alt+P. Use a tecla Tab para navegar até "Procurar", confirme com Enter e escolha o arquivo de som na caixa de diálogo "Arquivo de som da notificação".

Compartilhe calendário, grupos e opções.

O Outlook facilita o trabalho com calendários compartilhados e a publicação da sua agenda online. Os seguintes atalhos na faixa de opções agilizam essas tarefas.

• Visualize a programação em um design horizontal. (comparar calendários): Alt+H, S, V ou Ctrl+Alt+5.
• Adicionar calendários compartilhados ou crie uma nova: Alt+H, O, C.
• Criar um grupo de calendário ou adicione o calendário do departamento: Alt+H, C, G.
• Enviar calendário por e-mail: Alt+H, E.
• Compartilhar calendário: Alt+H, S, C.
• Publicar calendário online: Alt+H, P, O.
• Permissões de compartilhamento de uma pasta: Alt+H, F, P.
• Pesquisar Contatos: Alt+O1, B, B.
• Abra a agenda de endereços: Alt+H, A, B.
• Opções do Calendário do Outlook: Alt+H, C, O.

Se você perceber que um item selecionado não é totalmente legível para o seu leitor de tela, pode ativar as Informações de Acessibilidade Ativa da Microsoft (MSAA) com Alt+Ctrl+Shift+M para fornecer informações mais detalhadas ao JAWS.

Agendamento a partir da janela de reuniões

Ao criar uma reunião, abrir o Assistente de Agendamento ajuda a coordenar os horários: use Alt+P para acessar o agendador na janela da reunião e visualizar a disponibilidade lado a lado.

Atalhos de e-mail e calendário para Windows 10

Embora o foco seja o Windows 11, muitas organizações ainda usam o aplicativo Email/Calendário do Windows 10 , cujos atalhos continuam úteis e foram amplamente mantidos no novo Outlook.

Navegação por e-mail

• Alternar para Calendário/E-mail: Ctrl+2 / Ctrl+1.
• Acesse a Caixa de Entrada/Caixa de Itens Enviados: Ctrl+Shift+I / Ctrl+Shift+O.
• Viajar entre regiões: F6 ou Tab.
• Use fita adesiva ao escrever: F6 ou Alt.
• Zoom: Ctrl+Sinal de mais (+) ou Ctrl+Sinal de menos (−).
• BuscarPressione Ctrl+E ou F3 para selecionar a caixa de pesquisa.

Trabalhando com mensagens

• Marcar como lida/não lidaCtrl+Q / Ctrl+S.
• Responder/Responder a todos/EncaminharCtrl+R / Ctrl+Shift+R / Ctrl+F.
• Aceitar provisoriamente um convite.: Alt+N.
• Nova mensagemCtrl+N ou Ctrl+Shift+M.
• Anexar arquivos: Alt+I.
• Verificação ortográficaF7 (também alterna a varredura do cursor durante a leitura).
• Enviar: Alt+S ou Ctrl+Enter.
• RemoverCtrl+D.

Outros atalhos úteis

• Sincronização manualCtrl+M ou F9.
• Marcar/Desmarcar conversaCtrl+Shift+G.
• Apagar conversaCtrl+D ou Delete
• Arquivar conversa: Reverter.

Para muitos usuários, trabalhar com um teclado externo aumenta a produtividade e melhora a acessibilidade em comparação com uma tela sensível ao toque, especialmente se houver necessidades de mobilidade ou visão.

Mais combinações clássicas do Outlook

Essas combinações são muito populares em ambientes de escritório e em provas de seleção, e continuam válidas em grande parte do ecossistema do Outlook.

• Abrir mensagem recebidaCtrl+A.
• Marcar como lida/não lidaCtrl+Q / Ctrl+O.
• Criar novo itemCtrl+U (em algumas listas, é usado para alternar entre lido e não lido; pode variar).
• Responder/Responder a todos/EncaminharCtrl+R / Ctrl+Shift+R / Ctrl+F.
• Buscar: F3.
• Sincronizar: F9.
• Novo dever de casaCtrl+Shift+T.
• Novo contatoCtrl+Shift+C.
• Novo pedido de reuniãoCtrl+Shift+Q.
• Nova notaCtrl+Shift+N.
• Novo agendamentoCtrl+Shift+A.
• Nova mensagemCtrl+Shift+M.
• Novo grupo de contatoCtrl+Shift+L.
• Nova pastaCtrl+Shift+E.
• Nova pasta de pesquisaCtrl+Shift+P.
• Acesse Mail/Calendário/ContatosCtrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3.
• Acesse outra pastaCtrl+Y.
• Caixa de entrada/Caixa de saída: Ctrl+Shift+I / Ctrl+Shift+O.

Observe que algumas tarefas podem variar ligeiramente dependendo da versão, idioma ou personalização do ambiente da sua empresa.

Ative ou escolha o estilo de atalho no novo Outlook.

No novo Outlook, você pode ajustar o esquema de atalhos (Outlook, Outlook.com, Gmail, Yahoo! Mail etc.). Se você desativou os atalhos ou deseja alterar o estilo, acesse Configurações > Geral > Acessibilidade e escolha a opção desejada. Salve as alterações e pronto.

• Estilos disponíveis: Outlook.com, Yahoo! Mail, Outlook, Gmail.
• Para ver a lista de atalhos compatíveis na tela, pressione ? No novo Outlook ou siga o link que aparece nessa seção.

Se você está migrando do Gmail ou de outro serviço, escolher o mesmo esquema ou verificar as vantagens do Outlook em relação ao Gmail facilita o processo de aprendizagem sem sacrificar o poder do Outlook.

Passos rápidos: Automatize seu fluxo de trabalho

Embora o Outlook não permita personalizar todos os atalhos padrão, você tem as Ações Rápidas à sua disposição para encadear tarefas com um clique ou uma tecla atribuída (por exemplo: marcar como lida e mover para uma pasta).

Crie sua primeira Ação Rápida

1. Abra o Outlook e acesse a visualização. correio > Início.
2. Em Ações rápidas, escolha Criar nova ação rápida.
3. Atribua um nome e um ícone e pressione OK.
4. Selecione a(s) ação(ões) a serem executadas e, se desejar, atribuir uma chave.

O Outlook vem com seis configurações predefinidas (Mover para, Para o gerente, Enviar e-mail para a equipe, Concluído, Responder e excluir...). Você pode editá-las para se adequarem à sua rotina: altere ações, atalhos ou ícones e salve.

Veja a lista completa de atalhos no Outlook.

Se você não tiver certeza sobre um atalho de teclado, pode acessar a ajuda integrada: faça login , acesse Configurações > Geral > Acessibilidade e abra a lista. No novo Outlook, pressionar o ponto de interrogação (?) abre um painel com atalhos compatíveis com a sua versão.

Bloco rápido de atalhos usados ​​com frequência (e-mail)

Este bloco reúne combinações citadas em vários guias para tarefas muito comuns no Outlook para Windows.

• Criar mensagemCtrl+U ou Ctrl+Shift+M.
• Abrir mensagem recebidaCtrl+A.
• Responder/Responder a todosCtrl+R / Ctrl+Shift+R.
• EnviarCtrl+Enter.
• Encaminhar como anexoCtrl+Alt+O.
• ReenviarCtrl+F.
• Marcar como lido/não lidoCtrl+Q / Ctrl+O.
• Marcar como e-mail seguroCtrl+Alt+J.
• Abra a agenda de endereçosCtrl+Shift+B.
• Verifique os nomesCtrl+Shift+K.
• Verifique se há novas mensagensCtrl+M ou F9.

Lembre-se de que pode haver sobreposições entre combinações (por exemplo, Ctrl+G) e alguns atalhos dependem do contexto (se você está editando um compromisso, se está no calendário, se o foco está em um painel específico, etc.).

Acessibilidade e suporte especializado

A Microsoft oferece o serviço Accessibility Answer Desk para usuários com necessidades específicas . A equipe é formada por profissionais treinados em tecnologias assistivas e oferece suporte em vários idiomas, incluindo a língua de sinais. Se você trabalha no setor público ou em uma empresa, pode entrar em contato com o canal da sua organização para receber assistência personalizada.

Dominar esses atalhos de teclado torna o uso do Outlook e do seu calendário muito mais fácil: crie compromissos instantaneamente , alterne entre visualizações sem tirar as mãos do teclado, responda a várias mensagens ou adie lembretes sem perder o ritmo. Se você alterna entre o Outlook clássico, o novo Outlook e o aplicativo Email/Calendário, tenha em mente as diferenças sutis e escolha o esquema de atalhos que melhor se adapta aos seus hábitos; depois de alguns dias, você perceberá como os minutos economizados se acumulam.