Como cruzar bancos de dados no Excel passo a passo

Informatec Digital » Bancos de dados » Como fazer referências cruzadas de bancos de dados no Excel de forma eficiente e fácil

O sucesso ao cruzar bancos de dados no Excel depende da identificação e correspondência corretas das colunas-chave em ambas as tabelas.
As funções PROCV e PROCH permitem automatizar o relacionamento e a transferência de dados entre tabelas verticais e horizontais, evitando processos manuais tediosos.
Bloquear intervalos corretamente e usar correspondência exata são essenciais para resultados precisos e atualizados.

Banco de dados Excel

Trabalhar com bancos de dados no Excel pode parecer complicado quando você tem que combinar informações espalhadas em diferentes planilhas ou arquivos, mas dominar essa habilidade é essencial para melhorar a produtividade e evitar erros manuais. Se você já precisou consultar dados em outra tabela, sabe o quanto pode ser demorado fazer isso manualmente. A boa notícia é que o Excel oferece ferramentas poderosas para automatizar o cruzamento de dados e ganhar eficiência em qualquer tipo de análise ou gerenciamento de informações.

Este artigo é destinado a todos aqueles que desejam aprender a fazer referências cruzadas de bancos de dados no Excel com facilidade, usando fórmulas como PROCV e PROCH, além de entender as melhores práticas para tornar o processo ágil, preciso e dinâmico. Abordaremos tudo, desde conceitos essenciais a exemplos práticos, além de erros comuns e dicas para aproveitar ao máximo esses recursos.

Por que é necessário cruzar bancos de dados no Excel?

O cruzamento de bancos de dados no Excel permite que você vincule informações de diferentes tabelas ou arquivos para obter dados que, de outra forma, estariam dispersos. Esta operação é essencial, por exemplo, quando você deseja calcular indicadores, gerar relatórios, analisar tendências ou simplesmente atualizar dados automaticamente, sem recorrer a trabalho manual.

Imagine que você gerencia o estoque de uma empresa e tem duas tabelas: uma com produtos e outra com locais. Em vez de pesquisar e copiar manualmente cada local, você pode automatizar o processo e garantir que quaisquer alterações na tabela de referência sejam refletidas em todas as análises.

Funções essenciais para referência cruzada de dados: PROCV e PROCH

As funções mais comumente usadas no Excel para fazer referência cruzada de dados são PROCV e PROCH. Ambos ajudam você a localizar informações específicas em uma tabela e exibem os dados relacionados, dependendo do endereço onde os valores-chave estão localizados.

PROCV: Procura um valor na primeira coluna de uma tabela e retorna o valor de uma coluna especificada na mesma linha.
PROCURA: Encontra um valor na primeira linha de uma tabela e retorna o valor de uma linha especificada na mesma coluna.

O importante é que haja uma coluna (ou linha) comum entre as duas tabelas, contendo valores correspondentes, como um código de produto, o nome de um hotel, etc. Se essa chave não for perfeitamente igual em ambas as tabelas, o relacionamento e, portanto, a correspondência não serão corretos.

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Estrutura e sintaxe da função PROCV

A função PROCV tem a seguinte estrutura:

PROCV(valor_procurado, matriz_procurada, indicador_de_colunas, )

valor_pesquisa: Estes são os dados comuns entre as duas tabelas. Por exemplo, o nome do hotel ou o código do produto.
array_search_in: O intervalo de células na tabela onde os dados serão pesquisados e de onde o valor associado será trazido.
indicador_coluna: O número da coluna dentro do intervalo selecionado da qual o Excel deve recuperar os dados. Se a tabela de referência começar na coluna B e você quiser o valor da segunda coluna dentro do intervalo, digite "2".
arrumado: Determina se a busca será exata (0 ou FALSO) ou aproximada (1 ou VERDADEIRO). A correspondência exata é mais comumente usada em referências cruzadas de dados.

Um dos erros mais comuns é referenciar incorretamente intervalos ou colunas ou confundir correspondências exatas com correspondências aproximadas. É uma boa ideia praticar e superar o medo de cometer erros: a experiência é a melhor professora do Excel.

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1. Identifique as colunas comuns

Primeiro, certifique-se de que ambas as tabelas tenham um campo comum (coluna) com dados idênticos. Se houver discrepâncias de formatação, acentos, espaços extras ou diferenças entre maiúsculas e minúsculas, a busca falhará. Corrija e unifique esse campo antes de continuar com a fórmula.

2. Prepare a mesa de destino

Na tabela onde você precisa inserir os dados, crie uma nova coluna para os valores que deseja recuperar. Por exemplo, se sua tabela de inventário tiver uma coluna de localização vazia, este será o lugar para a fórmula.

3. Insira a função PROCV

Escreva a fórmula na primeira célula da nova coluna. Por exemplo:

=PROCV(B2;Catálogo!A2:B100;2;FALSO)

Aqui, "B2" é o valor a ser pesquisado (por exemplo, "máquina de lavar"), "Catálogo!A2:B100" é o intervalo para pesquisar esses dados e o indicador de coluna "2" informa ao Excel para buscar os dados da segunda coluna desse intervalo. "FALSO" garante que apenas correspondências exatas sejam retornadas.

4. Defina a matriz de pesquisa

Você deve bloquear o intervalo de pesquisa usando F4 (ou digitando o sinal $). Isso evitará que a referência mude quando você copiar a fórmula.

Por exemplo, a matriz deve ficar assim: Catálogo!$A$2:$B$100

5. Copie a fórmula para todas as linhas

Depois que a fórmula funcionar para a primeira linha, copie-a para o restante da coluna. Você pode arrastar do canto inferior direito ou clicar duas vezes para que o Excel faça isso automaticamente.

Em cada linha, o Excel pesquisará o valor da coluna-chave e trará os dados correspondentes da tabela de referência. Dessa forma, se você alterar o local na tabela Catálogo amanhã, esses dados serão atualizados automaticamente na tabela Estoque.

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Exemplo prático: cruzamento de dados de hotéis

Imagine que você gerencia uma rede de hotéis com duas mesas:

geral: Inclui nome do hotel, preço, região, quartos, ano de estabelecimento, gerente.
Renda de abril: : Possui colunas vazias de nome do hotel, hóspedes, preço e receita.

O objetivo é preencher automaticamente os preços e calcular a receita de cada hotel em abril.

Na coluna de preço "Receita de abril", insira a função PROCV para recuperar o preço de "Geral".
Certifique-se de usar a célula da coluna comum (nome do hotel) como valor_de_pesquisa.
Selecione toda a tabela “Geral” como matriz de pesquisa e bloqueie esse intervalo.
Escolha o número correto da coluna onde está o preço.
Termine a fórmula com 0 ou FALSE para uma correspondência exata.
Copie a fórmula para o restante da coluna e você verá todos os preços preenchidos automaticamente.
Para calcular a receita, multiplique o número de hóspedes pelo preço em cada linha e copie a fórmula.

Dessa forma, você pode cruzar informações entre diferentes tabelas, evitando erros e economizando horas de trabalho.

PROCH: Quando os dados são organizados horizontalmente

Às vezes, a tabela de consulta tem os dados principais na primeira linha em vez da primeira coluna. Nesse caso, PROCH é usado.

Sua sintaxe é semelhante:

PROCH(valor_procurado, procura_em_matriz, indicador_de_linha, )

Por exemplo, se na linha 1 de uma tabela você tiver os códigos dos produtos e abaixo nas linhas seguintes os dados de origem, fabricante, etc., você usaria HLOOKUP para trazer informações específicas.

Os passos são praticamente os mesmos: selecionar o valor a ser pesquisado, o array da linha chave, indicar a linha de dados a ser retornada e definir o intervalo. Dessa forma você pode completar colunas inteiras mesmo que o arranjo seja horizontal.

Dicas e práticas recomendadas para referência cruzada de bancos de dados no Excel

Verifique se as chaves correspondem exatamente:Pequenas diferenças impedirão que as fórmulas tragam os dados corretos.
Sempre bloqueie o intervalo de pesquisa: Use F4 ou os sinais $ para evitar erros ao copiar a fórmula.
Verifique as referências de coluna/linha: Verifique se os dados que você deseja recuperar estão na posição correta dentro do intervalo marcado.
Use sempre correspondência exata (0 ou FALSO), exceto em casos muito específicos: Isso evitará que o Excel retorne valores incorretos devido à aproximação.
Se possível, trabalhe com tabelas no Excel.:Eles facilitam o gerenciamento de faixas dinâmicas e evitam muitos erros de referência.
Familiarize-se com mensagens de erro (#N/A, #REF!, etc.):Eles ajudam a localizar erros na fórmula ou nos dados de origem.

Vantagens da automatização do cruzamento de dados

Automatizar o cruzamento de referências de banco de dados no Excel não só economiza tempo, mas também minimiza erros humanos e garante que as informações estejam sempre atualizadas. Se a tabela de referência for alterada, todos os relatórios ou análises que dependem dela serão atualizados automaticamente, sem a necessidade de trabalho manual.

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Além disso, este método é escalável: você pode cruzar referências de centenas ou milhares de registros de uma só vez com uma única fórmula bem estruturada. Para volumes muito grandes, você pode combinar essas funções com ferramentas de filtragem ou tabelas dinâmicas.

Erros comuns e como evitá-los

Não bloqueie o intervalo de pesquisa: Este é o erro mais comum e gera resultados inconsistentes ao copiar a fórmula.
Selecionando as colunas erradas do intervalo: Sempre inicie o intervalo na coluna de correspondência comum.
Não use correspondência exata quando necessário: Pode retornar dados incorretos ou ausentes.
Descuido no formato de dados comuns: Verifique espaços, acentos e letras maiúsculas/minúsculas.

E se você precisar cruzar mais de dois tabuleiros?

Se o seu projeto envolver o cruzamento de dados de mais de duas tabelas ou a combinação de valores de várias fontes em uma, você pode aninhar fórmulas ou usar funções avançadas como INDEX e MATCH. Você também pode atualizar para o Power Query, uma ferramenta incorporada ao Excel que permite combinar e transformar grandes volumes de dados de forma visual e ainda mais eficiente.

Dominar o cruzamento de referências de banco de dados no Excel não só economizará seu tempo, mas também lhe dará controle total sobre suas análises e relatórios.A longo prazo, conhecer e praticar o uso de PROCV, PROCH e as melhores técnicas de correspondência de dados abrirá as portas para o gerenciamento de informações como um verdadeiro profissional, mesmo que você trabalhe com tabelas ou catálogos que mudam diariamente. Lembre-se: o segredo está na precisão das chaves, na definição correta dos intervalos e na escolha da correspondência exata. Com esses fundamentos, você define o limite.