Ce sunt animalele anonime pe Google Drive și cum le poți controla

Informatec Digital » Recursos » Ce sunt animalele anonime pe Google Drive și cum le poți controla

Dacă ați lucrat vreodată liniștit la un document, o foaie de calcul sau o prezentare și ați văzut brusc un pictogramă cu un animal cu un nume ciudat în colțul din dreapta susE foarte probabil să te fi speriat puțin. Acești vizitatori curioși se numesc... „Animalele anonime” din Google Drive Și, deși pot atrage atenția, nu înseamnă neapărat că ai fost atacat de hackeri sau ceva de genul acesta.

Google a decis să adauge o notă de umor la ceva atât de serios precum gestionarea permisiunilor, afișând utilizatori neidentificați ca Animale cu nume drăguțe: sconcs anonim, koala anonim, iepure anonim, kraken anonim…În spatele fiecăruia dintre acestea se află o persoană reală care vizualizează fișierul dvs., dar din diverse motive, aceasta nu apare cu numele sau contul Google. Să aruncăm o privire mai atentă la ce sunt exact, de ce apar și cum puteți ține totul sub control.

Ce sunt animalele anonime pe Google Drive?

Animalele anonime sunt, practic, Utilizatorii care vizualizează sau editează un fișier Google (Documente, Foi de calcul sau Prezentări) fără a fi conectați cu un cont vizibil pentru dvs.În loc să le afișeze numele și fotografia de profil, Google îi reprezintă cu silueta unui animal și o etichetă precum „morsă anonimă” sau „veveriță anonimă”.

Acest lucru se întâmplă mai ales când documentul este partajat printr-un link public sau accesibil oricui are linkulÎn aceste cazuri, Google nu poate întotdeauna să lege activitatea utilizatorului de un nume anume pentru dvs., așa că folosește acest sistem de „animale de companie” anonime pentru a indica faptul că altcineva se află în fișier în acel moment.

În spatele fiecărui animal există un utilizator care poate pur și simplu să citească sau, de asemenea, editarea conținutului, conform permisiunilor configurate pentru fișierSistemul de gestionare a animalelor anonime nu adaugă riscuri în sine; ceea ce face diferența este tipul de acces pe care l-ați permis la document.

Pentru o vreme, Google a folosit doar Culori pentru a distinge fiecare persoană conectată la un document partajatOdată cu evoluția instrumentelor sale de colaborare, compania a decis să le facă mai vizuale și intuitive și a început să asocieze fiecare utilizator neidentificat cu un animal, pe lângă faptul că i-a atribuit propria pictogramă.

Lista este destul de lungă și variată: capră de munte, iguană, koala, lemură, crocodil, mâncător furnicar, dinozaur, delfin, rață, elefant, dihor, vulpe, broască, girafă, arici, hipopotam, hienă, șacal, leopard, tigru, lamă, lamantin, nurcă, maimuță, urangutan, vidră, panda, pinguin, armadillo, axolotl, bursuc, liliac, castor, bivol, cămilă, cameleon, ghepard, veveriță, chinchilla, chupacabra, cormoran, coiot, cioară, dingo, ornitorinc, piton, raton, rinocer, oaie, scorpie, sconcs, broască țestoasă, morsă, lup, popândău de buzunar…Fiecare dintre aceste nume poate apărea ca „anonim” în documentele dumneavoastră.

De ce apar utilizatori necunoscuți sau animale anonime?

Când vezi un utilizator pe care nu îl recunoști, indiferent dacă un nume ciudat sau pur și simplu un animal anonimAcest lucru se datorează, de obicei, modului în care ați partajat fișierul și modului în care cealaltă persoană l-a accesat. Google enumeră câteva situații tipice în care se poate întâmpla acest lucru și este util să fiți conștienți de ele pentru a evita surprizele.

Unul dintre cele mai frecvente motive este că fișierul a fost partajat cu o listă de distribuție sau o listă de corespondențăÎn aceste cazuri, documentul este trimis unui întreg grup (de exemplu, o echipă de lucru sau o clasă) și, atunci când cineva din acea listă accesează fișierul prin intermediul linkului general, poate apărea ca utilizator anonim dacă nu există o invitație individuală sau nu se conectează cu contul său obișnuit.

De asemenea, este foarte frecvent să apară un animal anonim, deoarece fișierul A fost distribuit cu o persoană care nu are un cont Google sau nu este conectată.Dacă acea persoană deschide linkul, va putea să îl acceseze conform permisiunilor pe care i le-ai acordat (vizualizare, comentariu sau editare), dar Google nu va putea să-ți afișeze numele ei real în partea de sus, de unde și alegerea unui animal.

Un alt scenariu foarte comun este acela că cineva cu permisiuni de editare sau acces la link a redirecționat linkul respectiv către terțiImaginează-ți că partajezi un document de lucru cu un coleg, iar acesta, la rândul său, transmite linkul unei alte persoane din echipa sa fără să-ți spună. Persoana respectivă se poate conecta ca utilizator anonim și îți poate apărea ca „vulpe anonimă” sau orice alt animal în timp ce revizuiește conținutul.

De asemenea, este posibil să vedeți un nume necunoscut în locul contactului obișnuit, deoarece Acea persoană și-a schimbat numele contului Google.Dacă bănuiți că ar putea fi o persoană cunoscută, puteți verifica adresa acesteia de e-mail din setările „Partajare” din fișierul respectiv.

În multe cazuri, originea acestor accesări este aceea că fișierul se află configurat ca „public pe web” sau „oricine are linkul”În aceste moduri de partajare, oricine primește linkul, îl copiază sau îl găsește poate accesa și vizualiza (sau chiar edita) fișierul în funcție de opțiunile selectate, chiar dacă sistemul îl afișează ca un animal anonim.

Cum identifică Google animalele anonime

Când vedeți pictograme cu animale în bara de sus a Google Docs, Sheets sau Slides, este de fapt vorba de Google indică prezența utilizatorilor care accesează arhiva fără o invitație personală sau fără a fi recunoscuți, iar profilul lor este vizibil pentru dvs.Asta nu înseamnă că sistemul nu știe nimic despre ele, ci mai degrabă că tu, în calitate de proprietar sau editor, le vei vedea doar prin intermediul acelei reprezentări generice.

Google face diferența clară între utilizatori invitați individual și utilizatori care intră printr-un link partajatPersoanele cărora le-ați trimis o invitație personală prin e-mail vor apărea cu numele lor și, dacă au unul, cu fotografia lor de profil. Cu toate acestea, cei care accesează site-ul doar printr-un link general și fără o invitație directă vor apărea ca animale anonime.

Acest comportament se aplică și atunci când documentul este deschis pentru „oricine are linkul” sau „oricine de pe internet îl poate găsi și vedea”În aceste cazuri, nu controlezi individual cine intră, așa că Google nu le listează numele reale, ci îi grupează sub aceste aliasuri de animale, astfel încât să știi câte persoane sunt conectate în același timp și în ce părți ale documentului se mută.

Sistemul de culori și animale vă permite să vedeți dintr-o privire. Identificați ce secțiuni ale textului revizuiește fiecare utilizator în timp real.Fiecare animal anonim va avea propriul cursor, selecție și culoare pentru pictogramă, astfel încât, chiar dacă nu îi vedeți numele real, puteți urmări în continuare acțiunile sale în fișier.

Este important de reținut că puteți vedea numele reale ale persoanelor doar dacă Le oferi permisiunea explicită de acces prin invitație personalizată sau dacă fac parte dintr-o listă de corespondență asociată cu adrese de e-mail specifice. În caz contrar, vor continua să apară ca animale anonime, chiar dacă ați putea ghici cine sunt din context.

Dacă doriți să verificați oricând dacă un nume ciudat care apare în fișierul dvs. corespunde cuiva pe care îl cunoașteți, puteți Deschideți caseta de dialog „Partajare” și examinați e-mailurile care au acces.În acea secțiune, plasând indicatorul mouse-ului peste un utilizator, veți putea vedea adresa acestuia de e-mail și, astfel, veți recunoaște dacă este persoana despre care credeați că este.

Situații tipice în care apar animale anonime

În practică, animalele anonime tind să apară ori de câte ori există o Utilizarea intensivă a linkurilor partajate și a documentelor configurate pentru acces largAcest lucru este foarte frecvent în mediile de studiu, munca în colaborare sau proiectele deschise, unde este de dorit ca mai multe persoane să poată vizualiza sau edita în același timp.

De exemplu, dacă sunteți profesor sau formator și partajați un document cu o întreagă clasă printr-un link de pe o platformă educațională sau printr-un e-mail în masă.Majoritatea elevilor tăi îl pot accesa fără a fi nevoie să-i inviți individual. Pe măsură ce încep să acceseze documentul, vei vedea „Panda anonim”, „Delfin anonim”, „Oaie anonimă” și alte elemente care defilează în partea de sus, în timp ce consultă sau completează informații.

În companii și echipe de lucru, este, de asemenea, obișnuit să se utilizeze linkuri generice, astfel încât oricine din echipă să le poată accesa. Poate cineva din departamentul de resurse umane partajează o foaie de calcul cu linkul într-un chat intern, astfel încât oricine are nevoie de el să îl poată consulta. Dacă oamenii nu se conectează cu contul lor principal sau accesul nu este restricționat la anumiți utilizatori, Vei vedea acei tovarăși ca animale anonime.

În proiecte mai deschise, cum ar fi documentele publice de colaborare, formularele cu rezultate partajate sau ghidurile comunitare, animalele anonime sunt practic ceva obișnuit. Oricine are linkul se poate alătura, iar tu vei avea o idee despre câți participă doar datorită acelor pictograme cu animale care apar și dispar în timp real.

Există și cazuri mai ocazionale, cum ar fi atunci când partajați un document cu un prieten care nu are un cont Gmail sau care se conectează dintr-o fereastră de browser incognito fără a te autentificaChiar dacă este cineva în care ai încredere, Google îl va vedea ca vizitator anonim și, prin urmare, îi va atribui unul dintre aceste aliasuri drăguțe pentru animale.

Riscuri și neînțelegeri: Sunt animalele anonime periculoase?

Dacă vezi un „kraken anonim” sau un „skunk anonim” care pândește în jurul documentului tău, ar putea da impresia că cineva a intrat prin efracție fără permisiune, dar în realitate Prezența animalelor anonime nu implică, în sine, nicio piraterie informatică sau încălcare a securității.Este pur și simplu modul în care Google afișează utilizatorii a căror identitate nu este asociată cu un nume vizibil pentru tine.

Problema potențială nu rezidă în animalul în sine, ci în permisiunile de partajare pe care fișierul le-a configuratDacă documentul este deschis ca public sau accesibil oricui are linkul, este normal să apară animale anonime, deoarece asta înseamnă că ați permis acel tip de acces larg.

Acum, dacă într-un fișier pe care l-ați considerat privat, începeți să vedeți utilizatori anonimi la care nu te așteptaiAcesta ar putea fi un semn că documentul este partajat cu mai multe persoane decât credeai sau că cineva cu acces l-a redirecționat fără să te anunțe. În acest caz, ar trebui să verifici setările de partajare și să ajustezi permisiunile.

O altă concepție greșită des întâlnită este aceea că, deoarece sunt anonimi, acești utilizatori nu pot lăsa urme sau nu au limite. În realitate, capacitatea lor de a acționa în cadrul arhivei depinde de ceea ce ați setat: Dacă au doar permisiune de citire, nu vor putea edita sau șterge nimic.Dacă le-ați permis să editeze, vor putea modifica conținutul, dar ca orice alt editor.

Din punct de vedere al confidențialității, Google înregistrează intern activitatea pentru a menține securitatea serviciului, dar veți vedea doar „animalul” ca atare. Dacă vă faceți griji cu privire la cine ar putea vizualiza un document sensibil, soluția nu este atât de mult să „vânați” animalul anonim, cât Restricționați în mod corespunzător cine poate primi linkul și ce pot face aceștia în fișier..

Cum să limitezi cine poate vizualiza sau edita fișierul tău

Dacă doriți să reduceți sau să eliminați apariția animalelor anonime în documentele dvs., cheia este Ajustați permisiunile de partajare astfel încât doar persoanele pe care le alegeți să le poată accesa.Google Drive oferă mai multe opțiuni pentru a controla acest lucru cu o precizie considerabilă.

Cea mai sigură metodă de gestionare a accesului este trimite invitații personalizate la adrese de e-mail specificeÎn loc să partajați un link public, adăugați utilizatorii unul câte unul care ar trebui să vizualizeze, să comenteze sau să editeze fișierul. În acest fel, atunci când îl accesează, vor apărea cu numele lor și nu ca utilizatori anonimi.

O altă măsură cheie este Evitați, ori de câte ori este posibil, modul „oricine are linkul poate vizualiza/edita”.Această setare este foarte convenabilă pentru partajarea rapidă, dar deschide calea ca linkul să circule mai mult decât este intenționat și ajungi să ai străini - sau cel puțin persoane neidentificate - în document.

Dacă ați partajat deja un fișier și începeți să vedeți prea mulți utilizatori necunoscuți, puteți Schimbați permisiunile oricând folosind butonul „Partajare”Acolo puteți revoca accesul general, îl puteți limita doar la anumite persoane, puteți schimba nivelul de acces de la „editor” la „cititor” sau chiar puteți opri complet partajarea fișierului.

În documentele în care doriți doar ca oamenii să citească, dar să nu atingă nimic, este recomandat să configurați opțiunea pentru numai cititAstfel, chiar dacă cineva accesează site-ul printr-un link larg și apare ca utilizator anonim, nu va putea modifica conținutul. Acest lucru este util în special pentru rapoarte, manuale sau documente informative care nu necesită editare colaborativă.

În cele din urmă, merită să aruncăm o privire asupra opțiuni avansate de partajare în Google DriveDe acolo puteți vedea cine poate partaja fișierul, cine poate adăuga utilizatori noi și dacă există permisiuni moștenite din folderele părinte care l-ar putea afecta. O scurtă trecere în revistă a acestor opțiuni vă poate scuti de multe probleme cu accesul.

Cele mai bune practici pentru a evita surprizele cu animale anonime

Dincolo de configurarea corectă a permisiunilor, există o serie de bune practici care vă vor ajuta Păstrează-ți documentele Google Drive sub control și minimizează apariția utilizatorilor neașteptațiNu este vorba despre a trăi în frică, ci despre a fi clar cine intră și de ce.

Una dintre primele recomandări este Gândește-te cu atenție cui vei oferi acces înainte de a partaja un link.Dacă conținutul este sensibil sau personal, cel mai bine este să vă acordați câteva secunde pentru a introduce adresele de e-mail ale persoanelor specifice care ar trebui să îl vadă, în loc să recurgeți la tipicul „oricine are linkul îl poate accesa”.

Ori de câte ori poți, încearcă Trimiteți fișiere prin invitații personalizate, nu prin linkuri publice.Acest gest simplu garantează că, atunci când deschideți documentul, vedeți numele reale ale persoanelor conectate și nu o colecție de animale ale căror identități nu le cunoașteți pe deplin.

Un alt obicei bun este Verificați permisiunile implicite pe care le acordați atunci când partajați din foldere întregi.Uneori, un dosar întreg este deschis pentru mult mai multe persoane decât vă dați seama, iar atunci când creați un fișier nou în cadrul acestuia, acesta moștenește acea configurație. Acest lucru poate duce la crearea de documente cu permisiuni de acces mai largi decât cele intenționate.

Dacă lucrați în echipă, poate fi util să ajungeți la un acord asupra unor aspecte reguli interne privind modul în care sunt partajate linkurileDe exemplu, decizia ca documentele să nu fie redirecționate în afara grupului fără a consulta mai întâi proprietarul sau ca fișierele care conțin date sensibile să nu fie lăsate niciodată în modul „oricine are linkul”. Aceste mici reguli reduc semnificativ riscul accesului neașteptat.

În cele din urmă, dacă dai peste un animal anonim într-un dosar important, ia asta ca pe un semn că... Acordă-ți un moment pentru a verifica setările de partajare și a confirma că totul este așa cum ar trebui.Nu trebuie să fie nimic grav, dar este o scuză bună pentru a te asigura că doar persoanele potrivite pot vedea sau edita acel conținut.

Înțelegerea a ceea ce sunt animalele anonime, de ce apar și cum să le gestionezi îți permite să Profitați de colaborarea în timp real din Google Drive fără a pierde din vedere securitatea și confidențialitatea fișierelor dvs.Cu permisiuni configurate corect și utilizarea responsabilă a linkurilor, aceste animale vor înceta să mai fie o amenințare misterioasă și vor deveni doar o curiozitate drăguță care indică faptul că există și alte persoane care lucrează cu tine la același document.