- Animalele anonime reprezintă utilizatori care accesează fișierele dvs. Google fără o invitație individuală sau fără a fi identificați cu contul lor vizibil.
- Acestea apar mai ales atunci când documentul este partajat public sau în modul „oricine are linkul” și accesul nu este limitat la anumite persoane.
- Prezența sa nu implică hacking, dar dezvăluie că permisiunile de partajare sunt largi și ar trebui revizuite dacă conținutul este sensibil.
- Invitarea anumitor utilizatori prin e-mail și evitarea linkurilor publice este cea mai bună modalitate de a reduce numărul de animale anonime și de a avea control asupra cine vizualizează sau editează fișierele tale.
Dacă ați lucrat vreodată liniștit la un document, o foaie de calcul sau o prezentare și ați văzut brusc o pictogramă cu un animal cu un nume ciudat apărând în colțul din dreapta sus , probabil v-ați speriat puțin. Acești vizitatori curioși sunt așa-numitele „animale anonime” din Google Drive și, deși pot atrage atenția, nu înseamnă neapărat că ați fost atacat de hackeri sau ceva de genul acesta.
Google a decis să adauge o notă de umor la ceva atât de serios precum gestionarea permisiunilor, afișând utilizatori neidentificați ca animale cu nume drăguțe: Skunk anonim, Koala anonim, Iepure anonim, Kraken anonim… În spatele fiecăruia dintre aceștia se află o persoană reală care vizualizează fișierul dvs., dar din diverse motive, nu apar cu numele sau contul Google. Să aruncăm o privire mai atentă la ce sunt exact, de ce apar și cum puteți ține totul sub control.
Ce sunt animalele anonime pe Google Drive?
Animalele anonime sunt, în esență, utilizatori care vizualizează sau editează un fișier Google (Documente, Foi de calcul sau Prezentări) fără a fi identificați de un cont vizibil pentru dvs. În loc să le afișeze numele și fotografia de profil, Google le reprezintă cu o siluetă de animal și o etichetă precum „morsă anonimă” sau „veveriță anonimă”.
Acest lucru se întâmplă mai ales când documentul este partajat printr-un link public sau unul accesibil oricui are linkul . În aceste cazuri, Google nu poate întotdeauna lega activitatea utilizatorului de un nume specific pentru dvs., așa că folosește acest sistem de „animale de companie” anonime pentru a indica faptul că altcineva accesează în prezent fișierul.
În spatele fiecărui animal se află un utilizator care poate pur și simplu să citească sau să editeze conținutul, în funcție de permisiunile configurate pentru fișier . Sistemul de gestionare a animalelor anonime în sine nu adaugă riscuri; ceea ce face diferența este tipul de acces pe care l-ați acordat documentului.
O vreme, Google a folosit culori doar pentru a distinge fiecare persoană conectată la un document partajat . Pe măsură ce instrumentele sale de colaborare au evoluat, compania a decis să le facă mai vizuale și intuitive și a început să asocieze fiecare utilizator neidentificat cu un animal, pe lângă faptul că le-a oferit propria pictogramă.
Lista este destul de lungă și variată: capră de munte, iguană, koala, lemur, crocodil, mâncător furnicar, dinozaur, delfin, rață, elefant, dihor, vulpe, broască, girafă, arici, hipopotam, hienă, șacal, leopard, tigru, lamă, lamantin, nurcă, maimuță, urangutan, vidră, panda, pinguin, armadillo, axolotl, bursuc, liliac, castor, bivol, cămilă, cameleon, ghepard, veveriță, chinchilla, chupacabra, cormoran, coiot, cioară, dingo, ornitorinc, piton, raton, rinocer, oaie, scorpia, sconcs, broască țestoasă, morsă, lup, popândău… Fiecare dintre aceste nume poate apărea ca „anonim” în documentele dumneavoastră.
De ce apar utilizatori necunoscuți sau animale anonime?
Când vezi un utilizator pe care nu îl recunoști, fie că este vorba de un nume neobișnuit sau chiar de un animal anonim , acest lucru se datorează de obicei modului în care ai partajat fișierul și modului în care cealaltă persoană l-a accesat. Google enumeră câteva situații tipice în care se poate întâmpla acest lucru și este util să fii conștient de ele pentru a evita surprizele.
Unul dintre cele mai frecvente motive este faptul că fișierul a fost partajat cu o listă de distribuție sau o listă de corespondență . În aceste cazuri, documentul este trimis unui întreg grup (de exemplu, o echipă de lucru sau o clasă), iar când cineva din acea listă accesează fișierul prin intermediul linkului general, acesta poate apărea ca utilizator anonim dacă nu există o invitație individuală sau dacă nu este conectat cu contul său obișnuit.
De asemenea, este foarte frecvent să apară un animal anonim deoarece fișierul a fost partajat cu cineva care nu are un cont Google sau nu este conectat . Dacă acea persoană deschide linkul, va putea accesa fișierul în funcție de permisiunile pe care i le-ați acordat (vizualizare, comentariu sau editare), dar Google nu poate afișa numele său real în partea de sus, de unde și pictograma animalului.
Un alt scenariu foarte frecvent este acela că cineva cu permisiuni de editare sau acces la link l-a redirecționat către terți . Imaginați-vă că partajați un document de lucru cu un coleg, iar acesta, la rândul său, transmite linkul unei alte persoane din echipa sa fără să vă spună. Această nouă persoană se poate conecta ca utilizator anonim și vă poate apărea ca „vulpe anonimă” sau orice alt animal în timp ce revizuiește conținutul.
De asemenea, este posibil să vedeți un nume necunoscut în locul persoanei de contact obișnuite, deoarece acea persoană și-a schimbat numele contului Google . Dacă suspectați că ar putea fi cineva cunoscut, puteți verifica adresa de e-mail a acesteia în setările „Partajare” din fișier pentru a afla.
În multe cazuri, motivul acestui acces neautorizat este acela că fișierul este configurat ca „public pe web” sau „accesibil oricui are linkul ”. În aceste moduri de partajare, oricine primește linkul, îl copiază sau îl găsește poate accesa și vizualiza (sau chiar edita) fișierul în funcție de opțiunile selectate, chiar dacă sistemul îl afișează ca fișier anonim.
Cum identifică Google animalele anonime
Când vedeți pictograme cu animale în bara de sus a aplicației Google Docs, Sheets sau Slides, Google indică de fapt prezența utilizatorilor care au accesat fișierul fără o invitație personală sau fără ca profilul lor să fie vizibil pentru dvs. Nu înseamnă că sistemul nu le cunoaște; pur și simplu înseamnă că dvs., în calitate de proprietar sau editor, le veți vedea doar prin intermediul acestei reprezentări generice.
Google face o distincție clară între utilizatorii invitați individual și utilizatorii care se alătură printr-un link partajat . Persoanele cărora le-ați trimis o invitație personală prin e-mail vor apărea cu numele lor și, dacă au unul, cu fotografia lor de profil. În schimb, cei care se alătură exclusiv printr-un link general, fără o invitație directă, vor apărea ca utilizatori anonimi.
Acest comportament se aplică și atunci când documentul este deschis „oricui are linkul” sau „oricine de pe internet îl poate găsi și vizualiza ”. În aceste cazuri, nu controlați individual cine îl accesează, așa că Google nu listează numele lor reale, ci îi grupează sub pseudonime de animale, astfel încât să puteți vedea câte persoane sunt conectate în același timp și ce părți ale documentului vizualizează.
Sistemul de culori și animale vă permite să identificați cu ușurință ce secțiuni ale textului revizuiește fiecare utilizator în timp real . Fiecare animal anonim va avea propriul cursor, selecție și culoare pentru pictogramă, așa că, chiar dacă nu îi vedeți numele real, puteți urmări acțiunile sale în fișier.
Este important de reținut că poți vedea numele reale ale persoanelor doar dacă le acorzi în mod explicit acces printr-o invitație personalizată sau dacă fac parte dintr-o listă de corespondență asociată cu anumite adrese de e-mail. În caz contrar, acestea vor continua să apară ca animale anonime, chiar dacă poți ghici cine sunt din context.
Dacă vreți vreodată să verificați dacă un nume necunoscut din fișierul dvs. aparține cuiva cunoscut, puteți deschide caseta de dialog „Partajare” și puteți examina adresele de e-mail care au acces . În acea secțiune, plasarea mouse-ului peste numele unui utilizator va afișa adresa sa de e-mail, permițându-vă să confirmați dacă este persoana pe care o căutați.
Situații tipice în care apar animale anonime
În practică, animalele anonime tind să apară ori de câte ori există o utilizare intensivă a linkurilor partajate și a documentelor configurate pentru acces larg . Acest lucru este foarte frecvent în mediile de studiu, în setările de lucru colaborative sau în proiectele deschise unde este de dorit ca mai multe persoane să poată vizualiza sau edita simultan.
De exemplu, dacă ești profesor sau formator și partajezi un document cu o clasă întreagă prin intermediul unui link de pe o platformă educațională sau într-un e-mail în masă , majoritatea elevilor tăi îl pot accesa fără a fi nevoie să-i inviți individual. Pe măsură ce încep să acceseze documentul, vei vedea „panda anonim”, „delfin anonim”, „oaie anonimă” și alții defilând în partea de sus în timp ce consultă sau completează informații.
În companii și echipe de lucru, este, de asemenea, obișnuit să se utilizeze linkuri generice, astfel încât oricine din echipă să le poată accesa. Poate cineva din departamentul de resurse umane partajează o foaie de calcul cu linkul într-un chat intern, astfel încât oricine are nevoie de el să îl poată consulta. Dacă oamenii nu se conectează cu contul lor principal sau accesul nu este restricționat la anumiți utilizatori, veți vedea acei colegi ca utilizatori anonimi.
În proiecte mai deschise, cum ar fi documentele publice de colaborare, formularele cu rezultate partajate sau ghidurile comunitare, animalele anonime sunt practic ceva obișnuit. Oricine are linkul se poate alătura, iar tu vei avea o idee despre câți participă doar datorită acelor pictograme cu animale care apar și dispar în timp real.
Există și cazuri mai ocazionale, cum ar fi atunci când partajați un document cu un prieten care nu are un cont Gmail sau care îl accesează dintr-o fereastră de browser incognito fără a se conecta . Chiar dacă este o persoană în care aveți încredere, Google o va vedea ca vizitator anonim și, prin urmare, îi va atribui unul dintre aceste aliasuri de animale drăguțe.
Riscuri și neînțelegeri: Sunt animalele anonime periculoase?
Dacă vezi un „kraken anonim” sau un „skunk anonim” cutreierându-ți documentul, ar putea da impresia că cineva a intrat prin efracție, dar prezența acestor animale anonime nu implică, în sine, nicio intervenție cibernetică sau o încălcare a securității . Este pur și simplu modalitatea Google de a arăta utilizatorilor a căror identitate nu este asociată cu un nume vizibil pentru tine.
Problema nu este animalul în sine, ci permisiunile de partajare a fișierului . Dacă documentul este setat ca public sau accesibil oricui prin intermediul linkului, este normal să vedeți animale anonime, deoarece asta înseamnă că ați permis acest tip de acces larg.
Totuși, dacă începeți să vedeți utilizatori anonimi neașteptați într-un fișier pe care îl credeați privat , ar putea fi un semn că documentul este partajat cu mai multe persoane decât v-ați dat seama sau că cineva cu acces l-a redirecționat fără să vă anunțe. În acest caz, ar trebui să verificați setările de partajare și să ajustați permisiunile.
O altă concepție greșită des întâlnită este aceea că, deoarece sunt anonimi, acești utilizatori nu pot lăsa urme sau nu au limite. În realitate, capacitatea lor de a acționa în cadrul fișierului depinde de ceea ce ați setat: dacă au doar permisiune de citire, nu vor putea edita sau șterge nimic ; dacă le-ați permis să editeze, vor putea modifica conținutul, dar ca orice alt editor.
Din punct de vedere al confidențialității, Google înregistrează intern activitatea pentru a menține securitatea serviciului, dar veți vedea doar „animalul” ca atare. Dacă vă faceți griji cu privire la cine ar putea vizualiza un document sensibil, soluția nu este atât de mult să „vânați” animalul anonim, cât să restricționați în mod corespunzător cine poate primi linkul și ce pot face aceștia în fișier.
Cum să limitezi cine poate vizualiza sau edita fișierul tău
Dacă doriți să reduceți sau să eliminați apariția animalelor anonime în documentele dvs., esențial este să ajustați permisiunile de partajare astfel încât doar persoanele pe care le alegeți să le poată accesa . Google Drive oferă mai multe opțiuni pentru a controla acest lucru cu o precizie considerabilă.
Cea mai sigură metodă de a gestiona accesul este trimiterea de invitații personalizate către adrese de e-mail specifice . În loc să partajați un link public, adăugați utilizatorii unul câte unul, care ar trebui să poată vizualiza, comenta sau edita fișierul. În acest fel, atunci când îl accesează, vor apărea cu numele lor și nu ca utilizatori anonimi.
O altă măsură cheie este evitarea, ori de câte ori este posibil, a modului „oricine are linkul poate vizualiza/edita” . Această setare este foarte convenabilă pentru partajarea rapidă, dar deschide calea ca linkul să circule mai mult decât este intenționat, ajungând la străini - sau cel puțin utilizatori neidentificați - în interiorul documentului.
Dacă ați partajat deja un fișier și începeți să vedeți prea mulți utilizatori necunoscuți, puteți modifica permisiunile oricând folosind butonul „Partajare” . Acolo puteți revoca accesul general, îl puteți restricționa la anumite persoane, puteți schimba nivelul de acces de la „editor” la „cititor” sau chiar puteți opri complet partajarea fișierului.
În documentele în care doriți doar ca utilizatorii să citească, dar nu să editeze nimic, este recomandabil să configurați opțiunea „doar citire” . În acest fel, chiar dacă cineva accesează documentul printr-un link larg și apare anonim, nu va putea modifica conținutul. Acest lucru este util în special pentru rapoarte, manuale sau documente informative care nu necesită editare colaborativă.
În cele din urmă, este o idee bună să verificați ocazional opțiunile avansate de partajare din Google Drive . Acolo puteți vedea cine poate partaja fișierul, cine poate adăuga utilizatori noi și dacă există permisiuni moștenite din folderele părinte care l-ar putea afecta. O scurtă trecere în revistă a acestor opțiuni vă poate scuti de multe probleme legate de acces.
Cele mai bune practici pentru a evita surprizele cu animale anonime
Dincolo de configurarea corectă a permisiunilor, există o serie de bune practici care vă vor ajuta să vă mențineți documentele Google Drive sub control și să minimizați apariția utilizatorilor neașteptați . Nu este vorba despre a trăi în frică, ci despre a fi clar cine vă accesează documentele și de ce.
Una dintre primele recomandări este să te gândești cu atenție cui vei acorda acces înainte de a partaja un link . Dacă conținutul este sensibil sau personal, cel mai bine este să acorzi câteva secunde pentru a introduce adresele de e-mail ale persoanelor specifice care ar trebui să îl vadă, în loc să recurgi la tipicul „oricine are linkul îl poate accesa”.
Ori de câte ori este posibil, încercați să trimiteți fișiere prin invitații personalizate, mai degrabă decât prin linkuri publice . Acest pas simplu vă asigură că, atunci când deschideți documentul, vedeți numele reale ale persoanelor conectate, nu o colecție de animale ale căror identități nu le recunoașteți pe deplin.
O altă practică bună este să verificați permisiunile implicite pe care le acordați atunci când partajați foldere întregi . Uneori, un folder întreg este deschis pentru mult mai multe persoane decât vă dați seama, iar când creați un fișier nou în cadrul acestuia, acesta moștenește acea configurație. Acest lucru poate duce la crearea de documente cu acces mai larg decât cel intenționat.
Dacă lucrați în echipă, poate fi util să conveniți asupra unor reguli interne privind modul în care sunt partajate linkurile . De exemplu, să decideți ca documentele să nu fie redirecționate în afara grupului fără a consulta mai întâi proprietarul sau ca fișierele cu date sensibile să nu fie lăsate niciodată în modul „oricine are linkul”. Aceste reguli mici reduc semnificativ riscul accesului neautorizat.
În cele din urmă, dacă dai peste un animal anonim într-un fișier important, ia asta ca pe un semn pentru a verifica pe scurt setările de partajare și a confirma că totul este așa cum ar trebui . Nu trebuie să fie nimic grav, dar este o scuză bună pentru a te asigura că doar persoanele potrivite pot vizualiza sau edita acel conținut.
Înțelegerea a ceea ce sunt animalele anonime, de ce apar și cum să le gestionezi îți permite să profiți din plin de colaborarea în timp real din Google Drive, fără a compromite securitatea și confidențialitatea fișierelor tale . Cu permisiuni configurate corect și utilizarea responsabilă a linkurilor, aceste animale vor înceta să mai fie o amenințare misterioasă și vor deveni pur și simplu o curiozitate prietenoasă care indică faptul că alții lucrează cu tine la același document.