- Metode pentru vizualizarea cotei de stocare disponibile și a spațiului consumat din aplicația web și desktop.
- Strategii detaliate pentru eliberarea spațiului prin ștergerea fișierelor mari, golirea coșului de gunoi și gestionarea atașamentelor Outlook.
- Diferențe fundamentale în gestionarea spațiului de stocare între conturile personale și conturile profesionale sau educaționale.
Uneori ne petrecem viața salvând documente, fotografii și foldere în cloud fără să ne dăm seama că spațiul nu este infinit. Dintr-o dată, ne confruntăm cu temutul avertisment „ disc plin” și rămânem blocați, incapabili să încărcăm niciun fișier. Aceasta poate fi o adevărată bătaie de cap dacă lucrați în echipă sau aveți fișiere importante care așteaptă să fie sincronizate.
Vestea bună este că Microsoft 365 oferă mai multe modalități de a aduce ordine în haosul nostru digital. Nu este vorba doar de ștergere de dragul de a șterge, ci de a identifica ce ocupă cel mai mult spațiu , astfel încât să puteți lua decizii inteligente despre ce să păstrați și ce să trimiteți direct la coșul de gunoi, indiferent dacă utilizați un cont personal sau de afaceri.
Verificarea spațiului de stocare de pe computer
Dacă preferați să nu deschideți browserul, puteți arunca o privire rapidă din aplicația de sincronizare Windows. Căutați pictograma albastră OneDrive în zona de notificare (lângă ceas), faceți clic dreapta pe ea și deschideți roata dințată pentru setări. Odată ajuns acolo, găsiți secțiunea Gestionare spațiu de stocare ; aceasta vă va duce la o pagină unde veți vedea procentul de spațiu de stocare utilizat și, cel mai util, o listă cu cele mai mari fișiere, sortate după dimensiune, astfel încât să puteți trece direct la subiect.
Gestionare prin portalul web OneDrive
Pentru cei care preferă confortul unui browser web, accesarea site-ului web este cea mai cuprinzătoare opțiune. După conectare, panoul de navigare din stânga vă va arăta dintr-o privire cât spațiu aveți disponibil și cât ați utilizat. Dacă faceți clic pe acea valoare, veți fi redirecționat automat către secțiunea de valori de stocare din OneDrive , unde puteți analiza, folder cu folder, ce vă suprasolicită spațiul de stocare în cloud.
Există un truc rapid pentru a ajunge direct la subiect: puteți accesa adresa URL onedrive.live.com/?v=managestorage . Aceasta vă permite să săriți peste câteva clicuri și să ajungeți direct la gestionarea cotelor, unde aveți și butonul pentru golirea coșului de reciclare - un pas crucial, deoarece fișierele șterse continuă să fie luate în considerare în limita cotei dvs. până când le ștergeți definitiv.
Diferențele dintre conturile personale și cele profesionale
A avea un cont OneDrive personal nu este același lucru cu a avea unul pentru serviciu sau școală. În conturile personale, limita este de obicei determinată de abonamentul Microsoft 365 sau de planul gratuit. Dacă depășiți limita, fișierele devin doar pentru citire , ceea ce înseamnă că le puteți descărca, dar nu le puteți edita sau adăuga nimic nou.
Pentru conturile profesionale sau educaționale, gestionarea este diferită, deoarece administratorul IT al organizației dvs. decide cota de stocare. Dacă rămâneți fără spațiu, pe lângă ștergerea fișierelor, cea mai bună opțiune este să contactați asistența tehnică a companiei dvs. pentru a solicita o creștere a cotei. Rețineți că, în cazul acestor conturi, stocarea include atât folderele personale, cât și orice elemente din coșul de reciclare al site-ului.
Cum să eliberezi spațiu în mod eficient
Când spațiul de stocare în cloud este plin, ștergerea câtorva fotografii nu este suficientă. Pentru o curățare temeinică, cel mai bine este să verificați mai multe lucruri. Mai întâi, accesați coșul de reciclare OneDrive și goliți-l complet; este uimitor câți gigaocteți se acumulează acolo fără să ne dăm seama. De asemenea, este o idee bună să aruncați o privire la folderele partajate , deoarece uneori sincronizăm conținut din alte surse care ar putea afecta capacitatea noastră de stocare.
O altă problemă critică este e-mailul. Deoarece Microsoft 365 integrează spațiu de stocare, atașamentele Outlook.com vă pot ocupa spațiu. Accesați setările de abonament din Outlook și extindeți secțiunea de stocare a e-mailurilor . De acolo, puteți sorta e-mailurile după dimensiune și le puteți șterge pe cele cu atașamente enorme, asigurându-vă că ștergeți și elementele din folderele E-mail nedorit și Elemente șterse.
Dacă folosești instrumente mai moderne, cum ar fi Microsoft Loop sau Designer , nu uita să-ți cureți spațiile de lucru. În Loop, poți șterge pagini și idei învechite, iar în Designer, este esențial să verifici secțiunea Proiectele mele pentru a elimina orice imagini generate de inteligența artificială de care nu mai ai nevoie.
Sfaturi pentru a preveni umplerea spațiului de stocare
Pentru a evita din nou acest stres, este o idee bună să adoptați câteva practici recomandate. De exemplu, evitați salvarea fișierelor de date Outlook (.pst) în OneDrive, deoarece aplicația le menține deschise constant și poate încetini sincronizarea computerului. În mod similar, dacă aveți fișiere comprimate (ZIP, RAR) și păstrați și fișierele originale, duplicați inutil spațiul utilizat.
O strategie inteligentă este să mutați folderele de care nu aveți nevoie în cloud într-o locație locală pe hard disk . Pur și simplu trageți fișierele din folderul OneDrive în orice alt folder de pe computer care nu este sincronizat. De asemenea, nu uitați să curățați ruloul camerei telefonului , deoarece copiile de rezervă automate se umplu adesea cu capturi de ecran și meme-uri care nu adaugă nicio valoare.
Menținerea optimă a spațiului de stocare în cloud necesită revizuirea regulată a indicatorilor de stocare și golirea coșurilor de gunoi din diversele servicii Microsoft. Combinând curățarea OneDrive, eliminarea atașamentelor mari din Outlook și gestionarea fișierelor locale, vă puteți asigura că fluxul de lucru nu este întrerupt de spațiul de stocare insuficient, profitând la maximum de instrumentele de analiză a dimensiunii oferite de platformă atât în aplicațiile web, cât și în cele desktop.