- Facturarea electronică B2B va fi obligatorie pentru toate companiile și persoanele fizice autorizate spaniole în termen de 1 sau 2 ani de la emiterea Ordinului Ministerial care activează soluția de facturare publică.
- Agenția Fiscală Spaniolă (AEAT), prin intermediul Verifactu și al registrului public de facturi, va monitoriza integritatea datelor, termenele de plată și lupta împotriva întârzierii plăților.
- Companiile trebuie să utilizeze formate structurate (în special Facturae), software aprobat și să păstreze facturile în format digital timp de cel puțin 4 ani.
- Nerespectarea facturării electronice obligatorii poate duce la penalități mari, dar anticiparea schimbării vă permite să câștigați eficiență și să reduceți costurile administrative.
Facturarea electronică obligatorie va schimba complet modul în care facturează companiile și liber-profesioniștii în Spania. Dacă dețineți o afacere, sunteți liber profesionist sau lucrați într-un departament administrativ, veți dori să înțelegeți ce impune legea, termenele limită reale și de ce instrumente veți avea nevoie pentru a evita întârzierile și riscul de penalități.
Deși acest subiect a fost discutat de ani de zile, implementarea pe scară largă a facturării electronice B2B este încă în faza de lansare și depinde de evoluții cheie în materie de reglementare: reglementările tehnice pentru Legea Crea y Crece și Ordinul Ministerial care va guverna soluția de facturare publică. Între timp, există deja obligații active (în special din partea guvernului) și un calendar destul de bine definit care ar trebui monitorizat îndeaproape.
Ce este mai exact o factură electronică și ce o face „obligatorie”?
Când vorbim despre o factură electronică, nu ne referim la un simplu PDF atașat unui e-mail, ci la un document structurat în format electronic care este emis, trimis, primit și stocat în întregime digital, respectând niște cerințe tehnice și legale foarte specifice.
Acest tip de factură este generat în mod normal în formate bazate pe XML (cum ar fi Facturae, UBL sau CII) care permit sistemelor contabile, ERP-urilor și platformelor de facturare să o citească și să o proceseze automat, fără a fi nevoie să tastezi datele manual sau să revizuiești cifrele pe hârtie.
O factură electronică validă trebuie să garanteze autenticitatea emitentului și integritatea conținutului (de obicei prin semnătură electronică sau canale de transmisie securizate), să includă toate câmpurile obligatorii ale Regulamentului de facturare (cod fiscal, baze impozabile, cote și taxe TVA, date, descriere, condiții de plată etc.) și să fie păstrată în formatul original pe durata legală de custodie.
O descriem ca fiind „obligatorie” atunci când o regulă specifică impune ca, în anumite operațiuni (de exemplu, între companii și profesioniști în Spania sau cu Administrația Publică), factura respectivă să fie întotdeauna emisă și primită în format electronic și respectând un standard specific.
Cadrul juridic: Legea Crea y Crece, Legea antifraudă, Verifactu și rolul AEAT
Obligația de a utiliza facturarea electronică în Spania se bazează pe doi piloni majori de reglementare complementari: Legea 18/2022, privind înființarea și dezvoltarea companiilor (Legea „Creează și Dezvoltă”) și Legea 11/2021, cunoscută sub numele de Legea antifraudă . Fiecare abordează un aspect diferit, dar strâns legat de acesta.
Pe de o parte, Legea „Create and Grow” își propune să promoveze spiritul antreprenorial, să reducă barierele birocratice și să generalizeze facturarea electronică în comerțul B2B pentru a îmbunătăți transparența și a combate întârzierile la efectuarea plăților. Articolul 12 introduce obligația progresivă de utilizare a facturării electronice în tranzacțiile dintre întreprinderi și profesioniști.
Pe de altă parte, Legea antifraudă se concentrează pe combaterea fraudei fiscale și reglementează așa-numitele Sisteme electronice de facturare (EBS), impunând ca software-ul să îndeplinească o serie de cerințe pentru a preveni manipularea (ștergerea facturilor, dubla utilizare, modificarea înregistrărilor etc.). În acest cadru, a fost creat sistemul Verifactu , responsabil de transmiterea automată a înregistrărilor de facturare către Agenția Fiscală.
Agenția de Stat pentru Administrarea Fiscală (AEAT) va juca un rol principal: trebuie să dispună de o soluție publică de facturare electronică care să acționeze ca depozitar central și sursă de informații pentru controlul plăților întârziate, precum și de mecanisme pentru primirea de rapoarte de plată, întârzieri sau neplăți de la companii și profesioniști.
Atunci când facturile B2B sunt schimbate în întregime prin intermediul platformelor private, aceste platforme trebuie să trimită automat o copie a fiecărei facturi către sistemul public . De acolo, Agenția Fiscală Spaniolă (AEAT) va extrage statistici privind plățile și termenele limită, care vor fi introduse în Observatorul de Stat al Întârzierii Plăților Private pentru a monitoriza ce sectoare respectă regulile mai mult sau mai puțin eficient.
Calendar: Când va deveni obligatorie facturarea electronică între companii?
Întrebarea de un milion de dolari este când va deveni obligatorie facturarea electronică între companii și profesioniști. Răspunsul depinde de mai multe etape de reglementare și a fost amânat, dar structura generală este clară: o implementare etapizată, bazată pe volumul facturilor.
Legea „Create and Grow” a intrat în vigoare pe 19 octombrie 2022, dar a suspendat articolul 12 (facturarea electronică B2B) până la dezvoltarea sa normativă și aprobarea Ordinului Ministerial care reglementează detaliile tehnice ale soluției publice și formatele acceptate.
Această dezvoltare este implementată printr-un Decret Regal și un Ordin Ministerial din partea Ministerului Finanțelor . Proiectul Decretului Regal a fost supus comentariilor publice în iunie 2023, iar Consiliul de Miniștri a aprobat textul care dezvoltă factura electronică B2B la 24/25 martie 2026, în așteptarea Ordinului care va activa sistemul.
Odată cu publicarea Ordinului Ministerial care reglementează soluția de facturare publică a AEAT, vor începe să curgă termenele finale pentru companii și persoane fizice autorizate, care sunt următoarele:
- Companii cu o cifră de afaceri de peste 8.000.000 EUREi vor avea o termen de 1 an de la publicarea Ordinului Ministerial de adaptare și începere a emiterii și primirii facturilor electronice în relațiile lor B2B. În scenariile de date gestionate de AEAT, aceasta ne-ar putea plasa în jurul lunii iulie 2027.
- Companii și persoane fizice autorizate cu o cifră de afaceri mai mică de 8.000.000 EUREi vor avea o termen de 2 ani din același Ordin de adaptare, ceea ce ar indica, în mod previzibil, mijlocul anului 2028.
Din acel moment, în operațiunile B2B din Spania, regula generală va fi facturarea electronică și stocarea digitală timp de cel puțin 4 ani , accesibilă pentru inspecții și verificări fiscale în orice moment.
Este demn de remarcat faptul că 2026 se anunță a fi un an de tranziție critic : deși obligația B2B nu va intra în vigoare până când termenele limită nu vor începe să curgă, companiile care vor avansa vor avea mai multă libertate de a testa sistemele, de a construi echipe și de a rafina procesele fără a se simți grăbite.
Relația cu Verifactu și programele de facturare
Facturarea electronică B2B și Verifactu sunt piese diferite ale puzzle-ului, deși strâns legate între ele. În timp ce prima se concentrează pe formatul și canalul de schimb pentru facturi , Verifactu se ocupă de transmiterea automată a înregistrărilor de facturare către Agenția Fiscală Spaniolă (AEAT) și de integritatea acestor date.
De la implementarea Verifactu (iulie 2025), programele de facturare care doresc să fie actualizate trebuie să ofere o serie de funcționalități: să genereze o înregistrare completă și nealterabilă pentru fiecare factură, să o transmită către AEAT opțional sau automat și să lase dovada neechivocă că nu există nicio manipulare.
Calendarul planificat în acest domeniu, după moratoriul de un an anunțat la sfârșitul anului 2025, este aproximativ următorul: companiile (persoanele juridice) trebuie să utilizeze software compatibil cu Verifactu începând cu 1 ianuarie 2027 , în timp ce liber-profesioniștii și ceilalți contribuabili vor avea timp până la 1 iulie 2027.
Deocamdată, cu excepția celor deja obligate prin alte mijloace (de exemplu, facturarea Administrației), nu este obligatorie trimiterea tuturor facturilor către AEAT prin Verifactu, dar va fi obligatorie utilizarea unor programe aprobate sau adaptate care îndeplinesc cerințele tehnice ale Legii antifraudă.
În practică, asta înseamnă că va trebui să vă revizuiți software-ul de facturare actual și să evaluați dacă să faceți upgrade la Verifactu și facturare electronică B2B, dacă trebuie să integrați o API specifică sau dacă este mai bine să migrați la o soluție ERP sau cloud care este deja pregătită pentru ambele.
Cerințe obligatorii și scutiri: cine trebuie să emită facturi electronice
Scopul final este ca obligația să acopere practic toate tranzacțiile B2B de pe teritoriul spaniol , însă reglementările prevăd nuanțe în funcție de tipul de tranzacție, volumul de afaceri și sfera de aplicare teritorială.
În primul rând, există un grup de contribuabili care sunt obligați să facă acest lucru de ani de zile: toate companiile și persoanele fizice autorizate care facturează administrațiile publice au fost obligate să emită facturi electronice din ianuarie 2015, în conformitate cu Legea 25/2013 și Legea contractelor din sectorul public.
În plus, cei care acționează ca contractanți și subcontractanți pentru Administrație în contracte care depășesc anumite sume trebuie să utilizeze, de asemenea, facturarea electronică în relațiile lor reciproce atunci când plățile sunt derivate din respectivele contracte publice.
Prin Legea Crea y Crece, facturarea electronică este extinsă la toate tranzacțiile între întreprinderi (B2B). Se anticipează că, după trecerea unuia sau a doi ani de la adoptarea Ordinului Ministerial, toate întreprinderile private spaniole vor fi obligate să utilizeze facturarea electronică atunci când destinatarul este o întreprindere sau un profesionist stabilit în Spania.
Cu toate acestea, există și sunt dezbătute unele posibile excepții sau excluderi , care vor califica domeniul de aplicare real al obligației. Printre cele care apar în proiecte și comunicări preliminare, se remarcă următoarele:
- Operațiuni B2CObligația nu se extinde în prezent la tranzacțiile cu consumatorii finali. Cu alte cuvinte, vânzările către clienți privați pot fi în continuare documentate cu facturi pe hârtie sau în formate nestructurate, cu excepția cazului în care o altă reglementare impune acest lucru.
- Tranzacții cu clienți străiniAr fi excluse cele în care una dintre părți nu are sediul activității economice, sediul permanent sau domiciliul ori reședința obișnuită în scopuri de facturare în Spania.
- Anumite persoane fizice care desfășoară activități independente și IMM-uri cu volum foarte mic de activitateSe iau în considerare scenarii de scutire pentru contribuabilii care facturează mai puțin de 85.000 EUR anual, cei care plătesc impozite în cadrul regimului fiscal simplificat, unele sectoare agricole sau anumite comerțuri cu ridicata, deși aceste detalii vor trebui confirmate în reglementările finale.
- Tranzacții cu valoare micăMulte tranzacții sub 400 EUR sau cele pentru care se utilizează deja facturi simplificate ar putea fi excluse de la obligația strictă de facturare electronică structurată, la fel ca și sumele sub 3.000 EUR în sectoare precum industria hotelieră, transportul de pasageri sau coafura, printre altele.
În orice caz, chiar și atunci când emiterea facturilor electronice nu este obligatorie într-o anumită situație, nimic nu împiedică contribuabilul să aleagă în mod voluntar să utilizeze întotdeauna facturi electronice pentru a-și standardiza procesele , lucru care pe termen mediu poate simplifica considerabil managementul intern.
Cerințe tehnice, formate și documente pentru Facturae
Pentru a respecta reglementările, nu este suficientă simpla „digitalizare” a facturii; aceasta trebuie făcută într-un format care să îndeplinească cerințele de structurare și interoperabilitate stabilite de lege. În Spania, standardul de referință este Facturae , formatul oficial promovat de Ministerul Afacerilor Economice.
Facturae se bazează pe un fișier XML cu o structură foarte strictă (în prezent, cea mai utilizată versiune este 3.2.2), unde fiecare element de date este inclus în eticheta corespunzătoare: informații despre emitent și destinatar, linii de detaliu, taxe, totaluri, metode de plată etc. Chiar și o eroare structurală minoră poate cauza respingerea automată a facturii de către platformele care validează factura.
Alături de Facturae, reglementările prevăd acceptarea și a altor formate structurate standard utilizate pe scară largă la nivel internațional, cum ar fi UBL (Universal Business Language) sau CII, și chiar PDF cu semnătură electronică în anumite contexte, cu condiția ca citirea automată și interoperabilitatea cu alte sisteme să fie garantate.
În sectoare precum transportul și logistica, adoptarea Facturae și a formatelor structurate este deosebit de avansată, deoarece acestea permit integrarea facturilor electronice cu sistemele TMS, ERP, eCMR și avizele de livrare , reducând discrepanțele de sume și automatizând reconcilierile.
Indiferent de format, software-ul pe care îl utilizați pentru facturare trebuie să poată emite, primi și stoca facturi în standardele respective , precum și să schimbe statusurile obligatorii (trimisă, acceptată, respinsă, plătită etc.), ceea ce este esențial pentru controlul termenelor de plată și combaterea întârzierii la plăți.
Avantaje pentru companii și lucrătorii independenți dincolo de respectarea legii
Utilizarea obligatorie poate suna ca o impunere, dar adevărul este că un sistem de facturare electronică bine implementat oferă avantaje foarte clare în viața de zi cu zi , în special pentru cei care gestionează un volum semnificativ de documente.
Din punct de vedere economic, migrarea de la formatul pe hârtie la cel electronic reduce drastic costurile de imprimare, expediere, arhivare fizică și distrugere a documentelor . În plus, scade eroarea umană prin eliminarea necesității de a transcrie datele, ceea ce duce la mai puține returnări și mai puțin timp pierdut cu corecțiile.
În plus, centralizarea tuturor facturilor într-un depozit digital accesibil simplifică considerabil procesul de găsire a informațiilor, de răspuns la solicitări și de pregătire a închiderilor contabile sau a declarațiilor fiscale. Conectarea cu sistemele contabile sau cu formularele fiscale este simplificată semnificativ.
Din perspectiva trezoreriei, combinarea facturării electronice cu rapoartele de stare și sisteme precum Verifactu face mult mai dificilă ascunderea întârzierilor la plată . Acest lucru ar trebui să încurajeze o cultură a unor termene de plată mai rezonabile și să reducă restanțele comerciale, un obiectiv explicit al Legii Crea y Crece.
În cele din urmă, impactul asupra sustenabilității și securității nu este nesemnificativ: reducerea utilizării hârtiei și a transportului fizic al documentelor scade amprenta asupra mediului, în timp ce stocarea în cloud și backup-urile minimizează riscul de pierdere a datelor din cauza defecțiunilor hardware sau a incidentelor de securitate bine gestionate.
Criterii pentru alegerea software-ului și planificarea tranziției digitale
Cheia pentru a realiza toate cele de mai sus este software-ul de facturare. Alegerea software-ului potrivit - sau revizuirea temeinică a celui pe care îl utilizați deja - este crucială pentru o tranziție lină. Nu este vorba doar despre respectarea legii, ci despre creșterea eficienței în munca zilnică.
În general, este logic să optați pentru o soluție de contabilitate sau facturare compatibilă cu Facturae, pregătită pentru Verifactu și care permite automatizarea a cât mai multor procese posibil . În mod ideal, sistemul ar trebui să integreze facturarea, contabilitatea, încasările, plățile, inventarul și, dacă este posibil, salarizarea, pentru a evita compartimentarea informațiilor.
Atunci când evaluăm instrumentele, este important să luăm în considerare aspecte precum utilizabilitatea interfeței (că este intuitivă și nu necesită o diplomă de master pentru a emite o factură), ușurința învățării pentru echipă și curba de adaptare. Un program foarte puternic, dar inutilizabil, ajunge adesea să fie subutilizat.
De asemenea, este important ca software-ul să fie scalabil și să se integreze cu alte soluții pe care le utilizați deja sau de care ați putea avea nevoie (CRM, POS, platforme de comerț electronic, servicii bancare etc.), de preferință prin API-uri sau conectori standard. Acest lucru va face toată diferența pe măsură ce afacerea dvs. crește.
În ceea ce privește infrastructura, multe companii optează pentru aplicații cloud, care permit accesul de oriunde, lucrul la distanță și elimină necesitatea de a întreține propriile servere , de a efectua actualizări manuale ale versiunilor sau de a gestiona copii de rezervă locale.
Instruire internă și pași practici pentru adaptare
Oricât de bun ar fi software-ul, dacă persoanele care îl utilizează zilnic nu îl stăpânesc, schimbarea poate deveni o sursă de frustrare. De aceea este esențial să se planifice o instruire de bază, bine concentrată, pentru personalul care emite, primește sau verifică facturi.
O strategie bună combină de obicei sesiuni scurte de instruire privind utilizarea de bază a software-ului cu materiale de referință rapidă (ghiduri interne, videoclipuri scurte, întrebări frecvente) și o perioadă de asistență mai intensivă în timpul implementării schimbării. Cu cât este mai ușor pentru oameni să pună întrebări și să își clarifice îndoielile, cu atât tranziția va fi mai lină.
De asemenea, nu este recomandabil să încercați să digitalizați totul deodată. Cea mai sensibilă abordare este de a concepe un program de etape graduale , începând, de exemplu, cu un grup mic de clienți sau furnizori cu care este ușor să lucrați sau cu anumite tipuri de documente și extinzând domeniul de aplicare pe măsură ce sistemul se stabilizează.
Scopul este de a respecta termenele limită obligatorii cu procesele deja existente, fără a fi nevoie de improvizații în ultimul moment. Aceasta implică revizuirea fluxurilor de lucru interne (cum sunt aprobate facturile, cine le validează, cum sunt reconciliate plățile) și adaptarea acestora la noul mediu digital, în loc de simpla replicare a procesului pe hârtie.
În cele din urmă, va fi esențial să se comunice schimbarea clienților și furnizorilor , să se explice modul în care aceștia doresc să primească sau să trimită facturi și să se convină asupra formatelor și canalelor pentru a evita neînțelegerile (de exemplu, dacă se vor utiliza platforme private, e-mail certificat, portaluri pentru clienți etc.).
Obligații specifice în transport și logistică
Sectorul transporturilor și logisticii este unul dintre cele mai afectate de reformă, atât din cauza volumului tranzacțiilor, cât și a necesității de sincronizare a datelor contabile și logistice . Aici, facturarea electronică obligatorie nu este doar o problemă fiscală, ci și una operațională.
Companiile de transport trebuie să renunțe definitiv la trimiterea facturilor în format PDF sau hârtie și să treacă la formate structurate interoperabile (Facturae, UBL sau CII) care se integrează cu TMS, ERP-uri și platforme ale marilor expeditori sau clienți internaționali.
Datele facturii trebuie să fie în concordanță cu documentele logistice asociate (comenzi de transport, eCMR, avize de livrare). Orice discrepanțe privind greutățile, coletele sau datele pot duce la respingeri ale facturilor, întârzieri la plată sau chiar penalități dacă sunt detectate modele de trasabilitate.
În plus, logica stărilor (factură trimisă, acceptată, respinsă, plătită) devine deosebit de relevantă pentru a evita litigiile și întârzierile la plată , precum și pentru a respecta termenele maxime de plată pe care legea le impune ca măsură împotriva întârzierilor la plăți.
Deși unele obligații tehnice specifice pentru transporturi depind încă de evoluțiile finale ale reglementărilor, este clar că firmele din sector care anticipează schimbările — prin adaptarea TMS-urilor, ERP-urilor și platformelor de schimb de documente — vor avea un avantaj semnificativ atunci când facturarea electronică va deveni complet inevitabilă.
Sancțiuni și riscuri legate de nerespectarea facturării electronice obligatorii
Ignorarea acestor schimbări nu este o opțiune. Reglementările prevăd o serie de amenzi și sancțiuni financiare pentru cei care, fiind obligați să facă acest lucru, nu emit, nu gestionează sau nu stochează corect facturile electronice sau care utilizează software cu dublă utilizare sau neconform.
Printre sancțiunile avute în vedere în proiectele de regulamente și în practica Administrației se numără amenzi de până la 10.000 de euro pentru încălcări legate de sistemele de facturare, care pot fi majorate în cazurile de recidivă sau atunci când se dovedește o intenție clară de fraudă.
Se iau în considerare și penalitățile, calculate ca procent din volumul tranzacțiilor facturate necorespunzător , de exemplu, 1% din suma totală neînregistrată corect, cu minime și maxime pe trimestru care pot varia de la 300 € la 6.000 €.
Dacă încălcarea afectează stocarea sau conservarea facturilor (de exemplu, acestea nu sunt păstrate timp de 4 ani sau nu este posibilă recuperarea lor în formatul original), amenzile pot fi stabilite la 300 EUR per tranzacție afectată sau 2% din valoarea facturilor implicate, oricare dintre acestea este mai mare.
Dincolo de impactul economic direct, utilizarea unor programe informatice neconforme sau lipsa trasabilității facturilor poate duce la pierderea unor ajutoare precum Kitul Digital , la probleme de reputație în rândul clienților și furnizorilor și chiar, în cazuri foarte grave de fraudă fiscală, la suspendarea temporară a activității sau la anularea înregistrării contribuabilului.
Cum se pot pregăti freelancerii, IMM-urile și marile companii?
Adaptarea la facturarea electronică nu trebuie să fie traumatizantă dacă este abordată ca un proiect de digitalizare bine planificat și nu doar o formalitate de ultim moment. Deși detaliile tehnice finale depind încă de reglementările în curs de elaborare, există pași pe care îi puteți face acum.
Pentru persoanele care desfășoară activități independente, primul pas este de obicei alegerea unui program de facturare simplu, dar compatibil cu facturarea electronică , configurarea certificatului digital , familiarizarea cu noul format de factură și asigurarea că toată documentația este stocată în siguranță și într-un mod organizat.
În cazul IMM-urilor și al companiilor mai mari, poate fi necesar un proiect ceva mai amplu, care să includă un audit al sistemului actual, integrarea cu contabilitatea, băncile și inventarul , definirea unor noi fluxuri de lucru pentru aprobarea facturilor și instruirea diferitelor echipe (administrativă, financiară, vânzări etc.).
În toate cazurile, este foarte recomandat să fiți la curent cu evoluțiile din domeniul reglementărilor (consultând surse oficiale sau apelând la consilieri specializați) și să nu ezitați să solicitați ajutor profesional, mai ales dacă gestionați volume mari de facturi sau operați în mai multe țări cu reglementări diferite.
Scopul este ca, atunci când cerința va fi pe deplin implementată, emiterea, primirea și arhivarea facturilor electronice să devină o parte naturală a operațiunilor zilnice ale afacerii, fără întreruperi sau întreruperi ale activității.
Adoptarea pe scară largă a facturării electronice obligatorii poate părea o provocare complexă, dar dacă este gestionată eficient, devine o oportunitate reală de a moderniza procesele, de a reduce costurile, de a obține controlul asupra finanțelor și de a îmbunătăți relațiile cu agențiile guvernamentale și partenerii de afaceri . Începerea pregătirilor din timp este cea mai bună modalitate de a transforma această obligație legală într-un avantaj competitiv clar.
