Cum să elimini metadatele și informațiile ascunse dintr-un PDF cu ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » Securitate » Cum să elimini metadatele și informațiile ascunse dintr-un PDF cu ONLYOFFICE Docs

Uneori presupunem că atunci când trimitem un fișier, doar destinatarul va citi ceea ce am scris. Cu toate acestea, realitatea este că documentele digitale poartă un fel de bagaj invizibil numit metadate , care stochează totul, de la cine a creat fișierul până la versiunea de software utilizată. Aceste informații, deși nu sunt ușor de înțeles, pot fi o adevărată bătaie de cap dacă ajung pe mâini greșite.

Pentru cei care utilizează instrumente precum ONLYOFFICE Docs sau suite de birou, este vital să știe cum să efectueze o curățare temeinică. Nu este vorba doar de eliminarea numelui autorului, ci de asigurarea confidențialității complete a organizației , împiedicând dezvăluirea secretelor operaționale care nu ar trebui să părăsească biroul prin intermediul căilor interne de server sau al istoricului editărilor.

Ce sunt metadatele și de ce reprezintă un risc?

Simplu spus, metadatele sunt date care descriu alte date. Dacă facem o fotografie, conținutul este imaginea în sine, dar metadatele sunt coordonatele GPS exacte ale locului unde a fost făcută sau modelul telefonului. Într-un document PDF sau Word, acest lucru se traduce prin numele de utilizator Windows, data creării, organizația și chiar istoricul reviziilor.

Adevăratul pericol apare atunci când trimitem aceste fișiere clienților sau furnizorilor. Dacă nu curățăm aceste proprietăți, practic divulgăm informații valoroase. Un exemplu clasic a fost dosarul britanic despre Irak din 2003, unde istoricul reviziilor încorporat a expus întregul lanț editorial, provocând un incident diplomatic semnificativ din cauza unei simple omisiuni tehnice.

Cum se curăță metadatele din fișierele PDF cu ONLYOFFICE și alte instrumente

Dacă lucrați cu ONLYOFFICE Docs și doriți să gestionați informațiile din PDF-ul dvs., primul pas este să aruncați o privire la ce există acolo. Pentru a vizualiza aceste date, accesați meniul „Fișier” și selectați „Proprietăți ”. Odată ajuns acolo, dacă doriți să ștergeți informații, puteți accesa „Metadate suplimentare ”, accesa modul „Avansat” și șterge linie cu linie datele pe care nu doriți să le vadă nimeni.

Dacă sunteți în căutarea altor alternative profesionale pentru fișierele PDF, există mai multe opțiuni în funcție de nivelul de control de care aveți nevoie:

• Adobe Acrobat Pro: Are o funcție puternică numită „Protect” care permite eliminați informațiile ascunse printr-o scanare amănunțită a documentului.
• NitroPDF: Vă permite să ștergeți rapid metadatele din fila de protecție din secțiunea de scrierea conținutului.
• Foxit PhantomPDF: Oferă o cale simplă prin „Protejare” și apoi „Date ascunse” către marcați și ștergeți metadatele specifice.
• Instrumente online: Există site-uri web precum PDFYeah care automatizează procesul, deși trebuie să aveți Fiți atenți la confidențialitate la încărcarea fișierelor sensibile pe servere externe.

Inspectorul de documente din suita Microsoft Office

Dacă documentul original este un fișier Word, Excel sau PowerPoint, cel mai bine este să curățați datele înainte de a-l converti în PDF. Inspectorul de documente este instrumentul cheie în acest caz. Acesta vă permite să găsiți și să eliminați comentarii, modificări urmărite, proprietăți ale serverului de documente și chiar text ascuns (deși nu detectează text alb pe fundal alb).

Pentru a-l utiliza, pur și simplu accesați „Fișier”, selectați „Informații” și apoi „Verificați dacă există probleme ”. După rularea scanării, puteți face clic pe „Eliminați tot” pentru orice elemente pe care le considerați problematice. În Excel, acest lucru este util în special pentru ștergerea foilor ascunse sau a rândurilor și coloanelor care conțin date pe care nu doriți ca destinatarul să le vadă.

Diferențe cruciale: Eliminarea metadatelor vs. tăierea conținutului

Aici greșesc mulți oameni. Este important de clarificat faptul că eliminarea metadatelor nu este același lucru cu tăierea textului . Ștergerea metadatelor curăță proprietățile invizibile ale fișierului (autor, date, software), dar nu șterge niciun cuvânt scris pe pagină. Dacă aveți un număr de telefon sau un nume confidențial vizibil, aveți nevoie de o tăiere vizuală pentru a face documentul mai puțin vizibil.

Dacă ștergeți doar metadatele, dar păstrați textul sensibil, datele rămân. În schimb, dacă redactați textul cu o casetă neagră, dar nu ștergeți metadatele, numele autorului original va apărea în continuare în proprietățile fișierului. În mod ideal, ambele procese ar trebui efectuate pentru a asigura anonimizarea completă.

Sfaturi avansate și avertismente tehnice

Pentru cei mai înclinați spre tehnologie, instrumente precum ExifTool sunt fantastice, dar au o problemă. Rularea comenzii pentru a șterge tot dintr-un PDF poate fi inversată, cu excepția cazului în care se utilizează un proces de liniarizare cu qpdf . În caz contrar, cineva cu abilitățile necesare ar putea recupera datele șterse.

Un alt aspect important îl reprezintă semnăturile digitale . Dacă un document este semnat electronic, orice modificare a metadatelor ar putea invalida semnătura. Este esențial să verificați dacă fișierul are o semnătură înainte de a-l curăța și, dacă este necesar, să semnați din nou documentul odată ce a fost curățat.

Gestionarea datelor în foi de calcul și alte formate

În cazul ONLYOFFICE Workspace, există o funcție foarte utilă numită Filtru personalizat pentru fișierele .xlsx. Aceasta nu șterge metadatele, dar vă permite să partajați o foaie de calcul unde utilizatorii văd doar datele pe care le-ați filtrat, împiedicându-i să manipuleze vizualizarea pentru a descoperi informații ascunse în alte celule.

În Visio, procesul este similar cu cel din Office: accesați „Informații”, alegeți „Verificați dacă există probleme” și selectați „Eliminați informațiile personale” , ceea ce curăță comentariile și căile de șabloane care ar putea fi sensibile.

Menținerea igienei digitale a fișierelor noastre este cea mai bună apărare împotriva scurgerilor accidentale. De la utilizarea inspectorilor de documente în Office până la curățarea manuală a proprietăților în ONLYOFFICE sau utilizarea unui software specializat pentru PDF, scopul este întotdeauna același: ca destinatarul să primească doar conținutul vizibil, eliminând orice urmă de identitate sau infrastructură internă care ar putea fi exploatată în mod rău intenționat.