Полное руководство по интеллектуальным функциям и настройкам Gmail

Информатек Диджитал » Интернет » Полное руководство по интеллектуальным функциям и настройкам Gmail

Gmail произвел революцию в способе управления электронной почтой , внедрив интеллектуальные функции, выходящие далеко за рамки простой отправки и получения сообщений. Эти функции, интегрированные во всю экосистему Google Workspace, сочетают искусственный интеллект с удобством использования, предлагая инструменты для организации работы, быстрые ответы, автоматические календари и многое другое.

За последние несколько лет Google постоянно совершенствовал и расширял эти интеллектуальные функции, позволяя нам не только оптимизировать наше время, но и персонализировать опыт в соответствии с нашими предпочтениями в отношении конфиденциальности, а также рабочими или личными потребностями. Кроме того, новые нормативные изменения и политика конфиденциальности в Европе предоставили пользователям еще больший контроль над использованием их данных в этих интеллектуальных сервисах.

Что такое интеллектуальные функции Gmail?

Интеллектуальные функции Gmail — это набор передовых инструментов , использующих искусственный интеллект и машинное обучение для упрощения управления электронной почтой и повышения производительности. Эти функции присутствуют не только в Gmail, но и распространяются на другие приложения Google, такие как Chat и Meet, и влияют на функциональность таких продуктов, как Календарь, Диск, Google Карты, Google Ассистент и другие сервисы экосистемы.

Цель этих инструментов — упростить вашу жизнь и предоставить персонализированные рекомендации или автоматизированные функции , такие как автоматическая категоризация электронных писем, создание событий календаря из электронных писем, быстрые ответы, контекстные напоминания, сводные карточки покупок или путешествий и многое другое.

Среди примечательных особенностей:

• Автоматическая фильтрация и категоризация почтыGmail автоматически сортирует письма по вкладкам, например «Основные», «Социальные сети» и «Промоакции», чтобы вы могли сразу найти то, что важно.
• Умный ввод и умные ответы: Функции, которые предлагают полные фразы или ответы на основе содержания сообщения, экономя время и усилия.
• Создание событий и напоминанийКогда вы получаете электронные письма с информацией о поездках, бронированиях, счетах или мероприятиях, Gmail может автоматически создавать записи в вашем календаре или напоминания в Google Ассистенте.
• Сводные карты и отслеживание посылок: Вы будете получать информационные карточки с подробностями о покупках, отправках или рейсах по электронной почте, без необходимости просматривать электронные письма.
• Извлечение данных для других сервисов GoogleGmail может делиться важной информацией из ваших писем, чтобы отображать бронирования в Картах, билеты в Кошельке, сгруппированные маршруты в Google Путешествия и т. д.

Как работают настройки интеллектуальных функций?

Google позволяет каждому пользователю самостоятельно управлять активацией или деактивацией интеллектуальных функций в Gmail, Chat, Meet и других продуктах Workspace. Настройки конфиденциальности и персонализации были особенно усовершенствованы после внедрения таких нормативных актов, как GDPR и Европейский закон о защите данных (DPA).

Каждый из этих элементов управления по-разному влияет на восприятие:

• Умные функции в Gmail, Chat и Meet: Они позволяют использовать данные из этих приложений для персонализации опыта в этих же сервисах.
• Умные функции в Google Workspace: Они используют активность и контент, созданные в Workspace, для персонализации опыта использования всех инструментов Google для бизнеса и образования (Диск, Календарь и т. д.).
• Умные функции в других продуктах Google: Они используют данные Workspace для улучшения других приложений за пределами Workspace, таких как Карты, Кошелек или Помощник.

Каждую настройку можно включать и выключать отдельно. Например, можно включить умные функции в Gmail, но отключить их в Google Картах или других продуктах Google.

Конкретные примеры интеллектуальных функций в Gmail и экосистеме Google

Для лучшего понимания масштаба этих функций, вот несколько распространенных вариантов их использования:

• Автоматическое создание событий: Бронирование авиабилетов или подтверждение бронирования отеля, приходящие на вашу электронную почту, автоматически создают событие в Календаре Google.
• Умное письмо и ответ: Когда вы пишете электронное письмо, Gmail предлагает полные предложения на основе вашей истории и содержания полученного сообщения, поэтому вам не придется начинать каждый раз с нуля при ответе.
• Группировка писем и сортировка их по вкладкам: Письма автоматически сортируются по теме или источнику (новости, акции, социальные сети и т. д.), помогая вам поддерживать более организованный почтовый ящик.
• Полезные напоминания в Ассистенте: Если вы получили счет-фактуру или электронный билет, Помощник может уведомить вас об этом до истечения срока его действия.
• Карточки с краткой информацией: Gmail отображает карточки с точной информацией о пакете, поездке или бронировании над связанными электронными письмами, чтобы самая важная информация была сразу видна.
• Ссылки на карты, путешествия и оплату: Бронирования ресторанов и билеты на мероприятия, которые вы получаете по электронной почте, автоматически появляются на Google Картах или в ваших приложениях для оплаты и лояльности.

Конфиденциальность: какие данные использует Gmail и как ими управлять?

Одна из повторяющихся проблем, связанных с этими интеллектуальными функциями, — это конфиденциальность. Все эти функции требуют доступа к определенной информации, содержащейся в ваших электронных письмах и действиях в Workspace, но Google внедрила очень конкретные средства контроля, чтобы пользователь всегда сохранял контроль над ситуацией.

По умолчанию эти функции отключены, если вы проживаете в таких странах, как Европейская экономическая зона, Швейцария, Великобритания или Япония, из-за более строгих правил. Если вы хотите их включить, вам потребуется явно дать согласие на использование вашего контента приложениями Gmail, Chat и Meet для персонализации вашего взаимодействия с сервисом.

При включении эта информация используется как для предоставления вам интеллектуальных функций, так и для улучшения их функциональности , всегда в рамках установленных ограничений конфиденциальности. Однако вы можете отозвать это разрешение в любое время в настройках Gmail.

Какую правовую основу использует Google для обработки ваших данных?

Google использует согласие пользователей и законные интересы для обработки информации из приложений Workspace. Включив интеллектуальные функции, вы соглашаетесь с тем, что Google будет использовать ваш контент и действия для:

• Персонализируйте свой опыт в Gmail, Chat и Meet с рекомендациями, ответами и автоматизацией.
• Улучшение Google Workspace с помощью персонализированных предложений и поисков.
• Оптимизируйте другие продукты Google такие как Карты, Кошелек или Помощник с соответствующей информацией, извлеченной из ваших электронных писем.

Они также могут обрабатывать данные в агрегированной форме для разработки новых функций или улучшения существующих, всегда обеспечивая защиту ваших данных и отдавая приоритет конфиденциальности.

Продолжительность и контроль использования ваших данных

Ваш контент и активность в Workspace используются до тех пор, пока у вас включены интеллектуальные функции . Если вы решите отключить какую-либо настройку, ваши данные больше не будут использоваться для персонализации этих функций ни сейчас, ни в будущем.

Любая ранее извлеченная из этих данных информация может сохраниться, но новая информация больше не будет обрабатываться, пока эта настройка отключена. Вы можете изменить эти разрешения в настройках Google Workspace и Gmail.

Как включить или отключить смарт-функции в Gmail

Google значительно упростил управление этими функциями . Вы можете в настройках своей учетной записи решить, хотите ли вы их активировать или нет, как для личного, так и для делового использования, если вы являетесь суперадминистратором организации.

Основные варианты:

• Не устанавливайте значение по умолчанию, разрешите каждому пользователю выбирать собственные настройки.
• Установите значение по умолчанию для всех пользователей, автоматически включив интеллектуальные функции (но оставив возможность отключить их позже).

Изменения обычно применяются ко всем затронутым аккаунтам в течение 24 часов.

Чтобы внести эти изменения, просто перейдите в настройки Gmail, найдите раздел «Умные функции и персонализация» и выберите нужный вариант. Если вы уже выбрали какой-либо вариант, но хотите его изменить, вы можете сделать это в любое время там же.

Предстоящие изменения и обновления в управлении интеллектуальными функциями

Компания Google объявила об обновлениях в управлении интеллектуальными функциями Gmail и Google Workspace, специально разработанных для обеспечения еще более детального контроля и более безопасного взаимодействия с пользователями в отношении конфиденциальности. Начиная с первого квартала 2025 года, будет внедрена новая страница настроек, позволяющая более точно контролировать использование данных из Gmail, Chat и Meet для предоставления интеллектуальных функций как в Workspace, так и в других приложениях Google. Эти изменения не затрагивают текущие методы обработки данных, но обеспечивают:

• Улучшенный контроль данных: Теперь вы можете более детально решать, где и как будут использоваться ваши данные.
• Дополнительные пути пользователя: Вы сможете контролировать, будут ли содержимое и активность Workspace передаваться в будущие интеллектуальные функции, включая такие инструменты, как Gemini for Workspace.

Если вы не установите новые настройки по умолчанию от имени администратора, пользователи получат уведомление в Gmail с просьбой повторно дать согласие на эти расширенные настройки. Если вы передумаете, вы можете легко изменить настройки в Gmail, Google Диске, Чате и Meet. Чтобы лучше понять, как управлять этими данными, вы также можете узнать, как использовать Google Takeout.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, Google рекомендует обратиться в Справочный центр или в службу поддержки для получения персональной помощи.

Интеграция интеллектуальных функций в Gmail и Google Workspace обеспечивает персонализированный, автоматизированный и гораздо более продуктивный опыт, а также позволяет вам контролировать конфиденциальность и управление данными. Благодаря текущим настройкам и предстоящим изменениям, теперь, как никогда ранее, вы можете самостоятельно решать, как используется ваша информация и какой уровень настройки и автоматизации вам необходим в повседневной работе. Эти инструменты не только улучшают управление электронной почтой и календарем, но и позволяют оптимизировать все связанные сервисы в экосистеме Google по вашему вкусу.