Ako digitálne podpisovať dokumenty v systéme Windows: Office, PDF a ďalšie

Informatec Digital » Windows » Ako digitálne podpisovať dokumenty v systéme Windows: Office, PDF a ďalšie

Infografika: Príklad snímky obrazovky na podpisovanie dokumentov vo Windowse.

Podpisovanie dokumentov z Windowsu je oveľa viac než len čmáranie do PDF súboru. Digitálny podpis overuje autora, zachováva obsah a môže poskytnúť časovú pečiatku, zatiaľ čo ručne písaný podpis alebo obrázok podpisu poskytuje iba vizuálny vzhľad. V tejto praktickej príručke sa dozviete, ako sa prihlásiť v balíku Office (Word, Excel a PowerPoint) , ako to urobiť pomocou aplikácie AutoFirma pre PDF súbory a aké možnosti máte v prehliadači Microsoft Edge, pričom sa venujeme aj certifikátom, overovaniu a odstraňovaniu podpisu.

Ak už denne pracujete s dokumentmi, budete chcieť rozlišovať medzi rôznymi typmi podpisov a vedieť, aké záruky každý z nich ponúka. S digitálnym podpisom založeným na certifikátoch môže príjemca overiť, či súbor nebol zmenený a či je podpisujúci ten, za koho sa vydáva; s jednoduchým vlastnoručným podpisom to tak nie je. Poďme sa pustiť do detailov, ale bez toho, aby sme niečo vynechali.

Súvisiaci článok:

Čo je hashovanie? Kompletné vysvetlenie, použitie a ako funguje v digitálnej bezpečnosti.

Čo je vlastne digitálny podpis?

Digitálny podpis je ako šifrovaná elektronická pečať aplikovaná na digitálny obsah (dokumenty, makrá , e-maily). Táto pečať potvrdzuje dve veci: že dokument pochádza od podpisujúceho a že nebol od podpísania zmenený. Je dôležité pochopiť, že bezpečnosť nezabezpečuje vizuálny vzhľad podpisu, ale skôr kryptografia a overovanie certifikátu.

Na digitálne podpisovanie dokumentov potrebujete platný digitálny certifikát . Tento certifikát obsahuje váš verejný kľúč a je vydaný dôveryhodnou certifikačnou autoritou (CA) . Certifikát je podobný elektronickému preukazu totožnosti a má dátum expirácie (zvyčajne ročne), takže ho budete musieť obnoviť alebo si zaobstarať nový, keď jeho platnosť expiruje.

Digitálne podpisy poskytujú štyri hlavné záruky: autenticitu (identifikáciu podpisujúceho), integritu (obsah nebol upravený), nepopierateľnosť (podpisujúci nemôže poprieť, že podpísal) a za určitých podmienok certifikáciu časovou pečiatkou , ak je dokument označený časovou pečiatkou z dôveryhodného servera.

Aby bola táto dôvera účinná, musí byť splnených niekoľko podmienok: podpis musí byť platný , certifikát nesmie mať vypršanú platnosť, vydavateľ musí byť dôveryhodný a certifikát musí byť vydaný akreditovanou certifikačnou autoritou. Bez týchto požiadaviek by overenie mohlo zlyhať alebo by sa v prehliadači dokumentov mohli zobraziť upozornenia.

Získanie digitálneho certifikátu vo Windowse

Ak si chcete vymieňať podpísané dokumenty s tretími stranami, najlepšie je získať certifikát od uznávanej certifikačnej autority (CA) tretej strany . Certifikáty vydáva mnoho verejných inštitúcií, spoločností a akreditovaných poskytovateľov a existujú aj bezplatné možnosti. Tento certifikát umožní ostatným overiť váš podpis bez toho, aby vás museli použiť ako referenciu.

Ak potrebujete dokumenty podpísať okamžite a nechcete si ho zakúpiť, Windows a Office vám umožňujú vytvoriť si vlastný certifikát na okamžité použitie vo vašom prostredí. Majte na pamäti, že tento prístup je určený na testovanie alebo interné scenáre, pretože overenie treťou stranou môže vyžadovať certifikát vydaný externou dôveryhodnou autoritou pre univerzálne overenie.

V systéme Windows si môžete zobraziť osobné certifikáty zo systémového úložiska certifikátov. Napríklad v starších prostrediach bolo bežné, že k nim bolo možné pristupovať cez Internet Explorer cez Nástroje > Možnosti siete Internet > Obsah > Certifikáty > karta Osobné. Hoci sa IE už nepoužíva, úložisko certifikátov zostáva aktívne a zdieľa ho Edge a dokonca aj Chrome.

Prihlasovanie v balíku Microsoft Office: Viditeľné a neviditeľné čiary

Office pridáva veľmi užitočnú funkciu: riadok pre podpis . Je to značka podobná čiare, ktorú by ste videli na tlačenom dokumente, ale s ďalšími funkciami. Umožňuje vám určiť, kto má podpísať, aké pokyny má dodržiavať, a po dokončení procesu príjemcom vygeneruje digitálny podpis .

Keď vložíte riadok pre podpis do programu Word alebo Excel, autor môže zadať údaje o zamýšľanom podpisujúcom (meno, titul, e-mail) a pokyny, ako napríklad „pred podpisom si skontrolujte obsah“. Keď sa elektronický súbor odošle správnej osobe, uvidí riadok a oznámenie so žiadosťou o podpis . Zachytením ich viditeľného znázornenia (písaného na stroji, ručne alebo z obrázka) Office súčasne pridá digitálny podpis na overenie ich identity.

Vytvorenie riadku pre podpis vo Worde alebo Exceli

Ak chcete do dokumentu alebo tabuľky vložiť riadok pre podpis, umiestnite kurzor na miesto, kde ho chcete zobraziť, a v skupine Text prejdite na položky Vložiť > Riadok pre podpis . V poli nastavení môžete vyplniť polia, ktoré sa zobrazia pod riadkom.

1. Zadajte znak meno navrhovaného podpisujúceho.
2. V prípade potreby doplňte pozícia alebo titul profesionál.
3. Zahŕňa mailová adresa podpisujúceho (voliteľné).
4. zapísať instrucciones pre podpisujúceho (napr. kontrola presnosti obsahu pred podpisom).
5. Aktivujte, ak chcete tieto možnosti: povoliť komentáre podpisujúceho a ukážte Fecha podpis pozdĺž riadku.

Ak dokument vyžaduje viacero podpisov, zopakujte postup a pridajte ďalšie riadky na príslušných miestach. Takto bude každá osoba vedieť, kde má podpísať, a pracovný postup bude prehľadný.

Podpíšte riadok podpisu

Príjemca súboru by mal umiestniť kurzor myši nad riadok, kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať možnosť Podpísať . Ak bol dokument otvorený v chránenom zobrazení a je dôveryhodný, mal by kliknúť na tlačidlo „Aj tak upraviť“ a pokračovať.

1. Môžete napísať svoje meno pre napísaný podpis vedľa X.
2. Ak máte dotykové zariadenie alebo tablet, môžete kresliť podpis na obraze.
3. Alebo môžete použiť jeden obrázok vášho podpisu pomocou možnosti „Vybrať obrázok“ a vyberte súbor z počítača.
4. Ak chcete dokončiť, vyberte znamenieOffice pridá digitálny podpis a v dolnej časti zobrazí tlačidlo „Podpisy“.

Po dokončení bude v dokumente uvedené, že obsahuje digitálne podpisy , a podrobnosti si môžete zobraziť v paneli podpisov, aby ste overili platnosť, vydavateľa certifikátu a ďalšie dôveryhodné informácie.

Odstrániť viditeľné digitálne podpisy

Ak ste urobili chybu alebo potrebujete proces zopakovať, podpis môžete odstrániť kliknutím pravým tlačidlom myši na riadok s podpisom a výberom možnosti „Odstrániť podpis“. Systém vás požiada o potvrdenie; po potvrdení sa podpis odstráni a dokument sa vráti do upraviteľného stavu.

Neviditeľné digitálne podpisy vo Worde, Exceli a PowerPointe

Ak nechcete zobrazovať viditeľné pole pre podpis, Office vám tiež umožňuje podpísať sa neviditeľne . Podpis je vložený do súboru a je označený tlačidlom „Podpisy“ a informáciami v zobrazení Súbor > Informácie.

Ak ho chcete pridať, prejdite na Súbor > Informácie , vyberte možnosti ochrany dokumentu a kliknite na tlačidlo „Pridať digitálny podpis“. Office zobrazí upozornenie s podrobnosťami o procese; potom v poli Podpísať uveďte účel podpisu a potvrďte tlačidlom „Podpísať“.

Po vložení podpisu sa súbor stane iba na čítanie, aby sa zabránilo neoprávneným úpravám. Ak ho potrebujete znova upraviť, musíte podpis odstrániť alebo vytvoriť novú verziu dokumentu.

Ak chcete odstrániť neviditeľný podpis, vráťte sa do časti Súbor > Informácie a otvorte panel podpisu. Vedľa mena podpisujúceho kliknite na šípku, vyberte možnosť „Odstrániť podpis“ a potvrďte tlačidlom „Áno“. Týmto sa súbor obnoví do upraviteľného stavu, čo umožní jeho neskoršie opätovné podpísanie.

Podpisovanie PDF dokumentov pomocou AutoFirm (Windows)

AutoFirma je bezplatný nástroj od Ministerstva hospodárstva a digitálnej transformácie určený na elektronické podpisovanie dokumentov. Je spoľahlivý, kompatibilný s bežnými certifikátmi (p12/pfx) a vysoko flexibilný pre viditeľné podpisy a vodoznaky.

Stiahnite a nainštalujte si AutoFirmu

Vždy si sťahujte z oficiálnej webovej stránky elektronického administratívneho portálu: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Nájdete tam inštalátory pre Windows (32/64 bitov) , ​​Linux a macOS. Vyberte si ten, ktorý zodpovedá vášmu systému.

V počítači so 64-bitovým systémom Windows 10 si stiahnite balík AutoFirma pre 64-bitový systém Windows (súbor AutoFirma64.zip). Rozbaľte súbor, spustite inštalátor (napríklad AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) a dokončite sprievodcu. Po dokončení bude aplikácia nainštalovaná a pripravená na podpisovanie.

Príprava digitálneho certifikátu vo Windowse

Na podpísanie budete potrebovať platný certifikát, buď nainštalovaný v úložisku certifikátov systému Windows, alebo dostupný v súbore p12/pfx . Ak ho máte v súbore, nainštalujte ho dvojitým kliknutím alebo kliknutím pravým tlačidlom myši a výberom možnosti „Inštalovať PFX“.

Sprievodca sa vás opýta na cieľové úložisko : Aktuálny používateľ (iba pre vášho používateľa) alebo Lokálny počítač (pre všetkých používateľov). Zadajte heslo certifikátu, povoľte ochranu súkromného kľúča a vyberte možnosť exportovať, ak chcete mať možnosť extrahovať ho v budúcnosti. Môžete nechať systém Windows automaticky vybrať úložisko „Osobné“.

Po schválení bude certifikát nainštalovaný a dostupný pre Internet Explorer/Edge/Chrome . Ak používate Firefox, nezabudnite, že spravuje vlastný úložisko certifikátov a budete ho musieť importovať z prehliadača. AutoFirma detekuje systémové certifikáty a tiež vám umožňuje vybrať ich zo súboru alebo z úložiska certifikátov Firefoxu.

Podpíšte PDF súbor pomocou AutoFirmy

Otvorte aplikáciu AutoFirma a kliknite na tlačidlo „ Vybrať súbory na podpis “. Vyberte súbor PDF, ktorý chcete podpísať. Aplikácia rozpozná, že ide o súbor PDF, a ponúkne vám dve možnosti pre viditeľnú časť:

• Viditeľný podpis V PDF súbore: pridajte pole s obrázkom (vaším naskenovaným podpisom) a textom.
• Viditeľná značka (vodoznak): Vložte obrázok na jednu alebo viacero strán na určenú pozíciu.

Môžete aktivovať obe možnosti. Po kliknutí na tlačidlo „Podpísať“ vyberte stránku a oblasť, kam sa má vložiť pole pre podpis. AutoFirma vám umožňuje upraviť súradnice, šírku a výšku a dokonca vytvoriť prázdnu stránku na konci, kam môžete v prípade potreby umiestniť svoj podpis.

Pridajte obrázok vášho vlastnoručného podpisu (vo formátoch ako JPEG, GIF alebo PNG ) a text, ktorý chcete zobraziť. Majte na pamäti, že tento obrázok slúži len na estetické účely; právnu platnosť zabezpečuje digitálny podpis na základe vášho certifikátu . Skontrolujte si ukážku a ak všetko vyzerá správne, potvrďte ju. Tieto nastavenia si môžete uložiť na neskoršie použitie.

Ak zahrniete viditeľnú značku, asistent sa opýta na obrázok (napríklad logo) a jeho umiestnenie. To je užitočné na zvýraznenie autorstva alebo identifikáciu organizácie v oficiálnych alebo firemných dokumentoch.

Teraz vyberte digitálny certifikát, ktorý použijete na podpis. AutoFirma zobrazuje systémové certifikáty, ale môžete zmeniť zdroj (úložisko Firefoxu alebo súbor p12/pfx). V závislosti od nastavení zabezpečenia nakonfigurovaných počas inštalácie sa zobrazí výzva na potvrdenie alebo heslo certifikátu .

Nakoniec sa rozhodnite, kam sa má podpísaný PDF súbor uložiť a aký je názov súboru (AutoFirma zvyčajne pridáva príponu „_signed“). Po dokončení sa zobrazí upozornenie, že proces bol úspešne dokončený, a môžete dokument otvoriť a overiť výsledok.

Keď otvoríte PDF súbor v čítačke (napríklad Adobe Acrobat Reader), mala by sa zobraziť overovacia správa s informáciou, že súbor je podpísaný a že podpisy sú platné. Na paneli podpisu si môžete zobraziť „Podrobnosti o podpise“ a „Podrobnosti o certifikáte“, kde si môžete overiť vydavateľa, dobu platnosti a ďalšie vlastnosti.

Prihláste sa pomocou prehliadača Microsoft Edge a ďalších nástrojov

Ak potrebujete rýchlo nakresliť podpis na PDF a nechcete nič inštalovať, Microsoft Edge obsahuje nástroje na anotácie, ktoré vám s tým môžu pomôcť. Majte na pamäti, že ide o vizuálny podpis, nie o kryptografický digitálny podpis.

• Otvorte PDF v Edgei.
• Použite horný panel s nástrojmi na úpravu/zobrazenie.
• vybrať kresliť a upravuje farbu a hrúbku ťahu.
• Obkreslite svoj podpis myšou, prstom alebo stylusom na dotykovej obrazovke.

Adobe Acrobat Reader vám tiež umožňuje pridať ručne písaný podpis importovaním obrázka alebo jeho nakreslením. Online služby ako SmallPDF tieto možnosti podporujú a dokonca vám umožňujú zachytiť ručne písaný podpis fotoaparátom . Pamätajte: tieto podpisy sú pohodlné a rýchle, ale nenahrádzajú digitálny podpis s certifikátom, keď potrebujete právnu platnosť.

Podpisové aplikácie: Ktorú si vybrať a aké sú jej obmedzenia?

Existujú bežné programy (Word, Adobe Acrobat), ktoré dokážu podpisovať dokumenty, ktoré vygenerujú, ale majú dve typické nevýhody : nie všetci tvorcovia dokumentov ich aj podpisujú a príjemca vo všeobecnosti potrebuje tú istú aplikáciu na správne overenie podpisu.

Špecializované nástroje na elektronický podpis (ako napríklad AutoFirma ) prekonávajú tieto bariéry: dokážu podpísať takmer akýkoľvek typ súboru a sú na stiahnutie zadarmo. Pre administratívne postupy alebo formálnejšie pracovné postupy s dokumentmi je AutoFirma zvyčajne najvhodnejšou voľbou.

Overiť, zrušiť a pochopiť platnosť

Po podpísaní je vhodné skontrolovať platnosť podpisu. Prehliadače ukážu, či je certifikát platný, či je reťazec dôveryhodnosti správny a či obsah nebol od podpísania zmenený. Ak niečo nie je v poriadku, zobrazia sa upozornenia na certifikát s expirovanou platnosťou alebo neznámeho vydavateľa.

Certifikačné autority môžu certifikáty zrušiť (napríklad, ak je kľúč ohrozený). Overovacie systémy konzultujú zoznamy zrušených certifikátov alebo online služby, aby potvrdili, že certifikát zostáva dôveryhodný . Preto je dôležité používať certifikáty od akreditovaných certifikačných autorít.

Keď súbor balíka Office dostane časovú pečiatku zo zabezpečeného servera , tento podpis za určitých okolností získa certifikačné atribúty, čo pomáha posilniť reťazec dôvery a jednoznačne datovať čas podpísania.

Praktické tipy a bežné chyby

Pred podpisom overte, či je váš certifikát platný a uložený na správnom mieste (Osobný, Používateľský alebo Počítačový). Ak používate AutoFirmu, skontrolujte, či sa certifikát zobrazuje v jeho selektore, alebo si pripravte súbor p12/pfx a jeho heslo.

V Office sa rozhodnite, či potrebujete viditeľnú čiaru, ktorá bude viesť podpisujúceho, alebo či uprednostňujete neviditeľný podpis , aby ste neovplyvnili dizajn. Pamätajte, že po podpísaní sa dokument môže stať iba na čítanie, preto pred podpísaním vykonajte všetky zmeny .

Ak príjemca nedokáže overiť podpis, certifikát nemusí pochádzať od dôveryhodnej certifikačnej autority pre jeho systém. V uzavretejších prostrediach je jedným z riešení distribúcia koreňového/prechodného certifikátu organizácie na vytvorenie dôvery . V otvorených prostrediach vždy používajte uznávanú verejnú certifikačnú autoritu.

Keď vkladáte obrázok svojho podpisu do PDF súboru, majte na pamäti, že ide čisto o kozmetický efekt . Podpis skutočne overuje digitálny podpis založený na vašom certifikáte; ten príjemca uvidí v paneli podpisu pri kontrole údajov.

Užitočné zdroje a referencie

Viac informácií o digitálnych podpisoch v balíku Office nájdete v oficiálnej dokumentácii a verejných zdrojoch. Napríklad v praktických príručkách o podpisovaní dokumentov PDF pomocou obľúbených čítačiek a v materiáloch od vládnych agentúr, ktoré vysvetľujú overovanie certifikátov.

• Sprievodca FNMT pre PDF podpisy: Stiahnite si PDF (overenie a panel signatárov)
• Sprievodca správou Aragónska: Stiahnite si PDF (možnosti elektronický podpis (v PDF)

Zvládnutie týchto nástrojov vám umožní reagovať na takmer akúkoľvek potrebu: od požiadania niekoho o podpísanie dokumentu programu Word s podpisovým riadkom až po uzavretie zmluvy o PDF so spoločnosťou AutoFirma alebo pridanie ručne písaného podpisu v Edge, keď potrebujete iba vizuálnu značku . S platným certifikátom, jasnými pokynmi a konečným overením sa digitálne podpisovanie v systéme Windows stáva jednoduchým a spoľahlivým procesom.