Ako odstrániť metadáta a skryté informácie z PDF súboru pomocou ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » zabezpečenia » Ako odstrániť metadáta a skryté informácie z PDF súboru pomocou ONLYOFFICE Docs

Niekedy predpokladáme, že keď posielame súbor, iba príjemca si prečíta, čo sme napísali. Realita je však taká, že digitálne dokumenty nesú akúsi neviditeľnú batožinu nazývanú metadáta , ktoré uchovávajú všetko od toho, kto súbor vytvoril, až po použitú verziu softvéru. Tieto informácie, hoci nie sú okamžite zjavné, môžu byť poriadnou bolesťou hlavy, ak sa dostanú do nesprávnych rúk.

Pre tých, ktorí používajú nástroje ako ONLYOFFICE Docs alebo kancelárske balíky, je dôležité vedieť, ako vykonať dôkladné vyčistenie. Nejde len o odstránenie mena autora, ale aj o zabezpečenie úplného súkromia organizácie , zabránenie tomu, aby interné cesty k serverom alebo história úprav odhalili prevádzkové tajomstvá, ktoré by nemali opustiť kanceláriu.

Čo sú to vlastne metadáta a prečo predstavujú riziko?

Zjednodušene povedané, metadáta sú údaje, ktoré opisujú iné údaje. Ak urobíme fotografiu, obsahom je samotný obrázok, ale metadátami sú presné GPS súradnice miesta, kde bola fotografia urobená, alebo model telefónu. V dokumente PDF alebo Word sa to premieta do používateľského mena systému Windows, dátumu vytvorenia, organizácie a dokonca aj histórie revízií.

Skutočné nebezpečenstvo vzniká, keď tieto súbory posielame klientom alebo dodávateľom. Ak tieto súbory nevyčistíme, v podstate prezrádzame cenné informácie. Klasickým príkladom bol britský spis o Iraku z roku 2003, kde vložená história revízií odhalila celý redakčný reťazec, čo spôsobilo významný diplomatický incident kvôli jednoduchému technickému prehliadnutiu.

Ako vyčistiť metadáta v PDF súboroch pomocou ONLYOFFICE a ďalších nástrojov

Ak pracujete s dokumentmi ONLYOFFICE a chcete spravovať informácie vo svojom PDF súbore, prvým krokom je pozrieť sa, čo sa tam nachádza. Ak chcete zobraziť tieto údaje, prejdite do ponuky „Súbor“ a vyberte možnosť „Vlastnosti “. Ak tam chcete odstrániť informácie, môžete prejsť do časti „Ďalšie metadáta “, otvoriť režim „Rozšírené“ a riadok po riadku odstrániť údaje, ktoré nechcete, aby niekto videl.

Ak hľadáte iné profesionálne alternatívy pre súbory PDF, existuje niekoľko možností v závislosti od úrovne kontroly, ktorú potrebujete:

• Adobe Acrobat Pro: Má výkonnú funkciu s názvom „Chrániť“, ktorá umožňuje odstrániť skryté informácie dôkladným skenovaním dokumentu.
• NitroPDF: Umožňuje vám rýchlo odstrániť metadáta z karty ochrany v sekcii písanie obsahu.
• Foxit PhantomPDF: Ponúka jednoduchú cestu cez „Chrániť“ a potom „Skryté údaje“ k označiť a odstrániť konkrétne metadáta.
• Online nástroje: Existujú webové stránky ako PDFYeah, ktoré proces automatizujú, hoci musíte mať Buďte opatrní s dôvernosťou pri nahrávaní citlivých súborov na externé servery.

Kontrolór dokumentov v balíku Microsoft Office

Ak je pôvodný dokument súborom programu Word, Excel alebo PowerPoint, je najlepšie vyčistiť údaje pred jeho konverziou do formátu PDF. Kľúčovým nástrojom je v tomto prípade Kontrola dokumentov . Umožňuje vám nájsť a odstrániť komentáre, sledované zmeny, vlastnosti dokumentového servera a dokonca aj skrytý text (hoci nerozpozná biely text na bielom pozadí).

Ak ho chcete použiť, jednoducho prejdite na „Súbor“, vyberte „Informácie“ a potom „Skontrolovať problémy “. Po spustení kontroly môžete kliknúť na „Odstrániť všetko“ pri všetkých položkách, ktoré považujete za problematické. V Exceli je to obzvlášť užitočné na odstránenie skrytých hárkov alebo riadkov a stĺpcov obsahujúcich údaje, ktoré nechcete, aby príjemca videl.

Zásadné rozdiely: Odstránenie metadát verzus preškrtnutie obsahu

Tu sa veľa ľudí mýli. Je dôležité objasniť, že odstránenie metadát nie je to isté ako prečiarknutie textu . Odstránením metadát sa vymažú neviditeľné vlastnosti súboru (autor, dátum, softvér), ale nevymažú sa žiadne slová napísané na stránke. Ak máte viditeľné telefónne číslo alebo dôverné meno, potrebujete vizuálne prečiarknutie , aby bol dokument menej viditeľný.

Ak odstránite iba metadáta, ale ponecháte citlivý text, údaje zostanú. Naopak, ak text začiernite, ale nevymažete metadáta, meno pôvodného autora sa stále zobrazí vo vlastnostiach súboru. V ideálnom prípade by sa mali vykonať oba procesy, aby sa zabezpečila úplná anonymizácia.

Pokročilé tipy a technické upozornenia

Pre technicky zdatnejších sú fantastické nástroje ako ExifTool, ale majú jeden háčik. Spustenie príkazu na odstránenie všetkého v PDF súbore je možné zvrátiť, pokiaľ sa s qpdf nepoužije proces linearizácie . V opačnom prípade by niekto s potrebnými zručnosťami mohol odstránené údaje obnoviť.

Ďalším dôležitým bodom sú digitálne podpisy . Ak je dokument elektronicky podpísaný, akákoľvek zmena metadát by mohla zneplatniť podpis. Pred vyčistením je nevyhnutné skontrolovať, či súbor obsahuje podpis, a v prípade potreby dokument po vyčistení znova podpísať.

Správa údajov v tabuľkách a iných formátoch

V prípade ONLYOFFICE Workspace existuje veľmi užitočná funkcia s názvom Vlastný filter pre súbory .xlsx. Táto funkcia neodstraňuje metadáta, ale umožňuje zdieľať tabuľku, kde používatelia vidia iba filtrované údaje, čo im bráni v manipulácii so zobrazením a objavovaní skrytých informácií v iných bunkách.

Vo Visiu je postup podobný ako v Office: otvoríte možnosť „Informácie“, vyberiete možnosť „Skontrolovať problémy“ a vyberiete možnosť „Odstrániť osobné informácie“ , čím sa vymažú komentáre a cesty k šablónam, ktoré by mohli byť citlivé.

Udržiavanie digitálnej hygieny našich súborov je najlepšou obranou pred náhodnými únikmi. Od použitia inšpektorov dokumentov v balíku Office až po manuálne čistenie vlastností v ONLYOFFICE alebo používanie špecializovaného softvéru na spracovanie PDF súborov je cieľ vždy rovnaký: aby príjemca dostal iba viditeľný obsah, čím sa eliminujú akékoľvek stopy identity alebo internej infraštruktúry , ktoré by sa mohli zneužiť.