- Metódy na zobrazenie dostupnej kvóty úložiska a spotrebovaného priestoru z webovej a desktopovej aplikácie.
- Podrobné stratégie na uvoľnenie miesta odstránením veľkých súborov, vyprázdnením koša a správou príloh programu Outlook.
- Základné rozdiely v správe úložiska medzi osobnými účtami a profesionálnymi alebo vzdelávacími účtami.
Niekedy trávime život ukladaním dokumentov, fotografií a priečinkov v cloude bez toho, aby sme si uvedomili, že priestor nie je nekonečný. Zrazu narazíme na obávané upozornenie „ disk je plný“ a uviazneme, nedokážeme nahrať ani jeden ďalší súbor. To môže byť poriadna bolesť hlavy, ak pracujete v tíme alebo máte dôležité súbory čakajúce na synchronizáciu.
Dobrou správou je, že Microsoft 365 ponúka niekoľko spôsobov, ako vniesť poriadok do nášho digitálneho chaosu. Nejde len o mazanie kvôli samotnému mazaniu, ale o identifikáciu toho, čo zaberá najviac miesta , aby ste sa mohli inteligentne rozhodnúť, čo si ponechať a čo poslať rovno do koša, či už používate osobný alebo firemný účet.
Kontrola úložiska z počítača
Ak nechcete otvárať prehliadač, môžete sa na to rýchlo pozrieť v aplikácii synchronizácie systému Windows. Stačí vyhľadať modrú ikonu OneDrive v oblasti oznámení (blízko hodín), kliknúť na ňu pravým tlačidlom myši a otvoriť ozubené koliesko nastavení. Tam vyhľadajte sekciu Spravovať úložisko ; dostanete sa na stránku, kde uvidíte percento použitého úložiska a čo je najužitočnejšie, zoznam najväčších súborov zoradených podľa veľkosti, aby ste sa mohli dostať rovno k veci.
Správa prostredníctvom webového portálu OneDrive
Pre tých, ktorí uprednostňujú pohodlie webového prehliadača, je prístup na webovú stránku najkomplexnejšou možnosťou. Po prihlásení sa v ľavom navigačnom paneli na prvý pohľad zobrazí, koľko miesta máte k dispozícii a koľko ste využili. Kliknutím na túto hodnotu sa automaticky presmerujete do sekcie metrík úložiska v službe OneDrive , kde môžete priečinok po priečinku analyzovať, čo zapĺňa vaše cloudové úložisko.
Existuje rýchly trik, ako sa dostať rovno k veci: môžete prejsť na URL adresu onedrive.live.com/?v=managestorage . To vám umožní preskočiť niekoľko kliknutí a dostať sa priamo k správe kvót, kde máte tiež tlačidlo na vyprázdnenie koša – kľúčový krok, pretože odstránené súbory sa naďalej započítavajú do vašej kvóty, kým ich natrvalo neodstránite.
Rozdiely medzi osobnými a profesionálnymi účtami
Mať osobný OneDrive nie je to isté ako mať pracovný alebo školský. V osobných kontách je limit zvyčajne určený vaším predplatným na Microsoft 365 alebo bezplatným plánom. Ak limit prekročíte, vaše súbory sa stanú iba na čítanie , čo znamená, že si ich môžete stiahnuť, ale nemôžete ich upravovať ani pridávať nič nové.
V prípade profesionálnych alebo vzdelávacích účtov je správa odlišná, pretože o kvóte úložiska rozhoduje správca IT vašej organizácie . Ak vám dôjde miesto, okrem odstránenia súborov je najlepšou možnosťou kontaktovať technickú podporu vašej spoločnosti a požiadať o zvýšenie kvóty. Majte na pamäti, že pri týchto účtoch úložisko zahŕňa vaše osobné priečinky aj všetky položky v koši lokality.
Ako efektívne uvoľniť miesto
Keď je vaše cloudové úložisko plné, nestačí odstrániť len pár fotiek. Pre dôkladné vyčistenie je najlepšie skontrolovať niekoľko vecí. Najprv prejdite do koša OneDrive a úplne ho vyprázdnite; je úžasné, koľko gigabajtov sa tam nahromadí bez toho, aby sme si to vôbec všimli. Je tiež dobré pozrieť sa na zdieľané priečinky , pretože niekedy synchronizujeme obsah z iných zdrojov, čo môže ovplyvňovať kapacitu nášho úložiska.
Ďalším kritickým problémom je e-mail. Keďže Microsoft 365 integruje úložisko, prílohy z Outlook.com môžu zaberať váš priestor. Prejdite do nastavení predplatného v Outlooku a rozbaľte sekciu úložisko e-mailov . Odtiaľ môžete triediť e-maily podľa veľkosti a odstraňovať tie s obrovskými prílohami, pričom nezabudnite odstrániť aj položky z priečinkov Nevyžiadaná pošta a Odstránené položky.
Ak používate modernejšie nástroje ako Microsoft Loop alebo Designer , nezabudnite si vyčistiť pracovné priestory. V Loop môžete odstrániť zastarané stránky a nápady a v Designeri je dôležité skontrolovať sekciu Moje projekty a odstrániť všetky obrázky vygenerované umelou inteligenciou, ktoré už nepotrebujete.
Tipy, ako zabrániť zaplneniu úložiska
Aby ste sa tomuto stresu opäť vyhli, je dobré prijať niekoľko osvedčených postupov. Napríklad sa vyhnite ukladaniu dátových súborov Outlooku (.pst) do služby OneDrive, pretože aplikácia ich neustále udržiava otvorené a môže spomaliť synchronizáciu počítača. Podobne, ak máte komprimované súbory (ZIP, RAR) a zároveň si ponechávate aj pôvodné súbory, zbytočne duplikujete použitý priestor.
Inteligentnou stratégiou je presunúť priečinky, ktoré v cloude nepotrebujete, do lokálneho umiestnenia na pevnom disku . Jednoducho presuňte súbory z priečinka OneDrive do ľubovoľného iného priečinka v počítači, ktorý nie je synchronizovaný. Nezabudnite tiež vyčistiť priečinok fotoaparátu v telefóne , pretože automatické zálohy sa často zapĺňajú snímkami obrazovky a mémami, ktoré nepridávajú žiadnu hodnotu.
Optimalizácia cloudového úložiska si vyžaduje pravidelnú kontrolu metrík úložiska a vyprázdňovanie košov v rôznych službách spoločnosti Microsoft. Kombináciou čistenia OneDrive, odstraňovania veľkých príloh v Outlooku a správy lokálnych súborov môžete zabezpečiť, aby váš pracovný postup nebol prerušený nedostatkom úložného priestoru, a maximalizovať tak nástroje na analýzu veľkosti, ktoré platforma ponúka vo webových aj desktopových aplikáciách.