- Elektronická fakturácia B2B bude povinná pre všetky španielske spoločnosti a samostatne zárobkovo činné osoby do 1 alebo 2 rokov od ministerského nariadenia, ktorým sa aktivuje riešenie verejnej fakturácie.
- Španielsky daňový úrad (AEAT) bude prostredníctvom systému Verifactu a verejného úložiska faktúr monitorovať integritu údajov, termíny platieb a boj proti oneskoreným platbám.
- Spoločnosti musia používať štruktúrované formáty (najmä faktúry), schválený softvér a uchovávať faktúry v digitálnej forme najmenej 4 roky.
- Nedodržanie povinnej elektronickej fakturácie môže viesť k vysokým pokutám, ale predvídanie zmeny vám umožní zvýšiť efektivitu a znížiť administratívne náklady.
Povinná elektronická fakturácia úplne zmení spôsob, akým firmy a živnostníci fakturujú v Španielsku. Ak vlastníte firmu, ste živnostník alebo pracujete v administratívnom oddelení, budete chcieť pochopiť, čo vyžaduje zákon, aké sú skutočné termíny a aké nástroje budete potrebovať, aby ste sa vyhli omeškaniu a riziku pokút.
Hoci sa o tejto téme diskutuje už roky, rozsiahle zavádzanie elektronickej fakturácie B2B je stále vo fáze zavádzania a závisí od kľúčového regulačného vývoja: technických predpisov pre zákon Crea y Crece a ministerského nariadenia, ktoré bude upravovať riešenie verejnej fakturácie. Medzitým už existujú aktívne záväzky (najmä voči vláde) a pomerne dobre definovaný časový harmonogram, ktorý by sa mal pozorne sledovať.
Čo je vlastne elektronická faktúra a prečo je „povinná“?
Keď hovoríme o elektronickej faktúre, nemáme na mysli jednoduchý PDF súbor priložený k e-mailu, ale štruktúrovaný dokument v elektronickom formáte , ktorý je vydaný, odoslaný, prijatý a uložený výlučne digitálne a spĺňa veľmi špecifické technické a právne požiadavky.
Tento typ faktúry sa zvyčajne generuje vo formátoch založených na XML (ako napríklad Facturae, UBL alebo CII), ktoré umožňujú účtovným systémom, ERP a fakturačným platformám automaticky ju čítať a spracovávať bez nutnosti ručného písania údajov alebo kontroly údajov na papieri.
Platná elektronická faktúra musí zaručovať pravosť vydavateľa a integritu obsahu (zvyčajne prostredníctvom elektronického podpisu alebo zabezpečených prenosových kanálov), obsahovať všetky povinné polia nariadenia o fakturácii (daňové identifikačné číslo, zdaniteľné základy, sadzby DPH a poplatky, dátumy, popis, platobné podmienky atď.) a musí byť uchovávaná v pôvodnom formáte počas zákonnej doby úschovy.
Označujeme to ako „povinné“, keď konkrétne pravidlo vyžaduje, aby sa v určitých operáciách (napríklad medzi spoločnosťami a odborníkmi v Španielsku alebo s verejnou správou) táto faktúra vždy vystavovala a prijímala v elektronickej forme a v súlade so špecifickou normou.
Právny rámec: zákon Crea y Crece, zákon o boji proti podvodom, overovanie a úloha AEAT
Povinnosť používať elektronickú fakturáciu v Španielsku spočíva na dvoch hlavných, vzájomne sa dopĺňajúcich regulačných pilieroch: zákone č. 18/2022 o zakladaní a raste spoločností (zákon „Create and Grow“) a zákone č. 11/2021, známom ako zákon o boji proti podvodom . Každý z nich sa zaoberá iným, ale úzko súvisiacim aspektom.
Na jednej strane má zákon „Create and Grow“ za cieľ podporovať podnikanie, znižovať byrokratické prekážky a zovšeobecniť elektronickú fakturáciu v segmente B2B s cieľom zlepšiť transparentnosť a bojovať proti oneskoreným platbám. Článok 12 zavádza postupnú povinnosť používať elektronickú fakturáciu v transakciách medzi podnikmi a profesionálmi.
Na druhej strane sa zákon o boji proti podvodom zameriava na boj proti daňovým podvodom a reguluje tzv. elektronické fakturačné systémy (EBS), ktoré vyžadujú, aby softvér spĺňal sériu požiadaviek na zabránenie manipulácii (mazanie faktúr, dvojité použitie, zmena záznamov atď.). V tomto rámci bol vytvorený systém Verifactu , ktorý je zodpovedný za automatické odosielanie fakturačných záznamov daňovému úradu.
Štátna daňová správa (AEAT) bude hrať vedúcu úlohu: musí mať verejné elektronické fakturačné riešenie , ktoré bude slúžiť ako centrálne úložisko a zdroj informácií na kontrolu oneskorených platieb, ako aj mechanizmy na prijímanie hlásení o platbách, omeškaniach alebo neplatbách od spoločností a odborníkov.
Keď sa faktúry medzi podnikmi vymieňajú výlučne prostredníctvom súkromných platforiem, tieto platformy musia automaticky odoslať kópiu každej faktúry do verejného systému . Odtiaľ Španielsky daňový úrad (AEAT) extrahuje štatistiky o platbách a termínoch, ktoré sa poskytnú Štátnemu observatóriu súkromných oneskorených platieb s cieľom monitorovať, ktoré sektory dodržiavajú pravidlá viac alebo menej efektívne.
Kalendár: Kedy bude elektronická fakturácia medzi spoločnosťami povinná?
Otázkou za milión dolárov je, kedy sa elektronická fakturácia medzi podnikmi a profesionálmi stane povinnou. Odpoveď závisí od niekoľkých regulačných míľnikov a bola odložená, ale všeobecná štruktúra je jasná: postupné zavádzanie na základe objemu faktúr.
Zákon o tvorbe a raste nadobudol účinnosť 19. októbra 2022, ale pozastavil účinnosť článku 12 (elektronická fakturácia B2B) až do jeho regulačného vývoja a schválenia ministerského nariadenia upravujúceho technické podrobnosti verejného riešenia a akceptovaných formátov.
Tento vývoj sa realizuje prostredníctvom kráľovského dekrétu a ministerského nariadenia ministerstva financií . Návrh kráľovského dekrétu bol predložený na verejné pripomienkovanie v júni 2023 a Rada ministrov schválila text, ktorým sa rozvíja elektronická faktúra B2B, 24. a 25. marca 2026, pričom čaká na vydanie nariadenia, ktorým sa systém aktivuje.
Po zverejnení ministerského nariadenia upravujúceho riešenie verejnej fakturácie AEAT začnú plynúť konečné termíny pre spoločnosti a samostatne zárobkovo činné osoby, ktoré sú nasledovné:
- Spoločnosti s obratom presahujúcim 8 000 000 EURBudú mať lehota 1 rok od vydania ministerského nariadenia prispôsobiť sa a začať vystavovať a prijímať elektronické faktúry vo svojich vzťahoch B2B. V dátumových scenároch, ktoré rieši AEAT, by to mohlo byť okolo júla 2027.
- Spoločnosti a samostatne zárobkovo činné osoby s obratom nižším ako 8 000 000 EURBudú mať 2-ročné námestie z toho istého nariadenia na prispôsobenie, čo by sa dalo očakávať v polovici roku 2028.
Od tohto okamihu bude v rámci Španielska v rámci B2B operácií všeobecným pravidlom elektronická fakturácia a digitálne uchovávanie po dobu najmenej 4 rokov , ktoré bude kedykoľvek prístupné pre daňové kontroly a kontroly.
Stojí za zmienku, že rok 2026 sa javí ako kritický prechodný rok : hoci plná povinnosť B2B nenadobudne účinnosť, kým nezačnú plynúť termíny, spoločnosti, ktoré sa dostanú dopredu, budú mať väčší priestor na testovanie systémov, budovanie tímov a zdokonaľovanie procesov bez pocitu uponáhľanosti.
Vzťah s Verifactu a fakturačnými programami
Elektronická fakturácia B2B a Verifactu sú odlišné časti skladačky, hoci úzko prepojené. Zatiaľ čo prvý sa zameriava na formát a výmenný kanál pre faktúry , Verifactu sa stará o automatické odosielanie fakturačných záznamov španielskemu daňovému úradu (AEAT) a integritu týchto údajov.
Od implementácie Verifactu (júl 2025) musia fakturačné programy, ktoré chcú byť aktuálne, poskytovať sériu funkcií: generovať kompletný a nemenný záznam pre každú faktúru, odosielať ho do AEAT voliteľne alebo automaticky a zanechávať jednoznačný dôkaz o tom, že nedošlo k žiadnej manipulácii.
Plánovaný harmonogram v tejto oblasti po ročnom moratóriu oznámenom koncom roka 2025 je približne takýto: spoločnosti (právnické osoby) musia používať softvér kompatibilný s Verifactu od 1. januára 2027 , zatiaľ čo samostatne zárobkovo činné osoby a ostatní daňovníci budú mať čas do 1. júla 2027.
Zatiaľ, s výnimkou tých, ktorí sú už povinní platiť inými spôsobmi (napríklad fakturáciou Administratíve), nie je povinné posielať všetky faktúry AEAT prostredníctvom Verifactu, ale bude povinné používať schválené alebo upravené programy , ktoré spĺňajú technické požiadavky zákona o boji proti podvodom.
V praxi to znamená, že budete musieť prehodnotiť svoj súčasný fakturačný softvér a posúdiť, či prejsť na Verifactu a B2B elektronickú fakturáciu, či potrebujete integrovať špecifické API, alebo či je lepšie migrovať na ERP alebo cloudové riešenie, ktoré je už na obe možnosti pripravené.
Povinné požiadavky a výnimky: kto musí vystavovať elektronické faktúry
Konečným cieľom je, aby sa táto povinnosť vzťahovala prakticky na všetky transakcie B2B na španielskom území , ale nariadenia stanovujú nuansy v závislosti od typu transakcie, objemu obchodu a územného rozsahu pôsobnosti.
Po prvé, existuje skupina daňovníkov, ktorí to musia robiť už roky: všetky spoločnosti a samostatne zárobkovo činné osoby, ktoré fakturujú verejnej správe, musia od januára 2015 vystavovať elektronické faktúry v súlade so zákonom č. 25/2013 a zákonom o verejnom obstarávaní.
Okrem toho, tí, ktorí konajú ako dodávatelia a subdodávatelia pre administratívu v zmluvách presahujúcich určité sumy, musia tiež používať elektronickú fakturáciu vo svojich vzájomných vzťahoch, keď sú platby odvodené z týchto verejných zmlúv.
Zákon Crea y Crece rozširuje elektronickú fakturáciu na všetky transakcie medzi podnikmi (B2B). Očakáva sa, že po uplynutí jedného alebo dvoch rokov od ministerského nariadenia budú všetky súkromné španielske podniky povinné používať elektronickú fakturáciu, ak je príjemcom podnik alebo osoba so sídlom v Španielsku.
Existujú však určité možné výnimky alebo vylúčenia, o ktorých sa diskutuje a ktoré upravia skutočný rozsah povinnosti. Medzi tými, ktoré sa objavujú v návrhoch a predbežných oznámeniach, vynikajú tieto:
- B2C operácieTáto povinnosť sa v súčasnosti nevzťahuje na transakcie s koncovými spotrebiteľmi. Inými slovami, predaj súkromným zákazníkom je stále možné dokumentovať papierovými faktúrami alebo v neštruktúrovaných formátoch, pokiaľ to nevyžaduje iný predpis.
- Transakcie so zahraničnými klientmiVylúčené by boli tie, v ktorých jedna zo strán nemá sídlo hospodárskej činnosti, stálu prevádzkareň alebo bydlisko či obvyklý pobyt na účely fakturácie v Španielsku.
- Niektoré samostatne zárobkovo činné osoby a malé a stredné podniky s veľmi nízkym objemomPre daňovníkov, ktorí fakturujú menej ako 85 000 EUR ročne, pre tých, ktorí platia dane v rámci zjednodušeného daňového režimu, pre niektoré poľnohospodárske odvetvia alebo určitý veľkoobchod sa zvažujú scenáre oslobodenia, hoci tieto podrobnosti bude potrebné potvrdiť v konečných nariadeniach.
- Transakcie s nízkou hodnotouMnohé transakcie do 400 EUR alebo tie, pri ktorých sa už používajú zjednodušené faktúry, by mohli byť vylúčené z prísnej povinnosti štruktúrovanej elektronickej fakturácie, rovnako ako sumy do 3 000 EUR v odvetviach, ako sú okrem iného pohostinstvo, osobná doprava alebo kaderníctvo.
V každom prípade, aj keď vystavovanie elektronických faktúr nie je v danej situácii povinné, nič nebráni daňovníkovi, aby sa dobrovoľne rozhodol vždy používať elektronické faktúry na štandardizáciu svojich procesov , čo môže v strednodobom horizonte výrazne zjednodušiť interné riadenie.
Technické požiadavky, formáty a dokumentácia faktúr
Na splnenie predpisov nestačí faktúru len „digitalizovať“; musí sa tak urobiť vo formáte, ktorý spĺňa požiadavky na štruktúrovanie a interoperabilitu stanovené zákonom. V Španielsku je referenčným štandardom Facturae , oficiálny formát propagovaný Ministerstvom hospodárstva.
Faktúry sú založené na súbore XML s veľmi prísnou štruktúrou (v súčasnosti je najpoužívanejšou verziou 3.2.2), kde každý údaj patrí do príslušného tagu: informácie o vydavateľovi a príjemcovi, riadky s podrobnosťami, dane, súčty, spôsoby platby atď. Aj malá štrukturálna chyba môže spôsobiť automatické zamietnutie platformami, ktoré overujú faktúru.
Okrem Facturae predpisy predpokladajú akceptovanie aj iných štandardných štruktúrovaných formátov, ktoré sa bežne používajú na medzinárodnej úrovni, ako napríklad UBL (Universal Business Language) alebo CII, a v určitých kontextoch dokonca aj PDF s elektronickým podpisom, za predpokladu, že je zaručené jeho automatické čítanie a interoperabilita s inými systémami.
V odvetviach ako doprava a logistika je zavádzanie faktúr a štruktúrovaných formátov obzvlášť pokročilé, pretože umožňujú integráciu elektronických faktúr so systémami TMS, ERP, eCMR a dodacími listami , čím sa znižujú rozdiely v sumách a automatizujú sa zosúladenia.
Bez ohľadu na formát, softvér, ktorý používate na fakturáciu, musí byť schopný vystavovať, prijímať a ukladať faktúry v týchto štandardoch , ako aj vymieňať si povinné stavy (odoslané, prijaté, zamietnuté, zaplatené atď.), čo je kľúčové pre kontrolu termínov platieb a boj proti oneskoreným platbám.
Výhody pre firmy a samostatne zárobkovo činné osoby nad rámec dodržiavania zákona
Povinné používanie môže znieť ako uloženie, ale pravdou je, že dobre implementovaný systém elektronickej fakturácie ponúka veľmi jasné výhody v každodennom živote , najmä pre tých, ktorí spracovávajú značné množstvo dokumentov.
Z ekonomického hľadiska prechod z papierového do elektronického formátu drasticky znižuje náklady na tlač, prepravu, fyzickú archiváciu a zničenie dokumentov . Okrem toho znižuje ľudské chyby tým, že eliminuje potrebu prepisovať údaje, čo vedie k menšiemu počtu vrátených dokumentov a menej času stráveného opravami.
Okrem toho, centralizácia všetkých faktúr v prístupnom digitálnom úložisku výrazne zjednodušuje proces vyhľadávania informácií, odpovedania na požiadavky a prípravy účtovných uzávierok alebo daňových priznaní. Prepojenie s účtovnými systémami alebo daňovými formulármi je výrazne zjednodušené.
Z pohľadu štátnej pokladnice kombinácia elektronickej fakturácie so správami o stave platieb a systémami ako Verifactu výrazne sťažuje skrývanie oneskorených platieb . To by malo podporiť kultúru rozumnejších platobných podmienok a znížiť obchodnú delikvenciu, čo je explicitný cieľ zákona Crea y Crece.
Vplyv na udržateľnosť a bezpečnosť nie je zanedbateľný: zníženie používania papiera a fyzickej prepravy dokumentov znižuje environmentálnu stopu, zatiaľ čo cloudové úložisko a zálohy minimalizujú riziko straty údajov v dôsledku zlyhania hardvéru alebo dobre zvládnutých bezpečnostných incidentov.
Kritériá pre výber softvéru a plánovanie digitálnej transformácie
Kľúčom k dosiahnutiu všetkých vyššie uvedených cieľov je fakturačný softvér. Výber správneho softvéru – alebo dôkladné preskúmanie toho, ktorý už používate – je kľúčový pre hladký prechod. Nejde len o dodržiavanie zákona, ale aj o zvýšenie efektivity vo vašej každodennej práci.
Vo všeobecnosti má zmysel zvoliť si účtovnícke alebo fakturačné riešenie, ktoré je kompatibilné s Facturae, pripravené na Verifactu a ktoré umožňuje automatizáciu čo najväčšieho počtu procesov . V ideálnom prípade by systém mal integrovať fakturáciu, účtovníctvo, inkaso, platby, inventúru a ak je to možné, aj mzdy, aby sa predišlo informačným izoláciám.
Pri hodnotení nástrojov je dôležité zvážiť aspekty, ako je použiteľnosť rozhrania (intuitívne a nevyžaduje magisterský titul na vystavenie faktúry), jednoduchosť učenia sa pre tím a adaptačná krivka. Veľmi výkonný, ale nepoužiteľný program sa často stáva nedostatočne využívaným.
Je tiež dôležité, aby bol softvér škálovateľný a integroval sa s inými riešeniami, ktoré už používate alebo by ste mohli potrebovať (CRM, POS, platformy elektronického obchodu, bankovníctvo atď.), najlepšie prostredníctvom API alebo štandardných konektorov. To bude mať zásadný význam s rastom vášho podnikania.
Pokiaľ ide o infraštruktúru, mnoho firiem sa rozhoduje pre cloudové aplikácie, ktoré umožňujú prístup odkiaľkoľvek, prácu na diaľku a eliminujú potrebu údržby vlastných serverov , vykonávania manuálnych aktualizácií verzií alebo spracovania lokálnych záloh.
Interné školenia a praktické kroky na prispôsobenie sa
Nech je softvér akokoľvek dobrý, ak si ho ľudia, ktorí ho používajú denne, neovládnu, zmena sa môže stať zdrojom frustrácie. Preto je nevyhnutné naplánovať základné a dobre zamerané školenie pre zamestnancov, ktorí vystavujú, prijímajú alebo kontrolujú faktúry.
Dobrá stratégia zvyčajne kombinuje krátke školenia o základnom používaní softvéru s rýchlymi referenčnými materiálmi (interné príručky, krátke videá, často kladené otázky) a obdobie intenzívnejšej podpory počas implementácie zmeny. Čím ľahšie je pre ľudí klásť otázky a vyriešiť ich pochybnosti, tým plynulejší bude prechod.
Taktiež sa neodporúča snažiť sa digitalizovať všetko naraz. Najrozumnejším prístupom je navrhnúť harmonogram postupných krokov , pričom sa začne napríklad s malou skupinou klientov alebo dodávateľov, s ktorými sa ľahko pracuje, alebo so špecifickými typmi dokumentov a rozsah sa bude rozširovať, ako sa systém stabilizuje.
Cieľom je dosiahnuť povinné termíny s už zavedenými procesmi bez nutnosti improvizácie na poslednú chvíľu. To zahŕňa kontrolu interných pracovných postupov (ako sa schvaľujú faktúry, kto ich overuje, ako sa platby odsúhlasujú) a ich prispôsobenie novému digitálnemu prostrediu namiesto jednoduchého kopírovania papierového procesu.
Nakoniec bude nevyhnutné oznámiť zmenu zákazníkom a dodávateľom , vysvetliť im, ako chcú prijímať alebo odosielať faktúry, a dohodnúť sa na formátoch a kanáloch, aby sa predišlo nedorozumeniam (napríklad, či sa budú používať súkromné platformy, certifikovaný e-mail, zákaznícke portály atď.).
Špecifické povinnosti v doprave a logistike
Sektor dopravy a logistiky je jedným z najviac postihnutých reformou, a to ako kvôli objemu transakcií, tak aj kvôli potrebe synchronizácie účtovných a logistických údajov . Povinná elektronická fakturácia v tomto prípade nie je len daňovou, ale aj prevádzkovou otázkou.
Dopravné spoločnosti musia definitívne opustiť zasielanie faktúr vo formáte PDF alebo papierovej verzie a prejsť na interoperabilné štruktúrované formáty (Facturae, UBL alebo CII), ktoré sa integrujú s TMS, ERP a platformami veľkých medzinárodných prepravcov alebo klientov.
Údaje na faktúre musia byť v súlade s príslušnými logistickými dokumentmi (prepravné príkazy, eCMR, dodacie listy). Akékoľvek nezrovnalosti v hmotnosti, balíkoch alebo dátumoch môžu viesť k zamietnutiu faktúr, omeškaniu platieb alebo dokonca k pokutám, ak sa zistia vzorce sledovateľnosti.
Okrem toho sa logika štátov (faktúra odoslaná, prijatá, zamietnutá, zaplatená) stáva obzvlášť dôležitou, aby sa predišlo súdnym sporom a omeškaniam platieb , ako aj aby sa dodržali maximálne lehoty platieb, ktoré zákon sprísňuje ako opatrenie proti oneskoreným platbám.
Hoci niektoré špecifické technické povinnosti v oblasti dopravy stále závisia od konečného vývoja v oblasti regulácie, je zrejmé, že spoločnosti v tomto odvetví, ktoré predvídajú zmeny – úpravou svojich systémov riadenia riadenia toku údajov (TMS), systémov plánovania hospodárenia (ERP) a platforiem na výmenu dokumentov – budú mať značnú výhodu, keď sa elektronická fakturácia stane úplne nevyhnutnou.
Sankcie a riziká nedodržiavania povinnej elektronickej fakturácie
Ignorovanie týchto zmien neprichádza do úvahy. Predpisy stanovujú rôzne pokuty a finančné sankcie pre tých, ktorí síce musia vydávať, spravovať alebo riadne neuchovávať svoje elektronické faktúry, ale používajú softvér s dvojakým použitím alebo softvér, ktorý nie je v súlade s predpismi.
Medzi sankciami, ktoré sa zvažujú v návrhoch nariadení a v praxi Správy, sú pokuty až do výšky 10 000 EUR za porušenia týkajúce sa fakturačných systémov, ktoré sa môžu zvýšiť v prípade recidívy alebo ak sa preukáže jasný úmysel spáchať podvod.
Zohľadňujú sa aj pokuty, ktoré sa vypočítavajú ako percento z objemu transakcií, ktoré neboli riadne vyfakturované , napríklad 1 % z celkovej sumy, ktorá nebola riadne zaznamenaná, pričom minimálne a maximálne sumy za štvrťrok sa môžu pohybovať od 300 do 6 000 eur.
Ak porušenie ovplyvní uchovávanie alebo archiváciu faktúr (napríklad nie sú uchovávané počas požadovaných 4 rokov alebo nie je možné ich získať v pôvodnom formáte), pokuty môžu byť stanovené na 300 EUR za dotknutú transakciu alebo 2 % zo sumy dotknutých faktúr, podľa toho, ktorá suma je vyššia.
Okrem priameho ekonomického dopadu môže používanie nevyhovujúceho softvéru alebo nedostatočná sledovateľnosť faktúr viesť k strate pomoci, ako je napríklad digitálna súprava , problémom s reputáciou klientov a dodávateľov a dokonca vo veľmi závažných prípadoch daňových podvodov k dočasnému pozastaveniu činnosti alebo zrušeniu registrácie daňovníka.
Ako sa môžu pripraviť živnostníci, malé a stredné podniky a veľké spoločnosti?
Adaptácia na elektronickú fakturáciu nemusí byť traumatická, ak sa k nej pristupuje ako k dobre naplánovanému digitalizačnému projektu a nie len ako k formalite na poslednú chvíľu. Hoci konečné technické detaily stále závisia od prebiehajúcich nariadení, existujú kroky, ktoré môžete podniknúť už teraz.
Pre samostatne zárobkovo činné osoby je prvým krokom zvyčajne výber jednoduchého, ale s elektronickou fakturáciou kompatibilného fakturačného programu , konfigurácia digitálneho certifikátu , oboznámenie sa s novým formátom faktúry a zabezpečenie bezpečného a prehľadného uloženia všetkej dokumentácie.
V prípade malých a stredných podnikov a väčších spoločností môže byť potrebný o niečo širší projekt, ktorý zahŕňa audit súčasného systému, integráciu s účtovníctvom, bankami a skladom , definovanie nových pracovných postupov schvaľovania faktúr a zaškolenie rôznych tímov (administratíva, financie, predaj atď.).
Vo všetkých prípadoch sa dôrazne odporúča sledovať vývoj v oblasti regulácie (konzultáciou s oficiálnymi zdrojmi alebo spoliehaním sa na špecializovaných poradcov) a neváhajte požiadať o odbornú pomoc, najmä ak spracovávate veľké objemy faktúr alebo pôsobíte vo viacerých krajinách s rôznymi predpismi.
Cieľom je, aby po úplnom zavedení tejto požiadavky bolo vystavovanie, prijímanie a archivácia elektronických faktúr prirodzenou súčasťou každodenných operácií podniku bez prerušení alebo prerušení činnosti.
Rozsiahle prijatie povinnej elektronickej fakturácie sa môže zdať ako zložitá výzva, ale ak sa efektívne zvládne, stane sa skutočnou príležitosťou na modernizáciu procesov, zníženie nákladov, získanie kontroly nad financiami a zlepšenie vzťahov s vládnymi agentúrami a obchodnými partnermi . Včasné začatie príprav je najlepší spôsob, ako premeniť túto zákonnú povinnosť na jasnú konkurenčnú výhodu.
