Kako digitalno podpisati dokumente v sistemu Windows: Office, PDF in drugo

Informatec Digital » Windows » Kako digitalno podpisati dokumente v sistemu Windows: Office, PDF in drugo

Infografika: zajem vzorcev za podpisovanje dokumentov v sistemu Windows.

Podpisovanje dokumentov iz sistema Windows je veliko več kot le žigosanje čačke na PDF-ju. digitalni podpis overja avtorja, ohranja vsebino in lahko zagotovi časovni žig; medtem ko narisan podpis ali slika podpisa zagotavlja le vizualni videz. V tem praktičnem vodniku boste videli, kako se prijaviti Office (Word, Excel in PowerPoint), kako to storiti z Samopodpis za PDF in katere možnosti imate z Microsoft Edgeom, ne da bi pri tem pozabili na potrdila, preverjanje veljavnosti in preklic podpisov.

Če že vsakodnevno delate z dokumenti, vas bo zanimalo razlikovanje med različnimi vrstami podpisov in poznavanje jamstev, ki jih ponuja vsaka od njih. Z digitalnim podpisom, ki temelji na potrdila, lahko prejemnik preveri, da datoteka ni bila spremenjena in da je podpisnik tisti, za katerega se izdaja; pri preprostem ročno narisanem podpisu to ne drži. Pojdimo k bistvu, vendar ne izpustimo ničesar.

Kaj je pravzaprav digitalni podpis?

Digitalni podpis je kot šifriran elektronski pečat ki se uporablja za digitalne vsebine (dokumente, makri, pošta). Ta pečat potrjuje dve stvari: da dokument izvira od podpisnika in da od podpisa ni bil spremenjen. Ključno je razumeti, da varnosti ne zagotavlja podoba podpisa, temveč kriptografija in potrditev s certifikati.

Za digitalno podpisovanje potrebujete digitalno potrdilo veljavno. To potrdilo vsebuje vaš javni ključ in ga je izdal certifikacijski organ (CA) Zaupanja vredno. Potrdilo je primerljivo z elektronskim osebnim dokumentom in poteče (običajno letno), zato ga boste morali po poteku obnoviti ali pridobiti novega.

Digitalni podpisi zagotavljajo štiri glavna jamstva: avtentičnost (identifikacija podpisnika), celovitosti (vsebina ni bila spremenjena), Ne zavračam (podpisnik ne more zanikati, da je podpisal) in pod določenimi pogoji, časovno žigosano potrdilo če je dokument shranjen med zaznamke z zaupanja vrednega strežnika.

Da bi bilo to zaupanje učinkovito, mora biti izpolnjenih več pogojev: podpis mora biti veljaven, potrdilo ne sme biti poteklo, založnik mora biti iz Zaupanje in potrdilo mora izdati ugleden overitelj potrdil. Brez teh zahtev preverjanje morda ne bo uspešno ali pa se v pregledovalniku dokumentov prikažejo opozorila.

Pridobite digitalno potrdilo v sistemu Windows

Če boste podpisane dokumente izmenjevali s tretjimi osebami, je najbolje, da potrdilo pridobite od Certifikacijski servis tretje osebe Priznano. Številne javne ustanove, podjetja in akreditirani ponudniki izdajajo potrdila, obstajajo pa tudi brezplačne možnosti. To potrdilo bo drugim omogočilo, da preverijo vaš podpis, ne da bi vas morali uporabiti kot referenco.

Če morate takoj podpisati in ga ne želite kupiti, vam Windows in Office omogočata, da ga ustvarite. lastno potrdilo za takojšnjo uporabo v vašem okolju. Upoštevajte, da je ta pristop namenjen testiranju ali internim scenarijem, saj lahko preverjanje s strani tretje osebe zahteva potrdilo, ki ga izda zunanja zaupanja vredna entiteta. univerzalne validacije.

V sistemu Windows si lahko ogledate osebna potrdila iz sistemske shrambe. V starejših okoljih je bilo na primer običajno dostopati do njih prek Internet Explorer v Orodja > Internetne možnosti > Vsebina > Potrdila > zavihek Osebno. Čeprav se brskalnik IE ne uporablja več, je shramba potrdil še vedno na voljo in v skupni rabi. Edge in celo Chrome.

Prijava v Microsoft Office: vidne in nevidne črte

Office doda zelo uporabno funkcijo: vrstica za podpisTo je označevalec, podoben črti, ki bi jo videli na natisnjenem listu papirja, vendar z dodatnimi funkcijami. Omogoča vam, da označite, kdo naj podpiše, katera navodila je treba upoštevati, in ustvari digitalni podpis ko prejemnik zaključi postopek.

Ko v Word ali Excel vstavite vrstico za podpis, lahko avtor določi podatke o predvidenem podpisniku (ime, naziv, e-poštni naslov) in navodila, kot je »preglejte vsebino pred podpisom«. Ko elektronsko datoteko pošljete pravilni osebi, bo videla vrstico in obvestilo, ki zahteva podpis. PodpisKo ustvarite vidno predstavitev (natipkano, ročno napisano ali slikovno), Office hkrati doda digitalni podpis za preverjanje vaše identitete.

Ustvarjanje vrstice za podpis v Wordu ali Excelu

Če želite v dokument ali preglednico vstaviti vrstico, postavite kazalec tja, kamor ga želite vstaviti, in pojdite na Vstavi > Vrstica za podpis znotraj skupine Besedilo. V konfiguracijskem polju lahko izpolnite polja, ki bodo prikazana pod črto.

1. Vnesite Ime predlaganega podpisnika.
2. Dodajte, če je primerno, položaj ali naziv profesionalno.
3. Vključuje poštni naslov podpisnika (neobvezno).
4. Napišite navodila za podpisnika (npr. preverjanje točnosti vsebine pred podpisom).
5. Aktivirajte, če želite te možnosti: dovoli komentarji podpisnika in pokažite datum podpis vzdolž črte.

Če dokument zahteva več podpisov, ponovite postopek za dodajanje več vrstic na ustreznih mestih. Tako bo vsak vedel, kje podpisati, in potek dela bo nemoten.

Podpišite vrstico za podpis

Prejemnik, ki bo prejel datoteko, se mora postaviti na vrstico, klikniti z desno miškino tipko in izbrati Prijavite seČe je bil dokument odprt v zaščitenem pogledu in je zaupanja vreden, morate za nadaljevanje klikniti »Vseeno uredi«.

1. Svoje ime lahko napišete za natipkan podpis poleg X.
2. Če imate napravo na dotik ali tablični računalnik, lahko risati podpis na sliki.
3. Ali pa lahko uporabite enega slika vašega podpisa z »Izberi sliko« in izberite datoteko iz računalnika.
4. Za dokončanje izberite Prijavite seOffice bo dodal digitalni podpis in na dnu prikazal gumb »Podpisi«.

Ko je dokument izpolnjen, bo nakazano, da vključuje digitalni podpisiin podrobnosti lahko preverite na plošči za podpis, da preverite veljavnost, izdajatelja potrdila in druge zaupanja vredne podatke.

Odstranite vidne digitalne podpise

Če ste naredili napako ali morate postopek ponoviti, lahko podpis odstranite tako, da nanj kliknete z desno miškino tipko. vrstica za podpis in izberete »Odstrani podpis«. Sistem bo zahteval potrditev; ko jo sprejmete, se podpis izbriše in dokument se vrne v stanje, v katerem ga je mogoče urejati.

Nevidni digitalni podpisi v Wordu, Excelu in PowerPointu

Če ne želite prikazati vidnega polja, vam Office omogoča tudi podpisovanje nevidnoPodpis je vdelan v datoteko in je označen z gumbom »Podpisi« in informacijami v pogledu Datoteka > Informacije.

Če ga želite dodati, pojdite na Datoteka> Informacije, izberite možnosti zaščite dokumenta in kliknite »Dodaj digitalni podpis«. Office bo prikazal obvestilo s podrobnostmi o postopku; nato v polje Podpiši vnesite Namen podpisa in potrdite s klikom na »Podpiši«.

Ko je podpis vstavljen, datoteka postane samo za branje da preprečite poznejše nepooblaščene spremembe. Če ga boste morali ponovno urediti, boste morali odstraniti podpis ali ustvariti novo različico dokumenta.

Če želite odstraniti nevidni podpis, se vrnite na Datoteka> Informacije in odprite ploščo za podpis. Zraven imena podpisnika odprite puščico, izberite »Odstrani podpis« in potrdite z »Da«. S tem boste datoteko obnovili v stanje, v katerem jo je mogoče urejati, kar bo omogočilo kasnejši ponovni podpis.

Podpisovanje dokumentov PDF z AutoFirm (Windows)

AutoFirma je brezplačno orodje za Ministrstvo za gospodarstvo in digitalno transformacijo Zasnovan za elektronsko podpisovanje dokumentov. Je zanesljiv, združljiv s pogostimi potrdili (P12/PFX) in zelo prilagodljiv za vidne podpise in blagovno znamko.

Prenesite in namestite AutoFirmo

Vedno prenesite z uradne spletne strani elektronskega upravnega portala: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Tam boste našli namestitvene programe za Windows (32/64-bitni), Linux in macOS. Izberite tistega, ki najbolj ustreza vašemu sistemu.

V računalniku s 10-bitnim sistemom Windows 64 prenesite paket Samodejno podpisovanje za 64-bitni sistem Windows (Datoteka AutoFirma64.zip). Razpakirajte datoteko ZIP, zaženite namestitveni program (npr. AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) in dokončajte čarovnika. Ko je nameščen, bo aplikacija pripravljena za uporabo. znak.

Priprava digitalnega potrdila v sistemu Windows

Za podpis boste potrebovali veljavno potrdilo, ki je nameščeno v trgovini Windows ali na voljo na Datoteka p12/pfxČe ga imate kot datoteko, ga namestite tako, da dvokliknete ali z desno miškino tipko kliknete »Namesti PFX«.

Asistent vas bo vprašal za ciljno skladišče: Trenutni uporabnik (samo za vašega uporabnika) ali Lokalni računalnik (za vse uporabnike). Vnesite geslo potrdila, omogočite zaščito zasebnega ključa in možnost, da ga izvozno Če želite v prihodnje imeti možnost ekstrahiranja, lahko pustite, da Windows samodejno izbere shrambo »Osebno«.

Po potrditvi bo potrdilo nameščeno in na voljo za Internet Explorer/Edge/ChromeČe uporabljate Firefox, ne pozabite, da upravlja svojo lastno shrambo in da jo boste morali uvoziti iz samega brskalnika. AutoFirma zazna sistemska potrdila in vam omogoča tudi, da jih izberete iz datoteke ali shrambe. Firefox.

Podpišite PDF z AutoFirmo

Odprite AutoFirmo in kliknite «Izberite datoteke za podpis». Izberite PDF, ki ga želite podpisati. Aplikacija bo zaznala, da gre za PDF, in vam ponudila dve možnosti za vidni del:

• Vidni podpis V PDF-ju: dodajte polje s sliko (vaš skenirani podpis) in besedilom.
• Vidna blagovna znamka (vodni žig): Vstavite sliko na eno ali več strani na določeno mesto.

Aktivirate lahko obe možnosti. Ko kliknete »Podpiši«, izberite stran in območje, kjer se bo prikazalo polje za podpis. AutoFirma vam omogoča prilagajanje koordinate, širina in višina in celo ustvarite prazno stran na koncu, da dodate svoj podpis, če želite.

Dodajte sliko svojega lastnoročnega podpisa (formati, kot so JPEG, GIF ali PNG) in besedilo, ki ga želite prikazati. Upoštevajte, da je ta slika zgolj estetske narave; digitalni podpis zagotavlja pravno veljavnost. na podlagi vašega potrdilaPreglejte predogled in, če je vse pravilno, sprejmite. Te nastavitve lahko shranite za kasnejšo uporabo.

Če vključite vidno blagovno znamko, vas bo čarovnik vprašal po sliki (na primer logotipu) in njenem položaju. To je uporabno za poudarjanje avtorstvo ali identificirati organizacijo v uradnih ali poslovnih dokumentih.

Izberi zdaj digitalno potrdilo s katerim se boste podpisali. AutoFirma vam prikaže sistemska potrdila, vendar lahko spremenite vir (trgovina Firefox ali datoteka p12/pfx). Glede na varnostne možnosti, ki ste jih konfigurirali ob namestitvi, boste pozvani k potrditvi ali geslo potrdila.

Na koncu se odločite, kam želite shraniti podpisan PDF in ime datoteke (AutoFirma običajno doda pripono »_podpisano«). Ko končate, boste videli obvestilo, da je bil postopek uspešno zaključen in da lahko dokument odprete za preverite rezultat.

Ko odprete PDF z bralnikom (na primer Adobe Acrobat Reader), bi se moralo prikazati potrditveno sporočilo, ki označuje, da je datoteka podpisan in da so podpisi veljavni. V podoknu za podpis si lahko ogledate »Podrobnosti podpisa« in »Podrobnosti potrdila«, da potrdite izdajatelja, obdobje veljavnosti in druge lastnosti.

Prijava z Microsoft Edge in drugimi orodji

Če je tisto, kar potrebuješ risati Če želite hitro podpisati PDF in ne želite ničesar namestiti, vam Microsoft Edge vključuje orodja za komentiranje, ki vam lahko pri tem pomagajo. Upoštevajte, da gre za vizualni podpis, ne za kriptografski digitalni podpis.

• Odprite PDF v Edgeu.
• Uporabite zgornjo orodno vrstico za urejanje/ogled.
• Izberite Draw in prilagodi barvo in debelino poteze.
• Z miško, prstom ali pisalom narišite svoj podpis na zaslonu na dotik.

Adobe Acrobat Reader vam omogoča tudi dodajanje ročno napisanega podpisa z uvozom. slika ali risanje. Spletne storitve, kot je SmallPDF, podpirajo te možnosti in celo zajamejo z Cámara pisni podpis. Ne pozabite: ti podpisi so praktični in hitri, vendar ne morejo nadomestiti overjenega digitalnega podpisa, ko ga potrebujete. dokazna veljavnost.

Aplikacije za podpis: Katero izbrati in kakšne so omejitve?

Obstajajo programi za vsakodnevno uporabo (Word, Adobe Acrobat), ki lahko podpišejo dokumente, ki jih ustvarijo, vendar predstavljajo dva neprijetnost Tipično: Vsi ustvarjalci dokumentov jih tudi ne podpišejo, prejemnik pa običajno potrebuje isto aplikacijo za preverite pravilno podpišite.

Posebna orodja za elektronski podpis (kot npr. Samopodpis) premagajo te ovire: lahko podpišejo skoraj vsako vrsto datoteke in jih je mogoče brezplačno prenesti. Za upravne postopke ali bolj formalne tokove dokumentov je AutoFirma pogosto najboljša rešitev ustrezen.

Preverite, prekličite in razumejte veljavnost

Po podpisu je priporočljivo pregledati veljavnost podpisa. Pregledovalniki prikazujejo, ali je potrdilo trenutno, ali je veriga zaupanja pravilna in ali vsebina ni bila spremenjena od podpisa. Če gre kaj narobe, se prikažejo opozorila o potečenem potrdilu ali izdajatelju. neznano.

Izdajatelji lahko preklicati potrdila (na primer, če je ključ ogrožen). Sistemi za preverjanje preverijo sezname preklicanih potrdil ali spletne storitve, da potrdijo, da je potrdilo še vedno veljavno. zanesljivZato je pomembno uporabljati potrdila akreditiranih certifikacijskih organov.

Ko Officeova datoteka prejme časovni žig iz varen strežnik, da podpis v določenih okoliščinah pridobi atribute certificiranja, kar pomaga okrepiti verigo zaupanja in nedvoumno datirati trenutek Podpis.

Praktični nasveti in pogoste napake

Pred podpisom preverite, ali je vaše potrdilo veljaven in v pravilni shrambi (Osebna, Uporabniška ali Računalniška). Če uporabljate AutoFirma, preverite, ali se potrdilo prikaže v njegovem izbirniku ali pa imate p12/pfx in vaše geslo.

V Officeu se odločite, ali potrebujete vidno črto za vodenje podpisane osebe ali pa raje uporabite podpis. neviden da ne bi vplivali na oblikovanje. Ne pozabite, da je dokument po podpisu morda nastavljen samo za branje, zato prosimo, da to storite vse spremembe pred podpisom.

Če prejemnik ne more preveriti podpisa, potrdilo morda ni od Zaupanja vreden overitelj potrdil za vaš sistem. V bolj zaprtih okoljih je ena od rešitev distribucija korenskega/vmesnega potrdila organizacije, da se omogoči ZaupanjeV odprtih scenarijih vedno uporabite priznano javno potrdilo.

Ko v PDF vdelate sliko svojega podpisa, bodite jasni, da gre zgolj za kozmetičniKar dejansko potrdi, je digitalni podpis, ki temelji na vašem potrdilu; to bo prejemnik videl v podpisni plošči, ko bo pregledal podrobnosti.

Koristni viri in reference

Za več podrobnosti o digitalnih podpisih v sistemu Office si lahko ogledate uradno dokumentacijo in javne vire. Na primer praktične vodnike o podpisovanju dokumentov PDF s priljubljenimi bralniki in vladna gradiva, ki pojasnjujejo, kako preverjati podpise. potrdila.

• Vodnik FNMT o podpisih PDF: Prenesite PDF (preverjanje in skupina podpisnikov)
• Vodnik po upravljanju Aragona: Prenesite PDF (možnosti Elektronski podpis (v PDF-ju)

Obvladovanje teh orodij vam bo omogočilo, da se odzovete na skoraj vsako potrebo: od tega, da nekoga prosite za podpis Wordovega dokumenta z vrstica za podpis do sklenitve pogodbe v PDF obliki z AutoFirmo, do dodajanja narisanega podpisa v Edgeu, ko potrebujete le enega vizualna blagovna znamkaZ veljavnim potrdilom, jasnimi navodili in končnim preverjanjem postane digitalni podpis v sistemu Windows preprost in zanesljiv postopek.