- Googlov brezplačni prostor za shranjevanje (15 GB) si delijo Gmail, Drive in Foto, ko pa je poln, je pošiljanje in prejemanje e-pošte blokirano.
- Orodje Google One vam omogoča, da diagnosticirate, kaj zavzame največ prostora, in množično izbrišete e-pošto, datoteke in fotografije, pri čemer vedno izpraznite koš.
- Filtri po velikosti, datumu in vrsti vsebine v Gmailu, Driveu in Foto pomagajo odpraviti velike priloge, stara e-poštna sporočila in videoposnetke, ki zavzemajo veliko prostora.
- Če vam po optimizaciji še vedno primanjkuje prostora, je alternativa nadgradnja na Google One ali prošnja skrbnika za več prostora za shranjevanje v službenih računih.
Če Gmail uporabljate vsak dan, je vaš nabiralnik verjetno postal digitalni predal za smeti : na tisoče e-poštnih sporočil, glasila, ki jih nikoli ne preberete, ogromne priloge, poleg tega pa Google Foto in Drive prav tako dodajata gigabajte na kup. Čeprav se morda zdi, da je 15 GB, ki vam jih Google ponuja, dovolj za vse, se ko se napolni, začnejo opozorila in težave.
Ko se približate omejitvi prostora za shranjevanje, vas lahko Google prekine: Gmail preneha pošiljati in prejemati e-pošto , Drive preneha nalagati datoteke in Google Photos preneha varnostno kopirati. Preden pridete do te točke, se je vredno naučiti, kako na organiziran, hiter in predvsem neprekinjen način sprostiti prostor v Gmailu (in preostalem delu Google Računa), ne da bi pri tem izgubili kaj pomembnega.
Kako deluje Googlov prostor za shranjevanje in zakaj se Gmail polni
Najprej je treba razumeti, da teh 15 GB brezplačnega prostora za shranjevanje ni namenjenih samo Gmailu: delijo si ga Gmail, Google Drive in Google Foto . Poleg tega obstajajo še drugi manj vidni elementi, kot so varnostne kopije WhatsAppa v sistemu Android ali podatki iz aplikacij, ki prav tako uporabljajo isti prostor za shranjevanje.
Ko je prostor za shranjevanje na meji, Google uporabi vrsto precej resnih omejitev . V Gmailu ne morete pošiljati ali prejemati sporočil, dohodna e-poštna sporočila pa se pošiljatelju vrnejo z obvestilom o polnem nabiralniku. V storitvi Drive se nove datoteke ne sinhronizirajo ali nalagajo več, v Dokumentih, Preglednicah, Predstavitvah in drugih aplikacijah Google Office pa ne morete ustvarjati novih dokumentov ali drugim dovoliti urejanja obstoječih.
V storitvi Google Foto blokada pomeni, da ne bodo ustvarjene nove varnostne kopije fotografij in videoposnetkov . Vse, kar ste shranili, bo še vedno tam, vendar nova vsebina ne bo dodana, dokler ne sprostite ali kupite dodatnega prostora za shranjevanje. In pozor: če ne storite ničesar, lahko več dni zamudite pomembna e-poštna sporočila, ne da bi se tega sploh zavedali.
Če želite preveriti preostali prostor za shranjevanje, boste na dnu Gmaila videli indikator porabe. Od tam lahko dostopate do strani za upravljanje shrambe, ki podrobno opisuje, koliko prostora Gmail, Drive in Foto uporabljajo ločeno . To je najjasnejši način za ugotavljanje, kje je težava.
Uporabite Google One in uradno orodje za obnovitev prostora
Google je na platformi Google One centraliziral skoraj vse, kar je povezano s čiščenjem prostora za shranjevanje. Tudi brez naročnine lahko uporabite nadzorno ploščo za upravljanje shrambe , da vidite, kaj zavzema prostor, in množično izbrišete tisto, česar ne potrebujete.
V računalniku pojdite v Google One in dostopajte do razdelka Shramba. Tam boste našli razdelek z naslovom »Ponovno pridobite svoj prostor «, ki združuje možnosti za sproščanje prostora glede na storitev (Gmail, Drive, Fotografije) in glede na vrsto vsebine (velike datoteke, neželena pošta, elementi v košu itd.).
V razdelku »Sprostite prostor v računu« lahko pregledate kategorije, kot so koši, neželena pošta, zelo velike datoteke ali vsebina aplikacij. Glede na kategorijo boste imeli možnosti razvrščanja , filtriranja ali spreminjanja pogleda (seznam ali mreža), kar olajša pregled velike količine elementov pred brisanjem.
V storitvi Google Foto ta ista plošča prikazuje fotografije in videoposnetke, ki so pripravljeni za brisanje; če želite nekaj obdržati, lahko to prenesete v računalnik, preden to pošljete v koš. Ko izberete, kaj želite odstraniti, tapnite Izbriši (ali »Premakni v koš«, če ste v storitvi Foto) in ko vas Google vpraša, potrdite, da se strinjate s trajnim brisanjem, tako da označite polje za soglasje.
Upoštevajte, da če brišete na tisoče elementov hkrati , lahko traja do 48–72 ur, da se sproščeni prostor pravilno prikaže v vašem računu, zato ne paničarite, če se vrstica sprva komaj premakne.
Diagnosticiranje težave: Drive, Gmail ali Foto
Preden začnete brisati stvari po naključju, je dobro ugotoviti, katera storitev uporablja največ prostora. Obiščite drive.google.com/drive/quota , da si ogledate datoteke v storitvi Drive, razvrščene od največje do najmanjše. To je zelo jasen način, da vidite, ali vaš prostor zasedajo videoposnetki, velike varnostne kopije ali dokumenti, ki jih imate že leta.
V tem pogledu preprosto z desno miškino tipko kliknite katero koli veliko datoteko, ki je ne potrebujete, in izberite »Premakni v koš «. Ko imate v košu dovolj datotek, pojdite v mapo »Koš« v storitvi Drive in kliknite »Izprazni koš«, da sprostite prostor.
V primeru Gmaila se diagnoza izvede neposredno v samem e-poštnem sporočilu, pri čemer se za iskanje sporočil z velikimi prilogami uporabljajo iskalni operatorji, kot je larger:10M , ali datumski filtri za iskanje zelo starih e-poštnih sporočil. Nekaj podobnega se dogaja v aplikaciji Foto, kjer so videoposnetki običajno glavni krivci za prekomerno količino prostora za shranjevanje.
Za službene ali šolske račune (Google Workspace) omejitev prostora za shranjevanje določa vaša licenca ali skrbnik. V teh primerih, če ugotovite, da ne morete neposredno kupiti dodatnega prostora za shranjevanje, se boste morali obrniti na skrbnika , da nadgradi vaš paket ali sprosti prostor za shranjevanje iz konzole organizacije.
Napredni trik: Sprostite Gmail tako, da prenesete vsa svoja e-poštna sporočila v drug račun
Če ste tip osebe, ki nikoli ničesar ne izbriše in se v vašem računu že leta kopičijo sporočila, morda najhitrejša rešitev ni pošiljanje e-pošte po e-pošti, temveč prenos celotne zgodovine Gmaila v drug račun . Na ta način praktično izpraznite mapo »Prejeto«, ne da bi izgubili e-poštna sporočila, ki jih želite obdržati.
Postopek vključuje ustvarjanje novega Gmail računa in njegovo konfiguracijo za prenos vseh e-poštnih sporočil iz starega računa prek protokola POP3, pri čemer izbrišete kopijo iz starega računa. Preden karkoli storite, je zelo priporočljivo, da uporabite Google Takeout za ustvarjanje popolne varnostne kopije e-poštnih sporočil v primeru kakršnih koli težav med prenosom.
V prvotnem računu pojdite v Nastavitve > »Ogled vseh nastavitev« > »Posredovanje in POP/IMAP« in omogočite dostop POP za vsa sporočila. Ključnega pomena je, da izberete možnost »Izbriši kopijo Gmaila pri dostopu do sporočil prek POP-a «, saj boste s tem zagotovili, da se e-poštna sporočila, ki jih je prenesel novi račun, samodejno izbrišejo iz prvotnega računa.
Nato se prijavite v svoj novi Gmail račun in pojdite v Nastavitve > »Računi in uvoz«. V razdelku »Preverjanje pošte iz drugih računov« dodajte svoj stari račun in sledite korakom za njegovo konfiguracijo prek POP3. Začel se bo množični prenos, ki lahko glede na količino e-poštnih sporočil traja precej časa.
Ko preverite, ali so bila vsa pomembna sporočila uspešno prenesena v novi račun, lahko tam onemogočite poizvedbe POP in v prvotnem računu izpraznite koš , da popolnoma sprostite prostor. To je drastičen ukrep, vendar je izjemno učinkovit za račune, ki so nagnjeni k digitalnemu kopičenju.
Čiščenje Gmaila korak za korakom: velikost, starost, neželena pošta in smeti
Poleg drugega trika z računom se je vredno naučiti, kako upravljati Gmail od znotraj. Prvi logičen korak je iskanje e-poštnih sporočil z največjimi prilogami , saj lahko z brisanjem le nekaj sporočil sprostite veliko megabajtov (ali celo gigabajtov) hkrati.
V iskalni vrstici Gmail lahko razširite napredne možnosti (puščica desno od iskalne vrstice) in uporabite polje »Velikost« za iskanje sporočil, večjih od X MB. V iskalni vrstici lahko neposredno uporabite tudi sintakso size:20MB ali larger:10M. Pomembno je, da upoštevate obliko zapisa (brez presledkov in M za megabajte), sicer bo iskanje v bajtih in ne bo delovalo.
Ko vidite vsa velika e-poštna sporočila, preglejte, katera morate res obdržati. Tisti s pomembnimi dokumenti najprej prenesite priloge v računalnik ali drugo storitev v oblaku, nato pa e-pošto izbrišite in izpraznite koš . Tako ne boste izgubili nobenih informacij in sprostili čim več prostora.
Druga učinkovita taktika je ciljanje na zelo stara e-poštna sporočila. Z operatorjem `older_than:1y` lahko poiščete vsa sporočila, starejša od enega leta; "y" za leta lahko po potrebi zamenjate z "m" za mesece ali "d" za dneve. Ponovno izberite vsa e-poštna sporočila, ki jih ne potrebujete več, in jih izbrišite.
Ne pozabite preveriti map »Neželena pošta« in »Smetnjak«. Čeprav se sporočila po 30 dneh samodejno izbrišejo, vse v njih do takrat še naprej zavzema prostor . V obeh mapah boste našli gumb za takojšnje praznjenje vsega (»Izprazni koš zdaj« ali »Izbriši vsa neželena sporočila zdaj«).
Čiščenje mape »Prejeto« je nesmiselno, če ste po dveh mesecih spet na začetku. Eden najboljših načinov za nadzor nad Gmailom je, da se odjavite od e-poštnih sporočil, ki vam ne koristijo . Večina glasil in trženjskih e-poštnih sporočil vsebuje povezavo »Odjava« na dnu sporočila, Gmail pa včasih prikaže podobno bližnjico poleg imena pošiljatelja.
Če ste resnično preobremenjeni z ducati novic, si vzemite trenutek in odprite več promocijskih e-poštnih sporočil, se odjavite in s tem zmanjšajte nenehen tok, ki vam zamaši mapo »Prejeto« in zavzema prostor. Manj dohodnih e-poštnih sporočil pomeni manj e-poštnih sporočil, ki jih boste morali v prihodnje izbrisati.
Ustvarite lahko tudi samodejne filtre za arhiviranje določenih sporočil, njihovo pošiljanje v določeno oznako ali njihovo premikanje neposredno v koš. V iskalni vrstici Gmaila lahko z gumbom z možnostmi filtrirate po pošiljatelju, zadevi, velikosti ali ključnih besedah in se nato odločite, kaj storiti z vsemi e-poštnimi sporočili, ki ustrezajo temu vzorcu.
Z uporabo oznak in kategorij lahko ohranite čistočo v mapi »Prejeto«, ne da bi morali vse izbrisati. Gmailovi zavihki (Glavno, Družabno, Promocije, Obvestila, Forumi) že omogočajo začetno filtriranje; če se navadite občasno preverjati Promocije in Družabno, da ju skoraj popolnoma izpraznite, bo vpliv na prostor za shranjevanje ogromen.
In ne pozabite, da »arhiviranje« ne sprosti prostora; le odstrani e-pošto iz glavnega prikaza. To je uporabno za organizirano e-pošto, če pa želite obnoviti gigabajte, morate dejansko izbrisati e-pošto in nato izprazniti koš.
Videoposnetki, fotografije in velike datoteke v storitvi Google Foto
Čeprav se iskanje osredotoča na Gmail, je velik del težave pogosto povezan z Google Foto. Videoposnetki, zlasti tisti z visoko ločljivostjo, lahko v nekaj mesecih hitro zapolnijo prostor za shranjevanje, če pogosto izvajate samodejno varnostno kopiranje.
Če želite ciljati samo na videoposnetke, lahko obiščete poseben URL za fotografije za to vrsto vsebine: https://photos.google.com/search/_tv_video. Tam boste videli vse svoje videoposnetke hkrati in lahko izberete tiste, ki jih ne želite več poslati v koš.
Na spletni strani https://photos.google.com/unsupportedvideos je na voljo še en uporaben pogled, ki prikazuje videoposnetke, ki niso združljivi s fotografijami in se zato ne prikažejo zlahka v drugih iskanjih. Te vrste datotek zavzamejo tudi prostor, zato jih lahko izbrišete , če jih ne potrebujete.
Zavihek Raziskovanje v storitvi Google Foto združuje vsebino po osebah, krajih, posnetkih zaslona, videoposnetkih ali stvaritvah, kot so animacije in filmi. To je odličen kraj za iskanje skupin starih ali ponavljajočih se fotografij (na primer potovanja izpred let, ki ga že imate shranjenega na trdem disku) in s tem naenkrat sprostite več gigabajtov prostora.
Ko v koš pošljete veliko fotografij in videoposnetkov, pojdite v razdelek »Koš« v aplikaciji Fotografije in tapnite »Izprazni koš«. Tako kot v Gmailu in Drive se prostor dejansko ne obnovi, dokler ne dokončate tega koraka . In spet, če izbrišete veliko vsebine, lahko traja nekaj časa, da se spremembe prikažejo v vrstici shranjevanja.
Google Drive, varnostne kopije WhatsAppa in druge pogosto spregledane funkcije
Poleg e-poštnih sporočil in fotografij lahko vaš Google račun vsebuje tudi druge skrite elemente, ki zavzemajo precej prostora. Jasen primer so varnostne kopije WhatsAppa v sistemu Android , ki so shranjene v storitvi Drive in se že nekaj časa štejejo v vašo omejitev prostora za shranjevanje.
Če želite preveriti te varnostne kopije v telefonu, odprite aplikacijo Google One, pojdite v razdelek Shramba in v razdelku »Sprostite prostor v računu« poiščite možnost »Izbriši druge elemente« ter izberite WhatsApp. Tam si lahko ogledate razpoložljive varnostne kopije in izbrišete tiste, ki jih ne potrebujete več.
Če to raje storite v brskalniku, lahko obiščete one.google.com/backup/management/whatsapp. Zraven vsake varnostne kopije boste našli možnost »Izbriši varnostno kopijo «. Tudi če izbrišete trenutno varnostno kopijo, bo WhatsApp v prihodnje še naprej ustvarjal varnostne kopije v skladu z nastavitvami aplikacije, zato preverite tudi te nastavitve, da se izognete pogostemu ustvarjanju velikih datotek.
V storitvi Drive boste poleg datotek, ki ste jih naložili, videli tudi elemente, ki so jih drugi dali v skupno rabo z vami. Pomembno je vedeti, da se datoteke v razdelku »V skupni rabi z mano« ne štejejo v vašo kvoto shrambe (to počne lastnik), razen če ustvarite kopijo ali naložite svoje datoteke v mape v skupni rabi. V tem primeru se bodo kopije ali nove datoteke štele v vašo kvoto.
Končno lahko Drive za računalnike prikazuje drugačno porabo prostora za shranjevanje kot v spletu, ker datoteke v skupni rabi, ki jih sinhronizirate, zavzemajo prostor na vašem lokalnem trdem disku, čeprav ne vplivajo na vašo shrambo v oblaku. To je normalno vedenje in ne pomeni, da vam Google jemlje dodatne gigabajte.
Pogoste težave pri sproščanju prostora in kako jih rešiti
Ena najpogostejših napak je prepričanje, da se prostor sprosti takoj. Ko izbrišete več elementov zaporedoma, lahko Googlovi sistemi potrebujejo od 48 do 72 ur, da pravilno preračunajo prostor za shranjevanje. V tem času se lahko števec zdi zamrznjen, čeprav ste že opravili domačo nalogo.
Če ste z Google One kupili več prostora za shranjevanje in se nova zmogljivost ne prikaže, počakajte do 24 ur. Če se po tem času še vedno ne prikaže, se odjavite iz Google Računa, se znova prijavite in preverite stran za plačilo, da se prepričate, da je bila bremenitev izvedena. Če je bila vaša kartica bremenjena, vendar se nova zmogljivost za shranjevanje ne prikaže, ste morda paket kupili v drugem računu ; preverite, ali imate odprtih več računov.
V iPhonu ali iPadu včasih pomaga, da aplikacijo Google One prisilno zaprete in jo znova odprete, da se sinhronizira s strežniki. Natančni koraki za zapiranje aplikacij se razlikujejo glede na vašo različico sistema iOS, zato se v primeru dvoma najbolje posvetujte s podporo Apple.
Druga pogosta težava je, da Gmail po nadgradnji na višji ali nižji paket shranjevanja še vedno ne omogoča pošiljanja ali prejemanja e-pošte. V teh primerih je najbolje počakati do 24 ur , se odjaviti in znova prijaviti ter celo poskusiti poslati e-pošto iz okna brez beleženja zgodovine ali drugega brskalnika (Edge, Firefox itd.), da izključite težave s predpomnjenjem.
Prav tako obstaja nekaj zmede glede fotografij v razdelku »Varčevanje shrambe« (prej »Visoka kakovost«), naloženih pred 1. junijem 2021: te slike in videoposnetki se ne štejejo v vašo kvoto shrambe . Če izbrišete veliko te vrste vsebine, morda ne boste opazili nobenih sprememb v porabi shrambe prav zaradi tega razloga.
Kdaj je smiselno plačati za Google One in kako ga upravljati
Če vam po temeljitem čiščenju še vedno primanjkuje prostora ali preprosto ne želite živeti z omejitvijo 15 GB, lahko razmislite o nadgradnji naročnine na Google One. Na voljo so plačljive možnosti, ki se začnejo pri 100 GB dodatnega prostora za shranjevanje, pri čemer se zmogljivost (in cena) po potrebi povečujeta.
Google občasno ponuja brezplačne preizkuse naročnine Google One novim uporabnikom. V teh primerih boste prejeli povabilo za aktivacijo preizkusnega obdobja, v katerem boste za omejen čas brezplačno uživali v več prostora za shranjevanje. Dodati boste morali način plačila, vendar vam ne bomo zaračunali do konca preizkusnega obdobja , pod pogojem, da se spomnite preklicati pred rokom, če ne želite nadaljevati.
Če Google One upravljate prek spleta (ne v trgovini Apple App Store), lahko v razdelku z nastavitvami za Google One v razdelku »Spremeni naročniški paket« spremenite svoj paket, preklopite z mesečnega na letnega ali ga prekličete. V sistemu Android lahko naročnino upravljate tudi prek nastavitev aplikacije in trgovine Google Play.
Na iPhonu in iPadu so stvari bolj zapletene: če ste paket kupili prek spletnega mesta, ga ne boste mogli spremeniti v aplikaciji . V tem primeru boste morali preklicati trenutni paket na spletnem mestu Google One in se, če ga želite v celoti upravljati iz sistema iOS, naročiti na nov paket prek trgovine App Store.
Če pa je vaš račun za službo ali šolo, dodatnega prostora za shranjevanje ne morete kupiti sami. Za povečanje omejitve ali spremembo licence boste morali prositi skrbnika za Google Workspace , saj se ti računi upravljajo centralno.
Konec koncev, sproščanje prostora v Gmailu in vašem Google Računu vključuje kombinacijo več strategij: uporabo uradnega orodja Google One, brisanje velikih in starih e-poštnih sporočil (vedno izpraznite mapo z neželeno pošto in koš), preverjanje storitev Drive, Fotografije in varnostnih kopij, kot je varnostna kopija za WhatsApp, ter boljše upravljanje glasil in vsebine, ki jo prejemate dnevno. Če 15 GB še vedno ni dovolj, je nadgradnja na Google One morda najprimernejši način, da se nehate nenehno boriti z opozorilom »shramba je skoraj polna«.