Obvezno elektronsko izdajanje računov: predpisi, roki in kako se pripraviti

Informatec Digital » Viri » Obvezno elektronsko izdajanje računov: predpisi, roki in kako se pripraviti

Obvezno elektronsko izdajanje računov bo popolnoma spremenilo način izdajanja računov za podjetja in samostojne podjetnike v Španiji. Če ste lastnik podjetja, samostojni podjetnik ali delate v administrativnem oddelku, boste želeli razumeti, kaj zahteva zakonodaja, dejanske roke in katera orodja boste potrebovali, da se izognete zamudam in tveganju kazni.

Čeprav se o tej temi razpravlja že leta, je široka uvedba e-računov med podjetji še vedno v fazi uvajanja in je odvisna od ključnih regulativnih novosti: tehničnih predpisov za zakon Crea y Crece in ministrskega odloka, ki bo urejal rešitev za javno izdajanje računov. Medtem že obstajajo aktivne obveznosti (zlasti z vlado) in dokaj dobro opredeljen časovni okvir, ki ga je treba pozorno spremljati.

Kaj točno je elektronski račun in zakaj je "obvezen"?

Ko govorimo o elektronskem računu, ne mislimo na preprost PDF, priložen e-poštnemu sporočilu, temveč na strukturiran dokument v elektronski obliki , ki je izdan, poslan, prejet in shranjen v celoti digitalno, v skladu z zelo specifičnimi tehničnimi in pravnimi zahtevami.

Ta vrsta računa se običajno ustvari v formatih, ki temeljijo na XML-u (kot so Facturae, UBL ali CII), ki računovodskim sistemom, ERP-jem in platformam za obračunavanje omogočajo samodejno branje in obdelavo, brez ročnega vnašanja podatkov ali pregledovanja številk na papirju.

Veljaven e-račun mora zagotavljati pristnost izdajatelja in celovitost vsebine (običajno z elektronskim podpisom ali varnimi prenosnimi kanali), vsebovati vsa obvezna polja iz uredbe o obračunavanju (davčna številka, davčne osnove, stopnje in pristojbine DDV, datumi, opis, plačilni pogoji itd.) in se hraniti v originalni obliki za zakonsko določeno obdobje hrambe.

Opisujemo ga kot "obveznega", kadar določeno pravilo zahteva, da se pri določenih operacijah (na primer med podjetji in strokovnjaki v Španiji ali z javno upravo) ta račun vedno izda in prejme v elektronski obliki ter v skladu z določenim standardom.

Pravni okvir: zakon Crea y Crece, zakon o boju proti goljufijam, Verifactu in vloga AEAT

Obveznost uporabe elektronskega izdajanja računov v Španiji temelji na dveh glavnih, dopolnjujočih se regulativnih stebrih: zakonu 18/2022 o ustanavljanju in rasti podjetij (zakon „Ustvari in rastej“) in zakonu 11/2021, znanem kot zakon o boju proti goljufijam . Vsak obravnava drugačen, a tesno povezan vidik.

Po eni strani si zakon o ustvarjanju in rasti prizadeva spodbujati podjetništvo, zmanjšati birokratske ovire in posplošiti elektronsko izdajanje računov v poslovanju med podjetji, da bi izboljšali preglednost in se borili proti zamudam pri plačilih. Člen 12 uvaja postopno obveznost uporabe e-računov v transakcijah med podjetji in strokovnjaki.

Po drugi strani pa se zakon o boju proti goljufijam osredotoča na boj proti davčnim goljufijam in ureja tako imenovane elektronske sisteme za obračunavanje (EBS), pri čemer zahteva, da programska oprema izpolnjuje vrsto zahtev za preprečevanje manipulacij (brisanje računov, dvojna uporaba, spreminjanje zapisov itd.). V tem okviru je bil ustvarjen sistem Verifactu , ki je odgovoren za samodejno pošiljanje zapisov o obračunavanju davčni upravi.

Državna davčna uprava (AEAT) bo imela vodilno vlogo: imeti mora javno rešitev za elektronsko izdajanje računov , ki deluje kot centralno skladišče in vir informacij za nadzor zamud pri plačilih, ter mehanizme za prejemanje poročil o plačilih, zamudah ali neplačilih od podjetij in strokovnjakov.

Ko se računi med podjetji izmenjujejo v celoti prek zasebnih platform, morajo te platforme samodejno poslati kopijo vsakega računa v javni sistem . Od tam bo španska davčna agencija (AEAT) pridobila statistične podatke o plačilih in rokih, ki jih bo vnesla v državni observatorij za zasebna zamudna plačila, da bi spremljala, kateri sektorji bolj ali manj učinkovito upoštevajo pravila.

Koledar: Kdaj bo elektronsko izdajanje računov med podjetji postalo obvezno?

Vprašanje za milijon dolarjev je, kdaj bo elektronsko izdajanje računov med podjetji in strokovnjaki postalo obvezno. Odgovor je odvisen od več regulativnih mejnikov in je bil odložen, vendar je splošna struktura jasna: postopna uvedba na podlagi obsega računov.

Zakon o ustvarjanju in rasti je začel veljati 19. oktobra 2022, vendar je začasno ustavil 12. člen (elektronsko izdajanje računov med podjetji) do njegovega regulativnega razvoja in odobritve ministrske odredbe, ki ureja tehnične podrobnosti javne rešitve in sprejetih formatov.

Ta razvoj se izvaja s kraljevim odlokom in ministrskim odlokom Ministrstva za finance . Osnutek kraljevega odloka je bil predložen v javno obravnavo junija 2023, Svet ministrov pa je besedilo, ki razvija elektronski račun B2B, odobril 24. in 25. marca 2026, v pričakovanju odloka, ki bo aktiviral sistem.

Ko bo objavljena ministrska odredba, ki ureja rešitev AEAT za javno izdajanje računov, bodo začeli veljati končni roki za podjetja in samozaposlene, ki so naslednji:

• Podjetja s prometom nad 8.000.000 EURImeli bodo mandat 1 leta od objave ministrskega odloka, da se prilagodijo in začnejo izdajati in prejemati elektronske račune v svojih odnosih med podjetji. V datumskih scenarijih, ki jih obravnava AEAT, bi se to lahko zgodilo okoli julija 2027.
• Podjetja in samozaposlene osebe s prometom manj kot 8.000.000 EURImeli bodo 2-letni trg iz istega sklepa o prilagoditvi, kar bi predvidoma kazalo na sredino leta 2028.

Od tega trenutka naprej bo v poslovanju B2B v Španiji splošno pravilo elektronsko izdajanje računov in digitalno shranjevanje vsaj 4 leta , do katerih bo mogoče kadar koli dostopati za davčne inšpekcijske preglede in preverjanja.

Omeniti velja, da se leto 2026 obeta kot ključno prehodno leto : čeprav polna obveznost B2B ne bo veljala, dokler ne začnejo teči roki, bodo imela podjetja, ki bodo prehitela roke, več manevrskega prostora za testiranje sistemov, gradnjo ekip in izpopolnjevanje procesov, ne da bi se počutila prenagljeno.

Razmerje z Verifactu in programi za obračunavanje

Elektronsko izdajanje računov B2B in Verifactu sta različna dela sestavljanke, čeprav tesno povezana. Medtem ko se prvi osredotoča na obliko in kanal izmenjave računov , Verifactu skrbi za samodejno predložitev zapisov o izdajanju računov španski davčni agenciji (AEAT) in za celovitost teh podatkov.

Od uvedbe sistema Verifactu (julij 2025) morajo programi za izdajanje računov, ki želijo biti posodobljeni, zagotavljati vrsto funkcionalnosti: ustvariti popoln in nespremenljiv zapis za vsak račun, ga neobvezno ali samodejno poslati AEAT in pustiti nedvoumen dokaz, da ni bilo manipulacij.

Načrtovani časovni načrt na tem področju je po enoletnem moratoriju, razglašenem konec leta 2025, približno naslednji: podjetja (pravne osebe) morajo od 1. januarja 2027 uporabljati programsko opremo, združljivo z Verifactu, samozaposleni in drugi davkoplačevalci pa bodo imeli čas do 1. julija 2027.

Zaenkrat, razen za tiste, ki so že zavezani na druge načine (na primer z izdajanjem računov upravi), ni obvezno pošiljati vseh računov AEAT prek sistema Verifactu, vendar bo obvezna uporaba odobrenih ali prilagojenih programov , ki izpolnjujejo tehnične zahteve zakona o boju proti goljufijam.

V praksi to pomeni, da boste morali pregledati svojo trenutno programsko opremo za izdajanje računov in oceniti, ali boste morali nadgraditi na Verifactu in e-račune B2B, ali morate integrirati določen API ali pa je bolje preiti na ERP ali rešitev v oblaku, ki je že pripravljena na oboje.

Obvezne zahteve in izjeme: kdo mora izdajati elektronske račune

Končni cilj je, da obveznost zajema praktično vse transakcije med podjetji (B2B) znotraj španskega ozemlja , vendar predpisi določajo nianse glede na vrsto transakcije, obseg poslovanja in ozemeljski obseg.

Prvič, obstaja skupina davkoplačevalcev, ki to morajo storiti že leta: vsa podjetja in samozaposlene osebe, ki izdajajo račune javnim upravam, morajo od januarja 2015 izdajati elektronske račune v skladu z zakonom 25/2013 in zakonom o javnih naročilih.

Poleg tega morajo tisti, ki delujejo kot izvajalci in podizvajalci za upravo v pogodbah nad določenimi zneski, pri medsebojnem poslovanju uporabljati tudi elektronsko izdajanje računov, kadar se plačila izvajajo iz teh javnih pogodb.

Z zakonom Crea y Crece se elektronsko izdajanje računov razširja na vse transakcije med podjetji (B2B). Predvideva se, da bodo morala vsa zasebna španska podjetja po enem ali dveh letih od ministrske odredbe uporabljati elektronsko izdajanje računov , kadar je prejemnik podjetje ali strokovnjak s sedežem v Španiji.

Vendar pa obstajajo nekatere možne izjeme ali izključitve, o katerih se razpravlja , kar bo opredelilo dejanski obseg obveznosti. Med tistimi, ki se pojavljajo v osnutkih in predhodnih sporočilih, izstopajo naslednje:

• Poslovanje med podjetji (B2C)Obveznost trenutno ne velja za transakcije s končnimi potrošniki. Z drugimi besedami, prodaja zasebnim strankam se še vedno lahko dokumentira s papirnatimi računi ali v nestrukturiranih oblikah, razen če to zahteva drug predpis.
• Transakcije s tujimi strankamiIzključene bi bile tiste, pri katerih ena od strank nima sedeža gospodarske dejavnosti, stalne poslovne enote ali prebivališča oziroma običajnega prebivališča za namene izstavljanja računov v Španiji.
• Nekatere samozaposlene osebe in mala in srednje velika podjetja z zelo majhnim obsegom poslovanjaZa davkoplačevalce, ki letno izstavijo račune v višini manj kot 85.000 EUR, tiste, ki plačujejo davke po poenostavljenem davčnem režimu, nekatere kmetijske sektorje ali določeno veleprodajo, se preučujejo možnosti izjem, čeprav bo treba te podrobnosti potrditi v končnih predpisih.
• Transakcije nizke vrednostiŠtevilne transakcije pod 400 EUR ali tiste, pri katerih se že uporabljajo poenostavljeni računi, bi lahko bile izvzete iz stroge obveznosti strukturiranega e-računa, prav tako pa tudi zneski pod 3.000 EUR v sektorjih, kot so gostinstvo, prevoz potnikov ali frizerstvo, med drugim.

V vsakem primeru, tudi kadar izdajanje elektronskih računov v dani situaciji ni obvezno, davčnemu zavezancu nič ne preprečuje, da bi se prostovoljno odločil za stalno uporabo e-računov za standardizacijo svojih procesov , kar lahko srednjeročno močno poenostavi notranje upravljanje.

Tehnične zahteve, formati in papir faktur

Za skladnost s predpisi ni dovolj zgolj "digitalizirati" računa; to mora biti v obliki, ki izpolnjuje zakonsko določene zahteve glede strukturiranja in interoperabilnosti. V Španiji je referenčni standard Facturae , uradna oblika, ki jo promovira Ministrstvo za gospodarske zadeve.

Facturae temelji na datoteki XML z zelo strogo strukturo (trenutno je najbolj razširjena različica 3.2.2), kjer vsak podatek spada v ustrezno oznako: podatki o izdajatelju in prejemniku, podrobnosti, davki, skupni zneski, načini plačila itd. Že manjša strukturna napaka lahko povzroči samodejno zavrnitev s strani platform, ki potrjujejo račun.

Poleg Facturae predpisi predvidevajo sprejemanje tudi drugih standardnih strukturiranih formatov, ki se pogosto uporabljajo mednarodno, kot sta UBL (Universal Business Language) ali CII, v nekaterih kontekstih pa celo PDF z elektronskim podpisom, če je zagotovljeno njegovo samodejno branje in interoperabilnost z drugimi sistemi.

V sektorjih, kot sta transport in logistika, je uporaba faktur in strukturiranih formatov še posebej napredna, saj omogočajo integracijo e-računov s sistemi TMS, ERP, eCMR in dobavnicami , kar zmanjšuje neskladja v zneskih in avtomatizira usklajevanja.

Ne glede na obliko mora biti programska oprema, ki jo uporabljate za izdajanje računov, sposobna izdajati, prejemati in shranjevati račune v teh standardih ter izmenjevati obvezne statuse (poslano, sprejeto, zavrnjeno, plačano itd.), kar je ključnega pomena za nadzor plačilnih rokov in boj proti zamudam pri plačilih.

Prednosti za podjetja in samozaposlene, ki presegajo skladnost z zakonom

Obvezna uporaba se morda sliši kot vsiljevanje, vendar je resnica, da dobro implementiran sistem e-računov ponuja zelo jasne prednosti v vsakdanjem življenju , zlasti za tiste, ki obravnavajo veliko količino dokumentov.

Z ekonomskega vidika prehod s papirne na elektronsko obliko drastično zmanjša stroške tiskanja, pošiljanja, fizičnega arhiviranja in uničevanja dokumentov . Poleg tega zmanjšuje človeške napake, saj odpravlja potrebo po prepisovanju podatkov, kar ima za posledico manj vračil in manj časa, porabljenega za popravke.

Poleg tega centralizacija vseh računov v dostopnem digitalnem repozitoriju močno poenostavi postopek iskanja informacij, odgovarjanja na zahteve in priprave računovodskih zaključkov ali davčnih napovedi. Povezava z računovodskimi sistemi ali davčnimi obrazci je bistveno poenostavljena.

Z vidika zakladnice kombinacija e-računov s poročili o stanju in sistemi, kot je Verifactu, precej otežuje prikrivanje zamud pri plačilih . To bi moralo spodbuditi kulturo razumnejših plačilnih pogojev in zmanjšati komercialne zamude, kar je izrecni cilj zakona Crea y Crece.

Nenazadnje vpliv na trajnost in varnost ni zanemarljiv: zmanjšanje uporabe papirja in fizičnega prevoza dokumentov zmanjšuje okoljski odtis, shranjevanje v oblaku in varnostne kopije pa zmanjšujejo tveganje izgube podatkov zaradi okvar strojne opreme ali dobro obvladovanih varnostnih incidentov.

Merila za izbiro programske opreme in načrtovanje digitalnega prehoda

Ključ do doseganja vsega naštetega je programska oprema za izdajanje računov. Izbira prave programske opreme – ali temeljit pregled tiste, ki jo že uporabljate – je ključnega pomena za nemoten prehod. Ne gre le za skladnost z zakonodajo, temveč za povečanje učinkovitosti pri vašem vsakodnevnem delu.

Na splošno je smiselno izbrati računovodsko ali računovodsko rešitev, ki je združljiva s Facturae, pripravljena za Verifactu in omogoča avtomatizacijo čim več procesov . V idealnem primeru bi moral sistem vključevati računovodske storitve, računovodstvo, izterjavo, plačila, zaloge in, če je mogoče, obračun plač, da se izognemo informacijskim silosom.

Pri ocenjevanju orodij je pomembno upoštevati vidike, kot so uporabnost vmesnika (da je intuitiven in da za izdajo računa ni potrebna magisterija), enostavnost učenja za ekipo in krivulja prilagajanja. Zelo zmogljiv, a neuporaben program se pogosto izkaže za premalo izkoriščen.

Pomembno je tudi, da je programska oprema prilagodljiva in se integrira z drugimi rešitvami, ki jih že uporabljate ali morda potrebujete (CRM, POS, platforme za e-trgovino, bančništvo itd.), po možnosti prek API-jev ali standardnih povezovalnikov. To bo prineslo veliko razliko, ko bo vaše podjetje raslo.

Kar zadeva infrastrukturo, se mnoga podjetja odločajo za aplikacije v oblaku, ki omogočajo dostop od koder koli, delo na daljavo in odpravljajo potrebo po vzdrževanju lastnih strežnikov , ročnem posodabljanju različic ali upravljanju lokalnih varnostnih kopij.

Notranje usposabljanje in praktični koraki za prilagoditev

Ne glede na to, kako dobra je programska oprema, če je ljudje, ki jo uporabljajo vsakodnevno, ne obvladajo, lahko sprememba postane vir frustracij. Zato je bistveno načrtovati osnovno, dobro osredotočeno usposabljanje za osebje, ki izdaja, prejema ali pregleduje račune.

Dobra strategija običajno združuje kratke izobraževalne seje o osnovni uporabi programske opreme s hitrimi referenčnimi gradivi (interni priročniki, kratki videoposnetki, pogosta vprašanja) in obdobjem intenzivnejše podpore med uvajanjem spremembe. Lažje ko bodo ljudje postavljali vprašanja in dobili odgovore na svoje dvome, bolj gladek bo prehod.

Prav tako ni priporočljivo poskušati digitalizirati vsega naenkrat. Najbolj smiseln pristop je zasnovati urnik postopnih korakov , začenši na primer z majhno skupino strank ali dobaviteljev, s katerimi je enostavno delati, ali z določenimi vrstami dokumentov, in razširiti obseg, ko se sistem stabilizira.

Cilj je doseči obvezne roke z že vzpostavljenimi postopki, ne da bi bilo treba improvizirati v zadnjem trenutku. To vključuje pregled notranjih delovnih procesov (kako se računi odobravajo, kdo jih potrjuje, kako se plačila usklajujejo) in njihovo prilagoditev novemu digitalnemu okolju namesto preprostega podvajanja papirnatega postopka.

Nenazadnje bo bistveno, da se sprememba sporoči strankam in dobaviteljem , razloži, kako želijo prejemati ali pošiljati račune, ter se dogovori o oblikah in kanalih, da se preprečijo nesporazumi (na primer, ali se bodo uporabljale zasebne platforme, certificirana e-pošta, portali za stranke itd.).

Posebne obveznosti v prometu in logistiki

Transportni in logistični sektor je eden od sektorjev, na katere je reforma najbolj vplivala, tako zaradi obsega transakcij kot tudi potrebe po sinhronizaciji računovodskih in logističnih podatkov . Tukaj obvezno elektronsko izdajanje računov ni le davčno vprašanje, temveč tudi operativno.

Prevozna podjetja morajo dokončno opustiti pošiljanje računov v PDF ali papirni obliki in preiti na interoperabilne strukturirane formate (Facturae, UBL ali CII), ki se integrirajo s TMS, ERP in platformami velikih mednarodnih špediterjev ali strank.

Podatki na računu morajo biti skladni s pripadajočimi logističnimi dokumenti (prevozni nalogi, eCMR, dobavnice). Kakršna koli odstopanja v teži, paketih ali datumih lahko povzročijo zavrnitev računov, zamude pri plačilih ali celo kazni, če se odkrijejo vzorci sledljivosti.

Poleg tega postane logika stanj (račun poslan, sprejet, zavrnjen, plačan) še posebej pomembna za preprečevanje sodnih sporov in zamud pri plačilih ter za upoštevanje najdaljših plačilnih rokov, ki jih zakonodaja strožje določa kot ukrep proti zamudam pri plačilih.

Čeprav so nekatere posebne tehnične obveznosti za promet še vedno odvisne od končnega razvoja predpisov, je jasno, da bodo imela podjetja v sektorju, ki predvidevajo spremembe – s prilagoditvijo svojih sistemov za upravljanje upravljanja pretoka podatkov (TMS), sistemov za upravljanje virov (ERP) in platform za izmenjavo dokumentov – znatno prednost, ko bo e-izdajanje računov postalo popolnoma neizogibno.

Kazni in tveganja neizpolnjevanja obveznega elektronskega izdajanja računov

Ignoriranje teh sprememb ni mogoče. Predpisi določajo vrsto glob in finančnih kazni za tiste, ki so dolžni to storiti, vendar ne izdajajo, upravljajo ali pravilno shranjujejo svojih elektronskih računov ali uporabljajo programsko opremo z dvojno rabo ali neskladno programsko opremo.

Med sankcijami, ki so obravnavane v osnutkih predpisov in v praksi uprave, so globe do 10.000 EUR za kršitve, povezane s sistemi obračunavanja, ki se lahko povečajo v primerih ponovitve kaznivega dejanja ali če se dokaže jasen namen goljufije.

Upoštevajo se tudi kazni, ki se izračunajo kot odstotek obsega transakcij, ki niso bile pravilno zaračunane , na primer 1 % skupnega zneska, ki ni bil pravilno zabeležen, z minimalnimi in maksimalnimi zneski na četrtletje, ki se lahko gibljejo od 300 do 6.000 evrov.

Če kršitev vpliva na shranjevanje ali ohranjanje računov (na primer, če se ne hranijo zahtevanih 4 let ali če jih ni mogoče pridobiti v originalni obliki), se lahko globe določijo na 300 EUR na zadevno transakcijo ali 2 % zneska zadevnih računov, kar je višje.

Poleg neposrednega gospodarskega vpliva lahko uporaba neskladne programske opreme ali pomanjkanje sledljivosti na računih povzroči izgubo pomoči, kot je digitalni komplet , težave z ugledom pri strankah in dobaviteljih ter celo, v zelo resnih primerih davčnih goljufij, začasno prekinitev dejavnosti ali preklic registracije davčnega zavezanca.

Kako se lahko samostojni podjetniki, mala in srednje velika podjetja in velika podjetja pripravijo?

Prilagajanje elektronskemu izdajanju računov ni nujno travmatično, če se ga lotimo kot dobro načrtovan projekt digitalizacije in ne le kot formalnost v zadnjem trenutku. Čeprav so končne tehnične podrobnosti še vedno odvisne od pričakovanih predpisov, lahko nekatere korake sprejmete že zdaj.

Za samozaposlene je prvi korak običajno izbira preprostega, a z e-računi združljivega programa za obračunavanje , konfiguracija digitalnega potrdila , seznanitev z novo obliko računa ter zagotovitev, da je vsa dokumentacija varno in organizirano shranjena.

V primeru malih in srednje velikih podjetij ter večjih podjetij bo morda potreben nekoliko širši projekt, ki vključuje revizijo obstoječega sistema, integracijo z računovodstvom, bankami in zalogami , opredelitev novih delovnih procesov za odobritev računov in usposabljanje različnih ekip (administracija, finance, prodaja itd.).

V vseh primerih je zelo priporočljivo, da ste na tekočem z regulativnim razvojem (s posvetovanjem z uradnimi viri ali zanašanjem na specializirane svetovalce) in ne oklevajte in zaprosite za strokovno pomoč, še posebej, če obravnavate velike količine računov ali poslujete v več državah z različnimi predpisi.

Cilj je, da bo po popolni uveljavitvi zahteve izdajanje, prejemanje in arhiviranje elektronskih računov naravni del vsakodnevnega poslovanja podjetja, brez motenj ali prekinitev dejavnosti.

Široka uvedba obveznega elektronskega izdajanja računov se morda zdi zapleten izziv, a če se z njim učinkovito upravlja, postane resnična priložnost za posodobitev procesov, zmanjšanje stroškov, prevzem nadzora nad financami in izboljšanje odnosov z vladnimi agencijami in poslovnimi partnerji . Zgodnji začetek priprav je najboljši način, da to zakonsko obveznost spremenite v jasno konkurenčno prednost.