- V sistemu Android aplikacije, kot sta AutoResponder in WhatsAuto, avtomatizirajo odgovore na obvestila s pravili, urniki in nadzorom prek klepeta in skupine.
- Na iPhonu WhatsApp Business ponuja sporočila dobrodošlice, sporočila o odsotnosti in hitra sporočila z bližnjicami in do 50 predlogami.
- WhatsApp testira puščanje glasovnih sporočil po neodgovorjenih klicih in v klepet integrira neposreden "telefonski odzivnik".
Če WhatsApp uporabljate vsak dan, veste, da ne morete vedno takoj odgovoriti. Za takšne trenutke je neprecenljiv samodejni odzivnik na WhatsAppu ali vsaj dobro nastavljeni samodejni odgovori: prihrani čas, upravlja pričakovanja in ohranja pogovor, tudi ko niste dosegljivi.
Danes obstaja več načinov za dosego tega: v sistemu Android z aplikacijami, ki izkoriščajo obvestila ; na iPhonu z uporabo uradnih orodij WhatsApp Business ; poleg tega pa WhatsApp preizkuša način puščanja glasovnih sporočil po neodgovorjenih klicih , ki deluje kot telefonski odzivnik za klice, opravljene prek same aplikacije. Oglejmo si celoten vodnik, ki vam bo pomagal, da bo vse to delovalo.
Kaj danes v resnici pomeni »samodejni odgovor« na WhatsAppu?
Ko govorimo o glasovni pošti v WhatsAppu, se pravzaprav sklicujemo na dva koncepta: na eni strani samodejne odgovore na sporočila v klepetu (sporočila o odsotnosti, pozdravna sporočila, hitri odgovori itd.); na drugi strani pa možnost puščanja zvočnega sporočila, ko se ne oglasite na klic , kar WhatsApp trenutno uvaja v beta različici. To sta dopolnilni rešitvi: prva obravnava vsakodnevna opravila v klepetu, druga pa simulira tradicionalni sistem glasovne pošte v kontekstu klicev WhatsApp.
V sistemu Android uradna aplikacija ne ponuja izvornih samodejnih odgovorov, vendar lahko aplikacije drugih ponudnikov to dosežejo z branjem in odgovarjanjem neposredno iz obvestil . V sistemu iPhone so možnosti zunaj uradne aplikacije zelo omejene brez jailbreaka, zato je najbolj praktičen način za to WhatsApp Business , ki ponuja pozdravna sporočila, sporočila o odsotnosti in hitre odgovore za profesionalno uporabo.
Poleg tega beta različica WhatsAppa za Android vključuje gumb za snemanje in pošiljanje glasovnega sporočila, ko se prejemnik ne oglasi na klic. Na ta način oseba prejme tako obvestilo o zgrešenem klicu kot vaše zvočno sporočilo v klepetu, vse na enem mestu brez dodatnih korakov.
Za podjetja in podporne ekipe so te funkcije ključne: podatki kažejo, da 62 % strank meni, da lahko blagovne znamke bolje prilagodijo svoje izkušnje, na primer s ponudbo kanalov, kot je WhatsApp Business ; 64 % pa si želi, da bi klepetalni roboti zagotavljali storitve enakovredno človeškim agentom. Avtomatizacija brez izgube človeškega stika je pot naprej.
Če razmišljate o nastavitvi lastnega sistema za odgovore WhatsApp , spodaj pojasnjujem, kaj lahko storite v sistemu Android, kako deluje na iPhonu z naročnino Business in kako deluje nova možnost zvoka po zgrešenih klicih.
Android: Samodejni odgovori z aplikacijami (AutoResponder in WhatsAuto)
Aplikacija WhatsApp za Android te funkcije privzeto ne ponuja, vendar jo orodja, kot sta AutoResponder za WhatsApp in WhatsAuto, zanesljivo izvajajo. Trik je v tem, da spremljajo vaša obvestila in ko prejmejo novo sporočilo, ki ustreza pravilu, odgovorijo neposredno iz samega obvestila . Ne potrebujejo polnega dostopa do WhatsAppa, ampak le dovoljenje za branje obvestil in odgovarjanje nanje.
Prvi korak je odobritev dostopa do obvestil. V sistemu Android preprosto odprite aplikacijo, pojdite v nastavitve dostopa do obvestil , ko ste pozvani, in vklopite ustrezno stikalo. Nato se vrnite v aplikacijo in lahko ustvarite svoja pravila.
V funkciji AutoResponder lahko na primer določite odgovore za vsa sporočila ali samo za določena besedila . Če želite odgovoriti na splošno vsem, ki vam pošljejo sporočilo, izberite možnost, ki je enakovredna »Vsem«, in v polje za odgovor vnesite besedilo, ki bo poslano samodejno. Brezplačna različica zajema osnove, če pa to ni dovolj, različica Pro (enkratno plačilo v višini približno 14,99 € ) odklene dodatne ugodnosti, kot so ure aktivnosti.
Druga prednost je, da lahko pravila omejite na določene osebe ali skupine , preprečite njihovo sprožitev v določenih klepetih ali prilagodite pogostost, da se izognete neželeni pošti. WhatsAuto ponuja nekaj podobnega: omogoča vam, da se odločite, katerim skupinam ali stikom želite odgovoriti, blokirate ponavljajoča se sporočila in načrtujete časovne okvire, tako da se samodejni odgovor izvede le, ko vam ustreza.
Tipičen potek dela v sistemu Android bi lahko izgledal takole: ustvarite globalno pravilo »Odsoten sem«, drugo, bolj prijazno pravilo kot pozdravno sporočilo za prve stike in tretji niz posebnih pravil s ključnimi besedami (»delovni čas«, »naslov«, »cena«), ki vrnejo določeno sporočilo. Vaši klepeti bodo obravnavani tudi, ko boste odsotni.
- Podeljuje dovoljenje za obvestila ko aplikacija to zahteva.
- Ustvarite splošna pravila (vsi klepeti) in posebna pravila (ključne besede, stiki ali skupine).
- Aktivirajte, če potrebujete, urniki tako da velja le izven delovnega časa.
- Izognite se učinku »neželene pošte« s prilagoditvijo pogostosti in omejitev pošiljanja v skupinah.
Če delate s skupinami, vam WhatsAuto omogoča, da izberete, ali se želite izogniti samodejnim odgovorom ali poslati eno obvestilo na skupino, da preprečite preobremenitev pogovora. To je preprost način, da ste vljudni, ne da bi pri tem motili potek klepeta.
iPhone: WhatsApp Business za odsotnosti, pozdrave in bližnjice
V sistemu iOS pozabite na klone funkcije AutoResponder v trgovini App Store: zunaj uradnega ekosistema ni drugih izvedljivih alternativ brez jailbreaka . Priporočena možnost je uporaba WhatsApp Business (lahko ga nastavite s svojo številko, tudi če ste samozaposleni ali imate samostojno podjetje) in izkoriščanje vgrajenih orodij.
Dve bistveni funkciji sta pozdravna sporočila (poslana samo prvič, ko vam nekdo pošlje sporočilo) in sporočila o odsotnosti (ki delujejo kot samodejni odgovor, ko niste dosegljivi). Če jih želite aktivirati, pojdite v Nastavitve WhatsApp Business > Poslovna orodja > Sporočila o odsotnosti. Vklopite jih, napišite sporočilo in izberite, ali ga želite poslati vedno, v določenem časovnem okviru ali izven delovnega časa.
Aplikacija vam omogoča tudi izbiro prejemnikov: sporočilo lahko pošljete vsem, samo tistim, ki niso v vašem imeniku, vsem razen nekaterim ali samo določenemu seznamu stikov . Je prilagodljivo, čeprav bolj omejeno kot tisto, kar lahko dosežete z Androidom in namenskimi aplikacijami.
Druga funkcija WhatsApp Business, ki močno pospeši storitev za stranke, so hitri odgovori . Shranite lahko predloge (do 50, glede na dokumentacijo) in jim dodelite bližnjico na tipkovnici za takojšnje pošiljanje. Idealno za delovni čas, lokacijo, pravilnike o vračilu ali pogosto zastavljena vprašanja.
Če želite ustvariti te shranjene odgovore v WhatsApp Business, odprite meni s tremi pikami > Orodja za podjetja > Hitri odgovori > Dodaj. Napišite sporočilo in mu dodelite bližnjico (na primer /ure). Shranite in končali ste.
Ko jih pošiljate prek mobilne naprave, imate dve možnosti: kot prilogo (ikona sponke za papir > Hitri odgovori in izberite želenega) ali tako, da v besedilno polje vnesete poševnico »/« , da se prikažejo vse predloge in izberete eno. V WhatsApp Web ali namizni različici ne pozabite, da večpredstavnostne datoteke v teh hitrih odgovorih niso podprte , zato v predloge ne vključujte zvočnih in video datotek.
Omeniti velja, da čeprav Business ponuja ta orodja, ne dosega ravni podrobnosti aplikacij za Android drugih ponudnikov: ne morete se zanašati na zapletene ključne besede ali pravila, specifična za stike, s tako natančnostjo. Kljub temu je za večino podjetij in uporabnikov več kot zadosten.
In če imate jailbreak: več možnosti (z niansami)
Vsakdo, ki je naredil jailbreak na svojem iPhonu in ima nameščeno Cydio, lahko najde prilagoditve, kot je WaAutoReply , ki se integrira v nastavitve WhatsAppa z možnostjo »Samodejni odgovor« za aktiviranje in samodejno pošiljanje sporočila. Težava je v tem, da je združljivost omejena na iOS 8, 9 in 10 , brez zagotovila za novejše različice; če se odločite za to pot, prevzemate tveganja in morebitne nezdružljivosti.
Odgovarjanje na zgrešene klice: Samodejni glasovni zapiski (beta)
WhatsApp testira funkcijo, ki sicer ni tradicionalni telefonski odzivnik, vendar služi podobnemu namenu. Ko se klic ali video klic konča brez odgovora , se na zaslonu prikaže tretja možnost: »Posnemi glasovno sporočilo «. To vam omogoča, da pustite zvočno sporočilo, ki se skupaj z obvestilom o »zgrešenem klicu« pošlje neposredno v klepet.
Uporabite ga lahko na dva načina: na zaslonu, ki se prikaže takoj po zgrešenem klicu (kjer so na voljo možnosti za povratni klic, preklic ali snemanje glasovnega sporočila) in v samem klepetalniku tako, da se dotaknete obvestila o zgrešenem klicu , kar vas preusmeri na možnost glasovnega sporočila. Je hitro, praktično in vam prihrani večkratni poskus povratnega klica ali pisanja dolgega sporočila, če bi raje govorili.
Ta nova funkcija se uvaja v najnovejši beta različici WhatsAppa za Android, poročila pa se pojavljajo v različicah, kot je 2.25.23.21 . Uvaja se postopoma: morda imate beta različico in te možnosti še ne vidite. Ko bo na voljo v stabilni različici, bo dopolnila sliko za tiste, ki so pogrešali funkcijo »odgovarjanja« v WhatsAppu.
Podjetje se zaveda, da je uporaba glasovnih sporočil strmo narasla (dnevno se jih pošlje več milijard), zato je smiselno vključiti ta tok v klepet : dnevnik zgrešenih klicev in vaš zvok sta na enem mestu, brez žongliranja ali dodatnih aplikacij.
Sporočila in predloge, ki delujejo: primeri, pripravljeni za uporabo
Za dober začetek je tukaj nekaj primerov, ki jih lahko prilagodite svojemu slogu. Ne pozabite, da je cilj hitro razjasniti pričakovanja , odgovoriti na pogosta vprašanja in osebo nemoteno obveščati.
Pozdrav (prvi stik)
- Pozdravljeni! Kako vam lahko danes pomagamo? Pozorni smo na vaše sporočilo.
- Dobrodošli v . Kaj potrebuješ Tukaj smo, da vam pomagamo.
- Dobro jutro/popoldne/večer. Povejte nam, kako vam lahko pomagamo. pomagaj mi.
Odsotnost (izven delovnega časa ali dopusta)
- Pozdravljeni! Trenutno nismo na voljo. Odgovorili vam bomo čim prej
- Hvala za pisanje! Naš delovni čas je XX do YY h. Sporočili vam bomo takoj, ko se vrnemo.
- Za trenutek nas ni. Pustite sporočilo in vračamo se s tabo kmalu.
prilagojena sporočila
- Pozdravljeni, vidimo, da ste prejeli svoje naročilo. Kaj si mislil/a? izdelek?
- Pozdravljeni, ! Ta mesec ste nas kontaktirali. Kako se izboljšamo? vaše izkušnje?
- Živjo, ! Vemo, da ti je všeč. Tukaj je kupon za tvoj naslednji nakup.
Za stranke, ki se jim mudi
- Pozdravljeni, prejeli smo vašo zahtevo in že smo tam upravljanje.
- Če želite preveriti stanje vašega naročila, obiščite in uporabite kodo, ki smo vam jo poslali po e-pošti.
Praktični koraki glede na vašo napravo
Če vse nastavljate iz nič, je to hiter načrt, ki mu morate slediti, odvisno od vaše platforme. Videli boste, da z nekaj izjemami ne potrebujete nobenega tehničnega znanja.
Android z AutoResponder/WhatsAuto
- Namestite izbrano aplikacijo in ji dodelite dostop do obvestil ko te vprašam.
- Ustvarite svoje prvo pravilo: »Za vsa sporočila« s splošnim besedilom za odsotnost.
- Dodaj pravila po ključne besede (urnik, naslov, cene) in prilagodite prejemnike.
- V Pro različici aktivirajte časovne okvire, tako da samo delo ko te ni.
- V skupinah omejite pogostost ali se izogibajte odzivanju, da ne bi nasičiti.
iPhone z WhatsApp Business
- Odprite WhatsApp Business in pojdite na Orodja za podjetje.
- Nastavite »Sporočilo o odsotnosti« z možnostjo »vedno«, »po meri« ali »izven« poslovne ure.
- Določite prejemnike (vsi, ki niso v imeniku, vsi razen ... ali določen seznam).
- Aktivirajte »Pozdravno sporočilo« za prve stike z jasnim in lepo.
- Ustvari Hitro odgovori (»/schedule«, »/address« itd.) z vašimi pogostimi predlogami.
Pošljite hitre odgovore v storitvi Business
- Kot priloga: Odprite klepet, tapnite ikono clip, pojdite na »Hitri odgovori« in izberite.
- V besedilno polje: vnesite »/« in izberite predlogo, ki jo želite vstaviti, in pošlji.
- Ne pozabite: V spletu/namizju hitre ne podpirajo multimedia.
Zakaj te funkcije izboljšajo vašo pozornost (in vaše rezultate)
Prednosti niso le operativne, temveč vplivajo tudi na zadovoljstvo. Z avtomatiziranimi in hitrimi odzivi izpolnjujete pričakovanja glede takojšnosti in jasnosti , prihranite čas agentov in povečate produktivnost ekipe.
Nedavne študije kažejo, da 62 % strank meni, da bi lahko podjetja bolj personalizirala njihovo izkušnjo, 64 % pa pričakuje, da bodo klepetalni roboti delovali na človeški ravni. Če se obseg poveča, avtomatizacija sprosti vašo ekipo, ne da bi pri tem žrtvovala personalizirano storitev.
Številna podjetja prehajajo na bolj pogovorni, manj transakcijski model podpore. Predloge, uporaba prednostnih kanalov, kot je WhatsApp, in sledenje interakcijam pomagajo pri določanju prioritet in hitrejšem reševanju težav. To je obojestransko koristno tako za stranko kot za podjetje.
Resnični primer: Chazki in avtomatizacija na WhatsAppu
Chazki, logistični startup, rojen v Peruju in osredotočen na dostavo na zadnji kilometer, je doživel hitro rast, ki je okrepila stike s strankami. Z integracijo WhatsAppa s platformo za pomoč strankam in uporabo vnaprej napisanih sporočil so lahko ponudili takojšnje odgovore strankam, ki so želele izvedeti stanje svojih naročil. Standardi, predloge in avtomatizacija so bili ključni za skaliranje brez izgube človeškega pristopa.
Dobre prakse, da vaš telefonski odzivnik ne bo videti kot robot
Avtomatizacija naj bo subtilna. Ohranite naraven in dostopen ton , jasno navedite naslednji korak (kdaj se boste odzvali, kako preveriti stanje) in se izogibajte dolgim razlagam. Jasen in jedrnat odgovor je veliko učinkovitejši od treh ovinkastih odgovorov.
Po potrebi uporabite spremenljivke (na primer ime stranke) in pogosto posodabljajte predloge . Če spremenite delovni čas, naslov, pravilnike ali promocije, poskrbite, da bodo vaši hitri odgovori to spremembo takoj odražali.
Določite si razumen delovni čas: če delate od 9. do 18. ure, aktivirajte sporočilo o odsotnosti izven tega časa. Če pa greste na počitnice, ustvarite posebno sporočilo z datumom vrnitve in alternativnim kontaktom za nujne primere.
V skupinskih klepetih je najbolje biti previden. Nastavite en vljuden odgovor na skupino ali onemogočite samodejne odgovore v teh klepetih. Tako boste preprečili nadležne ljudi in zagotovili nemoten potek pogovora.
Končno, združite avtomatizacijo s človeškim posredovanjem: pustite, da stroj filtrira, pozdravlja ali poroča, in po potrebi naj oseba prevzame nadzor . Ta kombinacija je običajno nepremagljiva.
Hitra pogosto zastavljena vprašanja (FAQ)
Ali potrebujem WhatsApp Business , da imam na iPhonu samodejne odgovore? Da. Brez jailbreaka je to priporočena in podprta metoda s strani WhatsAppa.
Ali aplikacije za Android berejo moja sporočila? Delujejo tako, da dostopajo do obvestil; od tam izvlečejo besedilo, da odgovorijo neposredno iz obvestila. Preglejte dovoljenja in pravilnike posamezne aplikacije, da se zaščitite pred lažnim predstavljanjem.
Je funkcija glasovnih opomb za zgrešene klice že na voljo vsem? Še ne. Je v beta različici in se postopoma uvaja. Morda bo trajalo nekaj časa, da bo na voljo v vaši napravi.
Koliko hitrih odgovorov lahko shranim v poslovnem računu? Do 50, glede na uradno dokumentacijo.
Ali lahko v programu Business prilagodim nastavitev za vsak stik toliko kot v sistemu Android? Ni na enaki ravni podrobnosti; če potrebujete zapletena pravila, vam Android z aplikacijami drugih ponudnikov ponuja več nadzora.
Vzpostavitev učinkovitega »sistema telefonskih odzivnikov« na WhatsAppu je dosegljiva: na Androidu z aplikacijami, ki avtomatizirajo obvestila ; na iPhonu z robustnimi poslovnimi orodji; in med klici z novo možnostjo glasovnega zapiska po zgrešenih klicih. Z nekaj prilagoditvami in dobro oblikovanimi sporočili lahko zagotovite hitro in dosledno podporo, ne da bi bili prilepljeni na telefon.
