- Metode za ogled razpoložljive kvote shranjevanja in porabljenega prostora iz spletne in namizne aplikacije.
- Podrobne strategije za sproščanje prostora z brisanjem velikih datotek, praznjenjem koša in upravljanjem Outlookovih prilog.
- Temeljne razlike v upravljanju shrambe med osebnimi računi in profesionalnimi ali izobraževalnimi računi.
Včasih preživimo življenje s shranjevanjem dokumentov, fotografij in map v oblaku, ne da bi se zavedali, da prostor ni neskončen. Nenadoma naletimo na strašno opozorilo » disk poln« in obtičimo, saj ne moremo naložiti niti ene datoteke več. To je lahko pravi glavobol, če delate v skupini ali imate pomembne datoteke, ki čakajo na sinhronizacijo.
Dobra novica je, da Microsoft 365 ponuja več načinov za urejenost našega digitalnega kaosa. Ne gre le za brisanje zaradi brisanja, temveč za prepoznavanje, kaj zavzema največ prostora , da se lahko pametno odločite, kaj obdržati in kaj poslati naravnost v koš, ne glede na to, ali uporabljate osebni ali poslovni račun.
Preverjanje pomnilnika iz računalnika
Če brskalnika ne želite odpreti, si lahko na hitro ogledate aplikacijo za sinhronizacijo sistema Windows. V območju za obvestila (blizu ure) poiščite modro ikono OneDrive , jo kliknite z desno miškino tipko in odprite nastavitve. Ko ste tam, poiščite razdelek Upravljanje shrambe ; to vas bo preusmerilo na stran, kjer boste videli odstotek uporabljenega prostora za shranjevanje in, kar je najbolj uporabno, seznam največjih datotek, razvrščenih po velikosti, da boste lahko takoj prešli na bistvo.
Upravljanje prek spletnega portala OneDrive
Za tiste, ki imajo raje udobje spletnega brskalnika, je dostop do spletnega mesta najbolj celovita možnost. Po prijavi vam bo leva navigacijska plošča na hitro prikazala, koliko prostora imate na voljo in koliko ste porabili. S klikom na to vrednost boste samodejno preusmerjeni v razdelek z meritvami shrambe v storitvi OneDrive , kjer lahko mapo za mapo analizirate, kaj napihuje vaš prostor v oblaku.
Obstaja hiter trik, da pridete naravnost k bistvu: dostopate lahko do URL-ja onedrive.live.com/?v=managestorage . Tako preskočite več klikov in se takoj odpravite na upravljanje kvot, kjer imate tudi gumb za praznjenje koša – ključni korak, saj izbrisane datoteke še naprej štejejo v vašo kvoto, dokler jih trajno ne izbrišete.
Razlike med osebnimi in profesionalnimi računi
Imeti osebni OneDrive ni isto kot imeti službenega ali šolskega. V osebnih računih je omejitev običajno določena z vašo naročnino na Microsoft 365 ali brezplačnim paketom. Če presežete omejitev, vaše datoteke postanejo samo za branje , kar pomeni, da jih lahko prenesete, vendar jih ne morete urejati ali dodajati ničesar novega.
Za profesionalne ali izobraževalne račune je upravljanje drugačno, saj o kvoti shranjevanja odloča skrbnik IT v vaši organizaciji . Če vam zmanjka prostora, je poleg brisanja datotek najboljša možnost, da se obrnete na tehnično podporo svojega podjetja in zahtevate povečanje kvote. Upoštevajte, da pri teh računih shramba vključuje tako vaše osebne mape kot vse elemente v košu spletnega mesta.
Kako učinkovito sprostiti prostor
Ko je vaša shramba v oblaku polna, brisanje nekaj fotografij ni dovolj. Za temeljito čiščenje je najbolje preveriti več stvari. Najprej pojdite v koš OneDrive in ga popolnoma izpraznite; neverjetno je, koliko gigabajtov se tam nabere, ne da bi se tega sploh zavedali. Prav tako je dobro, da si ogledate mape v skupni rabi , saj včasih sinhroniziramo vsebino iz drugih virov, kar lahko vpliva na našo zmogljivost shrambe.
Druga kritična težava je e-pošta. Ker Microsoft 365 vključuje shrambo, lahko priloge Outlook.com zasedajo vaš prostor. Pojdite v nastavitve naročnine v Outlooku in razširite razdelek s shrambo za e-pošto . Tam lahko e-pošto razvrstite po velikosti in izbrišete tista z ogromnimi prilogami, pri čemer ne pozabite izbrisati tudi elementov iz map Neželena e-pošta in Izbrisani elementi.
Če uporabljate sodobnejša orodja, kot sta Microsoft Loop ali Designer , ne pozabite očistiti svojih delovnih prostorov. V Loopu lahko izbrišete zastarele strani in ideje, v Designerju pa je ključnega pomena, da pregledate razdelek Moji projekti , da odstranite vse slike, ustvarjene z umetno inteligenco, ki jih ne potrebujete več.
Nasveti za preprečevanje prepolnega prostora za shranjevanje
Da bi se temu stresu izognili, je dobro, da upoštevate nekaj najboljših praks. Na primer, izogibajte se shranjevanju podatkovnih datotek Outlooka (.pst) v OneDrive, saj jih aplikacija nenehno ohranja odprte in lahko upočasni sinhronizacijo računalnika. Podobno, če imate stisnjene datoteke (ZIP, RAR) in hkrati ohranite izvirne datoteke, po nepotrebnem podvajate porabljen prostor.
Pametna strategija je, da mape, ki jih ne potrebujete v oblaku, premaknete na lokalno mesto na trdem disku . Preprosto povlecite datoteke iz mape OneDrive v katero koli drugo mapo v računalniku, ki ni sinhronizirana. Ne pozabite tudi počistiti mape fotoaparata v telefonu , saj se samodejne varnostne kopije pogosto napolnijo s posnetki zaslona in memi, ki ne dodajo nobene vrednosti.
Za optimizacijo shrambe v oblaku je potrebno redno pregledovati meritve shranjevanja in prazniti koše za smeti v različnih Microsoftovih storitvah. Z združevanjem čiščenja OneDrive, odstranjevanja velikih prilog v Outlooku in upravljanja lokalnih datotek lahko zagotovite, da vašega delovnega toka ne moti pomanjkanje prostora za shranjevanje, s čimer kar najbolje izkoristite orodja za analizo velikosti, ki jih platforma ponuja tako v spletnih kot namiznih aplikacijah.