Kako odstraniti metapodatke in skrite informacije iz PDF-ja z ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » varnost » Kako odstraniti metapodatke in skrite informacije iz PDF-ja z ONLYOFFICE Docs

Včasih domnevamo, da bo ob pošiljanju datoteke le prejemnik prebral, kaj smo napisali. Vendar pa je realnost taka, da digitalni dokumenti nosijo nekakšno nevidno prtljago, imenovano metapodatki , ki hranijo vse od tega, kdo je datoteko ustvaril, do uporabljene različice programske opreme. Te informacije, čeprav niso takoj očitne, so lahko prava nadloga, če pridejo v napačne roke.

Za tiste, ki uporabljajo orodja, kot so ONLYOFFICE Docs ali pisarniški paketi, je ključnega pomena vedeti, kako izvesti temeljito čiščenje. Ne gre le za odstranitev imena avtorja, temveč za zagotavljanje popolne zasebnosti organizacije , preprečevanje, da bi notranje poti strežnika ali zgodovina urejanja razkrile operativne skrivnosti, ki ne bi smele zapustiti pisarne.

Kaj za vraga so metapodatki in zakaj predstavljajo tveganje?

Preprosto povedano, metapodatki so podatki, ki opisujejo druge podatke. Če posnamemo fotografijo, je vsebina sama slika, metapodatki pa so natančne GPS koordinate kraja, kjer je bila posneta, ali model telefona. V dokumentu PDF ali Word se to prevede v uporabniško ime sistema Windows, datum nastanka, organizacijo in celo zgodovino revizij.

Resnična nevarnost nastane, ko te datoteke pošljemo strankam ali dobaviteljem. Če teh lastnosti ne očistimo, v bistvu izdajamo dragocene informacije. Klasični primer je bil britanski dosje o Iraku leta 2003, kjer je vgrajena zgodovina revizij razkrila celotno uredniško verigo in povzročila precejšen diplomatski incident zaradi preproste tehnične napake.

Kako očistiti metapodatke v PDF-jih z ONLYOFFICE in drugimi orodji

Če delate z dokumenti ONLYOFFICE in želite upravljati podatke v dokumentu PDF, si najprej oglejte, kaj je tam shranjeno. Če si želite ogledati te podatke, pojdite v meni »Datoteka« in izberite »Lastnosti «. Ko ste tam, lahko če želite izbrisati podatke, odprete »Dodatni metapodatki «, dostopite do načina »Napredno« in vrstico za vrstico izbrišete podatke, ki jih ne želite, da bi jih kdo videl.

Če iščete druge profesionalne alternative za datoteke PDF, je na voljo več možnosti, odvisno od stopnje nadzora, ki jo potrebujete:

• Adobe Acrobat Pro: Ima zmogljivo funkcijo, imenovano "Zaščita", ki omogoča odstranite skrite podatke s temeljitim pregledom dokumenta.
• NitroPDF: Omogoča vam hitro brisanje metapodatkov z zavihka zaščita v razdelku vsebinsko pisanje.
• Foxit PhantomPDF: Ponuja preprosto pot prek možnosti »Zaščiti« in nato »Skriti podatki« do označi in izbriši specifični metapodatki.
• Spletna orodja: Obstajajo spletna mesta, kot je PDFYeah, ki avtomatizirajo postopek, čeprav morate imeti Bodite previdni pri zaupnosti pri nalaganju občutljivih datotek na zunanje strežnike.

Nadzornik dokumentov v paketu Microsoft Office

Če je izvirni dokument datoteka Word, Excel ali PowerPoint, je najbolje, da pred pretvorbo v PDF očistite podatke. Ključno orodje je tukaj Inšpektor dokumentov . Omogoča vam iskanje in odstranjevanje komentarjev, sledenih sprememb, lastnosti strežnika dokumentov in celo skritega besedila (čeprav ne zazna belega besedila na belem ozadju).

Če ga želite uporabiti, preprosto pojdite v »Datoteka«, izberite »Informacije« in nato »Preveri težave «. Po zagonu skeniranja lahko kliknete »Odstrani vse« za vse elemente, ki se vam zdijo problematični. V Excelu je to še posebej uporabno za brisanje skritih listov ali vrstic in stolpcev, ki vsebujejo podatke, ki jih prejemnik ne želi videti.

Bistvene razlike: Odstranjevanje metapodatkov v primerjavi s prečrtanjem vsebine

Tukaj se mnogi motijo. Pomembno je pojasniti, da odstranitev metapodatkov ni enaka prečrtanju besedila . Brisanje metapodatkov počisti nevidne lastnosti datoteke (avtor, datumi, programska oprema), vendar ne izbriše nobenih besed, napisanih na strani. Če imate vidno telefonsko številko ali zaupno ime, potrebujete vizualno prečrtano besedilo , da bo dokument manj opazen.

Če izbrišete samo metapodatke, občutljivo besedilo pa pustite, podatki ostanejo. Če pa besedilo redigirate s črnim okvirčkom, vendar ne izbrišete metapodatkov, se bo ime izvirnega avtorja še vedno prikazalo v lastnostih datoteke. V idealnem primeru bi bilo treba izvesti oba postopka, da se zagotovi popolna anonimizacija.

Napredni nasveti in tehnična opozorila

Za bolj tehnično podkovane so orodja, kot je ExifTool, fantastična, vendar imajo en sam zamik. Izvajanje ukaza za brisanje vsega v PDF-ju je mogoče razveljaviti, razen če se s qpdf uporabi postopek linearizacije . V nasprotnem primeru bi lahko nekdo s potrebnim znanjem obnovil izbrisane podatke.

Druga pomembna točka so digitalni podpisi . Če je dokument elektronsko podpisan, lahko vsaka sprememba metapodatkov razveljavi podpis. Pred čiščenjem je bistveno preveriti, ali ima datoteka podpis, in po potrebi dokument ponovno podpisati, ko je očiščen.

Upravljanje podatkov v preglednicah in drugih oblikah

V primeru ONLYOFFICE Workspace obstaja zelo uporabna funkcija, imenovana Custom Filter za datoteke .xlsx. Ta ne izbriše metapodatkov, vendar vam omogoča skupno rabo preglednice, kjer uporabniki vidijo samo podatke, ki ste jih filtrirali, kar jim preprečuje, da bi spreminjali pogled in odkrivali skrite informacije v drugih celicah.

V Visiu je postopek podoben kot v Officeu: odprete »Informacije«, izberete »Preveri težave« in nato »Odstrani osebne podatke« , s čimer izbrišete komentarje in poti predlog, ki bi lahko bile občutljive.

Vzdrževanje digitalne higiene naših datotek je najboljša obramba pred nenamernim uhajanjem podatkov. Od uporabe pregledovalnikov dokumentov v Officeu do ročnega čiščenja lastnosti v ONLYOFFICE ali uporabe specializirane programske opreme za PDF je cilj vedno enak: da prejemnik prejme le vidno vsebino, s čimer se odpravi vsaka sled identitete ali notranje infrastrukture , ki bi jo lahko zlonamerno izkoristili.