Çfarë janë kafshët anonime në Google Drive dhe si t'i kontrolloni ato

Informatec Digital » Burime » Çfarë janë kafshët anonime në Google Drive dhe si t'i kontrolloni ato

Nëse ndonjëherë keni punuar në paqe në një dokument, spreadsheet ose prezantim dhe papritmas keni parë një ikonë kafshe me një emër të çuditshëm të shfaqet në këndin e sipërm të djathtë , ndoshta jeni trembur pak. Këta vizitorë kuriozë janë të ashtuquajturat "kafshë anonime" të Google Drive , dhe ndërsa mund të tërheqin vëmendjen, ato nuk do të thotë domosdoshmërisht se jeni sulmuar nga hakerat ose diçka e tillë.

Google ka vendosur t’i shtojë një dozë humori diçkaje aq serioze sa menaxhimi i lejeve, duke i shfaqur përdoruesit e paidentifikuar si kafshë me emra të lezetshëm: Qelbëz Anonim, Koala Anonim, Lepur Anonim, Kraken Anonim… Pas secilit prej këtyre është një person i vërtetë që po shikon skedarin tuaj, por për arsye të ndryshme, ata nuk shfaqen me emrin ose llogarinë e tyre në Google. Le të hedhim një vështrim më të afërt se çfarë janë saktësisht, pse shfaqen dhe si mund ta mbani gjithçka nën kontroll.

Çfarë janë kafshët anonime në Google Drive?

Kafshët anonime janë në thelb përdorues që po shikojnë ose modifikojnë një skedar Google (Dokumente, Fletëpalosje ose Slide) pa u identifikuar nga një llogari e dukshme për ju . Në vend që të shfaqë emrin dhe foton e profilit të tyre, Google i përfaqëson ato me një siluetë kafshe dhe një etiketë si "lopë deti anonim" ose "ketër anonim".

Kjo ndodh veçanërisht kur dokumenti ndahet nëpërmjet një lidhjeje publike ose një lidhjeje të arritshme për këdo që e ka lidhjen . Në këto raste, Google nuk mund ta lidhë gjithmonë aktivitetin e përdoruesit me një emër specifik për ju, kështu që përdor këtë sistem "kafshësh shtëpiake" anonime për të treguar se dikush tjetër po qaset aktualisht në skedar.

Pas çdo kafshe është një përdorues i cili mund të jetë duke lexuar ose modifikuar përmbajtjen, varësisht nga lejet e konfiguruara të skedarit . Sistemi anonim i kafshëve në vetvete nuk shton rrezik; ajo që bën ndryshimin është lloji i aksesit që i keni dhënë dokumentit.

Për njëfarë kohe, Google përdori ngjyrat vetëm për të dalluar çdo person të lidhur me një dokument të përbashkët . Ndërsa mjetet e saj bashkëpunuese evoluan, kompania vendosi ta bënte atë më vizuale dhe intuitive, dhe filloi të shoqëronte çdo përdorues të paidentifikuar me një kafshë, përveç dhënies së ikonës së tyre.

Lista është mjaft e gjatë dhe e larmishme: dhi mali, iguana, koala, lemur, krokodil, milingonëngrënës, dinosaur, delfin, rosë, elefant, ferret, dhelpër, bretkosë, gjirafë, iriq, hipopotam, hienë, çakall, leopard, tigër, lama, lamantinë, vizon, majmun, orangutang, vidër, panda, pinguin, armadillo, aksolotl, vjedullë, lakuriq nate, kastor, bualli, deve, kameleon, gepard, ketër, çinçila, çupakabra, kormoran, kojot, sorrë, dingo, platip, piton, rakun, rinoceront, dele, hundëgjatë, bretkosë, dele me morse, ujk, gopher xhepi… Secili prej këtyre emrave mund të shfaqet si "anonim" në dokumentet tuaja.

Pse shfaqen përdorues të panjohur ose kafshë anonime?

Kur shihni një përdorues që nuk e njihni, qoftë një emër i pazakontë apo edhe një kafshë anonime , zakonisht kjo ndodh për shkak të mënyrës se si e keni ndarë skedarin dhe si personi tjetër e ka aksesuar atë. Google rendit disa situata tipike ku kjo mund të ndodhë dhe është e dobishme të jeni të vetëdijshëm për to për të shmangur surprizat.

Një nga arsyet më të zakonshme është se skedari është ndarë me një listë shpërndarjeje ose listë postare . Në këto raste, dokumenti i dërgohet një grupi të tërë (për shembull, një ekipi pune ose një klase) dhe kur dikush nga ajo listë i qaset skedarit nëpërmjet lidhjes së përgjithshme, ai mund të shfaqet si një përdorues anonim nëse nuk ka ftesë individuale ose nëse nuk është i kyçur me llogarinë e tij të zakonshme.

Është gjithashtu shumë e zakonshme që të shfaqet një kafshë anonime sepse skedari është ndarë me dikë që nuk ka një llogari Google ose nuk është i kyçur . Nëse ai person e hap lidhjen, ai do të jetë në gjendje të hyjë në skedar sipas lejeve që i keni dhënë (shiko, komento ose modifiko), por Google nuk mund ta shfaqë emrin e tij të vërtetë në krye, prandaj edhe ikona e kafshës.

Një tjetër skenar shumë i zakonshëm është që dikush me leje redaktimi ose qasje në lidhje ia ka dërguar atë palëve të treta . Imagjinoni sikur ndani një dokument pune me një koleg dhe ai, nga ana tjetër, ia kalon lidhjen një personi tjetër në ekipin e tij pa ju njoftuar. Ky person i ri mund të hyjë si përdorues anonim dhe t'ju duket si "dhelpër anonime" ose çdo kafshë tjetër gjatë shqyrtimit të përmbajtjes.

Mund të shihni gjithashtu një emër të panjohur në vend të kontaktit tuaj të zakonshëm, sepse ai person ka ndryshuar emrin e llogarisë së tij në Google . Nëse dyshoni se mund të jetë dikush që njihni, mund të kontrolloni adresën e tij/saj të email-it në cilësimet "Ndarja" brenda vetë skedarit për ta zbuluar.

Në shumë raste, arsyeja për këtë akses të paautorizuar është se skedari është konfiguruar si "publik në internet" ose "i arritshëm për këdo që ka lidhjen ". Në këto mënyra ndarjeje, kushdo që merr lidhjen, e kopjon ose e gjen mund të hyjë dhe ta shikojë (ose edhe ta modifikojë) skedarin sipas opsioneve që keni zgjedhur, edhe pse sistemi e shfaq atë si një skedar anonim.

Si i identifikon Google kafshët anonime

Kur shihni ikona kafshësh në shiritin e sipërm të Dokumenteve, Sheets ose Slides të Google, Google në fakt po tregon praninë e përdoruesve që kanë hyrë në skedar pa një ftesë personale ose pa qenë profili i tyre i dukshëm për ju . Kjo nuk do të thotë që sistemi nuk është në dijeni të tyre; thjesht do të thotë që ju, si pronar ose redaktor, do t'i shihni ato vetëm përmes këtij përfaqësimi të përgjithshëm.

Google bën qartë dallimin midis përdoruesve të ftuar individualisht dhe përdoruesve që bashkohen nëpërmjet një lidhjeje të përbashkët . Personat të cilëve u keni dërguar një ftesë personale me email do të shfaqen me emrin e tyre dhe, nëse kanë një të tillë, me fotografinë e profilit të tyre. Në të kundërt, ata që bashkohen vetëm nëpërmjet një lidhjeje të përgjithshme, pa një ftesë të drejtpërdrejtë, do të shfaqen si përdorues anonimë.

Kjo sjellje vlen edhe kur dokumenti është i hapur për "kushdo që ka lidhjen" ose "kushdo në internet mund ta gjejë dhe ta shikojë atë ". Në këto raste, ju nuk kontrolloni individualisht se kush i qaset asaj, kështu që Google nuk i rendit emrat e tyre të vërtetë, por i grupon ata nën pseudonime kafshësh në mënyrë që të shihni se sa njerëz janë të lidhur në të njëjtën kohë dhe cilat pjesë të dokumentit po shikojnë.

Sistemi i ngjyrave dhe kafshëve ju lejon të identifikoni lehtësisht se cilat pjesë të tekstit po shqyrton secili përdorues në kohë reale . Çdo kafshë anonime do të ketë ngjyrën e vet të kursorit, përzgjedhjes dhe ikonës, kështu që edhe nëse nuk e shihni emrin e saj të vërtetë, mund të ndiqni veprimet e saj brenda skedarit.

Është e rëndësishme të theksohet se mund t’i shihni emrat e vërtetë të njerëzve vetëm nëse u jepni atyre qasje në mënyrë të qartë nëpërmjet një ftese të personalizuar ose nëse janë pjesë e një liste postare të lidhur me adresa specifike email-i. Përndryshe, ata do të vazhdojnë të shfaqen si kafshë anonime, edhe nëse mund ta merrni me mend se kush janë nga konteksti.

Nëse ndonjëherë dëshironi të kontrolloni nëse një emër i panjohur në skedarin tuaj i përket dikujt që njihni, mund të hapni kutinë e dialogut "Ndaj" dhe të rishikoni adresat e email-it që kanë qasje . Në atë seksion, vendosja e miut mbi emrin e një përdoruesi do të shfaqë adresën e tij të email-it, duke ju lejuar të konfirmoni nëse është personi që po kërkonit.

Situata tipike në të cilat shfaqen kafshë anonime

Në praktikë, kafshët anonime kanë tendencë të shfaqen sa herë që ka përdorim intensiv të lidhjeve dhe dokumenteve të përbashkëta të konfiguruara për akses të gjerë . Kjo është shumë e zakonshme në mjediset e studimit, mjediset e punës bashkëpunuese ose projektet e hapura ku është e dëshirueshme që shumë njerëz të jenë në gjendje t'i shikojnë ose modifikojnë njëkohësisht.

Për shembull, nëse jeni mësues ose trajner dhe ndani një dokument me një klasë të tërë nëpërmjet një lidhjeje në një platformë edukative ose në një email masiv , shumica e studentëve tuaj mund ta qasen atë pa pasur nevojë t'i ftoni individualisht. Ndërsa ata fillojnë të qasen në dokument, do të shihni "panda anonime", "delfin anonim", "dele anonime" dhe të tjerë që parakalojnë në pjesën e sipërme ndërsa konsultohen ose plotësojnë informacionin.

Në kompanitë dhe ekipet e punës, është gjithashtu e zakonshme të përdoren lidhje të përgjithshme në mënyrë që kushdo në ekip të mund t'i qaset atyre. Ndoshta dikush nga departamenti i burimeve njerëzore ndan një spreadsheet me lidhjen në një bisedë të brendshme në mënyrë që kushdo që ka nevojë për të të mund ta konsultojë atë. Nëse njerëzit nuk hyjnë me llogarinë e tyre kryesore ose qasja nuk është e kufizuar vetëm për përdorues të caktuar, do t'i shihni ata kolegë si përdorues anonimë.

Në projekte më të hapura, siç janë dokumentet publike bashkëpunuese, formularët me rezultate të përbashkëta ose udhëzuesit e komunitetit, kafshët anonime janë praktikisht të zakonshme. Kushdo që ka lidhjen mund të bashkohet dhe do të kuptoni se sa prej tyre po marrin pjesë vetëm falë atyre ikonave të kafshëve që shfaqen dhe zhduken në kohë reale.

Ka edhe raste më të rastësishme, si p.sh. kur ndani një dokument me një mik që nuk ka një llogari Gmail, ose që i qaset atij nga një dritare shfletuesi inkognito pa u identifikuar . Edhe nëse janë dikush që i besoni, Google do ta shohë si një vizitor anonim dhe, për këtë arsye, do t'u caktojë një nga këto pseudonime të lezetshme kafshësh.

Rreziqe dhe keqkuptime: A janë të rrezikshme kafshët anonime?

Të shohësh një "kraken anonim" ose një "skunk anonim" që endej nëpër dokumentin tënd mund të japë përshtypjen se dikush ka hyrë me forcë, por prania e këtyre kafshëve anonime nuk nënkupton, në vetvete, ndonjë hakim ose shkelje të sigurisë . Është thjesht mënyra e Google për t'u treguar përdoruesve identitetin e të cilëve nuk është i lidhur me një emër të dukshëm për ty.

Problemi nuk qëndron te vetë kafsha, por te lejet e ndarjes së skedarit . Nëse dokumenti është vendosur si publik ose i arritshëm për këdo nëpërmjet lidhjes, është normale të shihni kafshë anonime, sepse kjo do të thotë që ju keni lejuar atë lloj aksesi të gjerë.

Megjithatë, nëse filloni të shihni përdorues anonimë të papritur në një skedar që mendonit se ishte privat , kjo mund të jetë një shenjë se dokumenti po ndahet me më shumë njerëz nga sa mendonit, ose se dikush me qasje e ka dërguar atë pa ju njoftuar. Në këtë rast, duhet të rishikoni cilësimet e ndarjes dhe të rregulloni lejet.

Një keqkuptim tjetër i zakonshëm është se, për shkak se janë anonimë, këta përdorues nuk mund të lënë gjurmë ose nuk kanë kufizime. Në realitet, aftësia e tyre për të vepruar brenda skedarit varet nga ajo që keni vendosur: nëse kanë vetëm leje leximi, nuk do të jenë në gjendje të modifikojnë ose fshijnë asgjë ; nëse u keni lejuar të modifikojnë, do të jenë në gjendje të modifikojnë përmbajtjen, por si çdo redaktues tjetër.

Nga pikëpamja e privatësisë, Google regjistron aktivitetin në mënyrë të brendshme për të ruajtur sigurinë e shërbimit, por ju do ta shihni vetëm "kafshën" si të tillë. Nëse jeni të shqetësuar se kush mund të jetë duke parë një dokument të ndjeshëm, zgjidhja nuk është aq shumë të "gjuani" kafshën anonime, sesa të kufizoni siç duhet se kush mund ta marrë lidhjen dhe çfarë mund të bëjnë brenda skedarit.

Si të kufizoni se kush mund ta shikojë ose modifikojë skedarin tuaj

Nëse doni të zvogëloni ose eliminoni shfaqjen e kafshëve anonime në dokumentet tuaja, çelësi është të rregulloni lejet e ndarjes në mënyrë që vetëm personat që zgjidhni të kenë qasje në to . Google Drive ofron disa opsione për ta kontrolluar këtë me saktësi të konsiderueshme.

Mënyra më e sigurt për të menaxhuar aksesin është dërgimi i ftesave të personalizuara në adresa specifike email-i . Në vend që të ndani një lidhje publike, ju shtoni përdoruesit një nga një të cilët duhet të jenë në gjendje ta shikojnë, komentojnë ose modifikojnë skedarin. Në këtë mënyrë, kur ata të hyjnë në të, ata do të shfaqen me emrat e tyre dhe jo si përdorues anonimë.

Një masë tjetër kyçe është shmangia, sa herë që të jetë e mundur, e modalitetit "kushdo që ka lidhjen mund ta shikojë/modifikojë" . Ky cilësim është shumë i përshtatshëm për ndarje të shpejtë, por hap derën që lidhja të qarkullojë më shumë seç duhet, duke përfunduar potencialisht tek të huajt - ose të paktën tek përdoruesit e paidentifikuar - brenda dokumentit tuaj.

Nëse e keni ndarë tashmë një skedar dhe filloni të shihni shumë përdorues të panjohur, mund t'i ndryshoni lejet në çdo kohë duke përdorur butonin "Ndaj" . Atje mund ta revokoni aksesin e përgjithshëm, ta kufizoni atë vetëm për persona të caktuar, të ndryshoni nivelin e aksesit nga "redaktues" në "lexues" ose edhe ta ndaloni plotësisht ndarjen e skedarit.

Në dokumentet ku dëshironi që njerëzit të lexojnë vetëm, por jo të modifikojnë asgjë, këshillohet të konfiguroni opsionin vetëm për lexim . Në këtë mënyrë, edhe nëse dikush i qaset dokumentit nëpërmjet një lidhjeje të gjerë dhe shfaqet në mënyrë anonime, ai nuk do të jetë në gjendje ta modifikojë përmbajtjen. Kjo është veçanërisht e dobishme për raportet, manualet ose dokumentet informative që nuk kërkojnë modifikim bashkëpunues.

Së fundmi, është një ide e mirë të kontrolloni herë pas here opsionet e avancuara të ndarjes në Google Drive . Atje mund të shihni se kush mund ta ndajë skedarin, kush mund të shtojë përdorues të rinj dhe nëse ka ndonjë leje të trashëguar nga dosjet prindërore që mund ta ndikojë atë. Një shqyrtim i shpejtë i këtyre opsioneve mund t'ju kursejë shumë telashe me aksesin.

Praktikat më të mira për të shmangur surprizat me kafshë anonime

Përtej konfigurimit të saktë të lejeve, ekzistojnë një numër praktikash më të mira që do t'ju ndihmojnë të mbani nën kontroll dokumentet tuaja në Google Drive dhe të minimizoni shfaqjen e përdoruesve të papritur . Nuk ka të bëjë me të jetuarit me frikë, por me të qenit i qartë se kush po i qaset dokumenteve tuaja dhe pse.

Një nga rekomandimet e para është të mendoni me kujdes se kujt do t'i jepni akses përpara se të ndani një lidhje . Nëse përmbajtja është e ndjeshme ose personale, është më mirë të merrni disa sekonda për të futur adresat e email-it të personave specifikë që duhet ta shohin atë, në vend që të përdorni metodën tipike "kushdo që ka lidhjen mund ta qaset".

Sa herë që është e mundur, përpiquni të dërgoni skedarë nëpërmjet ftesave të personalizuara në vend të lidhjeve publike . Ky hap i thjeshtë siguron që kur ta hapni dokumentin, të shihni emrat e vërtetë të personave të lidhur, jo një koleksion kafshësh, identitetet e të cilave nuk i njihni plotësisht.

Një praktikë tjetër e mirë është të rishikoni lejet standarde që jepni kur ndani dosje të tëra . Ndonjëherë një dosje e tërë është e hapur për shumë më tepër njerëz nga sa mendoni, dhe kur krijoni një skedar të ri brenda saj, ai trashëgon atë konfigurim. Kjo mund të rezultojë në dokumente që krijohen me akses më të gjerë se sa është menduar.

Nëse punoni në një ekip, mund të jetë e dobishme të bini dakord për disa rregulla të brendshme se si ndahen lidhjet . Për shembull, të vendosni që dokumentet të mos përcillen jashtë grupit pa u konsultuar më parë me pronarin, ose që skedarët me të dhëna të ndjeshme të mos lihen kurrë në modalitetin "askush me lidhjen". Këto rregulla të vogla e zvogëlojnë ndjeshëm rrezikun e aksesit të paautorizuar.

Së fundmi, nëse hasni një kafshë anonime në një skedar të rëndësishëm, merreni si shenjë për të rishikuar shkurtimisht cilësimet e ndarjes dhe për të konfirmuar që gjithçka është ashtu siç duhet të jetë . Nuk ka pse të jetë diçka serioze, por është një justifikim i mirë për t'u siguruar që vetëm njerëzit e duhur mund ta shikojnë ose modifikojnë atë përmbajtje.

Të kuptuarit se çfarë janë kafshët anonime, pse shfaqen dhe si t'i menaxhoni ato ju lejon të përfitoni plotësisht nga bashkëpunimi në kohë reale i Google Drive pa kompromentuar sigurinë dhe privatësinë e skedarëve tuaj . Me lejet e konfiguruara siç duhet dhe përdorimin e përgjegjshëm të lidhjeve, këto kafshë do të pushojnë së qeni një kërcënim misterioz dhe do të bëhen thjesht një kuriozitet miqësor që tregon se të tjerët po punojnë me ju në të njëjtin dokument.