Si të hiqni meta të dhënat dhe informacionin e fshehur nga një PDF me ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » Siguri » Si të hiqni meta të dhënat dhe informacionin e fshehur nga një PDF me ONLYOFFICE Docs

Ndonjëherë supozojmë se kur dërgojmë një skedar, vetëm marrësi do ta lexojë atë që kemi shkruar. Megjithatë, realiteti është se dokumentet dixhitale mbartin një lloj bagazhi të padukshëm të quajtur meta të dhëna , të cilat ruajnë gjithçka, nga kush e krijoi skedarin deri te versioni i softuerit të përdorur. Ky informacion, megjithëse jo lehtësisht i dukshëm, mund të jetë një dhimbje koke e vërtetë nëse bie në duar të gabuara.

Për ata që përdorin mjete si ONLYOFFICE Docs ose paketat e programeve të zyrës, është thelbësore të dinë se si të kryejnë një pastrim të plotë. Nuk ka të bëjë vetëm me heqjen e emrit të autorit, por edhe me sigurimin e privatësisë së plotë të organizatës , duke parandaluar që shtigjet e brendshme të serverit ose historitë e redaktimeve të zbulojnë sekrete operative që nuk duhet të dalin nga zyra.

Çfarë janë meta të dhënat dhe pse përbëjnë rrezik?

Thënë thjesht, meta të dhënat janë të dhëna që përshkruajnë të dhëna të tjera. Nëse bëjmë një foto, përmbajtja është vetë imazhi, por meta të dhënat janë koordinatat e sakta GPS të vendit ku është bërë fotografia ose modeli i telefonit. Në një dokument PDF ose Word, kjo përkthehet në emrin e përdoruesit të Windows, datën e krijimit, organizatën dhe madje edhe historikun e rishikimeve.

Rreziku i vërtetë lind kur u dërgojmë këto skedarë klientëve ose furnitorëve. Nëse nuk i pastrojmë këto prona, në thelb po japim informacione të vlefshme. Një shembull klasik ishte dosja britanike mbi Irakun në vitin 2003, ku historia e rishikimeve të integruara ekspozoi të gjithë zinxhirin editorial, duke shkaktuar një incident të rëndësishëm diplomatik për shkak të një mbikëqyrjeje të thjeshtë teknike.

Si të pastroni metadatat në PDF me ONLYOFFICE dhe mjete të tjera

Nëse po punoni me ONLYOFFICE Docs dhe doni të menaxhoni informacionin e PDF-së tuaj, hapi i parë është të shikoni se çfarë përmban. Për të parë këto të dhëna, shkoni te menyja "File" dhe zgjidhni "Properties ". Pasi të jeni atje, nëse doni të fshini informacionin, mund të shkoni te "Additional Metadata ", të hyni në modalitetin "Advanced" dhe të fshini rresht pas rreshti të dhënat që nuk dëshironi t'i shohë askush.

Nëse jeni duke kërkuar alternativa të tjera profesionale për skedarët PDF, ekzistojnë disa opsione në varësi të nivelit të kontrollit që ju nevojitet:

• Adobe Acrobat Pro: Ka një funksion të fuqishëm të quajtur "Mbrojtje" që lejon hiqni informacionin e fshehur përmes një skanimi të hollësishëm të dokumentit.
• NitroPDF: Ju lejon të fshini shpejt metadatat nga skeda e mbrojtjes në seksionin e shkrimi i përmbajtjes.
• Foxit PhantomPDF: Ofron një rrugë të thjeshtë përmes "Mbrojtjes" dhe pastaj "Të dhënave të fshehura" për të shëno dhe fshij metadatat specifike.
• Mjetet në internet: Ka faqe interneti si PDFYeah që automatizojnë procesin, megjithëse duhet të keni Kini kujdes me konfidencialitetin kur ngarkoni skedarë të ndjeshëm në servera të jashtëm.

Inspektori i Dokumenteve në paketën e Microsoft Office

Nëse dokumenti origjinal është një skedar Word, Excel ose PowerPoint, është më mirë të pastroni të dhënat përpara se t'i konvertoni në PDF. Inspektori i Dokumenteve është mjeti kryesor këtu. Ai ju lejon të gjeni dhe hiqni komentet, ndryshimet e gjurmuara, vetitë e serverit të dokumenteve dhe madje edhe tekstin e fshehur (megjithëse nuk zbulon tekstin e bardhë në një sfond të bardhë).

Për ta përdorur, thjesht shkoni te "Skedari", zgjidhni "Informacion" dhe më pas "Kontrolloni për Probleme ". Pas ekzekutimit të skanimit, mund të klikoni "Hiq të Gjitha" në çdo artikull që e konsideroni problematik. Në Excel, kjo është veçanërisht e dobishme për fshirjen e fletëve ose rreshtave dhe kolonave të fshehura që përmbajnë të dhëna që nuk dëshironi që marrësi t'i shohë.

Dallime thelbësore: Heqja e meta të dhënave kundrejt heqjes së përmbajtjes

Këtu gabojnë shumë njerëz. Është e rëndësishme të sqarohet se heqja e meta të dhënave nuk është e njëjtë me heqjen e tekstit . Fshirja e meta të dhënave pastron vetitë e padukshme të skedarit (autori, datat, softueri), por nuk fshin asnjë fjalë të shkruar në faqe. Nëse keni një numër telefoni ose një emër konfidencial të dukshëm, ju nevojitet një vijëzim vizual për ta bërë dokumentin më pak të dukshëm.

Nëse fshini vetëm metadatat, por lini tekstin delikat, të dhënat mbeten. Anasjelltas, nëse e redaktoni tekstin me një kuti të zezë, por nuk i fshini metadatat, emri i autorit origjinal do të shfaqet ende në vetitë e skedarit. Idealisht, të dy proceset duhet të kryhen për të siguruar anonimizim të plotë.

Këshilla të avancuara dhe paralajmërime teknike

Për ata që kanë më shumë njohuri teknike, mjete si ExifTool janë fantastike, por kanë një pengesë. Ekzekutimi i komandës për të fshirë gjithçka në një PDF mund të kthehet mbrapsht nëse nuk përdoret një proces linearizimi me qpdf . Përndryshe, dikush me aftësitë e nevojshme mund të rikuperojë të dhënat e fshira.

Një pikë tjetër e rëndësishme janë nënshkrimet dixhitale . Nëse një dokument është nënshkruar elektronikisht, çdo modifikim në meta të dhëna mund ta pavlefshëmojë nënshkrimin. Është thelbësore të kontrolloni nëse skedari ka një nënshkrim përpara se ta pastroni dhe, nëse është e nevojshme, ta rinënshkruani dokumentin pasi të jetë pastruar.

Menaxhimi i të dhënave në spreadsheet-e dhe formate të tjera

Në rastin e ONLYOFFICE Workspace, ekziston një veçori shumë e dobishme e quajtur Custom Filter për skedarët .xlsx. Kjo nuk fshin meta të dhënat, por ju lejon të ndani një spreadsheet ku përdoruesit shohin vetëm të dhënat që keni filtruar, duke i penguar ata të manipulojnë pamjen për të zbuluar informacione të fshehura në qeliza të tjera.

Në Visio, procesi është i ngjashëm me atë në Office: ju hyni te "Informacioni", zgjidhni "Kontrolloni për Probleme" dhe zgjidhni "Hiqni Informacionin Personal" , i cili pastron komentet dhe shtigjet e shabllonit që mund të jenë të ndjeshme.

Ruajtja e higjienës dixhitale të skedarëve tanë është mbrojtja më e mirë kundër rrjedhjeve aksidentale. Nga përdorimi i inspektorëve të dokumenteve në Office deri te pastrimi manual i vetive në ONLYOFFICE ose përdorimi i softuerëve të specializuar PDF, qëllimi është gjithmonë i njëjtë: që marrësi të marrë vetëm përmbajtjen e dukshme, duke eliminuar çdo gjurmë identiteti ose infrastrukture të brendshme që mund të shfrytëzohet keqdashëse.