Si të nxjerrësh në pah dhe menaxhosh emailet CC dhe BCC në Outlook

Informatec Digital » Prodhimtari » Si të nxjerrësh në pah dhe menaxhosh emailet CC dhe BCC në Outlook

Jam i sigurt që keni qenë duke shkruar një email në Outlook dhe keni menduar se ku ndodhet fusha e kopjimit të verbër karboni (BCC), ose si ta shmangni kërkimin për të sa herë që shkruani një mesazh. Ndonjëherë, mjedisi i Microsoft mund të jetë paksa konfuz sepse ndryshon në varësi të versionit që po përdorni , qoftë versioni klasik për desktop, versioni më i ri, i modernizuar apo versioni për në internet.

Të dish si të menaxhosh fushat e marrësit nuk është vetëm çështje teknike, por edhe çështje etikete dixhitale dhe privatësie . Nuk është e njëjta gjë të kopjosh shefin tënd në një projekt, siç është t'u dërgosh një ofertë pune njëzet kandidatëve pa e ditur asnjëri prej tyre se të tjerët e kanë marrë atë. Në këtë kuptim, zotërimi i CC dhe BCC ju lejon të mbani kontrollin e bisedave tuaja dhe të parandaloni që kutia juaj postare të shndërrohet në një rrëmujë kaotike përgjigjesh masive.

Kuptimi i ndryshimit midis CC dhe CCO

Për të filluar me bazat, fusha CC (Kopje Karboni) përdoret kur duam që shumë persona të marrin të njëjtin informacion, por nuk presim që të gjithë të përgjigjen . Është ideale për ta mbajtur dikë "në dijeni", si të thuash. Detaji kryesor këtu është se të gjithë marrësit mund të shohin se kush tjetër e ka marrë emailin , duke e bërë atë perfekt për transparencë në ekipe.

Nga ana tjetër, kemi fushën BCC (Kopje e Verbër Karboni). Kjo fushë është mjeti përfundimtar për konfidencialitetin dhe mbrojtjen e të dhënave . Kur futni një adresë këtu, marrësi e merr mesazhin, por identiteti i tij mbetet i padukshëm për të gjithë të tjerët . Është një opsion i detyrueshëm nëse po u dërgoni email-e njerëzve që nuk e njohin njëri-tjetrin, pasi ju pengon të ndani adresat e tyre pa leje dhe zvogëlon në mënyrë drastike rrezikun që dikush ta përdorë atë listë për spam.

Si të aktivizoni fushën BCC në varësi të versionit tuaj të Outlook

Në varësi të versionit që keni instaluar, rruga për të gjetur BCC-në ndryshon pak. Ja një plan i detajuar:

• Në versionet e reja të Outlook dhe web: Kur krijoni një email të ri ose përgjigjeni, shkoni te skeda Opsione dhe kërkoni seksionin "Shfaq fushat". Atje do të jeni në gjendje të shënoni kutinë Shfaq BCCNë disa versione në internet, thjesht duhet të klikoni direkt në lidhjen "BCC" që shfaqet në fund të rreshtit "Për".
• Në versionin klasik të Outlook-ut: Nëse po e shkruani mesazhin në një dritare të veçantë, shkoni te skeda Opsione dhe zgjidhni butonin BCC. Nëse, në vend të kësaj, po shkruani nga paneli i leximit, butoni BCC do të jetë i dukshëm. i disponueshëm direkt në shiritin e sipërm.
• Konfigurimi i përhershëm: Nëse nuk doni ta aktivizoni çdo herë, mund të shkoni te menyja Outlook, të hyni te Cilësimet dhe pastaj te Shkruaj. Atje do të gjeni një opsion për të Aktivizo fushën BCC si parazgjedhjekështu që do të shfaqet sa herë që shkruani.

Menaxhim i Avancuar: Automatizime dhe Rregulla

Nëse jeni përdorues i përparuar ose menaxhoni një ekip mbështetjeje, mund të dëshironi të kopjoni automatikisht email-e të caktuara . Rregullat e klientit përdoren për këtë qëllim. Mund ta konfiguroni Outlook-un në mënyrë që çdo mesazh që dërgoni të kopjohet automatikisht te një koleg ose një grup publik. Kjo bëhet nga skeda Kryesore, në seksionin Rregullat dhe Alarmet, duke krijuar një rregull të ri të zbatuar për mesazhet e dërguara.

Një truk shumë i dobishëm për të shmangur mbingarkesën e njerëzve është përdorimi i kategorive. Mund të krijoni një kategori të quajtur "Pa CC automatike" dhe ta konfiguroni rregullin në mënyrë që, sa herë që ia caktoni atë etiketë një email-i , kopja automatike të mos dërgohet. Kjo ju jep fleksibilitetin për të vendosur rast pas rasti se kush duhet të njoftohet për atë që shkruani, pa pasur nevojë ta çaktivizoni rregullin e përgjithshëm çdo herë.

Këshilla praktike dhe masa paraprake kur përdorni CCO

Nuk ka të bëjë vetëm me klikimin e butonit; duhet të jeni të kujdesshëm se si perceptohen këto email-e. Një pikë kritike është se shumë filtra spam- i i shënojnë email-et me shumë marrës në fushën BCC si të dyshimta. Për të parandaluar që mesazhi juaj të përfundojë në dosjen e spam-it, idealisht marrësi duhet t'ju ketë shtuar tashmë si dërgues të sigurt përpara se të dërgojë email-e masive.

Gjithashtu, mbani mend se BCC mund të jetë një mjet i shkëlqyer për ngadalësimin e temave të pakontrolluara të bisedave . Nëse një grup i madh po u përgjigjet të gjithëve dhe po e mbush kutinë hyrëse të të gjithëve, mund t'i përgjigjeni direkt dërguesit dhe ta zhvendosni mesazhin në fushën BCC. Kjo i lejon të gjithë të dinë se i keni shtuar në listën BCC për të zvogëluar volumin e përgjigjeve masive dhe u kërkon atyre të kontaktojnë drejtpërdrejt me ju.

Vizualizimi dhe kufijtë e sistemit

Është e rëndësishme të mbani mend se nëse jeni marrësi i email-it, nuk do ta dini kurrë nëse persona të tjerë janë në fushën BCC ; ky informacion është privat. Vetëm dërguesi mund të kontrollojë se kush ishte në BCC duke shkuar te dosja e tij "Artikujt e Dërguar" dhe duke hapur mesazhin origjinal.

Së fundmi, mbani mend se ofruesit e email-it kanë kufizime. Pavarësisht nëse përdorni fushat "Për", "CC" ose "BCC", të gjitha adresat llogariten në limitin total të marrësve për mesazh (i cili zakonisht është rreth 100 për shumë llogari). Nëse duhet t'u dërgoni informacione qindra njerëzve, qasja më profesionale dhe e sigurt është të përdorni mjete të marketingut me email ose lista zyrtare postare për të shmangur bllokimin e llogarisë suaj.

Zotërimi i këtyre mjeteve të Outlook ju lejon të kaloni pa probleme nga komunikimi i hapur dhe bashkëpunues duke përdorur CC në menaxhim rreptësisht privat dhe profesional përmes BCC. Qoftë duke konfiguruar rregulla automatike për të qëndruar në krye të projekteve apo duke mbrojtur privatësinë e kontakteve tuaja në dërgesat masive, çelësi është të dini se si t'i përshtatni cilësimet e programit sipas nevojave të mesazhit dhe gjithmonë duke respektuar konfidencialitetin e të dhënave të kontakteve tuaja.