Si të rikuperoni hapësirën në Gmail dhe të shmangni mbarimin e hapësirës së ruajtjes

Informatec Digital » Burime » Si të rikuperoni hapësirën në Gmail dhe të shmangni mbarimin e hapësirës së ruajtjes

Nëse përdorni Gmail çdo ditë, kutia juaj postare ka të ngjarë të jetë bërë një sirtar dixhital mbeturinash : mijëra email-e, buletine që nuk i lexoni kurrë, bashkëngjitje të mëdha dhe, për më tepër, Google Photos dhe Drive po i shtojnë gjithashtu gigabajt grumbullit. Ndërsa mund të duket sikur 15 GB që ju jep Google janë të mjaftueshëm për gjithçka, sapo të mbushet, fillojnë paralajmërimet dhe problemet.

Kur i afroheni limitit të hapësirës së ruajtjes, Google mund t'ju ndërpresë: Gmail ndalon dërgimin dhe marrjen e email-eve , Drive ndalon ngarkimin e skedarëve dhe Photos ndalon krijimin e kopjeve rezervë. Përpara se të arrini në atë pikë, ia vlen të mësoni se si të rikuperoni hapësirën në Gmail (dhe pjesën tjetër të llogarisë suaj Google) në një mënyrë të organizuar, të shpejtë dhe, mbi të gjitha, të pandërprerë, pa humbur asgjë të rëndësishme.

Si funksionon hapësira ruajtëse e Google dhe pse mbushet Gmail

Gjëja e parë që duhet të kuptoni është se ato 15 GB hapësirë ​​ruajtjeje falas nuk janë vetëm për Gmail: ato ndahen midis Gmail, Google Drive dhe Google Photos . Përveç kësaj, ka edhe elementë të tjerë më pak të dukshëm, siç janë kopjet rezervë të WhatsApp në Android ose të dhënat nga aplikacionet që përdorin gjithashtu të njëjtën hapësirë ​​ruajtjeje.

Kur hapësira e ruajtjes është në limitin e saj, Google zbaton një sërë kufizimesh mjaft serioze . Në Gmail, nuk mund të dërgoni ose të merrni mesazhe, dhe emailet hyrëse i kthehen dërguesit me një njoftim të plotë për kutinë postare. Në Drive, skedarët e rinj nuk sinkronizohen ose ngarkohen më, dhe në Docs, Sheets, Slides dhe aplikacione të tjera të Google Office, nuk mund të krijoni dokumente të reja ose t'u lejoni të tjerëve të modifikojnë ato ekzistuese.

Në Google Photos, bllokimi do të thotë që nuk do të krijohen kopje rezervë të reja të fotove dhe videove . Çdo gjë që keni ruajtur do të mbetet aty, por nuk do të shtohet përmbajtje e re derisa të lironi ose të blini më shumë hapësirë ​​ruajtjeje. Dhe kini kujdes: nëse nuk bëni asgjë, mund të humbisni email-e të rëndësishme për ditë të tëra pa e kuptuar fare.

Për të kontrolluar hapësirën e mbetur të ruajtjes, do të shihni një tregues përdorimi në fund të Gmail. Nga atje, mund të hyni në faqen e menaxhimit të ruajtjes, e cila detajon se sa hapësirë ​​përdorin Gmail, Drive dhe Photos veçmas . Kjo është mënyra më e qartë për të përcaktuar se ku qëndron problemi.

Përdor Google One dhe mjetin zyrtar për të rikuperuar hapësirën

Google ka centralizuar pothuajse gjithçka që lidhet me pastrimin e hapësirës së ruajtjes në platformën Google One. Edhe pa një abonim, mund të përdorni panelin e menaxhimit të ruajtjes për të parë se çfarë po zë hapësirë ​​dhe për të fshirë në masë atë që nuk ju nevojitet.

Nga kompjuteri yt, shko te Google One dhe hyr në seksionin e Hapësirës së Ruajtjes. Atje do të gjesh një seksion të quajtur "Rimer hapësirën tënde ", i cili grupon opsionet për lirimin e hapësirës sipas shërbimit (Gmail, Drive, Foto) dhe sipas llojit të përmbajtjes (skedarë të mëdhenj, spam, artikuj në kosh, etj.).

Në "Liro hapësirë ​​në llogari", mund të rishikosh kategori të tilla si artikujt e mbeturinave, spam-in, skedarët shumë të mëdhenj ose përmbajtjen e aplikacionit. Në varësi të kategorisë, do të kesh mundësi për të renditur, filtruar ose ndryshuar pamjen (listë ose rrjetë), duke e bërë më të lehtë rishikimin e sasive të mëdha të artikujve para se t'i fshish ato.

Në Google Photos, i njëjti panel shfaq foto dhe video gati për t'u fshirë; nëse doni të mbani diçka, mund ta shkarkoni në kompjuterin tuaj përpara se ta dërgoni në koshin e plehrave. Pasi të zgjidhni atë që dëshironi të hiqni, prekni Fshij (ose "Zhvendos në koshin e plehrave" nëse jeni në Photos) dhe, kur Google t'ju kërkojë, konfirmoni që pranoni fshirjen e përhershme duke shënuar kutinë e pëlqimit.

Mbani mend se nëse po fshini mijëra artikuj menjëherë , mund të duhen deri në 48-72 orë që hapësira e liruar të pasqyrohet saktë në llogarinë tuaj, prandaj mos u shqetësoni nëse shiriti mezi lëviz në fillim.

Diagnostikoni problemin: Drive, Gmail ose Photos

Para se të filloni të fshini gjëra pa dashje, është mirë të zbuloni se cili shërbim po përdor më shumë hapësirë. Shkoni te drive.google.com/drive/quota për të parë skedarët tuaj në Drive të renditur nga më i madhi në më të voglin. Kjo është një mënyrë shumë e qartë për të parë nëse hapësira juaj po zihet nga video, kopje rezervë të mëdha ose dokumente që keni pasur prej vitesh.

Në atë pamje, thjesht klikoni me të djathtën mbi çdo skedar të madh që nuk ju nevojitet dhe zgjidhni "Zhvendos në Kosh ". Pasi të keni një numër të mirë skedarësh në kosh, shkoni te dosja "Koshi" në Drive dhe klikoni "Zbraz Koshin" për të liruar hapësirë.

Në rastin e Gmail, diagnoza bëhet direkt nga vetë emaili, duke përdorur operatorë kërkimi si larger:10M për të gjetur mesazhe me bashkëngjitje të mëdha ose filtra datash për të gjetur email-e shumë të vjetra. Diçka e ngjashme ndodh edhe në Foto, ku videot zakonisht janë fajtorët kryesorë pas hapësirës së tepërt të ruajtjes.

Për llogaritë e punës ose të shkollës (Google Workspace), kufiri i hapësirës së ruajtjes përcaktohet nga licenca juaj ose nga administratori juaj. Në këto raste, nëse zbuloni se nuk mund të blini hapësirë ​​shtesë ruajtjeje direkt, do t'ju duhet të kontaktoni administratorin tuaj për të përmirësuar planin tuaj ose për të liruar hapësirën e ruajtjes nga konzola e organizatës.

Truk i avancuar: Lironi Gmail duke transferuar të gjitha emailet tuaja në një llogari tjetër

Nëse jeni nga ata që nuk fshijnë kurrë asgjë dhe llogaria juaj ka grumbulluar mesazhe për vite me radhë, zgjidhja më e shpejtë mund të mos jetë të kaloni email-in me email, por të zhvendosni të gjithë historikun tuaj të Gmail-it në një llogari tjetër . Në këtë mënyrë, praktikisht e zbrazni kutinë tuaj postare pa humbur email-et që dëshironi të ruani.

Procesi përfshin krijimin e një llogarie të re Gmail dhe konfigurimin e saj për të shkarkuar të gjitha emailet nga llogaria e vjetër nëpërmjet POP3, duke fshirë kopjen nga llogaria e vjetër. Para se të bëni ndonjë gjë, rekomandohet fuqimisht të përdorni Google Takeout për të krijuar një kopje rezervë të plotë të emaileve tuaja në rast të ndonjë problemi gjatë transferimit.

Në llogarinë origjinale, shkoni te Cilësimet > “Shiko të gjitha cilësimet” > “Përcjellja dhe POP/IMAP” dhe aktivizoni qasjen POP për të gjitha mesazhet. Është shumë e rëndësishme të zgjidhni opsionin “Fshi kopjen e Gmail kur qaseni në mesazhe nëpërmjet POP ”, pasi kjo do të sigurojë që email-et e shkarkuara nga llogaria e re të fshihen automatikisht nga llogaria origjinale.

Pastaj, hyni në llogarinë tuaj të re në Gmail dhe shkoni te Cilësimet > “Llogaritë dhe Importi”. Në seksionin “Kontrolloni email-et nga llogari të tjera”, shtoni llogarinë tuaj të vjetër dhe ndiqni hapat për ta konfiguruar atë nëpërmjet POP3. Do të fillojë një shkarkim masiv, i cili, varësisht nga vëllimi i email-eve, mund të zgjasë një kohë të konsiderueshme.

Pasi të keni verifikuar që të gjitha mesazhet e rëndësishme janë shkarkuar me sukses në llogarinë e re, mund të çaktivizoni pyetjet POP që aty dhe, në llogarinë origjinale, të zbrazni koshin e mbeturinave për të liruar plotësisht hapësirë. Është një masë drastike, por është jashtëzakonisht efektive për llogaritë me tendenca për grumbullim dixhital.

Pastroni Gmail hap pas hapi: madhësia, mosha, spam-i dhe plehrat

Përtej trukut të dytë të llogarisë, ia vlen të mësosh se si ta menaxhosh Gmail-in nga brenda. Hapi i parë logjik është të gjesh email-et me bashkëngjitjet më të mëdha , sepse duke fshirë vetëm disa mesazhe mund të lirosh shumë megabajt (ose edhe gigabajt) në të njëjtën kohë.

Nga shiriti i kërkimit të Gmail, mund të zgjeroni opsionet e avancuara (shigjeta në të djathtë të shiritit të kërkimit) dhe të përdorni fushën "Madhësia" për të kërkuar mesazhe më të mëdha se X MB. Gjithashtu mund të përdorni direkt sintaksën madhësia:20MB ose më e madhe:10M në shiritin e kërkimit. Është e rëndësishme të respektohet formati (pa hapësira dhe M për megabajt), përndryshe kërkimi do të jetë në bajt dhe nuk do të funksionojë.

Pasi të shihni të gjitha emailet e mëdha, rishikoni se cilat duhet t'i ruani vërtet. Për ata që kanë dokumente të rëndësishme, së pari shkarkoni bashkëngjitjet në kompjuterin tuaj ose në një shërbim tjetër cloud dhe më pas fshini emailin dhe zbrazni koshin e mbeturinave . Kjo siguron që të mos humbni asnjë informacion dhe liron sa më shumë hapësirë ​​të jetë e mundur.

Një taktikë tjetër efektive është të shënjestrosh email-et shumë të vjetra. Duke përdorur operatorin `older_than:1y`, mund të gjesh të gjitha mesazhet më të vjetra se një vit; mund të zëvendësosh "y" për vite me "m" për muaj ose "d" për ditë sipas nevojës. Përsëri, zgjidh të gjitha email-et që nuk ke më nevojë t'i mbash dhe fshiji ato.

Mos harroni të kontrolloni dosjet Spam dhe Trash. Edhe pse mesazhet fshihen automatikisht pas 30 ditësh, gjithçka në to vazhdon të zërë hapësirë ​​deri atëherë. Në të dyja dosjet, do të gjeni një buton për të zbrazur gjithçka menjëherë ("Zbrazni Koshin tani" ose "Fshini të gjitha mesazhet e padëshiruara tani").

Zgjidhja e problemit që në rrënjë: buletine, filtra dhe organizim

Pastrimi i kutisë postare është i kotë nëse jeni kthyer në fillim pas dy muajsh. Një nga mënyrat më të mira për ta mbajtur Gmail-in nën kontroll është të çregjistroheni nga email-et që nuk ju sjellin dobi . Shumica e buletineve dhe email-eve të marketingut përfshijnë një lidhje "Çregjistrohu" në fund të mesazhit, dhe Gmail ndonjëherë shfaq një shkurtore të ngjashme pranë emrit të dërguesit.

Nëse jeni vërtet të mbingarkuar nga dhjetëra buletine, ia vlen të ndani një moment për të hapur disa email-e promocionale, për t'u çregjistruar dhe kështu për të zvogëluar rrjedhën e vazhdueshme që mbush kutinë tuaj postare dhe hapësirën e ruajtjes. Më pak email-e hyrëse do të thotë më pak email-e që do t'ju duhet të fshini në të ardhmen.

Gjithashtu mund të krijoni filtra automatikë për të arkivuar mesazhe të caktuara, t'i dërgoni ato në një etiketë specifike ose t'i zhvendosni direkt në koshin e plehrave. Nga shiriti i kërkimit të Gmail, duke përdorur butonin e opsioneve, mund të filtroni sipas dërguesit, subjektit, madhësisë ose fjalëve kyçe dhe më pas të vendosni se çfarë të bëni me të gjitha emailet që i përshtaten atij modeli.

Përdorimi i etiketave dhe kategorive ndihmon në mbajtjen e kutisë suaj postare të pastër pa pasur nevojë të fshini gjithçka. Skedat e Gmail-it (Kryesore, Sociale, Promovime, Njoftime, Forume) ofrojnë tashmë filtrim fillestar; nëse e keni zakon të kontrolloni herë pas here Promovimet dhe Sociale për t'i zbrazur ato pothuajse plotësisht, ndikimi në hapësirën e ruajtjes do të jetë i madh.

Dhe mos harroni se "Arkivimi" nuk liron hapësirë; ai vetëm heq email-et nga pamja kryesore. Është i dobishëm për të mbajtur email-in tuaj të organizuar, por nëse doni të rikuperoni gigabajt, duhet të fshini email-et dhe pastaj të zbrazni koshin e mbeturinave.

Video, foto dhe skedarë të mëdhenj në Google Photos

Edhe pse kërkimi përqendrohet te Gmail, një pjesë e madhe e problemit shpesh qëndron te Google Photos. Videot, veçanërisht ato me rezolucion të lartë, mund ta mbushin shpejt hapësirën e ruajtjes brenda pak muajsh nëse kryeni kopje rezervë automatike të shpeshta.

Për të synuar vetëm videot, mund të shkoni te URL-ja speciale e Fotove për këtë lloj përmbajtjeje: https://photos.google.com/search/_tv_video. Atje do t'i shihni të gjitha videot tuaja menjëherë dhe mund të zgjidhni ato që nuk keni më nevojë t'i dërgoni në koshin e plehrave.

Ekziston një tjetër pamje e dobishme në https://photos.google.com/unsupportedvideos, e cila rendit videot që nuk janë të pajtueshme me Fotot dhe për këtë arsye nuk shfaqen lehtësisht në kërkime të tjera. Këto lloje skedarësh gjithashtu zënë hapësirë, kështu që nëse nuk ju nevojiten, mos ngurroni t'i fshini.

Skeda "Eksploro" në Google Photos grupon përmbajtjen sipas njerëzve, vendeve, pamjeve të ekranit, videove ose krijimeve si animacione dhe filma. Është një vend i shkëlqyer për të gjetur grupe fotosh të vjetra ose të përsëritura (për shembull, një udhëtim nga vite më parë që e keni ruajtur tashmë në një hard disk) dhe për të liruar disa gigabajt me një të rënë.

Pasi të keni dërguar shumë foto dhe video në koshin e mbeturinave, shkoni te seksioni "Koshi i mbeturinave" te Fotot dhe prekni "Zbrazni Koshin e mbeturinave". Ashtu si në Gmail dhe Drive, hapësira nuk rikuperohet në të vërtetë derisa të përfundoni këtë hap . Dhe përsëri, nëse fshini shumë përmbajtje, mund të duhet pak kohë që ndryshimet të shfaqen në shiritin e ruajtjes.

Google Drive, kopjet rezervë të WhatsApp dhe veçori të tjera që shpesh anashkalohen

Përveç emaileve dhe fotove, llogaria juaj e Google mund të përmbajë edhe elementë të tjerë të fshehur që zënë hapësirë ​​të konsiderueshme. Një shembull i qartë janë kopjet rezervë të WhatsApp në Android , të cilat ruhen në Drive dhe, prej kohësh, llogariten në limitin tuaj të ruajtjes.

Për të kontrolluar këto kopje rezervë nga telefoni juaj, hapni aplikacionin Google One, shkoni te seksioni i Hapësirës së Ruajtjes dhe, te "Liro hapësirë ​​në llogari", gjeni opsionin "Fshij artikujt e tjerë" dhe zgjidhni WhatsApp. Atje mund të shihni kopjet rezervë të disponueshme dhe të fshini çdo kopje rezervë që nuk ju nevojitet më.

Nëse preferoni ta bëni nga shfletuesi juaj, mund të shkoni te one.google.com/backup/management/whatsapp. Pranë çdo kopjeje rezervë, do të gjeni opsionin "Fshi kopjen rezervë ". Edhe nëse e fshini kopjen rezervë aktuale, WhatsApp do të vazhdojë të krijojë kopje rezervë në të ardhmen sipas cilësimeve të aplikacionit, prandaj kontrolloni edhe ato cilësime për të shmangur gjenerimin e shpeshtë të skedarëve të mëdhenj.

Në Drive, përveç skedarëve që keni ngarkuar, do të shihni edhe artikuj që të tjerë kanë ndarë me ju. Është e rëndësishme të dini se skedarët në seksionin "Të ndarë me mua" nuk llogariten në kuotën tuaj të ruajtjes (pronari e bën), përveç nëse bëni një kopje ose ngarkoni skedarët tuaj në dosjet e përbashkëta. Në atë rast, kopja ose skedarët e rinj do të llogariten në kuotën tuaj.

Së fundmi, Drive për kompjuterë mund të shfaqë përdorim të ndryshëm të hapësirës së ruajtjes nga ajo që shihni në internet, sepse skedarët e ndarë që sinkronizoni zënë hapësirë ​​në hard diskun tuaj lokal, edhe pse ato nuk ndikojnë në hapësirën e ruajtjes në cloud. Kjo është sjellje normale dhe nuk do të thotë që Google po merr gigabajt shtesë nga ju.

Probleme të zakonshme kur lironi hapësirën dhe si t'i zgjidhni ato

Një nga gabimet më të zakonshme është të mendosh se hapësira lirohet menjëherë. Kur fshin shumë artikuj radhazi, sistemeve të Google mund t'u duhen nga 48 deri në 72 orë për të rillogaritur siç duhet hapësirën e ruajtjes. Gjatë kësaj kohe, numëruesi mund të duket i ngrirë edhe pse e ke bërë tashmë detyrën.

Nëse keni blerë më shumë hapësirë ​​ruajtjeje me Google One dhe kapaciteti i ri nuk shfaqet, prisni deri në 24 orë. Nëse ende nuk shfaqet pas asaj kohe, dilni nga llogaria juaj e Google, identifikohuni përsëri dhe kontrolloni faqen e pagesës për t'u siguruar që pagesa është kryer. Nëse karta juaj është ngarkuar, por hapësira e re e ruajtjes nuk shfaqet, mund ta keni blerë planin në një llogari tjetër ; kontrolloni nëse keni llogari të shumta të hapura.

Në iPhone ose iPad, ndonjëherë ndihmon mbyllja me forcë e aplikacionit Google One dhe rihapja e tij në mënyrë që të sinkronizohet me serverat. Hapat specifikë për mbylljen e aplikacioneve ndryshojnë në varësi të versionit tuaj të iOS, kështu që nëse nuk jeni i sigurt, është më mirë të konsultoheni me Ndihmën e Apple.

Një problem tjetër i zakonshëm është se, pas përmirësimit në një plan ruajtjeje më të lartë ose më të ulët, Gmail ende nuk ju lejon të dërgoni ose të merrni email-e. Në këto raste, është më mirë të prisni deri në 24 orë , të dilni dhe të hyni përsëri, dhe madje të provoni të dërgoni një email nga një dritare inkognito ose nga një shfletues tjetër (Edge, Firefox, etj.) për të përjashtuar problemet e ruajtjes në memorien e përkohshme.

Gjithashtu, ka njëfarë konfuzioni në lidhje me fotot në "Kursyes Hapësire" (më parë "Cilësi e Lartë") të ngarkuara para 1 qershorit 2021: këto imazhe dhe video nuk llogariten në kuotën tuaj të hapësirës së ruajtjes . Nëse fshini shumë nga ky lloj përmbajtjeje, mund të mos shihni ndonjë ndryshim në përdorimin e hapësirës së ruajtjes pikërisht për këtë arsye.

Kur ka kuptim të paguash për Google One dhe si ta menaxhosh atë

Nëse pas një pastrimi të plotë ende nuk keni hapësirë ​​të mjaftueshme ose thjesht nuk doni të jetoni me limitin prej 15 GB, mund të merrni në konsideratë përmirësimin e planit tuaj me Google One. Ka opsione me pagesë që fillojnë nga 100 GB hapësirë ​​shtesë ruajtjeje, me kapacitet (dhe çmim) që rriten sipas nevojës.

Herë pas here, Google ofron prova falas të Google One për përdoruesit e rinj. Në këto raste, do të merrni një ftesë për të aktivizuar një periudhë prove ku do të shijoni më shumë hapësirë ​​ruajtjeje falas për një kohë të kufizuar. Do t'ju duhet të shtoni një metodë pagese, por nuk do të tarifoheni derisa të përfundojë prova , me kusht që të mos harroni të anuloni para afatit nëse nuk jeni të interesuar të vazhdoni.

Nëse e menaxhoni Google One përmes uebit (jo përmes Apple App Store), mund ta ndryshoni planin tuaj, të kaloni nga mujor në vjetor ose ta anuloni nga seksioni i cilësimeve të Google One te "Ndrysho planin e abonimit". Në Android, mund ta menaxhoni abonimin tuaj edhe përmes cilësimeve të aplikacionit dhe Google Play.

Në iPhone dhe iPad, gjërat janë më të ndërlikuara: nëse e keni blerë planin përmes faqes së internetit, nuk do të jeni në gjendje ta ndryshoni atë nga aplikacioni . Në këtë rast, do t'ju duhet të anuloni planin tuaj aktual nga faqja e internetit e Google One dhe, nëse doni ta menaxhoni atë tërësisht nga iOS, të regjistroheni në një plan të ri përmes App Store.

Anasjelltas, nëse llogaria juaj është për punë ose shkollë, nuk mund të blini vetë hapësirë ​​shtesë ruajtjeje. Do t'ju duhet t'i kërkoni administratorit tuaj të Google Workspace të rrisë limitin tuaj ose të ndryshojë licencën tuaj , pasi këto llogari menaxhohen në mënyrë të centralizuar.

Në fund të fundit, lirimi i hapësirës në Gmail dhe llogarinë tuaj Google përfshin kombinimin e disa strategjive: përdorimin e mjetit zyrtar të Google One, fshirjen e email-eve të mëdha dhe të vjetra (duke zbrazur gjithmonë spam-in dhe mbeturinat), kontrollin e Drive, Fotove dhe kopjeve rezervë si kopja rezervë e WhatsApp-it, dhe menaxhimin më të mirë të buletineve dhe përmbajtjes që merrni çdo ditë. Nëse 15 GB ende nuk janë të mjaftueshme, përmirësimi me Google One mund të jetë mënyra më e përshtatshme për të ndaluar përballjen e vazhdueshme me paralajmërimin "hapësirë ​​ruajtëse pothuajse plot".