- Optimizimi i produktivitetit përmes shkurtesave të përparuara të tastierës në Word dhe Excel.
- Përmirësoni ndikimin vizual dhe dinamik të prezantimeve në PowerPoint dhe Sway.
- Integrimi i mjeteve në cloud, zgjerimeve të jashtme dhe aplikacioneve mobile për rrjedhën e punës.
Jam i sigurt që më shumë se një herë jeni ndjerë paksa të mbingarkuar nga numri i madh i gjërave që mund të bëni me paketën Microsoft Office. Që kur doli në treg në vitin 1989, është bërë standardi absolut, me mbi 1.300 miliardë përdorues në të gjithë botën. Në thelb, është mjeti që shpëton ditën, pavarësisht nëse punojmë në zyrë, bëjmë detyra universitare apo organizohemi në shtëpi.
Gjëja kurioze është se shumica prej nesh përdorim vetëm dhjetë përqind të asaj që ofrojnë këto aplikacione. Ne kufizohemi në shkrimin e teksteve ose krijimin e tabelave të thjeshta, por nëse guxoni të futeni pak në menu, do të zbuloni se integrimi dhe stabiliteti i Office ju lejojnë të automatizoni detyrat që më parë zgjasnin orë të tëra. Ja se si të përfitoni sa më shumë nga secili mjet në mënyrë që të mund të punoni shumë më mirë.
Zotërimi i Microsoft Word: Përtej shkrimit
Word është ndoshta programi që përdorim më shumë, por edhe ai që e përdorim më pak. Nëse keni një listë të madhe dhe e kuptoni se renditja nuk është e saktë, mos e teproni duke prerë dhe ngjitur. Thjesht vendosni kursorin në rreshtin që dëshironi të zhvendosni dhe shtypni Alt dhe Shift në të njëjtën kohë; në këtë mënyrë mund t'i zhvendosni artikujt lart ose poshtë pa prishur formatimin. Nëse jeni të interesuar të mësoni më shumë rreth historisë së Microsoft Word , do të shihni se si ka evoluar deri në ditët e sotme.
Për ata që duan të përmirësojnë cilësinë e shkrimit të tyre, tezauri është një perlë e fshehur: zgjidhni fjalën dhe shtypni Shift + F7 për të shmangur përsëritjet. Për më tepër, nëse keni nevojë të futni formula komplekse matematikore, shkurtesa Alt + = hap menjëherë redaktuesin e ekuacioneve, duke e thjeshtuar shumë shkrimin e dokumenteve teknike.
Një tjetër veçori shumë e dobishme është mundësia për të modifikuar direkt skedarët PDF . Nuk keni më nevojë për softuer të jashtëm ose abonime të shtrenjta; thjesht shkoni te Skedari, zgjidhni Hap dhe zgjidhni PDF-në që dëshironi të modifikoni. Për të shmangur surprizat nga mbylljet e papritura, sigurohuni që të aktivizoni AutoRecover në menynë Ruaj Opsionet, në mënyrë që puna juaj të jetë gjithmonë e sigurt.
Dhe nëse duhet të bëni kërkime të shpejta për diçka, mos harroni se keni të integruara kërkime inteligjente përmes Bing, të cilat ju lejojnë të merrni përkufizime ose imazhe pa pasur nevojë të ndërroni dritare ose të shpërqendroheni nga shfletuesi.
Excel: Arti i menaxhimit të të dhënave me shkathtësi
Për ata që kanë vështirësi me numrat çdo ditë, Excel ka truke që janë vërtet shpëtimtare. Për shembull, nëse doni të zgjidhni një kolonë të tërë pa pasur nevojë të tërhiqni miun pafundësisht, thjesht shtypni Control + Space dhe e gjithë kolona vertikale e qelizës aktive do të zgjidhet automatikisht.
Për të lundruar në fletëllogaritëse masive, harrojeni lëvizjen e ngadaltë dhe përdorni Ctrl + tastet me shigjeta , të cilat do t'ju çojnë në skajin e të dhënave tuaja menjëherë. Nëse punoni me baza të dhënash ku përdorues të tjerë fusin informacione, unë rekomandoj përdorimin e Validimit të të Dhënave për të kufizuar atë që mund të futet dhe për të shmangur gabimet bezdisëse.
Nëse dëshironi që spreadsheet-i juaj të flasë vetë, formatimi i avancuar me kusht është çelësi për të nxjerrë në pah dublikatat ose vlerat që tejkalojnë një limit të caktuar. Përveç kësaj, nëse mendoni se shkurtoret e integruara nuk janë të mjaftueshme, mund të krijoni shkurtoret tuaja duke shkuar te Skedari > Opsionet dhe duke hyrë në Shiritin e Veglave të Qasjes së Shpejtë.
PowerPoint dhe Sway: Prezantime që kanë ndikim
Një prezantim i rrëmujshëm mund ta shpërqendrojë audiencën, kështu që është më mirë të përdorni mjetin Align Objects në skedën Format, duke shmangur rregullimet manuale. Nëse doni ta çoni dizajnin tuaj në një nivel tjetër, funksioni Designer sugjeron shabllone profesionale brenda sekondash, ndërsa Interactive Zoom ju lejon të kaloni midis seksioneve në mënyrë jolineare, ideale për prezantime interaktive.
Një nga efektet më spektakolare është tranzicioni Morph ose Transform . Kjo përfshin dublikimin e një diapozitivi dhe zhvendosjen e elementëve në diapozitivin e dytë; kur luhen, objektet rrëshqasin pa probleme, duke krijuar një efekt vizual të ngjashëm me një GIF. Nëse përdorni fonte të pazakonta, mos harroni t'i ngulisni fontet në skedar (File > Opsione > Ruaj) në mënyrë që prezantimi të duket njësoj në çdo kompjuter.
Për ata që kërkojnë diçka më moderne sesa diapozitivat tradicionale, Microsoft Sway është alternativa perfekte. Ai ju lejon të integroni video, foto nga interneti dhe, më interesante, të krijoni sondazhe të drejtpërdrejta duke përdorur mjete si PollEverywhere.com për të bashkëvepruar me audiencën tuaj në kohë reale.
Nëse keni një iPad ose pajisje celulare, mund të përdorni skedën Vizatim për të shtuar bojë dixhitale me dorë të lirë . Dhe nëse duhet të paraqisni dhe nuk keni një tregues fizik lazeri, mos harroni se mund ta konvertoni kursorin e miut në një tregues lazeri direkt nga opsionet e PowerPoint.
Produktivitet 365 dhe mjete plotësuese
Ekosistemi i Office 365 shkëlqen falë sinkronizimit të vazhdueshëm midis "cloud"-it dhe kompjuterit tuaj lokal. Një veçori veçanërisht e dobishme është ikona e llambës ( Çfarë doni të bëni?), ku mund të shkruani pyetjet tuaja në gjuhë të përditshme dhe sistemi do t'ju udhëzojë drejt funksionit që ju nevojitet. Madje mund të optimizoni rrjedhën tuaj të punës me Microsoft Copilot për të automatizuar proceset pa pasur nevojë të kërkoni manuale.
Për sa i përket komunikimit, Outlook ndihmon në organizimin e kaosit përmes rregullave automatike të renditjes dhe përgjigjeve të shpejta. Ekzistojnë disa zgjerime shumë interesante, të tilla si Uber Outlook , i cili sinkronizon përkujtuesit e kalendarit tuaj për të kërkuar udhëtime pikërisht në kohë, ose zgjerimi i PayPal për menaxhimin e pagesave përmes emailit.
Për ata që punojnë në mjedise hibride, Teams ju lejon të ndani tabela të bardha fizike me kolegë në distancë, duke thyer barrierën e distancës. Së fundmi, aplikacioni Lens e kthen kamerën e telefonit tuaj inteligjent në një skaner inteligjent që dërgon pamje të ekranit të dokumenteve ose tabelave të bardha direkt në OneNote.
Zotërimi i këtyre funksioneve, nga lëvizja e paragrafëve në Word deri te automatizimi i të dhënave në Excel dhe përmirësimi i ndërveprimit të PowerPoint, transformon mënyrën se si punoni. Duke integruar Microsoft 365 Cloud dhe duke përdorur shkurtore të personalizuara, çdo përdorues mund të përparojë nga një nivel bazë në një nivel të avancuar, duke i bërë detyrat e përditshme shumë më të shpejta, më të sakta dhe, mbi të gjitha, më profesionale.
