- Sistemi Hero Link centralizon aksesin në një dokument në një URL të vetme të përhershme që nuk ndryshon kur modifikohen lejet.
- Ekzistojnë nivele të ndryshme të aksesit të audiencës, nga aksesi anonim dhe i përgjithshëm deri te ftesat e kufizuara për njerëz të caktuar.
- Është e mundur të aplikohen shtresa shtesë sigurie, siç janë fjalëkalimet, datat e skadimit dhe bllokimi i shkarkimeve.
- Menaxhimi i aksesit ju lejon të revokoni lejet ose të ndryshoni rolin e përdoruesit pa pasur nevojë të krijoni lidhje të reja.
Kur bëhet fjalë për punën në grup, dërgimi i bashkëngjitjeve në email është një gjë e së kaluarës. Tani, mënyra për të vepruar është të ndani aksesin në një dokument të drejtpërdrejtë në cloud, duke u lejuar të gjithëve të punojnë në të njëjtin version pa krijuar një rrëmujë kopjesh të dyfishta. Microsoft OneDrive është bërë mjeti kryesor për këtë, duke ofruar kontroll të plotë mbi atë se kush mund të hyjë në skedarët tuaj dhe çfarë mund të bëjë me to.
Gjëja më emocionuese është se platforma ka evoluar për të eliminuar shqetësimet. Nëse ndonjëherë jeni ndjerë të humbur me pesë lidhje të ndryshme për të njëjtin skedar, do të jeni të lumtur të dini se koncepti Hero Link është këtu për të thjeshtuar gjithçka. Në thelb, ai e bën menaxhimin e aksesit shumë më intuitiv dhe më pak të prirur ndaj gabimeve, duke siguruar bashkëpunim të qetë dhe, mbi të gjitha, të sigurt.
Koncepti revolucionar i Hero Link
Deri vonë, sa herë që dëshironit të ndryshonit se kush kishte qasje në një skedar, sistemi gjeneronte një URL të re. Kjo ishte një telashe e vërtetë sepse duhej ta ridërgonit lidhjen te të gjithë të përfshirët. Me mbërritjen e Hero Link , Microsoft ka zbatuar një lidhje kryesore të përhershme. Kjo do të thotë që URL nuk ndryshon edhe nëse vendosni të ndryshoni lejet nga "vetëm për lexim" në "redaktim" ose të ndryshoni audiencën nga organizata juaj te përdoruesit e jashtëm.
Ky ndryshim është një frymëmarrje e re për ata që menaxhojnë buxhete ose propozime me klientët, pasi centralizon historikun e aksesit. Nëse keni pasur tashmë lidhje të vjetra në qarkullim, mos u shqetësoni: ato ende funksionojnë siç duhet , por tani shfaqen të grupuara në një seksion dytësor, ndërsa Lidhja Hero bëhet fokusi kryesor dhe rruga kryesore e aksesit.
Si të konfiguroni ndarjen
Për të filluar ndarjen, mënyra më e lehtë është të shkoni në faqen e internetit të OneDrive. Pasi të identifikoheni me llogarinë tuaj, thjesht zgjidhni skedarin ose dosjen që dëshironi dhe klikoni butonin Ndani në krye. Këtu ndodh magjia, pasi mund të zgjidhni ta kopjoni lidhjen direkt ose të dërgoni një ftesë me email.
Nëse vendosni ta konfiguroni lidhjen në detaje, ikona e ingranazhit është miku juaj më i mirë. Atje mund të përcaktoni audiencën e lidhjes . Keni disa opsione: lejoni qasjen për këdo (ideale për mediat sociale, megjithëse është më pak e sigurta), kufizojeni atë vetëm për anëtarët e organizatës suaj ose kufizojeni atë vetëm për persona të caktuar . Ky opsion i fundit është më i rekomanduari për skedarët konfidencialë, pasi edhe nëse dikush e përcjell ftesën, vetëm individët e autorizuar do të jenë në gjendje ta qasen atë.
Cilësimet dhe lejet e avancuara të sigurisë
Nuk ka të bëjë vetëm me hapjen e derës; mund të vendosni edhe rregulla të rrepta për atë që mund të bëjnë mysafirët. Në menynë e cilësimeve, mund të aktivizoni redaktimin nëse dëshironi që ata të bashkëpunojnë me ju, ose ta çaktivizoni atë për ta bërë skedarin vetëm për lexim. Përveç kësaj, ekziston një veçori shumë e dobishme e quajtur "blloko shkarkimin ", e cila i pengon përdoruesit të ruajnë një kopje lokale të dokumentit në pajisjet e tyre.
Për të shtuar një shtresë shtesë mbrojtjeje, mund të caktoni një fjalëkalim që do t'ju duhet ta ndani përmes një metode tjetër përveç lidhjes. Është gjithashtu shumë praktike të caktoni një datë skadimi ; në këtë mënyrë, lidhja do të ndalojë automatikisht të funksionojë në ditën që zgjidhni, duke parandaluar që qasja të mbetet e hapur për një kohë të pacaktuar. Së fundmi, nëse punoni me dokumente Word, mund të përdorni modalitetin e rishikimit , i cili i kufizon përdoruesit të lënë komente dhe sugjerime pa ndryshuar tekstin origjinal.
Menaxhimi i Dosjeve dhe Eksploruesi i Skedarëve
Ndarja e një dosjeje të tërë është strategjia më e mirë kur menaxhohen disa skedarë të lidhur. Megjithatë, këshillohet kujdes: kushdo që ka leje redaktimi në një dosje mund të lëvizë, riemërtojë ose edhe të fshijë çdo artikull brenda saj. Një truk shumë i dobishëm është që marrësit mund ta shtojnë dosjen e përbashkët në OneDrive-in e tyre nëpërmjet një shkurtoreje , duke e bërë të lehtë menaxhimin nga kompjuteri i tyre pa zënë hapësirë në llogarinë e tyre personale.
Nëse preferoni të mos përdorni një shfletues, mund t'i bëni të gjitha këto nga Windows File Explorer . Klikimi me të djathtën mbi skedar do t'ju tregojë opsionet e Ndarjes dhe Menaxhimit të qasjes. Megjithatë, kini kujdes me butonin "Kopjo lidhjen", pasi ndonjëherë zbaton cilësimet fillestare të kompanisë , të cilat mund të jenë më tolerante nga sa do të dëshironit.
Si të anuloni aksesin dhe të pastroni skedarët tuaj të përbashkët
Vjen një kohë kur një projekt mbaron dhe nuk dëshironi që askush të ketë më qasje në dokumentet tuaja. Për ta rregulluar këtë, shkoni te paneli Detajet e Skedarit dhe zgjidhni Menaxho qasjen . Nga atje, mund të hiqni lidhje specifike duke klikuar X ose duke përdorur opsionin Ndalo Ndarjen për të bllokuar qasjen e të gjithëve menjëherë.
Për ta mbajtur gjithçka në rregull, është mirë të vizitoni skedën Ndarë > Nga Unë në menynë anësore. Është vendi ideal për të bërë një auditim mujor dhe për të hequr lejet nga skedarët që nuk ju nevojiten më. Mos harroni se nëse fshini një skedar që keni ndarë, ai do të zhduket për të gjithë dhe do të përfundojë në Koshin e Riciklimit, ku vetëm ju mund ta riktheni atë.
Zgjidhja e problemeve dhe këshilla për administratorët
Ndonjëherë, butoni i ndarjes së jashtme duket i çaktivizuar. Zakonisht ky nuk është një gabim teknik, por më tepër një kufizim i vendosur nga administratori i IT-së së kompanisë suaj. Nëse jeni administratori, mund t'i rregulloni këto cilësime nga qendra e administrimit të SharePoint, duke përcaktuar nëse lejohet qasja anonime apo nëse vetëm grupe të caktuara sigurie mund të dërgojnë skedarë jashtë organizatës.
Një pikë kritike lind kur një punonjës largohet nga kompania. Meqenëse OneDrive është personal, kur llogaria fshihet, skedarët e ndarë prej saj kanë një datë skadimi . Për të shmangur humbjen e informacionit jetësor, praktika më e mirë është të ruani dokumentet e ekipit në SharePoint ose Teams , duke siguruar që njohuritë të mbeten brenda organizatës pavarësisht se kush largohet.
Menaxhimi efikas i OneDrive përfshin balancimin e komoditetit të aksesit të shpejtë me sigurinë e të dhënave. Përdorimi i lidhjes kryesore, përcaktimi i audiencave të sakta dhe shqyrtimi i rregullt i atyre që kanë akses në informacionin tuaj siguron një mjedis pune profesional pa rrjedhje aksidentale të të dhënave.