Si të shikoni dhe menaxhoni hapësirën e ruajtjes në OneDrive në Microsoft 365

Informatec Digital » Retë » Si të shikoni dhe menaxhoni hapësirën e ruajtjes në OneDrive në Microsoft 365

Ndonjëherë e kalojmë jetën duke ruajtur dokumente, foto dhe dosje në cloud pa e kuptuar se hapësira nuk është e pafundme. Papritmas, hasim paralajmërimin e frikshëm " disk plot" dhe ngecim, pa mundur të ngarkojmë asnjë skedar tjetër. Kjo mund të jetë një dhimbje koke e vërtetë nëse punoni në një ekip ose keni skedarë të rëndësishëm që presin të sinkronizohen.

Lajmi i mirë është se Microsoft 365 ofron disa mënyra për të sjellë rregull në kaosin tonë dixhital. Nuk ka të bëjë vetëm me fshirjen për hir të fshirjes, por me identifikimin e asaj që po zë më shumë hapësirë , në mënyrë që të merrni vendime të zgjuara se çfarë të mbani dhe çfarë të dërgoni direkt në plehra, pavarësisht nëse përdorni një llogari personale apo biznesi.

Kontrollimi i hapësirës së ruajtjes nga kompjuteri

Nëse nuk dëshironi ta hapni shfletuesin, mund ta shikoni shpejt nga aplikacioni i sinkronizimit të Windows. Thjesht kërkoni ikonën blu OneDrive në zonën e njoftimeve (pranë orës), klikoni me të djathtën mbi të dhe hapni ingranazhin e cilësimeve. Pasi të jeni atje, gjeni seksionin Menaxho hapësirën e ruajtjes ; kjo do t'ju çojë në një faqe ku do të shihni përqindjen e hapësirës së ruajtjes së përdorur dhe, më e dobishmja, një listë të skedarëve më të mëdhenj të renditur sipas madhësisë, në mënyrë që të mund të hyni direkt në temë.

Menaxhimi përmes portalit ueb OneDrive

Për ata që preferojnë komoditetin e një shfletuesi interneti, qasja në faqen e internetit është opsioni më gjithëpërfshirës. Pasi të hyni, paneli i navigimit në të majtë do t'ju tregojë me një shikim se sa hapësirë ​​keni në dispozicion dhe sa keni përdorur. Klikimi mbi atë vlerë do t'ju ridrejtojë automatikisht në seksionin e metrikave të ruajtjes së të dhënave në OneDrive , ku mund të analizoni dosje pas dosjeje se çfarë po e mbingarkon hapësirën tuaj të ruajtjes në cloud.

Ekziston një truk i shpejtë për të hyrë direkt në temë: mund të hyni në URL onedrive.live.com/?v=managestorage . Kjo ju lejon të anashkaloni disa klikime dhe të kaloni direkt te menaxhimi i kuotave, ku keni edhe butonin për të zbrazur koshin e riciklimit - një hap thelbësor sepse skedarët e fshirë vazhdojnë të llogariten në kuotën tuaj derisa t'i fshini përgjithmonë.

Dallimet midis llogarive personale dhe profesionale

Të kesh një OneDrive personal nuk është e njëjta gjë si të kesh një për punë ose shkollë. Në llogaritë personale, limiti zakonisht përcaktohet nga abonimi juaj në Microsoft 365 ose plani falas. Nëse e tejkaloni limitin, skedarët tuaj bëhen vetëm për lexim , që do të thotë se mund t'i shkarkoni, por jo t'i modifikoni ose të shtoni asgjë të re.

Për llogaritë profesionale ose arsimore, menaxhimi është i ndryshëm, pasi administratori i IT-së së organizatës suaj vendos kuotën e hapësirës së ruajtjes. Nëse ju mbaron hapësira, përveç fshirjes së skedarëve, opsioni më i mirë është të kontaktoni mbështetjen teknike të kompanisë suaj për të kërkuar një rritje të kuotës. Mbani mend se me këto llogari, hapësira e ruajtjes përfshin si dosjet tuaja personale ashtu edhe çdo artikull në koshin e riciklimit të faqes.

Si të lironi hapësirën në mënyrë efektive

Kur hapësira juaj e ruajtjes në cloud është plot, fshirja e disa fotove nuk është e mjaftueshme. Për një pastrim të plotë, është mirë të kontrolloni disa gjëra. Së pari, shkoni te koshi i riciklimit i OneDrive dhe zbrazeni plotësisht; është e mahnitshme se sa shumë gigabajt grumbullohen atje pa e vënë re fare. Është gjithashtu një ide e mirë të hidhni një sy në dosjet tuaja të përbashkëta , pasi ndonjëherë sinkronizojmë përmbajtje nga burime të tjera që mund të ndikojnë në kapacitetin tonë të ruajtjes.

Një problem tjetër kritik është emaili. Meqenëse Microsoft 365 integron hapësirën e ruajtjes, bashkëngjitjet e Outlook.com mund të zënë hapësirën tuaj. Shkoni te cilësimet e abonimit tuaj në Outlook dhe zgjeroni seksionin e ruajtjes së emaileve . Nga atje, mund të renditni emailet sipas madhësisë dhe të fshini ato me bashkëngjitje të mëdha, duke u siguruar që të fshini edhe artikujt nga dosjet tuaja të Email-it të Padëshiruar dhe Artikujt e Fshirë.

Nëse përdorni mjete më moderne si Microsoft Loop ose Designer , mos harroni të pastroni hapësirat tuaja të punës. Në Loop, mund të fshini faqet dhe idetë e vjetruara, dhe në Designer, është thelbësore të rishikoni seksionin Projektet e Mia për të hequr çdo imazh të gjeneruar nga IA që nuk ju nevojitet më.

Këshilla për të parandaluar mbushjen e plotë të hapësirës së magazinimit

Për të shmangur përsëri këtë stres, është mirë të përvetësoni disa praktika më të mira. Për shembull, shmangni ruajtjen e skedarëve të të dhënave të Outlook (.pst) në OneDrive, pasi aplikacioni i mban ato vazhdimisht të hapura dhe mund të ngadalësojë sinkronizimin e kompjuterit tuaj. Në mënyrë të ngjashme, nëse keni skedarë të kompresuar (ZIP, RAR) dhe gjithashtu mbani skedarët origjinalë, po dyfishoni hapësirën e përdorur në mënyrë të panevojshme.

Një strategji e zgjuar është të zhvendosni dosjet që nuk ju nevojiten në cloud në një vendndodhje lokale në hard diskun tuaj . Thjesht tërhiqni skedarët nga dosja OneDrive në çdo dosje tjetër në kompjuterin tuaj që nuk është e sinkronizuar. Gjithashtu, mos harroni të pastroni filmin e kamerës së telefonit tuaj , pasi kopjet rezervë automatike shpesh mbushen me pamje të ekranit dhe meme që nuk shtojnë asnjë vlerë.

Mbajtja e ruajtjes suaj në cloud të optimizuar kërkon rishikimin e rregullt të metrikave të ruajtjes dhe zbrazjen e koshave të plehrave në shërbimet e ndryshme të Microsoft. Duke kombinuar pastrimin e OneDrive, pastrimin e bashkëngjitjeve të mëdha në Outlook dhe menaxhimin e skedarëve lokalë, mund të siguroheni që rrjedha juaj e punës të mos ndërpritet nga hapësira e pamjaftueshme e ruajtjes, duke shfrytëzuar në maksimum mjetet e analizës së madhësisë të ofruara nga platforma si në aplikacionet në internet ashtu edhe në ato për desktop.