Како уклонити метаподатке и скривене информације из ПДФ-а помоћу ONLYOFFICE докумената

Информатек Дигитал » Безбедност » Како уклонити метаподатке и скривене информације из ПДФ-а помоћу ONLYOFFICE докумената

Понекад претпостављамо да ће, када пошаљемо датотеку, само прималац прочитати шта смо написали. Међутим, стварност је да дигитални документи носе неку врсту невидљивог пртљага који се зове метаподаци , који чувају све, од тога ко је креирао датотеку до верзије софтвера која се користи. Ове информације, иако нису одмах очигледне, могу бити права главобоља ако падну у погрешне руке.

За оне који користе алате попут ONLYOFFICE Docs-а или канцеларијских пакета, од виталног је значаја да знају како да изврше темељно чишћење. Не ради се само о уклањању имена аутора, већ о обезбеђивању потпуне приватности организације , спречавању да интерне путање сервера или историје измена открију оперативне тајне које не би требало да напусте канцеларију.

Шта су, за име света, метаподаци и зашто представљају ризик?

Једноставно речено, метаподаци су подаци који описују друге податке. Ако направимо фотографију, садржај је сама слика, али метаподаци су тачне ГПС координате места где је снимљена или модел телефона. У ПДФ или Ворд документу, ово се преводи као корисничко име за Windows, датум креирања, организација, па чак и историја ревизија.

Права опасност настаје када ове датотеке шаљемо клијентима или добављачима. Ако не средимо ове податке, у суштини откривамо вредне информације. Класичан пример је био британски досије о Ираку из 2003. године, где је уграђена историја ревизија открила цео уреднички ланац, узрокујући значајан дипломатски инцидент због једноставног техничког пропуста.

Како очистити метаподатке у ПДФ-овима помоћу ONLYOFFICE-а и других алата

Ако радите са ONLYOFFICE документима и желите да управљате информацијама у свом PDF документу, први корак је да погледате шта се тамо налази. Да бисте видели ове податке, идите у мени „Датотека“ и изаберите „Својства “. Када сте тамо, ако желите да обришете информације, можете да одете у „Додатни метаподаци “, приступите режиму „Напредно“ и обришете ред по ред податке које не желите да било ко види.

Ако тражите друге професионалне алтернативе за PDF датотеке, постоји неколико опција у зависности од нивоа контроле који вам је потребан:

• Адобе Ацробат Про: Има моћну функцију под називом „Заштита“ која омогућава уклоните скривене информације кроз темељно скенирање документа.
• НитроПДФ: Омогућава вам да брзо обришете метаподатке са картице заштите у одељку садржај писања.
• Фокит ПхантомПДФ: Нуди једноставан пут кроз „Заштита“, а затим „Скривени подаци“ до означи и обриши специфични метаподаци.
• Онлине алатке: Постоје веб странице попут PDFYeah које аутоматизују процес, иако морате имати Будите опрезни са поверљивошћу приликом отпремања осетљивих датотека на екстерне сервере.

Инспектор докумената у пакету Microsoft Office

Ако је оригинални документ Word, Excel или PowerPoint датотека, најбоље је да очистите податке пре него што га конвертујете у PDF. Инспектор докумената је овде кључни алат. Он вам омогућава да пронађете и уклоните коментаре, праћене измене, својства сервера докумената , па чак и скривени текст (иако не детектује бели текст на белој позадини).

Да бисте га користили, једноставно идите на „Датотека“, изаберите „Информације“, а затим „Провери проблеме “. Након покретања скенирања, можете кликнути на „Уклони све“ на било којој ставки коју сматрате проблематичном. У програму Excel, ово је посебно корисно за брисање скривених листова или редова и колона које садрже податке које не желите да прималац види.

Кључне разлике: Уклањање метаподатака наспрам прецртавања садржаја

Овде многи људи греше. Важно је разјаснити да уклањање метаподатака није исто што и прецртавање текста . Брисање метаподатака чисти невидљива својства датотеке (аутор, датум, софтвер), али не брише речи написане на страници. Ако имате видљив број телефона или поверљиво име, потребно вам је визуелно прецртавање да би документ био мање уочљив.

Ако обришете само метаподатке, али оставите осетљиви текст, подаци остају. Насупрот томе, ако редигујете текст црним оквиром, али не обришете метаподатке, име оригиналног аутора ће се и даље појављивати у својствима датотеке. Идеално би било да се оба процеса изврше како би се осигурала потпуна анонимизација.

Напредни савети и техничка упозорења

За оне који су технички поткованији, алати попут ExifTool-а су фантастични, али имају једну зачкољицу. Покретање команде за брисање свега у PDF-у може се обрнути осим ако се не користи процес линеаризације са qpdf-ом . У супротном, неко са потребним вештинама може повратити обрисане податке.

Још једна важна ствар су дигитални потписи . Ако је документ електронски потписан, свака измена метаподатака може поништити потпис. Важно је проверити да ли датотека има потпис пре чишћења и, ако је потребно, поново потписати документ након што је очишћен.

Управљање подацима у табелама и другим форматима

У случају ONLYOFFICE Workspace-а, постоји веома корисна функција под називом „Прилагођени филтер“ за .xlsx датотеке. Ова функција не брише метаподатке, али вам омогућава да делите табелу где корисници виде само податке које сте филтрирали, спречавајући их да манипулишу приказом како би открили скривене информације у другим ћелијама.

У програму Visio, поступак је сличан оном у програму Office: приступате одељку „Информације“, бирате „Провери проблеме“ и бирате „Уклони личне податке“ , што брише коментаре и путање шаблона које би могле бити осетљиве.

Одржавање дигиталне хигијене наших датотека је најбоља одбрана од случајних цурења података. Од коришћења инспектора докумената у програму Office до ручног чишћења својстава у програму ONLYOFFICE или коришћења специјализованог PDF софтвера, циљ је увек исти: да прималац добије само видљиви садржај, елиминишући сваки траг идентитета или интерне инфраструктуре која би могла бити злонамерно искоришћена.