- Систем Hero Link централизује приступ документу у једној сталној URL адреси која се не мења када се дозволе промене.
- Постоје различити нивои приступа публике, од анонимног и општег приступа до позивница ограничених на одређене људе.
- Могуће је применити додатне безбедносне слојеве као што су лозинке, датуми истека и блокирање преузимања.
- Управљање приступом вам омогућава да опозовете дозволе или промените корисничку улогу без потребе за креирањем нових веза.
Када је у питању тимски рад, слање прилога имејловима је ствар прошлости. Сада је прави пут дељење приступа документу уживо у облаку, што омогућава свима да раде на истој верзији без стварања гомиле дуплих копија. Microsoft OneDrive је постао кључни алат за ово, нудећи потпуну контролу над тим ко може да приступи вашим датотекама и шта могу да раде са њима.
Најузбудљивије је то што је платформа еволуирала како би елиминисала главобоље. Ако сте се икада осећали изгубљено са пет различитих линкова ка истој датотеци, биће вам драго да знате да је концепт Hero Link ту да све поједностави. У суштини, чини управљање приступом много интуитивнијим и мање склоним грешкама, обезбеђујући беспрекорну и, пре свега, безбедну сарадњу.
Револуционарни концепт Херо Линка
До недавно, кад год бисте желели да промените ко има приступ датотеци, систем би генерисао нови URL. То је била права гњаважа јер сте морали поново да пошаљете линк свима који су у то укључени. Појавом Hero Link-а , Microsoft је имплементирао трајни главни линк. То значи да се URL не мења чак и ако одлучите да промените дозволе са „само за читање“ на „уређивање“ или промените публику са ваше организације на спољне кориснике.
Ова промена је дашак свежег ваздуха за оне који управљају буџетима или предлозима са клијентима, јер централизује историју приступа. Ако сте већ имали старе линкове који су кружили, не брините: они и даље исправно раде , али се сада појављују груписани у секундарном одељку, док Херо линк постаје главни фокус и примарна рута приступа.
Како подесити дељење
Да бисте започели дељење, најлакши начин је да одете на веб локацију OneDrive. Након што се пријавите са својим налогом, једноставно изаберите жељену датотеку или фасциклу и кликните на дугме Дели на врху. Ту се дешава магија, јер можете да изаберете да директно копирате везу или да пошаљете позивницу путем е-поште.
Ако одлучите да детаљно конфигуришете везу, икона зупчаника је ваш најбољи пријатељ. Тамо можете дефинисати публику везе . Имате неколико опција: дозволите приступ свима (идеално за друштвене мреже, иако је најмање безбедно), ограничите га на чланове ваше организације или га ограничите на одређене људе . Ова последња опција се највише препоручује за поверљиве датотеке, јер чак и ако неко проследи позивницу, само овлашћене особе ће моћи да јој приступе.
Напредна безбедносна подешавања и дозволе
Не ради се само о отварању врата; можете поставити и строга правила о томе шта гости могу да раде. У менију подешавања можете омогућити уређивање ако желите да сарађују са вама или га онемогућити да би датотека била само за читање. Поред тога, постоји веома корисна функција под називом „блокирај преузимање “, која спречава кориснике да сачувају локалну копију документа на своје уређаје.
Да бисте додали додатни слој заштите, можете поставити лозинку коју ћете морати да делите путем методе која није преко линка. Такође је веома практично поставити датум истека ; на овај начин, линк ће аутоматски престати да ради на дан који изаберете, спречавајући приступ да остане отворен унедоглед. Коначно, ако радите са Word документима, можете користити режим прегледа , који ограничава кориснике на остављање коментара и предлога без измене оригиналног текста.
Управљање фасциклама и истраживач датотека
Дељење целе фасцикле је најбоља стратегија када управљате са неколико повезаних датотека. Међутим, саветује се опрез: свако ко има дозволе за уређивање у фасцикли може да премести, преименује или чак обрише било коју ставку у њој. Веома користан трик је то што примаоци могу да додају дељену фасциклу на свој OneDrive путем пречице , што олакшава управљање са њиховог рачунара без заузимања простора на њиховом личном налогу.
Ако не желите да користите прегледач, све ово можете да урадите из програма Windows File Explorer . Десним кликом на датотеку приказаће вам се опције Дељење и Управљање приступом. Међутим, будите опрезни са дугметом „Копирај везу“, јер понекад примењује подразумевана подешавања компаније , која могу бити попустљивија него што бисте желели.
Како опозвати приступ и очистити дељене датотеке
Дође време када се пројекат заврши и више не желите да било ко има приступ вашим документима. Да бисте то решили, идите на панел Детаљи датотеке и изаберите Управљање приступом . Одатле можете уклонити одређене везе кликом на X или користити опцију Заустави дељење да бисте блокирали приступ свима одједном.
Да бисте све одржали уредним, добра је идеја да посетите картицу Дељено > Од мене у бочном менију. То је савршено место за месечну ревизију и уклањање дозвола из датотека које вам више нису потребне. Запамтите да ако избришете датотеку коју сте делили, она ће нестати за све и завршити у корпи за отпатке, где је само ви можете вратити.
Решавање проблема и савети за администраторе
Понекад се дугме за екстерно дељење појављује као онемогућено. Ово обично није техничка грешка, већ ограничење које је поставио ИТ администратор ваше компаније. Ако сте администратор, можете да прилагодите ова подешавања из SharePoint администраторског центра, дефинишући да ли је анонимни приступ дозвољен или само одређене безбедносне групе могу да шаљу датотеке ван организације.
Критична тачка настаје када запослени напусти компанију. Пошто је OneDrive лични сервис, када се налог обрише, датотеке које се деле са њега имају датум истека . Да бисте избегли губитак виталних информација, најбоља пракса је да чувате тимске документе у SharePoint-у или Teams-у , осигуравајући да знање остане унутар организације без обзира на то ко одлази.
Ефикасно управљање OneDrive-ом подразумева балансирање погодности брзог приступа са безбедношћу података. Коришћење главне везе, дефинисање прецизне публике и редовно проверавање ко има приступ вашим информацијама обезбеђује професионално радно окружење без случајног цурења података.