Управљање традиционалним физичким датотекама: Комплетан водич

Информатек Дигитал » Чланци » Управљање традиционалним физичким датотекама: Комплетан водич

Управљање традиционалним физичким датотекама је кључни процес за организације којима је потребно да чувају и управљају документима и записима у физичком формату. Иако се све више компанија креће ка дигитализацији својих архива, многи важни документи се и даље чувају на папиру. Правилно управљање овим физичким датотекама је неопходно како би се осигурала организација, безбедност и ефикасност у руковању информацијама.

У овом чланку ћемо детаљно истражити традиционално управљање физичким датотекама, од класификације и организације докумената до најбољих пракси за дугорочно складиштење и чување. Такође ћемо разговарати о предностима и изазовима повезаним са управљањем физичким датотекама и како технологија може помоћи у овом процесу.

Класификација и организација докумената

За ефикасно управљање физичким фајловима, кључно је да се документи класификују и организују на одговарајући начин. Ово олакшава претрагу и преузимање информација када је то потребно. Ево неколико смерница за класификацију и организовање физичких докумената:

1. Категоризација према врсти документа: Групирајте документе према врсти, као што су фактуре, уговори, преписка итд. Ово помаже да се брзо идентификују релевантне датотеке у одређеној категорији.
2. Азбучним или нумеричким редоследом: Доделите абецедне или нумеричке ознаке датотекама и организујте их у растућем или опадајућем редоследу. На пример, можете користити презиме особе за архивирање докумената у вези са њиховим именом.
3. Хијерархијска структура: Направите хијерархијску структуру за своје датотеке, поделивши их на одељке, подсекције и фасцикле. Ово олакшава навигацију и лоцирање докумената на основу њиховог контекста.
4. Јасно и сажето означавање: Означите сваку датотеку релевантним информацијама, као што су наслов документа, датум, број верзије, власник итд. Користите јасне и концизне ознаке да бисте избегли забуну и олакшали претрагу.

Предности традиционалног управљања физичким датотекама

Традиционално управљање физичким датотекама нуди неколико предности које и даље чине овај приступ релевантним у многим пословним окружењима. Ево неких од кључних предности:

1. Директан приступ и преглед: Физичке датотеке омогућавају директан приступ и брз преглед информација. Није потребан додатни електронски уређај и не постоји ризик од техничких проблема или проблема са компатибилношћу.
2. Аутентичност и поверљивостФизички документи могу да обезбеде ниво аутентичности и поверљивости који је тешко постићи дигиталним датотекама. Ово је посебно важно за правне документе, уговоре и историјске записе.
3. Сигурност од дигиталних претњи: За разлику од дигиталних датотека, физички документи нису подложни сајбер претњама као што су хаковање, вируси или напади малвера. Ово обезбеђује већу сигурност и заштиту за осетљиве информације.
4. Цумплимиенто нормативо:У неким секторима постоје посебни прописи и закони који захтевају задржавање физичких докумената. Правилно управљање овим датотекама помаже у испуњавању законских и регулаторних захтева.
   

   Повезани чланак:

   Значај управљања фајловима у компанији

Изазови традиционалног управљања физичким датотекама

Иако управљање физичким датотекама има своје предности, оно такође представља значајне изазове. Ови изазови могу ометати ефикасност и повећати трошкове везане за управљање физичким документима. Неки уобичајени изазови укључују:

1. Простор за одлагањеФизичке датотеке заузимају значајан физички простор у објектима организације. Чување великих количина докумената може захтевати наменске и скупе области, што може бити ограничење за компаније са ограниченим простором.
2. Претрага и проналажење докуменатаУ поређењу са електронским претраживањем у дигиталним архивама, претраживање и преузимање физичких докумената може бити спорије и напорније. Потребно је време и труд да се лоцира одређена датотека међу хиљадама докумената похрањених на полицама или кутијама.
3. Ризик од губитка или оштећења: Физички документи су изложени ризицима губитка, оштећења или пропадања услед пожара, поплава, штеточина или других природних катастрофа. Поред тога, неправилно руковање физичким датотекама може довести до случајног губитка или оштећења.
4. Ограничења у сарадњи и размени информација: Управљање физичким датотекама може отежати сарадњу и дељење информација на различитим локацијама или тимовима. Слање физичких докумената поштом или курирском службом може бити дуготрајно и скупо.

Упркос овим изазовима, многе организације и даље морају да управљају својим физичким фајловима због законских захтева, преференција купаца или природе самих докумената. Међутим, важно је одговорити на ове изазове и усвојити најбоље праксе за ефикасно управљање физичким датотекама.

Чување и чување физичких докумената

Правилно складиштење и очување физичких докумената је кључно за њихову дугорочну трајност. Ево неколико важних разматрања:

1. Услови животне срединеФизичке документе треба чувати у окружењу које контролише влажност, температуру и излагање директној сунчевој светлости. Прекомерна влажност може изазвати буђ и пропадање, док високе температуре и сунчева светлост могу да избледе боје и оштете папир.
2. Квалитетна архивска грађа: Користите квалитетне архивске материјале као што су фасцикле без киселине, заштитне навлаке и чврсте кутије за складиштење. Ови материјали помажу у спречавању деградације папира и штите документе од физичког оштећења.
3. Етикетирање и каталогизација: Јасно означите сваку кутију или фасциклу са релевантним информацијама, као што су период, тип документа и идентификациони број. Ово олакшава брзу идентификацију и проналажење докумената.
4. Ротација и дигитализација: Размислите о ротирању докумената да бисте ослободили простор за складиштење. Ређе коришћени или мање важни документи могу се преместити у складиште ван локације или дигитализовати да би се ослободио физички простор.
   

   Повезани чланак:

   Шта је скенер и за шта се користи?

Правилно очување физичких докумената осигурава да остану у добром стању и доступни за будућу употребу. Ово је посебно важно за историјске, правне или друге документе значајне вредности.

Технологија за управљање физичким датотекама

Иако се управљање физичким датотекама првенствено заснива на папирним документима, технологија може играти важну улогу у побољшању процеса и ефикасности. Нека технолошка решења која могу помоћи у физичком управљању датотекама укључују:

1. Системи за управљање документима (ДМС): ДМС су софтверски алати дизајнирани за управљање и организовање докумената, физичких и дигиталних. Ови системи омогућавају брже индексирање, претраживање и проналажење физичких докумената, поједностављење радних токова и смањење времена утрошеног на ручно управљање датотекама.
   

   Повезани чланак:

   Виндовс 11 открива само један повезани чврсти диск: коначно решење
2. Бар кодови и паметне етикете: Употреба баркодова а паметне налепнице олакшавају идентификацију и праћење физичких докумената. Ове налепнице се могу скенирати мобилним уређајима или читачима бар кодова да би се брзо приступило информацијама о документу и његовој локацији.
3. Технологије скенирања и оптичког препознавања знакова (ОЦР).: Скенирање физичких докумената и њихово претварање у дигитални формат помоћу ОЦР омогућава бржу и прецизнију претрагу информација. ОЦР технологија препознаје одштампани текст на скенираним документима и омогућава индексирање и претраживање на основу кључних речи.
4. Цлоуд стораге: Усвајање складиштења у облаку омогућава организацијама да приступају, чувају и деле физичке документе на даљину. Ово олакшава сарадњу између географски распоређених тимова и смањује зависност од физичког складиштења у објектима компаније.

Технологија може ефикасно да допуни управљање физичким датотекама, побољшавајући ефикасност и доступност докумената уз одржавање аутентичних и опипљивих аспеката физичких датотека.

Усклађеност и безбедност физичких датотека

Усклађеност и безбедност су критични аспекти управљања физичким датотекама. Организације морају осигурати да се физичким документима управља и чува у складу са важећим прописима и законима. Ево неколико најбољих пракси за испуњавање регулаторних захтева и безбедност физичких датотека:

1. Политике и процедуре: Успоставити јасне политике и процедуре за управљање физичким фајловима. Ове смернице треба да садрже смернице о задржавању докумената, овлашћеном приступу, безбедности и правилном одлагању датотека.
2. Контрола приступа: Спроведите мере физичке контроле приступа како бисте осигурали да само овлашћени појединци могу да приступе физичким датотекама. Ово може укључивати употребу брава, кључева или приступних картица за ограничавање неовлашћеног приступа.
3. Дневник ревизије: Одржавајте евиденцију ревизије за праћење активности у вези са физичким датотекама. Ово укључује ко приступа датотекама, када и у коју сврху. Дневник ревизије помаже у идентификацији било каквог неовлашћеног приступа или сумњиве активности.
4. Израда резервних копија и опоравак: Редовно правите резервне копије важних физичких датотека и уверите се да имате планове за опоравак од катастрофе у случају да се документи изгубе или оштете. Ово може укључивати дуплирање кључних докумената и њихово складиштење на одвојеним локацијама како би се спречио потпуни губитак.
   

   Повезани чланак:

   10 основних задатака: шта ради ефикасан административни асистент

Усклађеност са прописима и ефективна безбедност физичких записа су од суштинског значаја за заштиту поверљивих информација и испуњавање законских и регулаторних обавеза.

Дигитализација физичких датотека

Дигитализација физичких датотека је важан корак ка оптимизацији управљања документима. Конвертовање папирних докумената у дигиталне формате нуди неколико предности, као што су бржа претрага и проналажење, даљински приступ и уштеда физичког простора. Ево неколико кључних разматрања за дигитализацију физичких датотека:

1. Избор докумената за дигитализацију: Процените који физички документи су погодни кандидати за дигитализацију. Врло коришћени документи, документи који се често помињу или документи који захтевају ефикасну сарадњу су добре опције за дигитализацију.
2. Скенирање и форматирање датотека: Користите опрему за скенирање високог квалитета да бисте обезбедили верну репродукцију физичких докумената. Обавезно изаберите одговарајући формат датотеке (као што је ПДФ) и подесите оптималну резолуцију да бисте одржали квалитет скенираних докумената.
3. Индексирање и метаподаци: Доделите релевантне метаподатке скенираним документима да бисте олакшали каснију претрагу и проналажење. Ово може укључивати информације као што су наслов документа, кључне речи, датум, број верзије, власник итд.
4. Дигитално складиштење и управљање датотекама: Успоставите систем за управљање дигиталним документима (ДМС) за складиштење и организовање дигиталних датотека. ДМС омогућава ефикасно управљање документима, примену дозвола за приступ и сарадњу између тимова.

Дигитализација физичких датотека може бити постепен процес и може захтевати време и ресурсе. Међутим, када се заврши, то ће знатно олакшати управљање и приступ информацијама.

Имплементација физичког система за управљање датотекама

Имплементација ефикасног система за управљање физичким датотекама је од суштинског значаја за организацију која рукује великом количином физичких докумената. Ево неколико кључних корака које треба следити да бисте применили ефикасан систем:

1. Процените потребе и захтеве: Анализирајте специфичне потребе ваше организације у погледу обима докумената, типова докумената, регулаторних захтева итд. Ово ће помоћи да се утврди које су карактеристике и функционалност важне за ваш систем управљања физичким записима.
2. Истраживање и избор софтверског решења: Истражите различите добављаче софтвера за управљање физичким документима и упоредите понуђене функције. Уверите се да сте изабрали решење које одговара потребама ваше организације и пружа потребне функционалности као што су индексирање, претраживање, ревизијски траг итд.
3. Планирање имплементације: Развити детаљан план за имплементацију система за управљање физичким датотекама. Ово може укључивати додељивање одговорности, обуку особља, успостављање токова посла и миграцију постојећих докумената у нови систем.
4. обучити особље: Обезбедити адекватну обуку запосленима који ће користити систем за управљање физичким датотекама. Ово укључује познавање софтвера, најбоље праксе управљања документима и разумевање успостављених токова посла.
5. Праћење и континуирано побољшање: Успоставити процес за периодично праћење и евалуацију система за управљање физичким датотекама. Ово ће вам омогућити да идентификујете области за побољшање и извршите прилагођавања на основу повратних информација и променљивих потреба организације.

Успешна имплементација система за управљање физичким датотекама допринеће повећању ефикасности, безбедности и доступности докумената.

Обука и свест особља

Обука и свест особља су од суштинског значаја да би се обезбедило правилно управљање физичким досијеима. Ево неколико стратегија за промовисање обуке и свести особља:

1. Сесије обуке: Организујте редовне сесије обуке за едукацију особља о најбољим праксама управљања физичким фајловима. Ово може укључивати обуку о сортирању, организовању, складиштењу и обележавању физичких докумената.
2. Приручници и референтни водичи: Обезбедите приручнике и референтне водиче за особље на које ће се обратити ако имају било каквих недоумица или питања. Ови ресурси треба да садрже упутства корак по корак и практичне савете о управљању физичким датотекама.
3. Унутрашња комуникација: Успоставите ефикасну интерну комуникацију како бисте информисали особље о свим променама у процедурама управљања физичким фајловима. Ово може укључивати ажурирања путем е-поште, корпоративни интранет или редовне састанке.
4. Подстицаји и признања: Препознајте и наградите особље које доследно прати праксу управљања физичким документима. Ово може мотивисати друге запослене да следе најбоље праксе и негују ефикасну културу управљања документима.

Обука и свест особља су кључни аспекти да се обезбеди правилно усвајање процеса и пракси управљања физичким документима.

Ревизија и контрола физичких датотека

Периодична ревизија и праћење физичких досијеа је од суштинског значаја за одржавање интегритета и безбедности докумената. Ево неколико препорука за спровођење ефективне ревизије и контроле:

1. Успоставити програм ревизије: Развијте редован програм ревизије који покрива све аспекте управљања физичким фајловима, укључујући организацију, означавање, безбедност и усклађеност са прописима. Успоставите распоред за ревизије и одредите особу одговорну за спровођење процеса.
2. Прегледајте процедуре и политике: Током ревизије, прегледајте процедуре и политике успостављене за управљање физичким фајловима. Уверите се да се они правилно поштују и извршите неопходна прилагођавања ако се идентификују области за побољшање.
3. Спровести физичке инвентаре: Спроведите редовне физичке инвентаре како бисте осигурали да ускладиштени документи одговарају постојећој евиденцији и документацији. Ово ће помоћи да се идентификују сва неслагања или губитак докумената.
4. Процените безбедност и приступ: Прегледајте безбедносне и физичке контроле приступа како бисте осигурали да само овлашћени појединци имају приступ физичким датотекама. Ово укључује преглед брава, система контроле приступа и евиденције ревизије.
5. Идентификујте области побољшања: Током процеса ревизије, идентификујте све области за побољшање или потенцијалне ризике у управљању физичким фајловима. Ово може укључивати примену додатних безбедносних мера, ажурирање политика или пружање додатне обуке особља.

Ревизија и праћење физичких датотека помаже да се осигура да се поштују најбоље праксе управљања и да се документи чувају безбедно и доступно.

Праћење и праћење докумената

Ефикасно праћење и праћење докумената је кључно за ефикасно управљање физичким датотекама. Ево неколико стратегија за лакше праћење и лоцирање докумената:

1. Означавање и јединствена нумерација: Означите сваку физичку датотеку јединственом идентификационом ознаком или бројем. Ово ће олакшати идентификацију и праћење сваког појединачног документа.
2. Централизовани регистар: Водите централизовану евиденцију свих физичких докумената, укључујући детаље као што су локација, власник, датум уласка и све друге релевантне информације. Овај запис ће послужити као брза референца за лоцирање докумената.
3. Ревизорски траг и систем праћења: Имплементирајте ревизијски траг и систем праћења како бисте забележили ко и када приступа документима. Ово ће вам помоћи да пратите тренутну локацију докумената и олакшате њихово преузимање.
4. Индексирање и претраживање: Користите одговарајуће могућности индексирања и претраживања у вашем систему за управљање физичким документима. Ово ће омогућити брзо и тачно претраживање докумената на основу кључних речи, датума или других релевантних критеријума.

Ове стратегије ће помоћи у поједностављивању процеса праћења и лоцирања физичких докумената, уштеде времена и побољшања ефикасности управљања датотекама.

Чување и одлагање физичких датотека

Правилно чување и одлагање физичких датотека је од суштинског значаја за испуњавање регулаторних захтева и обезбеђивање ефикасног управљања документима. Ево неколико кључних разматрања:

1. Политика задржавања докумената: Успоставите јасну политику задржавања докумената која одређује колико дуго треба чувати различите типове физичких датотека. Ова политика треба да се заснива на правним и регулаторним захтевима који се примењују на вашу делатност и локацију.
2. Програм одлагања: Развити распоред одлагања који прецизира како и када физичка документа треба да се одложе након истека рока њиховог чувања. Ово може укључивати сигурно уништавање докумената уситњавањем или спаљивањем, као и правилно евидентирање одлагања.
3. Цумплимиенто нормативо: Уверите се да се одлагање физичких докумената врши у складу са важећим регулаторним и законским захтевима. Ово може укључивати добијање сертификата о уништењу како би се осигурало правилно одлагање поверљивих докумената.
4. Разматрање приватности и поверљивости: Имајте на уму питања приватности и поверљивости приликом одлагања физичких докумената. Уверите се да су документи безбедно уништени и да поверљиве информације нису изложене.

Правилно задржавање и одлагање физичких датотека је кључно за одржавање ефикасног управљања документима и поштовање законских и регулаторних обавеза.

Опоравак од катастрофе и континуитет пословања

Планирање опоравка од катастрофе и континуитета пословања је од суштинског значаја за заштиту физичких датотека у случају нежељених догађаја. Ево неколико важних пракси за осигурање заштите физичких докумената:

1. Резервна копија и екстерна меморија: Редовно правите резервне копије важних физичких датотека и чувајте их на безбедној локацији ван локације. Ово осигурава да су документи заштићени у случају оштећења или губитка у главном објекту.
2. Катастрофални опорављајући план: Развити план опоравка од катастрофе који наводи кораке које треба предузети у случају нежељеног догађаја. Ово може укључивати додељивање улога и одговорности, процедуре опоравка и успостављене линије комуникације.
3. Редовно тестирање и ажурирање: Повремено тестирајте свој план опоравка од катастрофе да бисте осигурали његову ефикасност. По потреби извршите прилагођавања и ажурирајте план тако да одражава промене у инфраструктури, особљу или регулаторним захтевима.
4. Адекватно осигурање: Уверите се да су физички фајлови покривени адекватним осигурањем у случају оштећења или губитка. Проверите код свог добављача осигурања да бисте били сигурни да су документи заштићени и да ли су испуњени захтеви за покриће.

Одговарајући опоравак од катастрофе и планирање континуитета пословања осигурава да су физичке датотеке заштићене и да се организација може брзо опоравити од нежељених догађаја.

Трошкови повезани са управљањем физичким датотекама

Управљање физичким датотекама подразумева неколико трошкова који се морају узети у обзир приликом процене његове одрживости. Неки од трошкова повезаних са управљањем физичким датотекама укључују:

1. Простор за одлагање: За складиштење физичких датотека потребан је простор у просторијама компаније. Цена складишног простора зависи од величине организације и броја физичких докумената који треба да се чувају.
2. Архивска грађаКвалитетни архивски материјали, као што су фасцикле, заштитне навлаке и кутије за складиштење, имају своје трошкове. Ови материјали су неопходни за заштиту физичких докумената и обезбеђивање њихове дуготрајне трајности.
3. Особље и време: Правилно управљање физичким фајловима захтева доделу људских ресурса за задатке као што су класификација, организација, архивирање и проналажење докумената. Ово може укључивати трошкове особља и времена утрошеног на управљање документима.
4. Технологија и софтверИмплементација система за управљање физичким документима или усвајање сродне технологије може захтевати почетно улагање у софтвер и хардвер. Ово укључује трошкове везане за набавку скенера, софтвера за управљање документима и других неопходних уређаја.

Важно је узети у обзир ове трошкове приликом процене изводљивости управљања физичким датотекама и разматрања алтернатива као што су дигитализација докумената или екстернализација услуга управљања физичким датотекама.

Физичко у односу на управљање датотекама управљање дигиталним датотекама

Управљање физичким датотекама и управљање дигиталним датотекама су различити приступи управљању документима. Сваки приступ има своје предности и изазове. Ево неких кључних разлика између управљања физичким датотекама и управљања дигиталним датотекама:

• Приступите и претражите: Управљање физичким датотекама захтева физичку локацију докумената и може укључивати ручно претраживање. Насупрот томе, управљање дигиталним датотекама омогућава брз приступ и електронско претраживање докумената на основу кључних речи, датума или других критеријума.
• Простор и складиштеФизичке датотеке заузимају значајан физички простор у објектима организације, што може резултирати додатним трошковима. С друге стране, дигиталне датотеке не заузимају физички простор и могу се чувати на серверима или у облаку.
• Безбедност и поверљивост: Физички документи могу да понуде ниво безбедности и поверљивости због своје аутентичности и недостатка сајбер претњи. Међутим, дигиталне датотеке могу имати користи од додатних безбедносних мера, као што су шифровање и контрола приступа.
• Сарадња и дељење: Дигитално управљање датотекама олакшава сарадњу и дељење докумената између различитих локација или тимова. За дељење физичких датотека може бити потребна физичка испорука или дуплирање докумената.
• Трошкови: Управљање физичким архивама укључује трошкове везане за простор за складиштење, архивску грађу и људске ресурсе. Управљање дигиталним датотекама може захтевати почетно улагање у технологију и софтвер, али дугорочно може да уштеди трошкове.

Избор између управљања физичким документима и управљања дигиталним документима зависи од специфичних потреба организације, природе записа и регулаторних и безбедносних захтева.

Будућност управљања физичким датотекама

Како дигитализација наставља да напредује, традиционално управљање физичким датотекама ће вероватно опасти у многим пословним окружењима. Међутим, неки физички документи могу и даље бити потребни због законских захтева, преференција клијената или природе самих докумената.

Будућност управљања физичким документима може укључивати комбинацију приступа, где се основни физички документи чувају и њима се на одговарајући начин управља, док се већина нових докумената креира и чува у дигиталном формату.

Примена технологије, као што су хибридни системи за управљање документима који интегришу физичке и дигиталне датотеке, може олакшати прелазак на ефикасније управљање документима.

На крају крајева, свака организација мора да процени своје специфичне потребе и захтеве када одлучује како да управља својим физичким фајловима у будућности.

Често постављана питања о управљању традиционалним физичким датотекама

Испод су нека често постављана питања о традиционалном физичком управљању датотекама:

1. Који је значај традиционалног управљања физичким датотекама? Традиционално управљање физичким датотекама је важно за обезбеђивање организације, безбедности и ефикасности у руковању физичким документима. Омогућава директан приступ информацијама, обезбеђује аутентичност и поверљивост и испуњава регулаторне захтеве у одређеним секторима.

2. Који су изазови повезани са управљањем традиционалним физичким датотекама? Неки од изазова повезаних са управљањем физичким датотекама укључују простор за складиштење, претраживање и преузимање докумената, ризик од губитка или оштећења и ограничења у сарадњи и дељењу информација.

3. Како могу ефикасно да организујем своје физичке датотеке? Да бисте ефикасно организовали своје физичке датотеке, можете пратити смернице као што су категоризација по типу документа, абецедни или нумерички редослед, хијерархијска структура и јасно и концизно означавање. Ове праксе олакшавају претрагу и проналажење докумената.

4. Које технологије могу да користим за управљање физичким датотекама? Неке технологије које могу помоћи у управљању физичким датотекама укључују системе за управљање документима (DMS), баркодове и паметне етикете, технологије скенирања и оптичког препознавања знакова (OCR) и складиштење у облаку.

5. Које су предности дигитализације физичких датотека? Дигитализација физичких датотека нуди предности као што су брже претраживање и проналажење, удаљени приступ документима и уштеда физичког простора. Такође олакшава сарадњу и дељење докумената и пружа већу безбедност и заштиту од дигиталних претњи.

6. Како могу да осигурам безбедност и регулаторну усклађеност физичких датотека? Да бисте осигурали безбедност и регулаторну усклађеност физичких датотека, можете успоставити јасне политике и процедуре, контролисати физички приступ, водити дневник ревизије, вршити резервне копије и чувати документа под одговарајућим условима.

Закључак

Традиционално управљање физичким датотекама остаје важан процес за многе организације. Иако је дигитализација у порасту, постоје физички документи којима се мора правилно водити и чувати.

У овом чланку истражујемо традиционално управљање физичким датотекама, од класификације и организације докумената до најбољих пракси за складиштење, безбедност и усклађеност са прописима. Такође смо разговарали о предностима и изазовима везаним за управљање физичким документима, као и о улози технологије у побољшању ефикасности процеса.

Иако управљање физичким датотекама може представљати изазове, важно је применити добре праксе, као што су селективно скенирање, коришћење технологије управљања документима и обука особља, како би се максимизирала ефикасност и минимизирали ризици.

На крају, свака организација мора да процени своје специфичне потребе и захтеве како би одредила одговарајући приступ управљању физичким документима. Без обзира да ли одаберете само дигитално управљање или комбинацију физичких и дигиталних архива, одржавање безбедности, интегритета и приступачности докумената је од кључне важности.

Традиционално управљање физичким датотекама остаје саставни део многих организација, а његов значај лежи у потреби да се одрже и заштите вредне и поверљиве информације у физичком формату.