Шта су анонимне животиње на Google диску и како их контролисати

Информатек Дигитал » Средства » Шта су анонимне животиње на Google диску и како их контролисати

Ако сте икада мирно радили на документу, табели или презентацији и изненада видели икону животиње са чудним именом у горњем десном углу , вероватно сте се мало уплашили. Ови радознали посетиоци су такозване „анонимне животиње“ Google диска и, иако могу привући пажњу, не морају нужно значити да сте хаковани или нешто слично.

Гугл је одлучио да дода мало хумора нечему тако озбиљном као што је управљање дозволама тако што приказује неидентификоване кориснике као животиње са слатким именима: Анонимни твор, Анонимна коала, Анонимни зец, Анонимни кракен… Иза сваког од њих стоји стварна особа која прегледа вашу датотеку, али из различитих разлога, не појављују се са својим именом или Гугл налогом. Хајде да детаљније погледамо шта су тачно, зашто се појављују и како можете све држати под контролом.

Шта су анонимне животиње на Google диску?

Анонимне животиње су у суштини корисници који прегледају или уређују Google датотеку (Документе, Табеле или Презентације) без идентификације налога који вам је видљив . Уместо да приказује њихово име и слику профила, Google их представља силуетом животиње и ознаком попут „анонимни морж“ или „анонимна веверица“.

Ово се дешава посебно када се документ дели путем јавне везе или везе којој може приступити свако ко има ту везу . У тим случајевима, Google не може увек да повеже активност корисника са одређеним именом, па користи овај систем анонимних „љубимаца“ да би назначио да неко други тренутно приступа датотеци.

Иза сваке животиње стоји корисник који може једноставно да чита или уређује садржај, у зависности од конфигурисаних дозвола датотеке . Сам систем анонимних животиња не додаје ризик; оно што прави разлику је врста приступа коју сте одобрили документу.

Неко време, Google је користио боје само да би разликовао сваку особу повезану са дељеним документом . Како су се његови алати за сарадњу развијали, компанија је одлучила да их учини визуелнијим и интуитивнијим и почела је да повезује сваког неидентификованог корисника са животињом, поред тога што им је давала сопствену икону.

Листа је прилично дугачка и разнолика: планинска коза, игуана, коала, лемур, крокодил, мравојед, диносаурус, делфин, патка, слон, твор, лисица, жаба, жирафа, јеж, нилски коњ, хијена, шакал, леопард, тигар, лама, морска крава, нерац, мајмун, орангутан, видра, панда, пингвин, армадило, аксолотл, јазавац, слепи миш, дабар, бивол, камила, камелеон, гепард, веверица, чинчила, чупакабра, корморан, којот, врана, динго, платипус, питон, ракун, носорог, овца, ровка, твор, корњача, морж, вук, џепни гофер… Свако од ових имена може се појавити као „анонимно“ у вашим документима.

Зашто се појављују непознати корисници или анонимне животиње?

Када видите корисника кога не препознајете, било да је у питању необично име или чак анонимна животиња , то је обично због начина на који сте делили датотеку и како јој је та друга особа приступила. Google наводи неколико типичних ситуација у којима се то може догодити и корисно је бити свестан њих како бисте избегли изненађења.

Један од најчешћих разлога је тај што је датотека дељена са листом за дистрибуцију или мејлинг листом . У тим случајевима, документ се шаље целој групи (на пример, радном тиму или разреду), и када неко са те листе приступи датотеци преко опште везе, може се појавити као анонимни корисник ако нема појединачног позива или ако није пријављен са својим уобичајеним налогом.

Такође је веома често да се анонимна животиња појави зато што је датотека дељена са неким ко нема Google налог или није пријављен . Ако та особа отвори линк, моћи ће да приступи датотеци у складу са дозволама које сте јој дали (преглед, коментарисање или уређивање), али Google не може да прикаже њено право име на врху, па отуда и икона животиње.

Још један веома чест сценарио је да неко са дозволама за уређивање или приступом линку проследи тај линк трећим лицима . Замислите да делите радни документ са колегом, а он, заузврат, проследи линк другој особи у свом тиму, а да вам то не каже. Ова нова особа може да се пријави као анонимни корисник и да вам се представи као „анонимна лисица“ или било која друга животиња док прегледа садржај.

Такође можете видети непознато име уместо уобичајеног контакта јер је та особа променила име свог Google налога . Ако сумњате да је то неко кога познајете, можете проверити њихову адресу е-поште у подешавањима „Дељење“ у самој датотеци да бисте то сазнали.

У многим случајевима, разлог за овај неовлашћени приступ је тај што је датотека конфигурисана као „јавна на вебу“ или „доступна свима са линком “. У овим режимима дељења, свако ко прими линк, копира га или га пронађе може приступити и прегледати (или чак уређивати) датотеку у складу са опцијама које сте изабрали, чак и ако је систем приказује као анонимну датотеку.

Како Google идентификује анонимне животиње

Када видите иконе животиња у горњој траци Google докумената, табела или слајдова, Google заправо указује на присуство корисника који су приступили датотеци без личног позива или без видљивог профила . То не значи да систем није свестан њих; то једноставно значи да ћете их ви, као власник или уредник, видети само кроз овај генерички приказ.

Гугл јасно прави разлику између појединачно позваних корисника и корисника који се придружују путем дељеног линка . Особе којима сте послали лични позив имејлом појавиће се са својим именом и, ако је имају, својом сликом профила. Насупрот томе, они који се придруже искључиво путем општег линка, без директног позива, појавиће се као анонимни корисници.

Ово понашање се такође примењује када је документ отворен за „свакога ко има линк“ или „свако на интернету може да га пронађе и види “. У тим случајевима, не контролишете појединачно ко му приступа, па Google не наводи њихова права имена, већ их групише под псеудонимима животиња како бисте могли да видите колико је људи повезано истовремено и које делове документа прегледају.

Систем боја и животиња вам омогућава да лако идентификујете које делове текста сваки корисник прегледа у реалном времену . Свака анонимна животиња ће имати свој курсор, селекцију и боју иконе, тако да чак и ако не видите њено право име, можете пратити њене радње унутар датотеке.

Важно је напоменути да можете видети права имена људи само ако им експлицитно одобрите приступ путем персонализоване позивнице или ако су део мејлинг листе повезане са одређеним имејл адресама. У супротном, наставиће да се приказују као анонимне животиње, чак и ако можете да претпоставите ко су из контекста.

Ако икада желите да проверите да ли непознато име у вашој датотеци припада некоме кога познајете, можете отворити дијалог „Дели“ и прегледати имејл адресе које имају приступ . У том одељку, преласком миша изнад имена корисника приказаће се његова имејл адреса, што вам омогућава да потврдите да ли је то особа коју сте тражили.

Типичне ситуације у којима се појављују анонимне животиње

У пракси, анонимне животиње се обично појављују кад год се интензивно користе дељени линкови и документи конфигурисани за широк приступ . Ово је веома често у окружењима за учење, колаборативном раду или отвореним пројектима где је пожељно да више људи може истовремено да прегледа или уређује.

На пример, ако сте наставник или тренер и делите документ са целим разредом путем линка на образовној платформи или у масовној е-пошти , већина ваших ученика може му приступити без потребе да их појединачно позивате. Како почну да приступају документу, видећете „анонимна панда“, „анонимни делфин“, „анонимна овца“ и друге како парадирају на врху док консултују или попуњавају информације.

У компанијама и радним тимовима, такође је уобичајено користити генеричке линкове како би било ко у тиму могао да им приступи. Можда неко из одељења за људске ресурсе дели табелу са линком у интерном ћаскању како би свако коме је потребан могао да је консултује. Ако се људи не пријаве са својим главним налогом или приступ није ограничен на одређене кориснике, видећете те колеге као анонимне кориснике.

У отворенијим пројектима, као што су јавни документи за сарадњу, обрасци са дељеним резултатима или водичи заједнице, анонимне животиње су практично уобичајене. Свако ко има линк може се придружити, а ви ћете добити утисак о томе колико њих учествује само захваљујући тим иконама животиња које се појављују и нестају у реалном времену.

Постоје и случајнији случајеви, као када делите документ са пријатељем који нема Gmail налог или који му приступа из анонимног прозора прегледача без пријављивања . Чак и ако је то неко коме верујете, Google ће га видети као анонимног посетиоца и стога му доделити један од ових слатких животињских псеудонима.

Ризици и неспоразуми: Да ли су анонимне животиње опасне?

Видети „анонимног кракена“ или „анонимног твора“ како лутају вашим документом може оставити утисак да је неко провалио, али присуство ових анонимних животиња само по себи не подразумева било какво хаковање или кршење безбедности . То је једноставно начин на који Гугл приказује кориснике чији идентитет није повезан са именом које вам је видљиво.

Проблем није у самој животињи, већ у дозволама за дељење датотеке . Ако је документ подешен као јавни или доступан свима преко линка, нормално је да видите анонимне животиње, јер то значи да сте дозволили такав широк приступ.

Међутим, ако почнете да видите неочекиване анонимне кориснике у датотеци за коју сте мислили да је приватна , то би могао бити знак да се документ дели са више људи него што сте мислили или да га је неко ко има приступ проследио, а да вас није обавестио. У том случају, требало би да прегледате подешавања дељења и прилагодите дозволе.

Још једна уобичајена заблуда је да, будући да су анонимни, ови корисници не могу оставити траг или немају ограничења. У стварности, њихова могућност деловања унутар датотеке зависи од тога шта сте подесили: ако имају само дозволу за читање, неће моћи ништа да мењају или бришу ; ако сте им дозволили да уређују, моћи ће да мењају садржај, али као и сваки други уредник.

Са становишта приватности, Google интерно евидентира активности како би одржао безбедност услуге, али ћете видети само „животињу“ као такву. Ако сте забринути ко би могао да прегледа осетљив документ, решење није толико у „лову“ на анонимну животињу колико у правилном ограничавању ко може да прими везу и шта могу да раде унутар датотеке.

Како ограничити ко може да види или уређује вашу датотеку

Ако желите да смањите или елиминишете појаву анонимних животиња у својим документима, кључно је да подесите дозволе за дељење тако да само особе које изаберете могу да им приступе . Google диск нуди неколико опција за контролу овога са значајном прецизношћу.

Најбезбеднији начин за управљање приступом је слање персонализованих позивница на одређене имејл адресе . Уместо дељења јавног линка, додајете кориснике једног по једног који би требало да буду у могућности да виде, коментаришу или уређују датотеку. На тај начин, када јој приступе, појавиће се са својим именима, а не као анонимни корисници.

Још једна кључна мера је избегавање, кад год је то могуће, режима „свако ко има линк може да види/уреди“ . Ово подешавање је веома погодно за брзо дељење, али отвара врата да линк циркулише више него што је предвиђено, што потенцијално може довести до тога да се у вашем документу нађу странци – или барем неидентификовани корисници.

Ако сте већ делили датотеку и почнете да видите превише непознатих корисника, дозволе можете променити у било ком тренутку помоћу дугмета „Дели“ . Тамо можете опозвати општи приступ, ограничити га на одређене особе, променити ниво приступа са „уредник“ на „читалац“ или чак потпуно престати да делите датотеку.

У документима где желите да људи само читају, али не и да мењају било шта, препоручљиво је конфигурисати опцију само за читање . На овај начин, чак и ако неко приступи документу преко широког линка и појави се анонимно, неће моћи да мења садржај. Ово је посебно корисно за извештаје, приручнике или информативне документе који не захтевају заједничко уређивање.

Коначно, добра је идеја повремено проверити напредне опције дељења на Google диску . Тамо можете видети ко може да дели датотеку, ко може да додаје нове кориснике и да ли постоје наслеђене дозволе из надређених фасцикли које би могле да утичу на њу. Брз преглед ових опција може вам уштедети много проблема са приступом.

Најбоље праксе за избегавање изненађења са анонимним животињама

Поред правилног конфигурисања дозвола, постоји низ најбољих пракси које ће вам помоћи да држите своје документе на Google диску под контролом и минимизирате појаву неочекиваних корисника . Није ствар у животу у страху, већ у томе да вам буде јасно ко приступа вашим документима и зашто.

Једна од првих препорука је да добро размислите коме ћете дати приступ пре него што поделите линк . Ако је садржај осетљив или личан, најбоље је да одвојите неколико секунди да унесете имејл адресе одређених људи који би требало да га виде, уместо да прибегавате типичном „свако ко има линк може да му приступи“.

Кад год је то могуће, покушајте да шаљете датотеке путем персонализованих позивница уместо јавних линкова . Овај једноставан корак осигурава да када отворите документ, видите права имена повезаних људи, а не скуп животиња чији идентитет не препознајете баш најбоље.

Још једна добра пракса је да прегледате подразумеване дозволе које додељујете приликом дељења целих фасцикли . Понекад је цела фасцикла отворена за много више људи него што мислите, и када креирате нову датотеку унутар ње, она наслеђује ту конфигурацију. То може довести до тога да се документи креирају са ширим приступом него што је предвиђено.

Ако радите у тиму, може бити корисно да се договорите о неким интерним правилима о томе како се деле линкови . На пример, одлучивање да се документи не прослеђују ван групе без претходне консултације са власником или да се датотеке са осетљивим подацима никада не остављају у режиму „свако ко има линк“. Ова мала правила значајно смањују ризик од неовлашћеног приступа.

Коначно, ако наиђете на анонимну животињу у важној датотеци, схватите то као знак да укратко прегледате подешавања дељења и потврдите да је све како треба . Не мора бити ништа озбиљно, али је добар изговор да се осигура да само праве особе могу да виде или уређују тај садржај.

Разумевање шта су анонимне животиње, зашто се појављују и како да њима управљате омогућава вам да у потпуности искористите предности сарадње у реалном времену на Google диску, а да притом не угрозите безбедност и приватност својих датотека . Уз правилно конфигурисане дозволе и одговорно коришћење линкова, ове животиње ће престати да буду мистериозна претња и постати само пријатељска радозналост која указује да други раде са вама на истом документу.