Значај онбординга у временима промена

Информатек Дигитал » Средства » Значај онбординга у временима промена

Када се особа придружи компанији која пролази кроз велику трансформацију, тај први контакт може бити почетак чврстог радног односа или окидач за рани одлазакУ контекстима сталних промена, спајања, убрзане дигитализације или нових хибридних модела, увођење у посао престаје да буде једноставна формалност и постаје стратешки алат за опстанак организације.

Далеко од пуке предаје рачунара и потписивања неких папира, модерно увођење у посао је... планирано путовање које почиње пре првог дана и може трајати месецимаинтегришући културу, технологију, људску подршку, мерење искуства и, све више, паметна аутоматизацијаУ временима неизвесности, то путовање је кључно за задржавање талената, обезбеђивање њиховог учинка и неговање позитивног имиџа организације.

Шта је онбординг и зашто је важан у временима промена?

Увођење у посао, или процес добродошлице и интеграције, је скуп акција које компанија осмишљава како би осигурала интеграцију новог запосленог. Разумети где је стигла, шта се од ње очекује и како се ствари раде. у том окружењу. То није једнодневни догађај добродошлице, већ структурирани програм који комбинује административне, оперативне, културне, релационе и развојне аспекте.

У организацијама које се стално мењају, овај процес има додатну функцију: смањити осећај хаоса и пружити сигурност новопридошлициКада особа од самог почетка примети ред, кохерентност и подршку, већа је вероватноћа да ће веровати да је донела добру одлуку и да ће веровати пројекту чак и ако компанија пролази кроз потпуну трансформацију.

Подаци подржавају овај утицај: разне студије указују на то да До 25% боловања се јавља у првих 45 дана А добро осмишљен процес увођења у посао може значајно повећати вероватноћу да запослени остану дуже од три године. На тржишту где је таленат оскудан, а трошкови флуктуације изузетно високи, сваки рани одлазак штети профиту.

Штавише, добар процес увођења у посао убрзава тренутак када особа доприноси стварном вредношћу. Што пре разумете културу, процесе, алате и неформалне односе, то боље.Пре тога, моћи ће да буде продуктивна, доноси исправне одлуке и да се аутономно креће унутар структуре.

Организациона култура као невидљива оса онбординга

Култура компаније је тај „подтекст“ који се обично не појављује у приручницима, али који одређује како водити, како доносити одлуке, како комуницирати и шта се толерише, а шта не унутар организације. То је неопипљиво, тешко га је вербализовати, а ипак одређује успех или неуспех сваког новозапосленог.

Многи програми за упознавање са клијентима покушавају да сумирају културу у документу добродошлице, корпоративним презентацијама или инспиративним цитатима на зидовима. Међутим, стварност је да Најбољи начин да се разуме култура јесте да се посматра како се људи понашају.: како се тимови односе једни према другима, како средњи менаџер реагује на грешку, шта се слави, а шта се игнорише.

Зато је толико важно да увођење у посао олакша директан контакт са онима који најбоље разумеју ту културу: ветерани, узори и кључне особе у неформалној мрежиРазговор са њима, праћење у њиховом свакодневном животу и посматрање како доносе одлуке открива бесконачно више од било ког документа објављеног на интранету.

У временима промена, усклађивање званичног дискурса са оним што се заправо дешава свакодневно је кључно. Ако је током процеса селекције промовисана отворена, колаборативна и флексибилна култураАли када нови запослени наиђе на микроменаџмент, силосе и тајновитост, осећај да је преварен може покренути намеру да оде у року од неколико недеља.

Увођење у посао, ангажовање и задржавање талената

Првих неколико недеља у компанији имају несразмеран утицај на будући однос запосленог са организацијом. Истраживања показују да Добар процес увођења у посао може повећати задржавање запослених и до 82%. А они који доживе одлично искуство увођења у посао имају много већу вероватноћу да се осећају задовољно и посвећено свом послу.

Емоционална веза са компанијом почиње да се гради од првог контакта, не тек када се потпише уговор. Начин на који се понуда саопштава, како се решавају претходне недоумице и како се управља чекањем до првог дана. То шаље веома јасне сигнале о стилу компаније и вредности коју придаје људима.

Када се упознавање са послом сведе на бирократска питања, особа се може осећати као да је „бачена у базен“ без појаса за спасавање. Осећај изгубљености, без подршке или кључних информација У првих неколико дана, то је један од фактора који највише подстиче фрустрацију, неповерење и на крају, рани отпуст.

Насупрот томе, добро осмишљен програм од самог почетка преноси да се компанија припремила за ваш долазак: Све функционише, приступне тачке су спремне, тим зна ко је она, и неко је одговоран да је прати.Тај ниво професионализма директно утиче на понос припадности.

Фазе процеса увођења у посао: од претходних корака до наставних активности

Модерни процес увођења у посао обично је структуриран у неколико повезаних фаза, што омогућава постепено пружање информација на начин који је појединцу приступачан. Идеја је да се избегне почетно засићење и да се комбинују обука, практично искуство и континуирана подршка..

Пре-онбординг: рад пре првог дана

Процес би требало да почне када особа прихвати понуду. У овој фази се шаље потребна документација, објашњавају се следећи кораци и разјашњавају се логистичка питања. Унапред управљајте уговорима, основним политикама и личним подацима. Смањује стрес првог дана и ослобађа време за оно што је заиста важно: односе и културу.

Такође је време да се припреми радна станица и сви пратећи алати: рачунар, мобилни телефон, лиценце, приступ систему, акредитиви и физички материјалиКада је све спремно, ствара се утисак реда и бриге који значајно утичу на процену организације од стране новог запосленог.

Први дан: Важност добродошлице

Први дан је обично емоционално најстреснији период. Стварање јасног распореда помаже у смањењу нервозе и стварању осећаја контроле. Топла добродошлица, званично представљање тима и кратак обилазак објеката. Они су основни, али нису довољни.

Препоручује се укључивање сесије где се деле историја компаније, њена сврха, њене вредности и најрелевантнија правила игрекао и отворену сесију питања и одговора. Поред тога, препоручљиво је једноставним речима објаснити политике, погодности и процедуре које директно утичу на свакодневно пословање (распореди, канали комуникације, рад на даљину итд.).

Крива обуке, развоја и учења

Када прође почетни шок првог дана, фокус треба пребацити на прогресивно учење. У зависности од позиције, биће потребно следеће: модули техничке обуке, обука за дигиталне алате, сесије о интерним процесима па чак и кратке ротације кроз различите области како би се разумело пословање од почетка до краја.

Многе компаније комбинују почетну обуку са средњорочни и дугорочни планови развојаОво омогућава новом запосленом да од самог почетка види пут раста и континуираног усавршавања. Ово помаже у постављању очекивања, јачању мотивације и замишљању каријере унутар компаније.

Праћење и евалуација интеграције

Упознавање се не завршава када се заврши почетна обука. Распоред је кључан. редовни састанци за повратне информације између особе, њеног менаџера и, где је то применљиво, њеног ментораОви састанци служе за преглед циљева, откривање препрека, решавање недоумица и рекалибрацију плана ако нешто не функционише.

Многе организације користе временске оквире од 30-60-90 дана за обележавање прекретница: Шта особа треба да зна и савлада након једног, два и три месеца?Ова врста структуре помаже и запосленом и менаџеру да јасно разумеју шта могу да очекују у свакој фази.

5 „C“-a prilikom uvođenja u posao: vodič za sve što vam treba

Широко коришћен приступ дизајнирању робусних програма је „5C“ онбординга, који функционишу као контролна листа како би се осигурало да се ништа важно не заборави. Сваки C одражава кључну димензију која мора бити експлицитно обухваћена.

Прво је усклађеност: нови запослени треба да зна интерне политике, законске обавезе, безбедносни стандарди и етичке посвећености компаније. Превазилажење типичног формалног уводног процеса и повезивање овог садржаја са стварним ситуацијама помаже да се осигура да он не постане само мртво слово на папиру.

Друго П је појашњење: овде радимо на томе да осигурамо да особа има Јасно дефинишите њихове одговорности, обим доношења одлука, алате које ће користити и критеријуме који дефинишу добре перформансеМање двосмислености значи мање фрустрације и мање озбиљних грешака у тих првих неколико месеци.

Треће је самопоуздање, које се гради пружањем подршке, повратних информација и могућности за вежбање без страха од грешака. Окружење у којем можете постављати питања без осуђивања А тамо где се препознају мали почетни напредак, то покреће осећај самопоуздања.

Четврто C је повезаност: није довољно објаснити организациону шему, морају се олакшати стварни односи. Помозите новом запосленом да упозна кључне људе, разуме неформалне мреже и успостави везе сарадње. Кључно је да се он осећа као део групе.

Коначно, слово К за културу подсећа нас да ствари морамо учинити експлицитним. мисија, визија, вредности, симболи и очекивано понашањеОсоба треба да види како се то преводи у свакодневне операције, не само у слајдовима; у супротном, недоследност ће оштетити кредибилитет организације.

Увођење у посао, продуктивност и радно окружење

Добро испланиран процес увођења у посао има директан утицај на учинак. Када неко брзо разуме своју улогу, вешто користи алате и зна кога да контактира за сваки проблем, Достиже своју оптималну тачку продуктивности за много краће време. да учи кроз покушаје и грешке.

Постоје студије које процењују да структурирани програм увођења у посао може побољшати продуктивност нових запослених за око 70%За компанију, то значи бржи повраћај инвестиције уложене у селекцију и обуку, смањење скупих грешака и растерећење притиска на тимове који морају да дочекају новог члана.

Штавише, увођење у посао утиче на радно окружење. Хаотичан процес, где сваки нови запослени долази дезоријентисан и превише зависан од остатка тима, може да створи напетост, преоптерећење и осећај сталне импровизацијеНасупрот томе, јасан систем, са дефинисаним улогама и успостављеном подршком, олакшава сарадњу и коегзистенцију.

Ефекат је приметан и у култури признања. Када достигнућа, труд и доприноси нових људи постану видљиви од самог почетка.Ово јача климу у којој се исплати укључити и где људи схватају да је њихов рад важан.

Ментори, пријатељи и персонализована подршка

Кључни елемент најбољих програма за увођење у посао је фигура ментора или другара. Ово се односи на искусан колега који постаје свакодневна референтна тачка за новозапосленог, поред директног руководиоца или одељења за људске ресурсе.

Овај пратилац помаже у сналажењу у неформалној страни посла: како процеси заправо функционишу, кога консултовати, које неписане ствари је важно знати или како се тумаче одређени унутрашњи кодови. Такође пружа емоционалну подршку, посебно у захтевним или брзо променљивим окружењима.

Добар ментор остаје доступан, подстиче искрену комуникацију и Подстиче новог запосленог да поставља питања, упоређује идеје и предлаже побољшања.Поред тога, можете организовати неформална дружења, попут кафе или ручка, како бисте представили друге колеге и проширили своју мрежу контакта.

На нивоима менаџмента, модели попут „менаџера који се угледају као огледало“ постају популарни, где новопридошла особа Он прати другог руководиоца са сличном улогом неколико дана. да из прве руке виде како се доносе одлуке, како се управља тимовима и како се носи са притиском унутар организације.

Технологија, ITSM и дигитализација онбординга

Дигитализација је потпуно трансформисала начин управљања регрутовањем запослених, посебно у великим компанијама или онима са хибридним/удаљеним моделима рада. Платформе за управљање ИТ услугама (ITSM) и управљање услугама предузећа Они омогућавају централизовану координацију свега што је запосленом потребно да би почео да ради.

Захваљујући овим системима, могуће је аутоматизовати радне процесе одобравања опреме, приступа и дозвола, интегришући ИТ, ХР и друге области у једном кругуОво смањује уска грла, минимизира ручне грешке и осигурава да нови запослени има ресурсе доступне од првог дана.

Портал за запослене постаје капија ка организацији: место на којем можете пронаћи информације о компанији, политике, честа питања, приручнике и канале за подршкуУ комбинацији са добром базом знања, то омогућава особи да сама реши многе своје недоумице, без сталног ослањања на треће стране.

Специфична решења такође олакшавају управљање захтевима (захтеви за материјал, дозволе, посебан приступ), подршку службе за помоћ и креирање путеви обуке доступни са било ког уређајаСве ово се претвара у глађе и доследније искуство за нове таленте.

Паралелно, технологија се примењује на мерење: аутоматизоване анкете у различитим тачкама процеса, анализа података о временима решавања проблема, нивоима задовољства и узроцима превременог одлива запослених омогућавају континуирано прилагођавати дизајн увођења у систем и проактивно деловати као одговор на знаке отпуштања.

Укључивање и искључивање: две стране истог искуства

У временима промена, није битно само како људи долазе, већ и како одлазе. Офбординг, односно процес отпуштања запосленог, је Завршетак путовања запосленог има директан утицај на интерни и екстерни углед организације.

Лоше организован излаз може довести до оперативни и безбедносни ризици (активан приступ, осетљиве информације без контроле) и оштетити имиџ компаније међу онима који остану. Напротив, уредан, поштован и професионалан процес одласка са брода. Јача бренд послодавца и може претворити бивше запослене у амбасадоре или будуће запослене који се враћају у прошлост.

Као и код увођења у посао, технологија игра централну улогу: аутоматски опозвати приступ, опоравити опрему, затворити административне процесе, дигитално потписати документацију А остављање пративо сваког корака смањује грешке и осигурава усклађеност са прописима.

Штавише, излазна фаза је одлично време за прикупљање искрених повратних информација. Излазни интервјуи и циљане анкете Они омогућавају идентификацију пропуста у процесу пријема, културних или лидерских проблема који можда раније нису били откривени.

Уобичајене грешке и најбоље праксе у програмима за увођење у посао

Многе компаније су имплементирале неку врсту процеса увођења у посао, али не постижу увек жељени ефекат. Међу најчешћим грешкама је... фокусирају се готово искључиво на административне и оперативне задаткезаборављајући релациони и културни аспект који заиста прави разлику.

Још једна грешка која се понавља је делегирање целог терета увођења у посао на људске ресурсе. Иако људски ресурси координирају, Прави успех зависи од улоге директног менаџера и самог тима.То су људи који живе са особом свакодневно. Без њиховог активног учешћа, чак и најбољи дизајн остаје само парче папира.

Такође је уобичајено упасти у замку „једна величина одговара свима“: примена истог шаблона за увођење у посао на било који профил и ниво. Садржај, темпо и фокус треба прилагодити врсти позиције, претходном искуству и контексту сваке области.ако желимо да процес буде релевантан и користан.

Као противтежа, неке кључне добре праксе укључују: претварање увођења у посао у процес који траје неколико месеци, а не само један дан; комбинујте дигиталне акције са састанцима лицем у лице или синхроним састанцима; осмислите специфичне руте по улогама; укључите виши менаџмент у одређене прекретнице; и увек доделите другара или ментора.

Гејмификација се све више користи за решавање сложених питања као што су безбедност, усклађеност или корпоративне вредности на занимљив начин. Изазови, нивои, мисије и лагана такмичарска динамика Они омогућавају особи да апсорбује важне информације на забавнији и незаборавнији начин.

Коначно, најнапредније компаније интегришу увођење у посао у ширу стратегију искуства запослених: Повезују га са брендирањем послодавца, развојем, управљањем учинком и континуираним слушањем.Тако, инкорпорација престаје да буде изолован поступак и постаје прво кохерентно поглавље дугорочне приче.

У радном окружењу обележеном неизвесношћу, дигитализацијом и борбом за таленте, запошљавање више није луксуз или леп додатак, већ стратешки стуб. Компаније које то третирају као живи, мерљив и процес усмерен на људе Добијају запослене који разумеју културу, осећају подршку, брже достижу врхунске перформансе и имају мање разлога да оду када су најпотребнији.

Повезани чланак:

Индустрија и агентска вештачка интелигенција: ка аутономној и колаборативној фабрици