Hur man frigör utrymme i Gmail och undviker att få slut på lagringsutrymme

Informatec Digital » Resurser » Hur man frigör utrymme i Gmail och undviker att få slut på lagringsutrymme

Om du använder Gmail dagligen har din inkorg förmodligen blivit en digital skräplåda : tusentals e-postmeddelanden, nyhetsbrev du aldrig läser, enorma bilagor, och som grädde på moset lägger även Google Foto och Drive till gigabyte i högen. Även om det kan verka som att de 15 GB som Google ger dig räcker för allt, så börjar varningarna och problemen när det väl är fullt.

När du närmar dig din lagringsgräns kan Google stänga av dig: Gmail slutar skicka och ta emot e-postmeddelanden , Drive slutar ladda upp filer och Foton slutar säkerhetskopiera. Innan du når den punkten är det värt att lära dig hur du frigör utrymme i Gmail (och resten av ditt Google-konto) på ett organiserat, snabbt och framför allt oavbrutet sätt, utan att förlora något viktigt.

Hur Googles lagringsutrymme fungerar och varför Gmail blir fullt

Det första man bör förstå är att de 15 GB gratis lagringsutrymmet inte bara är för Gmail: det delas mellan Gmail, Google Drive och Google Foto . Dessutom finns det andra mindre synliga element, som WhatsApp-säkerhetskopior på Android eller data från appar som också använder samma lagringsutrymme.

När lagringsutrymmet är som mest begränsat tillämpar Google en rad ganska allvarliga begränsningar . I Gmail kan du inte skicka eller ta emot meddelanden, och inkommande e-postmeddelanden returneras till avsändaren med en fullständig e-postmeddelandeavisering. I Drive synkroniseras eller laddas inte längre upp nya filer, och i Dokument, Kalkylark, Presentationer och andra Google Office-appar kan du inte skapa nya dokument eller låta andra redigera befintliga.

I Google Foto innebär blockeringen att inga nya säkerhetskopior av foton och videor kommer att skapas . Allt du har sparat kommer fortfarande att finnas där, men inget nytt innehåll kommer att läggas till förrän du frigör eller köper mer lagringsutrymme. Och var varnad: om du inte gör någonting kan du missa viktiga e-postmeddelanden i flera dagar utan att du ens inser det.

För att kontrollera ditt återstående lagringsutrymme ser du en användningsindikator längst ner i Gmail. Därifrån kan du komma åt sidan för lagringshantering, som visar hur mycket utrymme Gmail, Drive och Foton använder separat . Detta är det tydligaste sättet att fastställa var problemet ligger.

Använd Google One och det officiella verktyget för att frigöra utrymme

Google har centraliserat nästan allt som rör att rensa lagringsutrymme på Google One-plattformen. Även utan prenumeration kan du använda panelen för lagringshantering för att se vad som tar upp utrymme och massradera det du inte behöver.

Gå till Google One på din dator och öppna avsnittet Lagring. Där hittar du ett avsnitt som heter "Frigör ditt utrymme ", som grupperar alternativ för att frigöra utrymme efter tjänst (Gmail, Drive, Foton) och innehållstyp (stora filer, skräppost, objekt i papperskorgen etc.).

I "Frigör kontoutrymme" kan du granska kategorier som papperskorgen, skräppost, mycket stora filer eller appinnehåll. Beroende på kategori har du alternativ för att sortera, filtrera eller ändra vyn (lista eller rutnät), vilket gör det enklare att granska stora mängder objekt innan du tar bort dem.

I Google Foto visar samma panel foton och videor som är redo att raderas. Om du vill behålla något kan du ladda ner det till din dator innan du skickar det till papperskorgen. När du har valt vad du vill ta bort trycker du på Ta bort (eller "Flytta till papperskorgen" om du är i Foto) och, när Google frågar, bekräftar du att du accepterar permanent radering genom att markera rutan för samtycke.

Tänk på att om du tar bort tusentals objekt samtidigt kan det ta upp till 48–72 timmar innan det frigjorda utrymmet visas korrekt i ditt konto, så få inte panik om stapeln knappt rör sig till en början.

Diagnostisera problemet: Drive, Gmail eller Foto

Innan du börjar radera saker utan att tveka är det en bra idé att ta reda på vilken tjänst som använder mest utrymme. Gå till drive.google.com/drive/quota för att se dina Drive-filer sorterade från störst till minst. Detta är ett mycket tydligt sätt att se om ditt utrymme tas upp av videor, stora säkerhetskopior eller dokument som du har haft i flera år.

I den vyn högerklickar du bara på en stor fil du inte behöver och väljer "Flytta till papperskorgen ". När du har ett bra antal filer i papperskorgen går du till mappen "Papperskorgen" i Drive och klickar på "Töm papperskorgen" för att frigöra utrymme.

När det gäller Gmail görs diagnosen direkt inifrån själva e-postmeddelandet, med hjälp av sökoperatorer som larger:10M för att hitta meddelanden med stora bilagor eller datumfilter för att lokalisera mycket gamla e-postmeddelanden. Något liknande händer i Foton, där videor vanligtvis är de främsta bovarna bakom det överdrivna lagringsutrymmet.

För arbets- eller skolkonton (Google Workspace) ställs lagringsgränsen in av din licens eller din administratör. Om du i dessa fall inte kan köpa ytterligare lagringsutrymme direkt måste du kontakta din administratör för att uppgradera ditt abonnemang eller frigöra lagringsutrymme från organisationskonsolen.

Avancerat knep: Frigör Gmail genom att överföra alla dina e-postmeddelanden till ett annat konto

Om du är typen som aldrig raderar något och ditt konto har samlat på sig meddelanden i åratal, kanske den snabbaste lösningen inte är att gå e-post för e-post, utan att flytta hela din Gmail-historik till ett annat konto . På så sätt tömmer du praktiskt taget din inkorg utan att förlora de e-postmeddelanden du vill behålla.

Processen innebär att skapa ett nytt Gmail-konto och konfigurera det för att ladda ner alla e-postmeddelanden från det gamla kontot via POP3, och ta bort kopian från det gamla kontot. Innan du gör något rekommenderas det starkt att använda Google Takeout för att skapa en fullständig säkerhetskopia av dina e-postmeddelanden ifall problem skulle uppstå under överföringen.

I det ursprungliga kontot går du till Inställningar > ”Visa alla inställningar” > ”Vidarebefordran och POP/IMAP” och aktiverar POP-åtkomst för alla meddelanden. Det är viktigt att välja alternativet ”Ta bort Gmail-kopia vid åtkomst till meddelanden via POP ”, eftersom detta säkerställer att e-postmeddelanden som laddas ner av det nya kontot automatiskt raderas från det ursprungliga kontot.

Logga sedan in på ditt nya Gmail-konto och gå till Inställningar > ”Konton och import”. I avsnittet ”Sök efter e-post från andra konton” lägger du till ditt gamla konto och följer stegen för att konfigurera det via POP3. En massnedladdning kommer att påbörjas, vilket, beroende på mängden e-postmeddelanden, kan ta avsevärd tid.

När du har verifierat att alla viktiga meddelanden har laddats ner till det nya kontot kan du inaktivera POP-frågor därifrån och, i det ursprungliga kontot, tömma papperskorgen för att frigöra utrymme helt. Det är en drastisk åtgärd, men den är extremt effektiv för konton med tendenser till digital hamstring.

Rensa Gmail steg för steg: storlek, ålder, skräppost och papperskorgen

Utöver det andra kontoknepet är det värt att lära sig hur man hanterar Gmail inifrån. Det första logiska steget är att hitta e-postmeddelanden med de största bilagorna , eftersom du genom att bara radera några få meddelanden kan frigöra många megabyte (eller till och med gigabyte) på en gång.

Från Gmails sökfält kan du expandera de avancerade alternativen (pilen till höger om sökfältet) och använda fältet "Storlek" för att söka efter meddelanden större än X MB. Du kan också direkt använda syntaxen size:20MB eller larger:10M i sökfältet. Det är viktigt att respektera formatet (inga mellanslag och M för megabyte), annars kommer sökningen att vara i byte och fungerar inte.

När du ser alla stora e-postmeddelanden, granska vilka du verkligen behöver behålla. För de som har viktiga dokument, ladda först ner bilagorna till din dator eller en annan molntjänst, och radera sedan e-postmeddelandet och töm papperskorgen . Detta säkerställer att du inte förlorar någon information och frigör så mycket utrymme som möjligt.

En annan effektiv taktik är att rikta in sig på mycket gamla e-postmeddelanden. Med hjälp av operatorn `older_than:1y` kan du hitta alla meddelanden som är äldre än ett år; du kan ersätta "y" för år med "m" för månader eller "d" för dagar efter behov. Markera återigen alla e-postmeddelanden som du inte längre behöver behålla och radera dem.

Glöm inte att kontrollera dina mappar för skräppost och papperskorgen. Även om meddelanden raderas automatiskt efter 30 dagar fortsätter allt i dem att ta upp plats fram till dess. I båda mapparna hittar du en knapp för att tömma allt på en gång ("Töm papperskorgen nu" eller "Radera alla skräppostmeddelanden nu").

Åtgärda problemet vid roten: nyhetsbrev, filter och organisation

Att rensa din inkorg är meningslöst om du är tillbaka på ruta ett efter två månader. Ett av de bästa sätten att hålla Gmail under kontroll är att avsluta prenumerationen på e-postmeddelanden som inte gynnar dig. De flesta nyhetsbrev och marknadsföringsmejl innehåller en länk för att avsluta prenumerationen längst ner i meddelandet, och Gmail visar ibland en liknande genväg bredvid avsändarens namn.

Om du verkligen känner dig överväldigad av dussintals nyhetsbrev är det värt att ta en stund att öppna flera reklammejl, avsluta prenumerationen och därmed minska den konstanta strömmen som blåser upp din inkorg och ditt lagringsutrymme. Färre inkommande mejl innebär färre mejl du måste radera i framtiden.

Du kan också skapa automatiska filter för att arkivera vissa meddelanden, skicka dem till en specifik etikett eller flytta dem direkt till papperskorgen. Från Gmails sökfält kan du med hjälp av alternativknappen filtrera efter avsändare, ämne, storlek eller nyckelord och sedan bestämma vad du ska göra med alla e-postmeddelanden som passar det mönstret.

Att använda etiketter och kategorier hjälper till att hålla din inkorg ren utan att behöva radera allt. Gmails flikar (Primär, Social, Kampanjer, Aviseringar, Forum) erbjuder redan initial filtrering; om du får för vana att då och då kontrollera Kampanjer och Sociala medier för att tömma dem nästan helt, kommer effekten på lagringsutrymmet att bli enorm.

Och kom ihåg att "Arkivering" inte frigör utrymme; det tar bara bort e-postmeddelanden från huvudvyn. Det är användbart för att hålla din e-post organiserad, men om du vill återställa gigabyte måste du faktiskt radera e-postmeddelanden och sedan tömma papperskorgen.

Videor, foton och stora filer i Google Foto

Även om sökningen fokuserar på Gmail, ligger en stor del av problemet ofta hos Google Foto. Videor, särskilt högupplösta, kan snabbt fylla upp lagringsutrymme på några månader om du gör frekventa automatiska säkerhetskopior.

För att endast rikta in dig på videor kan du gå till den speciella Foto-URL:en för den här typen av innehåll: https://photos.google.com/search/_tv_video. Där ser du alla dina videor samtidigt och du kan välja de du inte längre behöver skicka till papperskorgen.

Det finns en annan användbar vy på https://photos.google.com/unsupportedvideos, som listar videor som inte är kompatibla med Foto och därför inte lätt visas i andra sökningar. Den här typen av filer tar också upp plats, så om du inte behöver dem kan du gärna radera dem.

Fliken Utforska i Google Foto grupperar innehåll efter personer, platser, skärmdumpar, videor eller skapelser som animationer och filmer. Det är ett utmärkt ställe att hitta grupper av gamla eller repetitiva foton (till exempel en resa från flera år sedan som du redan har sparat på en hårddisk) och frigöra flera gigabyte i ett svep.

När du har skickat många foton och videor till papperskorgen går du till avsnittet "Papperskorgen" i Foton och trycker på "Töm papperskorgen". Precis som i Gmail och Drive återställs inte utrymmet förrän du har slutfört det här steget . Och återigen, om du tar bort mycket innehåll kan det ta en liten stund innan ändringarna visas i din lagringsfält.

Google Drive, WhatsApp-säkerhetskopior och andra ofta förbisedda funktioner

Förutom e-postmeddelanden och foton kan ditt Google-konto innehålla andra dolda objekt som tar upp avsevärd plats. Ett tydligt exempel är WhatsApp-säkerhetskopior på Android , som lagras i Drive och sedan en tid tillbaka räknas mot din lagringsgräns.

För att kontrollera dessa säkerhetskopior från din telefon, öppna Google One-appen, gå till avsnittet Lagring, och under "Frigör kontoutrymme" letar du upp alternativet "Radera andra objekt" och väljer WhatsApp. Där kan du se tillgängliga säkerhetskopior och ta bort de du inte längre behöver.

Om du föredrar att göra det från din webbläsare kan du gå till one.google.com/backup/management/whatsapp. Bredvid varje säkerhetskopia hittar du alternativet "Radera säkerhetskopia ". Även om du raderar den aktuella säkerhetskopian kommer WhatsApp att fortsätta skapa säkerhetskopior i framtiden enligt appens inställningar, så kontrollera även dessa inställningar för att undvika att generera stora filer ofta.

I Drive ser du, förutom de filer du har laddat upp, även objekt som andra har delat med dig. Det är viktigt att veta att filer i avsnittet "Delat med mig" inte räknas mot din lagringskvot (ägaren gör det), såvida du inte gör en kopia eller laddar upp dina egna filer till delade mappar. I så fall räknas kopian eller de nya filerna mot din kvot.

Slutligen kan Drive för datorer visa en annan lagringsanvändning än vad du ser på webben, eftersom de delade filer du synkroniserar tar upp plats på din lokala hårddisk, även om de inte påverkar din molnlagring. Detta är normalt beteende och betyder inte att Google tar extra gigabyte från dig.

Vanliga problem när man frigör utrymme och hur man löser dem

Ett av de vanligaste misstagen är att tro att utrymme frigörs direkt. När du tar bort många objekt i rad kan det ta mellan 48 och 72 timmar för Googles system att beräkna om lagringsutrymmet korrekt. Under den tiden kan räknaren se ut att vara fryst trots att du redan har gjort din research.

Om du har köpt mer lagringsutrymme med Google One och den nya kapaciteten inte visas, vänta upp till 24 timmar. Om den fortfarande inte visas efter den tiden, logga ut från ditt Google-konto, logga in igen och kontrollera betalningssidan för att se till att debiteringen har gått igenom. Om ditt kort har debiterats men det nya lagringsutrymmet inte visas kan du ha köpt abonnemanget på ett annat konto ; kontrollera om du har flera konton öppna.

På iPhone eller iPad kan det ibland hjälpa att tvångsstänga Google One-appen och öppna den igen så att den synkroniseras med servrarna. De specifika stegen för att stänga appar varierar beroende på din iOS-version, så om du är osäker är det bäst att kontakta Apple-supporten.

Ett annat vanligt problem är att Gmail fortfarande inte låter dig skicka eller ta emot e-postmeddelanden efter att du har uppgraderat till en högre eller lägre lagringsplan. I dessa fall är det bäst att vänta upp till 24 timmar , logga ut och logga in igen, och till och med försöka skicka ett e-postmeddelande från ett inkognitofönster eller en annan webbläsare (Edge, Firefox, etc.) för att utesluta cachproblem.

Det råder också viss förvirring gällande foton i "Lagringsbesparing" (tidigare "Hög kvalitet") som laddats upp före den 1 juni 2021: dessa bilder och videor räknas inte mot din lagringskvot . Om du tar bort mycket av den här typen av innehåll kanske du inte ser några förändringar i din lagringsanvändning just av den anledningen.

När är det vettigt att betala för Google One och hur hanterar man det?

Om du efter en grundlig rensning fortfarande har ont om utrymme, eller helt enkelt inte vill leva på gränsen på 15 GB, kan du överväga att uppgradera ditt abonnemang med Google One. Det finns betalda alternativ från 100 GB ytterligare lagringsutrymme, med kapacitet (och pris) som ökar efter behov.

Ibland erbjuder Google gratis provperioder av Google One till nya användare. I dessa fall får du en inbjudan att aktivera en provperiod där du får mer lagringsutrymme gratis under en begränsad tid. Du måste lägga till en betalningsmetod, men du debiteras inte förrän provperioden är slut , förutsatt att du kommer ihåg att avbryta före tidsfristen om du inte är intresserad av att fortsätta.

Om du hanterar Google One via webben (inte Apple App Store) kan du ändra ditt abonnemang, byta från månads- till årsabonnemang eller avsluta prenumerationen i avsnittet Inställningar för Google One under "Ändra prenumerationsplan". På Android kan du även hantera din prenumeration via appinställningarna och Google Play.

På iPhone och iPad är det mer komplicerat: om du köpte abonnemanget via webbplatsen kan du inte ändra det från appen . I så fall måste du avsluta ditt nuvarande abonnemang från Google Ones webbplats och, om du vill hantera det helt från iOS, prenumerera på ett nytt abonnemang via App Store.

Omvänt, om ditt konto är för arbete eller skola, kan du inte köpa extra lagringsutrymme på egen hand. Du måste be din Google Workspace-administratör att öka din gräns eller ändra din licens , eftersom dessa konton hanteras centralt.

I slutändan innebär det att frigöra utrymme i Gmail och ditt Google-konto att kombinera flera strategier: använda det officiella Google One-verktyget, ta bort stora och gamla e-postmeddelanden (töm alltid skräppost och papperskorgen), kontrollera Drive, Foton och säkerhetskopior som din WhatsApp-säkerhetskopia, och bättre hantera nyhetsbrev och innehåll du får dagligen. Om 15 GB fortfarande inte räcker kan en uppgradering till Google One vara det smidigaste sättet att sluta ständigt kämpa med varningen "lagringsutrymmet är nästan fullt".