Så här tar du bort metadata och dold information från en PDF med ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » säkerhet » Så här tar du bort metadata och dold information från en PDF med ONLYOFFICE Docs

Vi antar ibland att när vi skickar en fil är det bara mottagaren som läser vad vi har skrivit. Men verkligheten är att digitala dokument bär på ett slags osynligt bagage som kallas metadata , som lagrar allt från vem som skapade filen till vilken programvaruversion som användes. Denna information, även om den inte är lätt synlig, kan vara ett riktigt huvudvärk om den hamnar i fel händer.

För de som använder verktyg som ONLYOFFICE Docs eller kontorspaket är det viktigt att veta hur man utför en grundlig rensning. Det handlar inte bara om att ta bort författarens namn, utan om att säkerställa organisationens fullständiga integritet , förhindra att interna serversökvägar eller redigeringshistorik avslöjar operativa hemligheter som inte bör lämna kontoret.

Vad i all världen är metadata och varför är de en risk?

Enkelt uttryckt är metadata data som beskriver annan data. Om vi ​​tar ett foto är innehållet själva bilden, men metadata är de exakta GPS-koordinaterna för var den togs eller telefonmodellen. I ett PDF- eller Word-dokument kan detta översättas till Windows-användarnamn, skapandedatum, organisation och till och med revisionshistorik.

Den verkliga faran uppstår när vi skickar dessa filer till kunder eller leverantörer. Om vi ​​inte rensar upp dessa tillgångar ger vi i princip bort värdefull information. Ett klassiskt exempel var den brittiska dokumentationen om Irak 2003, där den inbäddade revisionshistoriken avslöjade hela den redaktionella kedjan och orsakade en betydande diplomatisk incident på grund av ett enkelt tekniskt misstag.

Hur man rengör metadata i PDF-filer med ONLYOFFICE och andra verktyg

Om du arbetar med ONLYOFFICE-dokument och vill hantera informationen i din PDF är det första steget att titta på vad som finns där. För att visa dessa data, gå till "Arkiv"-menyn och välj "Egenskaper ". Om du vill ta bort information där kan du gå till "Ytterligare metadata ", öppna "Avancerat"-läget och radera rad för rad de data som du inte vill att någon ska se.

Om du letar efter andra professionella alternativ för PDF-filer finns det flera alternativ beroende på vilken kontrollnivå du behöver:

• Adobe Acrobat Pro: Den har en kraftfull funktion som heter "Skydda" som gör det möjligt ta bort dold information genom en noggrann genomsökning av dokumentet.
• NitroPDF: Det låter dig snabbt ta bort metadata från fliken skydd i avsnittet innehållsskrivning.
• Foxit PhantomPDF: Den erbjuder en enkel väg genom "Skydda" och sedan "Dolda data" till markera och radera de specifika metadata.
• Onlineverktyg: Det finns webbplatser som PDFYeah som automatiserar processen, även om du måste ha Var noga med sekretessen vid uppladdning av känsliga filer till externa servrar.

Dokumentinspektören i Microsoft Office-paketet

Om originaldokumentet är en Word-, Excel- eller PowerPoint-fil är det bäst att rensa informationen innan du konverterar den till PDF. Dokumentinspektören är det viktigaste verktyget här. Den låter dig hitta och ta bort kommentarer, spårade ändringar, dokumentserveregenskaper och till och med dold text (även om den inte upptäcker vit text mot vit bakgrund).

För att använda den, gå helt enkelt till "Arkiv", välj "Info" och sedan "Kontrollera om det finns problem ". Efter att ha kört skanningen kan du klicka på "Ta bort alla" på de objekt du anser vara problematiska. I Excel är detta särskilt användbart för att ta bort dolda ark eller rader och kolumner som innehåller data som du inte vill att mottagaren ska se.

Avgörande skillnader: Ta bort metadata kontra att stryka över innehåll

Det är här många gör fel. Det är viktigt att förtydliga att att ta bort metadata inte är samma sak som att stryka över text . Att ta bort metadata rensar upp filens osynliga egenskaper (författare, datum, programvara), men det raderar inte några ord som är skrivna på sidan. Om du har ett telefonnummer eller ett konfidentiellt namn synligt behöver du en visuell överstrykning för att göra dokumentet mindre synligt.

Om du bara tar bort metadata men lämnar kvar den känsliga texten, finns informationen kvar. Om du däremot redigerar texten med en svart ruta men inte rensar metadata, kommer den ursprungliga författarens namn fortfarande att visas i filegenskaperna. Helst bör båda processerna utföras för att säkerställa fullständig anonymisering.

Avancerade tips och tekniska varningar

För de mer tekniskt lagda är verktyg som ExifTool fantastiska, men de har en hake. Att köra kommandot för att radera allt i en PDF kan göras omvändt om inte en linjäriseringsprocess används med qpdf . Annars kan någon med nödvändig kompetens återställa den raderade informationen.

En annan viktig punkt är digitala signaturer . Om ett dokument är elektroniskt signerat kan alla ändringar av metadata ogiltigförklara signaturen. Det är viktigt att kontrollera om filen har en signatur innan den rensas och, om nödvändigt, signera dokumentet på nytt när det har rengjorts.

Datahantering i kalkylblad och andra format

När det gäller ONLYOFFICE Workspace finns det en mycket användbar funktion som heter Anpassat filter för .xlsx-filer. Detta tar inte bort metadata, men det låter dig dela ett kalkylblad där användarna bara ser den data du har filtrerat, vilket förhindrar att de manipulerar vyn för att upptäcka dold information i andra celler.

I Visio liknar processen den i Office: du öppnar "Information", väljer "Kontrollera efter problem" och väljer "Ta bort personlig information" , vilket rensar bort kommentarer och mallsökvägar som kan vara känsliga.

Att upprätthålla den digitala hygienen för våra filer är det bästa försvaret mot oavsiktliga läckor. Från att använda dokumentinspektörer i Office till manuell rengöring av egenskaper i ONLYOFFICE eller användning av specialiserad PDF-programvara, är målet alltid detsamma: att mottagaren endast får det synliga innehållet, vilket eliminerar alla spår av identitet eller intern infrastruktur som kan utnyttjas i skadlig ordning.