การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ: ข้อกำหนด กำหนดเวลา และวิธีการเตรียมเอกสาร

Informatec Digital » แหล่งข้อมูล » การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ: ข้อกำหนด กำหนดเวลา และวิธีการเตรียมการ

การบังคับใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะเปลี่ยนวิธีการออกใบแจ้งหนี้ของธุรกิจและฟรีแลนซ์ในสเปนไปอย่างสิ้นเชิง หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ เป็นฟรีแลนซ์ หรือทำงานในฝ่ายบริหาร คุณควรทำความเข้าใจข้อกำหนดของกฎหมาย กำหนดเวลาที่แท้จริง และเครื่องมือที่คุณจำเป็นต้องใช้เพื่อหลีกเลี่ยงการผิดนัดและเสี่ยงต่อการถูกปรับ

แม้ว่าหัวข้อนี้จะถูกพูดคุยกันมาหลายปีแล้ว แต่การนำระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบ B2B มาใช้ในวงกว้างยังอยู่ในช่วงเริ่มต้นและขึ้นอยู่กับการพัฒนากฎระเบียบที่สำคัญ ได้แก่ กฎระเบียบทางเทคนิคสำหรับกฎหมาย Crea y Crece และคำสั่งของกระทรวงที่จะกำกับดูแลโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้สาธารณะ ในขณะเดียวกัน ก็มีข้อผูกพันที่บังคับใช้แล้ว (โดยเฉพาะกับภาครัฐ) และกำหนดเวลาที่ค่อนข้างชัดเจนซึ่งควรติดตามอย่างใกล้ชิด

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไรกันแน่ และอะไรทำให้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็น "สิ่งที่จำเป็น"?

เมื่อเราพูดถึงใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เราไม่ได้หมายถึงไฟล์ PDF ที่แนบมากับอีเมลธรรมดา แต่หมายถึงเอกสารที่มีโครงสร้างในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งออก ส่ง รับ และจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลทั้งหมด โดยเป็นไปตามข้อกำหนดทางเทคนิคและกฎหมายที่เฉพาะเจาะจงมาก

โดยปกติแล้ว ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้จะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบ XML (เช่น Facturae, UBL หรือ CII) ซึ่งช่วยให้ระบบบัญชี ระบบ ERP และแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินสามารถอ่านและประมวลผลได้โดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลด้วยมือหรือตรวจสอบตัวเลขบนกระดาษ

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องจะต้องรับประกันความถูกต้องของผู้ออกใบแจ้งหนี้และความสมบูรณ์ของเนื้อหา (โดยปกติผ่านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือช่องทางการส่งข้อมูลที่ปลอดภัย) ต้องระบุข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดตามระเบียบการออกใบแจ้งหนี้ (หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ฐานภาษี อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและค่าธรรมเนียม วันที่ รายละเอียด เงื่อนไขการชำระเงิน ฯลฯ) และต้องเก็บรักษาในรูปแบบเดิมตลอดระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

เราเรียกสิ่งนี้ว่า "ข้อบังคับ" เมื่อกฎเฉพาะกำหนดว่า ในการทำธุรกรรมบางอย่าง (ตัวอย่างเช่นระหว่างบริษัทและผู้ประกอบวิชาชีพในสเปนหรือกับหน่วยงานราชการ) ใบแจ้งหนี้จะต้องออกและรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดเสมอ

กรอบกฎหมาย: กฎหมาย Crea y Crece, กฎหมายต่อต้านการฉ้อโกง, Verifactu และบทบาทของ AEAT

ข้อกำหนดในการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสเปนนั้นขึ้นอยู่กับกฎหมายหลักสองฉบับที่เสริมซึ่งกันและกัน ได้แก่กฎหมายฉบับที่ 18/2022 ว่าด้วยการจัดตั้งและการเติบโตของบริษัท (กฎหมาย "จัดตั้งและเติบโต")และกฎหมายฉบับที่ 11/2021 หรือที่รู้จักกันในชื่อกฎหมายต่อต้านการฉ้อโกงแต่ละฉบับกล่าวถึงแง่มุมที่แตกต่างกัน แต่มีความเกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด

ในด้านหนึ่ง กฎหมายส่งเสริมการสร้างสรรค์และเติบโต (Create and Grow Law) มีเป้าหมายเพื่อส่งเสริมการเป็นผู้ประกอบการลดอุปสรรคทางด้านระบบราชการ และขยายการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B)เพื่อเพิ่มความโปร่งใสและแก้ไขปัญหาการชำระเงินล่าช้า มาตรา 12 กำหนดให้มีการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในธุรกรรมระหว่างธุรกิจและผู้ประกอบวิชาชีพอย่างค่อยเป็นค่อยไป

ในทางกลับกัน กฎหมายต่อต้านการฉ้อโกงมุ่งเน้นไปที่การต่อสู้กับการฉ้อโกงภาษีและควบคุมระบบการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ (EBS) โดยกำหนดให้ซอฟต์แวร์ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดหลายประการเพื่อป้องกันการปลอมแปลง (การลบใบแจ้งหนี้ การใช้ซ้ำ การแก้ไขบันทึก ฯลฯ) ภายใต้กรอบนี้ ระบบ Verifactu จึงถูกสร้างขึ้น เพื่อทำหน้าที่ส่งบันทึกการเรียกเก็บเงินไปยังกรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ

สำนักงานบริหารภาษีแห่งรัฐ (AEAT) จะมีบทบาทนำ โดยจะต้องมีระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สาธารณะที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการเก็บรวบรวมและแหล่งข้อมูลเพื่อควบคุมการชำระเงินล่าช้า รวมถึงกลไกในการรับรายงานการชำระเงิน ความล่าช้า หรือการไม่ชำระเงินจากบริษัทและผู้ประกอบวิชาชีพ

เมื่อมีการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ระหว่างธุรกิจ (B2B) ผ่านแพลตฟอร์มส่วนตัวทั้งหมด แพลตฟอร์มเหล่านั้นจะต้องส่งสำเนาใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับไปยังระบบสาธารณะโดยอัตโนมัติจากนั้น สำนักงานสรรพากรแห่งสเปน (AEAT) จะดึงข้อมูลสถิติการชำระเงินและกำหนดเวลา ซึ่งจะส่งต่อไปยังหน่วยงานสังเกตการณ์การชำระเงินล่าช้าของภาคเอกชน เพื่อตรวจสอบว่าภาคส่วนใดปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด

ปฏิทิน: การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างบริษัทต่างๆ จะกลายเป็นข้อบังคับเมื่อใด?

คำถามสำคัญคือ เมื่อไหร่การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างธุรกิจและผู้ประกอบวิชาชีพจะกลายเป็นข้อบังคับ คำตอบขึ้นอยู่กับความคืบหน้าด้านกฎระเบียบหลายประการและล่าช้าออกไป แต่โครงสร้างโดยทั่วไปนั้นชัดเจน: การบังคับใช้เป็นระยะตามปริมาณใบแจ้งหนี้

กฎหมายว่าด้วยการสร้างและเติบโต (Create and Grow Law) มีผลบังคับใช้เมื่อวันที่ 19 ตุลาคม 2565 แต่ได้ระงับมาตรา 12 (การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ) ไว้จนกว่าจะมีการพัฒนากฎระเบียบและคำสั่งของกระทรวงที่ควบคุมรายละเอียดทางเทคนิคของโซลูชันสาธารณะและรูปแบบที่ยอมรับได้ได้รับการอนุมัติ

การพัฒนาระบบนี้กำลังดำเนินการผ่านพระราชกฤษฎีกาและคำสั่งของกระทรวงการคลังร่างพระราชกฤษฎีกาได้เปิดให้ประชาชนแสดงความคิดเห็นในเดือนมิถุนายน 2023 และคณะรัฐมนตรีได้อนุมัติข้อความที่พัฒนาระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบ B2B เมื่อวันที่ 24/25 มีนาคม 2026 โดยรอคำสั่งที่จะเปิดใช้งานระบบต่อไป

เมื่อคำสั่งของรัฐมนตรีที่ควบคุมระบบการออกใบแจ้งหนี้สาธารณะของ AEAT ได้รับการเผยแพร่แล้ว กำหนดเวลาสุดท้ายสำหรับบริษัทและผู้ประกอบอาชีพอิสระจะเริ่มขึ้น ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้:

• บริษัทที่มีรายได้เกิน 8.000.000 ยูโรพวกเขาจะมี ระยะเวลา 1 ปี นับตั้งแต่มีการประกาศใช้คำสั่งของรัฐมนตรีให้ปรับตัวและเริ่มออกและรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในความสัมพันธ์แบบ B2B ตามสถานการณ์วันที่ที่ AEAT พิจารณาไว้ นั่นอาจทำให้เราอยู่ในช่วงประมาณเดือนกรกฎาคม 2027
• บริษัทและบุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระที่มีรายได้หมุนเวียนต่ำกว่า 8.000.000 ยูโรพวกเขาจะมี plazo de 2 años จากคำสั่งเดียวกันนั้นเพื่อปรับเปลี่ยน ซึ่งคาดการณ์ได้ว่าจะเกิดขึ้นในช่วงกลางปี ​​2028

นับจากนั้นเป็นต้นไป ในการดำเนินงานแบบ B2B ภายในประเทศสเปน กฎทั่วไปคือการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์และการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลเป็นเวลาอย่างน้อย 4 ปีซึ่งสามารถเข้าถึงได้สำหรับการตรวจสอบด้านภาษีและการตรวจสอบอื่นๆ ได้ตลอดเวลา

เป็นที่น่าสังเกตว่าปี 2026 กำลังจะเป็นปีแห่งการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญแม้ว่าข้อผูกพัน B2B อย่างเต็มรูปแบบจะยังไม่มีผลบังคับใช้จนกว่าจะถึงกำหนดเส้นตาย แต่บริษัทที่เตรียมตัวล่วงหน้าจะมีเวลามากขึ้นในการทดสอบระบบ สร้างทีม และปรับปรุงกระบวนการโดยไม่ต้องรู้สึกเร่งรีบ

ความสัมพันธ์กับ Verifactu และโปรแกรมการเรียกเก็บเงิน

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบ B2B และ Verifactu เป็นชิ้นส่วนที่แตกต่างกันของจิ๊กซอว์ แม้ว่าจะมีความเชื่อมโยงกันอย่างใกล้ชิดก็ตาม โดยแบบแรกเน้นที่รูปแบบและช่องทางการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ ในขณะที่ Verifactu จัดการการส่งบันทึกใบแจ้งหนี้ไปยังกรมสรรพากรของสเปน (AEAT) โดยอัตโนมัติและความถูกต้องของข้อมูลเหล่านั้น

นับตั้งแต่มีการนำระบบ Verifactu มาใช้ (กรกฎาคม 2025) โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ที่ต้องการทันสมัยจะต้องมีฟังก์ชันการทำงานดังต่อไปนี้: สร้างบันทึกที่สมบูรณ์และแก้ไขไม่ได้สำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ ส่งไปยัง AEAT (สำนักงานกำกับดูแลการออกใบแจ้งหนี้ของสหราชอาณาจักร) โดยอัตโนมัติหรือตามความสมัครใจ และแสดงหลักฐานที่ชัดเจนว่าไม่มีการปลอมแปลงใดๆ

กำหนดการที่วางแผนไว้ในส่วนนี้ หลังจากระยะเวลาผ่อนผันหนึ่งปีที่ประกาศเมื่อปลายปี 2025 มีรายละเอียดดังนี้บริษัท (นิติบุคคล) ต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้กับ Verifactu ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2027ในขณะที่ผู้ประกอบอาชีพอิสระและผู้เสียภาษีรายอื่น ๆ จะมีเวลาจนถึงวันที่ 1 กรกฎาคม 2027

ในขณะนี้ ยกเว้นกรณีที่ได้ปฏิบัติตามข้อผูกพันอื่น ๆ แล้ว (เช่น การออกใบแจ้งหนี้ให้แก่หน่วยงานราชการ) การส่งใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไปยัง AEAT ผ่าน Verifactu ยังไม่ถือเป็นข้อบังคับ แต่จะต้องใช้โปรแกรมที่ได้รับการอนุมัติหรือดัดแปลงให้ตรงตามข้อกำหนดทางเทคนิคของกฎหมายต่อต้านการฉ้อโกง

ในทางปฏิบัติ หมายความว่าคุณจะต้องตรวจสอบซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ปัจจุบันของคุณและประเมินว่าควรจะอัปเกรดเป็น Verifactu และระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ B2B หรือไม่ คุณจำเป็นต้องผสานรวม API เฉพาะหรือไม่ หรือว่าการย้ายไปใช้ERP หรือโซลูชันบนคลาวด์ที่เตรียมพร้อมสำหรับทั้งสองอย่าง อยู่แล้วจะดีกว่ากัน

ข้อกำหนดบังคับและข้อยกเว้น: ใครบ้างที่ต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

เป้าหมายสูงสุดคือการครอบคลุมธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจเกือบทั้งหมดภายในดินแดนสเปนแต่กฎระเบียบได้กำหนดรายละเอียดปลีกย่อยไว้ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกรรม ปริมาณธุรกิจ และขอบเขตทางภูมิศาสตร์

ประการแรก มีกลุ่มผู้เสียภาษีกลุ่มหนึ่งที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้มานานหลายปีแล้ว ได้แก่บริษัทและบุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระทั้งหมดที่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับหน่วยงานราชการ ซึ่งต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่เดือนมกราคม 2015 ตามกฎหมายฉบับที่ 25/2013 และกฎหมายว่าด้วยสัญญาภาครัฐ

นอกจากนี้ ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้รับเหมาและผู้รับเหมาช่วงให้กับฝ่ายบริหารในสัญญาที่มีมูลค่าสูงกว่าจำนวนที่กำหนดไว้ จะต้องใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในการติดต่อระหว่างกันเมื่อมีการเรียกเก็บเงินจากสัญญาภาครัฐเหล่านั้นด้วย

ด้วยกฎหมาย Crea y Crece การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จึงขยายไปสู่ธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) ทั้งหมด คาดการณ์ว่าภายในหนึ่งหรือสองปีนับจากคำสั่งของกระทรวงธุรกิจเอกชนของสเปนทั้งหมดจะต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เมื่อผู้รับเป็นธุรกิจหรือผู้ประกอบวิชาชีพที่ตั้งอยู่ในสเปน

อย่างไรก็ตามอาจมีข้อยกเว้นหรือการยกเว้น บางประการที่กำลังอยู่ระหว่างการพิจารณา ซึ่งจะส่งผลต่อขอบเขตที่แท้จริงของข้อผูกพันนั้น ในบรรดาข้อยกเว้นที่ปรากฏในร่างและเอกสารเบื้องต้นนั้น มีดังต่อไปนี้:

• การดำเนินงาน B2Cปัจจุบัน ข้อกำหนดนี้ยังไม่ครอบคลุมถึงธุรกรรมกับผู้บริโภคขั้นสุดท้าย กล่าวคือ การขายให้กับลูกค้ารายบุคคลยังคงสามารถบันทึกเป็นเอกสารด้วยใบแจ้งหนี้กระดาษหรือรูปแบบที่ไม่เป็นโครงสร้างได้ เว้นแต่จะมีกฎระเบียบอื่นกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น
• ธุรกรรมกับลูกค้าต่างประเทศกรณีที่คู่สัญญาฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่มีสำนักงานใหญ่ในการดำเนินกิจกรรมทางเศรษฐกิจ สถานประกอบการถาวร หรือภูมิลำเนาหรือถิ่นที่อยู่ถาวรเพื่อวัตถุประสงค์ในการออกใบแจ้งหนี้ในประเทศสเปน จะถูกยกเว้นออกไป
• บุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระบางรายและวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่มีปริมาณธุรกิจน้อยมากกำลังพิจารณาข้อยกเว้นสำหรับผู้เสียภาษีที่มีรายได้จากการออกใบแจ้งหนี้ต่ำกว่า 85.000 ยูโรต่อปี ผู้ที่เสียภาษีภายใต้ระบบภาษีแบบง่าย ภาคเกษตรกรรมบางประเภท หรือการค้าส่งบางประเภท แม้ว่ารายละเอียดเหล่านี้จะต้องได้รับการยืนยันในระเบียบข้อบังคับฉบับสุดท้ายก็ตาม
• ธุรกรรมมูลค่าต่ำธุรกรรมจำนวนมากที่มีมูลค่าต่ำกว่า 400 ยูโร หรือธุรกรรมที่ใช้ใบแจ้งหนี้แบบง่ายอยู่แล้ว อาจได้รับการยกเว้นจากข้อบังคับที่เข้มงวดในการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบมีโครงสร้าง เช่นเดียวกับจำนวนเงินที่ต่ำกว่า 3.000 ยูโรในภาคส่วนต่างๆ เช่น ธุรกิจโรงแรม การขนส่งผู้โดยสาร หรือร้านทำผม เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะไม่ใช่ข้อบังคับในบางสถานการณ์ แต่ก็ไม่มีอะไรขัดขวางผู้เสียภาษีจากการเลือกใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยสมัครใจ เพื่อสร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการทำงานซึ่งในระยะกลางจะช่วยลดความซับซ้อนในการบริหารจัดการภายในได้อย่างมาก

ข้อกำหนดทางเทคนิค รูปแบบ และกระดาษของใบแจ้งหนี้

เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด ไม่เพียงพอที่จะ "แปลง" ใบแจ้งหนี้ให้เป็นดิจิทัลเท่านั้น ต้องทำในรูปแบบที่ตรงตามข้อกำหนดด้านโครงสร้างและการทำงานร่วมกันที่กฎหมายกำหนด ในประเทศสเปน มาตรฐานอ้างอิงคือFacturaeซึ่งเป็นรูปแบบอย่างเป็นทางการที่กระทรวงเศรษฐกิจส่งเสริม

Facturae ใช้ไฟล์ XML ที่มีโครงสร้างที่เข้มงวดมาก (ปัจจุบันเวอร์ชันที่ใช้กันอย่างแพร่หลายคือ 3.2.2) โดยข้อมูลแต่ละส่วนจะอยู่ในแท็กที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อมูลผู้ออกและผู้รับ รายละเอียดรายการ ภาษี ยอดรวม วิธีการชำระเงิน เป็นต้น แม้แต่ข้อผิดพลาดเล็กน้อยในโครงสร้างก็อาจทำให้แพลตฟอร์มที่ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ปฏิเสธโดยอัตโนมัติได้

นอกเหนือจาก Facturae แล้ว ระเบียบข้อบังคับยังกำหนดให้ยอมรับรูปแบบโครงสร้างมาตรฐาน อื่นๆ ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในระดับสากล เช่น UBL (Universal Business Language) หรือ CII และแม้กระทั่ง PDF ที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในบางบริบท โดยมีเงื่อนไขว่าต้องรับประกันการอ่านอัตโนมัติและความสามารถในการทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ได้

ในภาคส่วนต่างๆ เช่น การขนส่งและโลจิสติกส์ การนำ Facturae และรูปแบบที่มีโครงสร้างมาใช้มีความก้าวหน้าเป็นพิเศษ เนื่องจากช่วยให้สามารถบูรณาการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กับระบบ TMS, ERP, eCMR และใบส่งสินค้าลดความคลาดเคลื่อนของจำนวนเงิน และทำให้การกระทบยอดเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใดก็ตาม ซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ในการออกใบแจ้งหนี้จะต้องสามารถออก รับ และจัดเก็บใบแจ้งหนี้ในรูปแบบมาตรฐานเหล่านั้นได้ รวมถึงแลกเปลี่ยนสถานะที่จำเป็น (ส่งแล้ว รับแล้ว ปฏิเสธแล้ว ชำระแล้ว ฯลฯ) ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญในการควบคุมกำหนดเวลาการชำระเงินและป้องกันการชำระเงินล่าช้า

ข้อดีสำหรับบริษัทและผู้ประกอบอาชีพอิสระ นอกเหนือจากการปฏิบัติตามกฎหมาย

การบังคับใช้อาจฟังดูเหมือนเป็นการบังคับ แต่ความจริงก็คือ ระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานได้อย่างดีนั้นมีข้อดีที่ชัดเจนมากในชีวิตประจำวันโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก

ในแง่เศรษฐกิจ การเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดต้นทุนการพิมพ์ การขนส่ง การจัดเก็บ และการทำลายเอกสารได้อย่างมากนอกจากนี้ยังช่วยลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์โดยไม่จำเป็นต้องคัดลอกข้อมูล ทำให้มีเอกสารที่ต้องส่งคืนน้อยลงและเสียเวลาน้อยลงในการแก้ไข

นอกจากนี้ การรวบรวมใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไว้ในที่เก็บข้อมูลดิจิทัลที่เข้าถึงได้ง่าย จะช่วยให้กระบวนการค้นหาข้อมูล การตอบคำขอ และการจัดทำงบปิดบัญชีหรือแบบแสดงรายการภาษีมีความคล่องตัวมากขึ้น การเชื่อมต่อกับระบบบัญชีหรือแบบฟอร์มภาษีก็ง่ายขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

จากมุมมองด้านการเงิน การผสมผสานระหว่างการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์กับรายงานสถานะและระบบต่างๆ เช่น Verifactu ทำให้การปกปิดความล่าช้าในการชำระเงินทำได้ยากขึ้นมากสิ่งนี้ควรส่งเสริมวัฒนธรรมการชำระเงินที่สมเหตุสมผลมากขึ้นและลดการผิดนัดชำระหนี้ทางการค้า ซึ่งเป็นเป้าหมายที่ชัดเจนของกฎหมาย Crea y Crece

สุดท้ายนี้ ผลกระทบต่อความยั่งยืนและความปลอดภัยนั้นไม่น้อยเลยการลดการใช้กระดาษและการขนส่งเอกสารทางกายภาพ ช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม ในขณะที่การจัดเก็บข้อมูลและการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ช่วยลดความเสี่ยง ของการสูญเสียข้อมูลเนื่องจากความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์หรือเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยที่ได้รับการจัดการอย่างดี

เกณฑ์ในการเลือกซอฟต์แวร์และการวางแผนการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล

หัวใจสำคัญของการบรรลุเป้าหมายทั้งหมดข้างต้นคือซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม หรือการตรวจสอบซอฟต์แวร์ที่คุณใช้อยู่แล้วอย่างละเอียดถี่ถ้วน เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่น ไม่ใช่แค่เรื่องการปฏิบัติตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานประจำวันของคุณด้วย

โดยทั่วไปแล้ว การเลือกใช้โซลูชันด้านบัญชีหรือการออกใบแจ้งหนี้ที่เข้ากันได้กับ Facturae พร้อมใช้งานร่วมกับ Verifactu และช่วยให้สามารถทำงานอัตโนมัติได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้นั้นเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลในอุดมคติแล้ว ระบบควรจะรวมการออกใบแจ้งหนี้ การบัญชี การเรียกเก็บเงิน การชำระเงิน สินค้าคงคลัง และหากเป็นไปได้ การจ่ายเงินเดือน เพื่อหลีกเลี่ยงการแยกส่วนของข้อมูล

ในการประเมินเครื่องมือ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาแง่มุมต่างๆ เช่นความง่ายในการใช้งานของอินเทอร์เฟซ (ใช้งานง่ายและไม่จำเป็นต้องมีความรู้ระดับสูงในการออกใบแจ้งหนี้) ความง่ายในการเรียนรู้สำหรับทีม และระยะเวลาในการปรับตัว โปรแกรมที่มีประสิทธิภาพสูงแต่ใช้งานยาก มักจะถูกใช้งานอย่างไม่เต็มประสิทธิภาพในที่สุด

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือซอฟต์แวร์ต้องสามารถปรับขนาดได้และผสานรวมกับโซลูชันอื่นๆที่คุณใช้งานอยู่แล้วหรืออาจต้องการในอนาคต (CRM, POS, แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ, ระบบธนาคาร ฯลฯ) โดยควรทำผ่าน API หรือตัวเชื่อมต่อมาตรฐาน สิ่งนี้จะสร้างความแตกต่างอย่างมากเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น

ในส่วนของโครงสร้างพื้นฐาน ธุรกิจจำนวนมากเลือกใช้แอปพลิเคชันบนคลาวด์ ซึ่งช่วยให้เข้าถึงได้จากทุกที่ ทำงานจากระยะไกลได้ และไม่จำเป็นต้องดูแลรักษาเซิร์ฟเวอร์ของตนเองอัปเดตเวอร์ชันด้วยตนเอง หรือจัดการการสำรองข้อมูลในเครื่องอีกต่อไป

การฝึกอบรมภายในและขั้นตอนปฏิบัติเพื่อการปรับตัว

ไม่ว่าซอฟต์แวร์จะดีแค่ไหน หากผู้ที่ใช้งานเป็นประจำไม่เชี่ยวชาญ การเปลี่ยนแปลงก็อาจกลายเป็นสาเหตุของความหงุดหงิดได้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการวางแผนการฝึกอบรมขั้นพื้นฐานที่ตรงประเด็นสำหรับพนักงานที่ออก รับ หรือตรวจสอบใบแจ้งหนี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญ

กลยุทธ์ที่ดีมักจะผสมผสานการฝึกอบรมสั้นๆ เกี่ยวกับการใช้งานซอฟต์แวร์ขั้นพื้นฐานเข้ากับเอกสารอ้างอิงฉบับย่อ (คู่มือภายใน วิดีโอสั้นๆ คำถามที่พบบ่อย) และช่วงเวลาของการให้การสนับสนุนอย่างเข้มข้นมากขึ้นในระหว่างการดำเนินการเปลี่ยนแปลง ยิ่งผู้คนสามารถถามคำถามและได้รับการแก้ไขข้อสงสัยได้ง่ายเท่าไร การเปลี่ยนแปลงก็จะราบรื่นมากขึ้นเท่านั้น

นอกจากนี้ การพยายามแปลงทุกอย่างให้เป็นดิจิทัลพร้อมกันทีเดียวก็ไม่ใช่เรื่องที่แนะนำ วิธีที่เหมาะสมที่สุดคือการวางแผนกำหนดการทีละขั้นตอนโดยเริ่มจากกลุ่มลูกค้าหรือซัพพลายเออร์กลุ่มเล็กๆ ที่ทำงานด้วยง่าย หรือเอกสารบางประเภทก่อน แล้วค่อยขยายขอบเขตเมื่อระบบเริ่มเสถียรขึ้น

เป้าหมายคือการส่งงานให้ตรงตามกำหนดเวลาที่บังคับใช้ โดยที่กระบวนการต่างๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น โดยไม่ต้องแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าในนาทีสุดท้าย ซึ่งรวมถึงการทบทวนขั้นตอนการทำงานภายใน (เช่น วิธีการอนุมัติใบแจ้งหนี้ ใครเป็นผู้ตรวจสอบความถูกต้อง วิธีการกระทบยอดการชำระเงิน) และปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมดิจิทัลใหม่ แทนที่จะเพียงแค่คัดลอกกระบวนการแบบเดิมที่ใช้กระดาษ

สุดท้ายนี้ สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารการเปลี่ยนแปลงนี้ให้ลูกค้าและซัพพลายเออร์ทราบ อธิบายวิธีการที่พวกเขาต้องการรับหรือส่งใบแจ้งหนี้ และตกลงเกี่ยวกับรูปแบบและช่องทางเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด (ตัวอย่างเช่น จะใช้แพลตฟอร์มส่วนตัว อีเมลที่ได้รับการรับรอง พอร์ทัลลูกค้า ฯลฯ หรือไม่)

ข้อผูกพันเฉพาะในด้านการขนส่งและโลจิสติกส์

ภาคการขนส่งและโลจิสติกส์เป็นหนึ่งในภาคส่วนที่ได้รับผลกระทบมากที่สุดจากการปฏิรูป ทั้งเนื่องจากปริมาณธุรกรรมและความจำเป็นในการประสานข้อมูลทางบัญชีและโลจิสติกส์ในส่วนนี้ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับไม่ใช่แค่ประเด็นด้านภาษี แต่ยังเป็นประเด็นด้านการดำเนินงานด้วย

บริษัทขนส่งต้องเลิกส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF หรือกระดาษอย่างเด็ดขาด และเปลี่ยนไปใช้รูปแบบโครงสร้างที่สามารถใช้งานร่วมกันได้ (Facturae, UBL หรือ CII) ซึ่งสามารถบูรณาการเข้ากับ TMS, ERPและแพลตฟอร์มของผู้ขนส่งระหว่างประเทศรายใหญ่หรือลูกค้าได้

ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ต้องสอดคล้องกับเอกสารด้านโลจิสติกส์ที่เกี่ยวข้อง (ใบสั่งขนส่ง, eCMR, ใบส่งสินค้า) ความไม่ตรงกันใดๆ ในน้ำหนัก บรรจุภัณฑ์ หรือวันที่ อาจส่งผลให้ใบแจ้งหนี้ถูกปฏิเสธ การชำระเงินล่าช้า หรือแม้กระทั่งถูกปรับหากตรวจพบรูปแบบการตรวจสอบย้อนกลับ

นอกจากนี้ ตรรกะของสถานะต่างๆ (ส่งใบแจ้งหนี้แล้ว รับแล้ว ปฏิเสธแล้ว ชำระเงินแล้ว) มีความสำคัญอย่างยิ่งในการหลีกเลี่ยงการฟ้องร้องและการชำระเงินล่าช้ารวมถึงการปฏิบัติตามระยะเวลาชำระเงินสูงสุดที่กฎหมายกำหนดไว้เพื่อป้องกันการชำระเงินล่าช้า

แม้ว่าข้อกำหนดทางเทคนิคเฉพาะบางประการสำหรับการขนส่งยังคงขึ้นอยู่กับการพัฒนาด้านกฎระเบียบขั้นสุดท้าย แต่ก็เป็นที่ชัดเจนว่าบริษัทในภาคส่วนนี้ที่คาดการณ์ถึงการเปลี่ยนแปลงล่วงหน้า — โดยการปรับระบบ TMS, ERP และแพลตฟอร์มการแลกเปลี่ยนเอกสารของตน — จะได้เปรียบอย่างมากเมื่อการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กลายเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้โดยสิ้นเชิง

บทลงโทษและความเสี่ยงจากการไม่ปฏิบัติตามข้อบังคับเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

การเพิกเฉยต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่ใช่ทางเลือก กฎระเบียบกำหนดบทลงโทษและค่าปรับต่างๆสำหรับผู้ที่ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในการออก จัดการ หรือจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้อง หรือผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้สองวัตถุประสงค์หรือไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

มาตรการลงโทษที่พิจารณาไว้ในร่างระเบียบและในการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ได้แก่ การปรับเงินสูงสุดถึง10.000 ยูโร สำหรับการละเมิดที่เกี่ยวข้องกับระบบการเรียกเก็บเงิน ซึ่งอาจเพิ่มขึ้นได้ในกรณีที่กระทำผิดซ้ำ หรือเมื่อพิสูจน์ได้ว่ามีเจตนาฉ้อโกงอย่างชัดเจน

นอกจากนี้ยังมีการพิจารณาบทลงโทษ โดยคำนวณเป็นเปอร์เซ็นต์ของปริมาณธุรกรรมที่ไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องตัวอย่างเช่น 1% ของยอดรวมที่ไม่ได้บันทึกอย่างถูกต้อง โดยมีค่าต่ำสุดและสูงสุดต่อไตรมาสซึ่งอาจมีตั้งแต่ 300 ยูโรถึง 6.000 ยูโร

หากการละเมิดส่งผลกระทบต่อการจัดเก็บหรือการรักษาใบแจ้งหนี้ (ตัวอย่างเช่น ไม่ได้เก็บรักษาไว้เป็นเวลา 4 ปีตามที่กำหนด หรือไม่สามารถเรียกดูใบแจ้งหนี้ในรูปแบบเดิมได้) อาจมีการปรับเป็นเงิน300 ยูโรต่อธุรกรรมที่ได้รับผลกระทบ หรือ 2% ของจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง แล้วแต่จำนวนใดจะสูงกว่า

นอกเหนือจากผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยตรงแล้ว การใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหรือการขาดการตรวจสอบย้อนกลับในใบแจ้งหนี้อาจนำไปสู่การสูญเสียความช่วยเหลือ เช่น ชุดเอกสารดิจิทัลปัญหาด้านชื่อเสียงกับลูกค้าและซัพพลายเออร์ และในกรณีร้ายแรงมากของการฉ้อโกงภาษี อาจถึงขั้นระงับกิจกรรมชั่วคราวหรือยกเลิกการจดทะเบียนของผู้เสียภาษีได้

ฟรีแลนซ์ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม และบริษัทขนาดใหญ่ จะเตรียมตัวอย่างไรได้บ้าง?

การปรับตัวเข้ากับการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องยากลำบาก หากวางแผนอย่างรอบคอบ ในฐานะ โครงการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล ไม่ใช่แค่การทำเป็นพิธีการในนาทีสุดท้าย แม้ว่ารายละเอียดทางเทคนิคขั้นสุดท้ายจะยังขึ้นอยู่กับกฎระเบียบที่กำลังจะออกมา แต่ก็มีขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการได้ในตอนนี้

สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ ขั้นตอนแรกมักจะเป็นการเลือกโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานง่ายแต่รองรับระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตั้งค่าใบรับรองดิจิทัลทำความคุ้นเคยกับรูปแบบใบแจ้งหนี้ใหม่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัยและเป็นระเบียบ

ในกรณีของ SMEs และบริษัทขนาดใหญ่ อาจจำเป็นต้องมีโครงการที่ครอบคลุมมากขึ้น ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบระบบปัจจุบัน การบูรณาการกับระบบบัญชี ธนาคาร และสินค้าคงคลังการกำหนดขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ใหม่ และการฝึกอบรมทีมต่างๆ (ฝ่ายบริหาร ฝ่ายการเงิน ฝ่ายขาย เป็นต้น)

ในทุกกรณี ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ติดตามความเคลื่อนไหวด้านกฎระเบียบอย่างสม่ำเสมอ (โดยการตรวจสอบจากแหล่งข้อมูลทางการหรือขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ) และอย่าลังเลที่จะขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจัดการกับใบแจ้งหนี้จำนวนมากหรือดำเนินธุรกิจในหลายประเทศที่มีกฎระเบียบแตกต่างกัน

เป้าหมายคือ เมื่อข้อกำหนดนี้ได้รับการนำไปใช้อย่างสมบูรณ์ การออก การรับ และการจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวันของธุรกิจโดยธรรมชาติ โดยไม่มีการหยุดชะงักหรือการขัดจังหวะกิจกรรมใดๆ

การบังคับใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างแพร่หลายอาจดูเหมือนเป็นความท้าทายที่ซับซ้อน แต่หากบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ก็จะกลายเป็นโอกาสที่แท้จริงในการปรับปรุงกระบวนการ ลดต้นทุน ควบคุมการเงิน และปรับปรุงความสัมพันธ์กับหน่วยงานภาครัฐและพันธมิตรทางธุรกิจการเริ่มต้นเตรียมการล่วงหน้าเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนข้อผูกพันทางกฎหมายนี้ให้เป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขันที่ชัดเจน