ประเภทของแผนภูมิที่ควรหลีกเลี่ยงใน Excel และวิธีการเลือกแผนภูมิทางเลือกที่ดีที่สุด

อินฟอร์เมเทค ดิจิตอล » Recursos » ประเภทของแผนภูมิที่ควรหลีกเลี่ยงใน Excel และวิธีการเลือกแผนภูมิทางเลือกที่ดีที่สุด

หากคุณทำงานกับสเปรดชีตเป็นประจำทุกวัน คุณจะรู้ว่าแผนภูมิที่เลือกอย่างเหมาะสมสามารถเปลี่ยนตารางที่ยาวเหยียดให้กลายเป็นเรื่องราวที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายได้ แต่ก็เป็นความจริงเช่นกันว่า แผนภูมิที่ออกแบบไม่ดีใน Excel มันอาจสร้างความสับสนมากกว่าที่จะเป็นประโยชน์: ข้อผิดพลาดในการเลือกข้อมูล ประเภทการแสดงผลที่ไม่เหมาะสม เอฟเฟกต์ 3 มิติที่ไม่จำเป็น หรือแกนที่ทำให้สับสนและบิดเบือนข้อความ

ในบทความนี้เราจะมาดูทีละขั้นตอน ควรหลีกเลี่ยงหรือใช้แผนภูมิใดบ้างใน Excel ด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ?วิธีการเลือกทางเลือกที่ชัดเจนยิ่งขึ้น และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้รายงานของคุณอ่านง่าย เป็นมืออาชีพ และมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ ไม่ว่าคุณจะทำการวิเคราะห์แบบง่ายๆ หรือซับซ้อนกว่านั้นก็ตาม แดชบอร์ดทางการเงินขั้นสูง.

ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อสร้างแผนภูมิใน Excel และวิธีหลีกเลี่ยง

ก่อนที่จะเจาะลึกไปถึงประเภทของแผนภูมิโดยเฉพาะ เราควรทบทวนบางประเด็นก่อน ปัญหาที่พบได้บ่อยมากเมื่อพยายามสร้างกราฟข้อมูลใน Excelซึ่งอาจทำให้เกิดข้อความแสดงข้อผิดพลาด ผลลัพธ์ที่ไม่สอดคล้องกัน หรือกราฟที่เข้าใจยาก

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเกิดขึ้นเมื่อคุณทำงานกับ ไฟล์ CSV หรือรูปแบบข้อความอื่นๆแม้ว่าในเชิงภาพอาจดูถูกต้องก็ตาม ไม่ใช่ทุกค่าที่จะถูกตีความว่าเป็นตัวเลขโดย Excel เสมอไปบางครั้งเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบข้อความ ช่องว่างที่ซ่อนอยู่ หรือตัวคั่นทศนิยมที่แตกต่างกันอาจยังคงอยู่ และเมื่อพยายามสร้างแผนภูมิ คำเตือนจะปรากฏขึ้นว่าสูตรหรือช่วงที่เลือกไม่ถูกต้อง

หากคุณมีเมทริกซ์ที่มีสองคอลัมน์และหลายร้อยแถว แต่ Excel ยังไม่ยอมให้คุณสร้างกราฟได้ เป็นไปได้มากว่า... ในบางส่วนของช่วงข้อมูล มีข้อมูลที่ผสมปนเประหว่างข้อความและตัวเลข หรือมีเซลล์ว่างที่จัดการไม่ถูกต้องในกรณีเหล่านี้ แนะนำให้ตรวจสอบรูปแบบเซลล์จริง โดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น "แปลงข้อความเป็นคอลัมน์" หรือ ศึกษาคู่มือเกี่ยวกับการสร้างฐานข้อมูลใน Excel เพื่อให้ทุกอย่างถูกพิมพ์เป็นตัวเลขอย่างถูกต้อง

อีกปัญหาหนึ่งที่พบบ่อยคือ เมื่อเลือกข้อมูลสำหรับแกน X และ Y ในแผนภูมิกระจาย บางครั้ง เมื่อพยายามระบุชุดข้อมูลด้วยตนเองจากกล่องโต้ตอบ โปรแกรม Excel แสดงข้อความว่าสูตรที่ป้อนไม่ถูกต้องปัญหานี้อาจเกิดขึ้นได้แม้กระทั่งขณะที่คุณลากเมาส์ไปตามช่วงข้อมูล โดยปกติแล้วมักเกิดจากช่วงข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน (คอลัมน์ที่มีความยาวต่างกัน) การอ้างอิงที่สับสนระหว่างชีต หรือตัวคั่นอาร์กิวเมนต์ที่ไม่ตรงกับการตั้งค่าของระบบ (เช่น เครื่องหมายเซมิโคลอนเทียบกับเครื่องหมายจุลภาค)

นอกจากนี้ เมื่อคุณทำงานกับไฟล์ที่บันทึกเป็น .csv หรือแปลงเป็น .txt แล้ว ความแตกต่างระหว่างเวอร์ชันของ Excel (เช่น Windows กับ Mac) อาจส่งผลกระทบได้เป็นเรื่องปกติที่แผนภูมิจะแสดงผลได้อย่างสมบูรณ์แบบบนแพลตฟอร์มหนึ่ง แต่แสดงข้อผิดพลาดหรือตีความคอลัมน์แตกต่างกันบนอีกแพลตฟอร์มหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากปัญหาเกี่ยวกับตัวคั่นทศนิยมและตัวคั่นฟิลด์ ในกรณีเหล่านี้ การบันทึกไฟล์โดยตรงเป็นเวิร์กบุ๊ก Excel (.xlsx) ตรวจสอบการตั้งค่าภูมิภาค และสร้างแผนภูมิใหม่ตั้งแต่เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่ปรับให้เป็นมาตรฐานแล้ว มักจะช่วยแก้ปัญหาได้

เลือกประเภทแผนภูมิที่เหมาะสมกับเป้าหมายของคุณ

นอกเหนือจากปัญหาทางเทคนิคแล้ว หนึ่งในกุญแจสำคัญที่จะช่วยไม่ให้การวิเคราะห์ของคุณ "ล้มเหลว" คือ การเลือกประเภทแผนภูมิที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ ของรายงานของคุณ Excel มีแผนภูมิหลากหลายประเภทให้เลือกใช้ เช่น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิคอลัมน์ แผนภูมิเส้น แผนภูมิพื้นที่ แผนภูมิวงกลม แผนภูมิกระจาย แผนภูมิฟอง แผนภูมิเรดาร์ แผนภูมิกรวย แผนภูมิน้ำตก เป็นต้น แต่ไม่ใช่ทุกประเภทจะเหมาะสมกับการใช้งานทุกกรณี

สิ่งแรกที่คุณควรถามตัวเองคือ คุณต้องการอธิบายอะไรด้วยข้อมูลของคุณ?นี่เป็นเพียงแนวโน้มชั่วคราวหรือไม่? เป็นการเปรียบเทียบระหว่างหมวดหมู่หรือไม่? มูลค่ารวมถูกแบ่งออกเป็นส่วนๆ อย่างไร? เป็นการกระจายตัวหรือไม่? เป็นวิวัฒนาการของตัวชี้วัดเทียบกับเป้าหมายหรือไม่? เมื่อคุณเข้าใจแนวคิดนี้อย่างชัดเจนแล้ว การตัดทิ้งกราฟที่เพิ่มแต่ความยุ่งเหยิงทางสายตาหรือบิดเบือนการตีความก็จะง่ายขึ้นมาก

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแสดงผลการเปลี่ยนแปลงแบบรายเดือน โดยทั่วไปแล้ว กราฟเส้นจะเข้าใจง่ายกว่าแผนภูมิวงกลมมากเนื่องจากแผนภูมิแบบกราฟช่วยให้คุณติดตามลำดับเวลาและตรวจจับจุดสูงสุด จุดต่ำสุด หรือจุดเปลี่ยนได้ อย่างไรก็ตาม หากเป้าหมายของคุณคือการเปรียบเทียบสัดส่วนของหลายหมวดหมู่ต่อผลรวมทั้งหมด แผนภูมิแท่งหรือแผนภูมิพื้นที่ซ้อนอาจเหมาะสมกว่า หากใช้งานอย่างระมัดระวัง

นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบ จำนวนหมวดหมู่หรือชุด นั่นคือสิ่งที่คุณกำลังจะนำเสนอ แผนภูมิประเภทเดียวกันอาจอ่านง่ายมากหากมีห้าหมวดหมู่ แต่จะจัดการได้ยากอย่างสิ้นเชิงหากมีถึงยี่สิบหมวดหมู่ ในกรณีนั้น บางครั้งอาจเป็นการดีกว่าที่จะเปลี่ยนประเภทของแผนภูมิ จัดกลุ่มหมวดหมู่ย่อยๆ เข้าด้วยกันเป็น "อื่นๆ" หรือแม้แต่แบ่งข้อมูลออกเป็นภาพแสดงผลที่ง่ายกว่าหลายๆ แบบ

ควรใช้แผนภูมิแท่งเมื่อใด และเมื่อใดที่อาจก่อให้เกิดปัญหา

แผนภูมิแท่ง (และแผนภูมิคอลัมน์) น่าจะเป็น แหล่งข้อมูลที่ใช้กันทั่วไปที่สุดสำหรับการเปรียบเทียบปริมาณระหว่างกลุ่มต่างๆเครื่องมือเหล่านี้ใช้งานได้ดีมากเมื่อคุณต้องการดูอย่างรวดเร็วว่าหมวดหมู่ใดมีค่ามากหรือน้อยกว่า หรือตัวแปรบางตัวมีการกระจายตัวอย่างไรเมื่อเทียบกับตัวแปรอื่นๆ

ข้อดีของมันคือ การเปรียบเทียบความยาวด้วยสายตาเป็นสิ่งที่เข้าใจง่ายมากตาของมนุษย์สามารถแยกแยะได้ง่ายว่าแท่งกราฟใดสูงกว่า (หรือยาวกว่า) หากแท่งกราฟเหล่านั้นจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบและมีระยะห่างที่เหมาะสม นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมกราฟแท่งจึงมีประโยชน์มากในรายงานการขายแยกตามผลิตภัณฑ์ ผลประกอบการแยกตามแผนก การเปรียบเทียบงบประมาณระหว่างพื้นที่ และอื่นๆ

อย่างไรก็ตาม กราฟเหล่านี้กลับกลายเป็นเรื่องปวดหัวเมื่อ... จำนวนหมวดหมู่มากเกินไป หรือมีการรวมซีรีส์หลายรายการเข้าด้วยกันมากเกินไปแผนภูมิแท่งแบบกลุ่มที่มีผลิตภัณฑ์สิบรายการและการเปรียบเทียบสี่ปี อาจกลายเป็นแผนภูมิสีที่พันกันยุ่งเหยิงจนอ่านไม่ออก ทำให้ข้อความหลักหายไปโดยสิ้นเชิง

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจำกัดจำนวนแท่งกราฟที่แสดงในภาพแสดงผลเดียว รักษาระยะห่างที่สม่ำเสมอระหว่างเสา และใช้โทนสีที่เรียบง่ายและสม่ำเสมอ เมื่อรายการหมวดหมู่ยาวมาก ควรจัดกลุ่ม กรองตามหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องมากที่สุด หรือ การใช้ตาราง Pivot ใน Excel เพื่อสรุปข้อมูลก่อนนำเสนอ

อีกหนึ่งข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงคือ การใช้เอฟเฟ็กต์ 3 มิติในแผนภูมิแท่งแม้ว่าอาจดูสะดุดตา แต่เส้นเหล่านี้กลับบิดเบือนการรับรู้ความสูงและทำให้การเปรียบเทียบค่าต่างๆ ทำได้ยากมาก นอกจากนี้ยังเพิ่มความรบกวนทางสายตาที่ไม่จำเป็นซึ่งไม่ได้ช่วยอะไรในการวิเคราะห์เลย

กราฟเส้น: เหมาะสำหรับแสดงแนวโน้ม แต่เป็นอันตรายหากมีข้อมูลมากเกินไป

เมื่อคุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงของตัวชี้วัดหนึ่งตัวหรือมากกว่านั้นเมื่อเวลาผ่านไป กราฟเส้นเป็นตัวเลือกแบบคลาสสิกและมักเป็นตัวเลือกที่แนะนำมากที่สุดเครื่องมือนี้ช่วยให้คุณติดตามแนวโน้มของชุดข้อมูลแต่ละชุดได้อย่างต่อเนื่องและระบุช่วงเวลาสำคัญได้อย่างรวดเร็ว เช่น จุดสูงสุดของความต้องการ การลดลงอย่างรวดเร็ว ฤดูกาล ฯลฯ

จุดเด่นหลักของมันคือความเรียบง่าย: แกน X แสดงเวลา (วัน เดือน ปี) และแกน Y แสดงค่าของตัวชี้วัดแค่นี้ก็เพียงพอแล้วที่ผู้อ่านจะเข้าใจพฤติกรรมของตัวแปรได้อย่างง่ายดาย ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถซ้อนเส้นกราฟสองหรือสามเส้นเพื่อเปรียบเทียบ เช่น ยอดขายจริงกับเป้าหมาย หรือกลุ่มลูกค้าที่แตกต่างกันได้

ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อคุณพยายามใส่ข้อมูลหลายชุดมากเกินไปในแผนภูมิเดียวกัน หากคุณใส่ข้อมูลแปดหรือสิบชุด สีเริ่มซ้ำกัน ตัวอักษรเริ่มอ่านไม่ออก และสุดท้ายแล้วกราฟจะดูเหมือนใยแมงมุมที่ทำให้ยากต่อการติดตามแนวโน้มแต่ละอย่าง ในกรณีเช่นนี้ การแยกการวิเคราะห์ออกเป็นกราฟหลายๆ กราฟ หรือเน้นเฉพาะชุดข้อมูลที่เกี่ยวข้องจริงๆ จะดีกว่า

นอกจากนี้ ควรควบคุมการใช้งานแกนรองด้วย โปรแกรม Excel อนุญาตให้ทำเช่นนี้ได้ เพิ่มแกน Y ที่สองเพื่อแสดงตัวชี้วัดในระดับที่แตกต่างกันอย่างไรก็ตาม การใช้คำเหล่านี้มากเกินไปอาจทำให้ผู้อ่านสับสนและสร้างความเข้าใจผิดว่าซีรีส์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงมีความเกี่ยวข้องกันเพียงเพราะใช้พื้นที่ภาพเดียวกัน

เทคนิคที่ดีในการหลีกเลี่ยงการทำให้กราฟดูรกเกินไปคือการเพิ่มเส้นกำกับไว้ข้างๆ กราฟ ป้ายกำกับข้อมูลเฉพาะที่จุดสูงสุดหรือต่ำสุดที่เกี่ยวข้องมากที่สุดแทนที่จะติดป้ายกำกับทุกจุด วิธีนี้ช่วยเสริมการตีความโดยไม่ทำให้ภาพดูรกด้วยตัวเลขไปทั่วทุกหนแห่ง

แผนภูมิพื้นที่: มีประโยชน์สำหรับการแสดงขนาดสะสม แต่เป็นอันตรายเนื่องจากอาจทับซ้อนกันได้

กราฟพื้นที่คล้ายกับกราฟเส้น แต่มีความแตกต่างกันตรงที่ พื้นที่ใต้เส้นนั้นถูกเติมด้วยสีสิ่งนี้ทำให้ข้อมูลเหล่านี้มีความน่าสนใจเป็นพิเศษเมื่อคุณต้องการเน้นปริมาณสะสมหรือสัดส่วนการมีส่วนร่วมของส่วนประกอบต่างๆ ในช่วงเวลาต่างๆ

ตัวอย่างเช่น พวกมันสามารถใช้งานได้ดีมากสำหรับ แสดงให้เห็นว่าสายผลิตภัณฑ์ต่างๆ มีส่วนช่วยต่อยอดขายรวมรายเดือนอย่างไรหรือวิธีการจัดสรรเวลาให้กับกิจกรรมต่างๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง เอฟเฟ็กต์ "ส่วนเติมเต็ม" ช่วยสื่อถึงปริมาณและน้ำหนักของเรื่องราว ซึ่งอาจมีประโยชน์มากในบางเรื่องเล่า

อย่างไรก็ตาม จุดอ่อนหลักของมันคือ เมื่อมีพื้นที่ทับซ้อนกันหลายส่วน ลำดับเหตุการณ์ที่ปรากฏอยู่เบื้องหลังนั้นยากที่จะตีความได้แม้จะเล่นกับความโปร่งใสแล้ว ก็ยังเป็นเรื่องง่ายที่บางเลเยอร์จะถูกซ่อนไว้จนมองไม่เห็น หรือผู้อ่านอาจไม่สามารถแยกแยะได้อย่างชัดเจนว่าแต่ละส่วนเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด

ดังนั้น หากคุณตัดสินใจใช้แผนภูมิพื้นที่ จึงควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้ จำกัดจำนวนชุดสี และเลือกสีที่มีความตัดกันอย่างลงตัวเมื่อต้องการเปรียบเทียบค่าแต่ละค่าอย่างแม่นยำ การเลือกใช้แผนภูมิเส้นแบบดั้งเดิมหรือแผนภูมิซ้อนที่มีมิติจำนวนน้อยกว่าอาจเหมาะสมกว่า

กล่าวโดยสรุป แผนภูมิพื้นที่เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการบอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับขนาดสะสม แต่ วิธีการนี้ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดเมื่อต้องการอ่านค่าแต่ละค่าอย่างแม่นยำมาก หรือเมื่อต้องจัดการกับตัวแปรหลายตัวพร้อมกัน

แผนภูมิวงกลมและแผนภูมิโดนัท: เมื่อใดควรหลีกเลี่ยง (เกือบทุกกรณี)

แผนภูมิวงกลมและแผนภูมิโดนัทเป็นแผนภูมิที่คนทั่วไปรู้จักกันดี แต่ก็เป็นแผนภูมิที่... นี่คือสิ่งบางอย่างที่ควรหลีกเลี่ยงใน Excel ยกเว้นในกรณีเฉพาะบางอย่างเท่านั้นจุดประสงค์ของพวกเขาคือการแสดงให้เห็นว่าผลรวมทั้งหมดถูกแบ่งออกเป็นหลายส่วนอย่างไร แต่บางครั้งวิธีการที่พวกเขาทำก็ไม่ได้ช่วยให้เข้าใจได้ชัดเจนเสมอไป

ปัญหาหลักคือ การเปรียบเทียบมุมและพื้นที่ของส่วนต่างๆ นั้นไม่ง่ายเหมือนกับการเปรียบเทียบความยาวเมื่อความแตกต่างระหว่างส่วนต่างๆ มีน้อย หรือจำนวนหมวดหมู่มีมาก แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะระบุได้อย่างแม่นยำว่าส่วนใดมีส่วนร่วมมากหรือน้อยกว่ากัน การเพิ่มป้ายกำกับที่มีเปอร์เซ็นต์เล็กๆ รอบวงกลมจะทำให้ความสามารถในการอ่านลดลงอย่างมาก

ดังนั้น หลักการง่ายๆ ที่ควรยึดถือคือ ห้ามใช้แผนภูมิวงกลมที่มีมากกว่าห้าส่วนจากจุดนั้นเป็นต้นไป การนำเสนอจะเริ่มไม่ชัดเจนและกลายเป็นเพียงการฝึกฝนด้านสุนทรียศาสตร์ที่มีคุณค่าในการวิเคราะห์น้อย หากคุณมีหลายหมวดหมู่ ควรจัดกลุ่มหมวดหมู่ที่เล็กกว่าไว้ภายใต้ "อื่นๆ" หรือใช้เพียงแค่... แผนภูมิแท่งเรียงลำดับ หรือรูปแบบที่แม่นยำกว่านี้

แผนภูมิวงแหวนก็ประสบปัญหาเช่นเดียวกัน และยังทำให้ปัญหาเหล่านั้นรุนแรงขึ้นไปอีกด้วยการเพิ่มช่องว่างตรงกลางเข้าไป วิธีนี้จะลดพื้นที่ผิวสัมผัสของแต่ละส่วนและทำให้การเปรียบเทียบซับซ้อนยิ่งขึ้นแม้ว่าอาจจะดู "สวยงาม" ในการนำเสนอ แต่โดยทั่วไปแล้วไม่ใช่ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการวิเคราะห์อย่างจริงจัง

โดยสรุป หากเป้าหมายของคุณคือให้ผู้อ่านเข้าใจวิธีการแบ่งผลรวมได้อย่างรวดเร็ว แผนภูมิแท่งที่เรียงลำดับจากมากไปน้อยมักจะเข้าใจง่ายกว่าแผนภูมิวงกลมมากควรใช้แผนภูมิวงกลมในกรณีที่ง่ายมาก มีหมวดหมู่น้อย และมีความแตกต่างระหว่างหมวดหมู่เหล่านั้นอย่างชัดเจน

แผนภาพกระจายจุดและการแสดงจุดสำคัญบนเส้นโค้ง

แผนภูมิกระจายจุดเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดเมื่อคุณต้องการ วิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรเชิงตัวเลขสองตัวโดยแสดงค่าหนึ่งบนแกน X และอีกค่าหนึ่งบนแกน Y แผนภาพเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการแสดงภาพความสัมพันธ์ การกระจายข้อมูล แผนภาพกระจาย และรูปแบบต่างๆ ที่ไม่สามารถมองเห็นได้ในตาราง

ในหลายกรณี เมื่อทำงานกับข้อมูลจากการทดลองหรือจุดสูงสุดของกิจกรรม จะเป็นที่น่าสนใจที่จะ... เน้นค่าสูงสุดของเส้นโค้งหรือจุดเฉพาะจุดหนึ่งใน Excel สามารถทำได้โดยการเลือกชุดข้อมูลในแผนภูมิกระจาย และเพิ่มป้ายกำกับข้อมูลเฉพาะจุดที่คุณต้องการเน้น หรือโดยการสร้างชุดข้อมูลที่สองที่มีเฉพาะค่าดังกล่าว แล้วกำหนดรูปแบบที่แตกต่างกัน (สีต่างกัน ขนาดใหญ่กว่า เครื่องหมายต่างกัน)

ข้อผิดพลาดอย่างหนึ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในการกระจายตัวคือ การนำข้อมูลที่ไม่ได้จัดรูปแบบเป็นตัวเลขอย่างถูกต้องมาผสมกันอย่างไม่ระมัดระวังหากแกนใดแกนหนึ่งมีค่าเป็นข้อความหรือเซลล์ที่ไม่ถูกต้อง แผนภูมิอาจทำงานผิดพลาดหรือแสดงจุดที่ไม่ถูกต้อง จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบช่วงข้อมูลอย่างละเอียด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลมาจากไฟล์ CSV หรือการนำเข้าจากภายนอก

อีกแง่มุมที่สำคัญคือการเลือกช่วงแกนที่เหมาะสม Excel มักจะ... การปรับระดับมาตราส่วนอัตโนมัติเป็นไปได้ แต่ในบางกรณีอาจทำให้เกิดความรู้สึกว่าความแตกต่างนั้นมากเกินจริง หรือในทางกลับกัน อาจทำให้ความแตกต่างลดลงมากเกินไป การปรับค่าต่ำสุดและสูงสุดด้วยตนเองจะช่วยให้การแสดงผลมีความสอดคล้องกับเรื่องราวที่คุณต้องการบอกเล่ามากขึ้น

สุดท้ายนี้ หากคุณต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก การใช้วิธีนี้ก็เป็นความคิดที่ดี ลดจำนวนองค์ประกอบต่างๆ เช่น เส้นตาราง เส้นขอบ และสิ่งตกแต่งให้น้อยที่สุดในแผนภาพกระจายจุดที่มีความหนาแน่นสูง สิ่งสำคัญคือจุดต่างๆ ต้องสามารถแยกแยะได้อย่างชัดเจน และหากมีแนวโน้มใดๆ ก็สามารถระบุได้ในทันที โดยอาจเพิ่มเส้นแนวโน้มเข้าไปด้วยหากเหมาะสม

กราฟิกขั้นสูงที่พบเห็นได้ไม่บ่อยนัก: เมื่อมันดูสวยงาม และเมื่อมันกลายเป็นความยุ่งเหยิง

นอกจากแผนภูมิแบบคลาสสิกแล้ว Excel ยังมีคุณสมบัติอื่นๆ อีก กราฟประเภทแปลกใหม่ที่หากนำมาใช้อย่างเหมาะสม จะสามารถให้มุมมองที่น่าสนใจอย่างยิ่ง ตามการวิเคราะห์ของคุณ อย่างไรก็ตาม หากนำไปใช้โดยไม่มีหลักเกณฑ์ พวกมันก็อาจเป็นแหล่งที่มาของการใช้สุนทรียภาพในทางที่ผิดและความสับสนได้เช่นกัน

รูปแบบขั้นสูงเหล่านี้ ได้แก่ แผนภูมิเรดาร์ (หรือแผนภูมิแมงมุม), แผนภูมิแบบน้ำตก, แผนภูมิแบบกรวย, แผนภูมิแบบฟอง, แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญ, แผนภูมิเปรียบเทียบผลลัพธ์จริงกับเป้าหมายแบบกำหนดเอง, แผนภูมิแบบภาพประกอบ, แผนภูมิแบบขั้นบันได, แผนภูมิแบบพายุทอร์นาโด และแผนภูมิแบบมาตรวัดความเร็วที่ได้รับความนิยมอย่างมาก ทุกรูปแบบมีจุดประสงค์ของตนเอง แต่การเข้าใจรูปแบบเหล่านั้นเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อใดที่พวกมันมีคุณค่าอย่างแท้จริง และเมื่อใดที่ควรหลีกเลี่ยงพวกมัน.

หลักการทั่วไปสำหรับแผนภูมิเหล่านี้คือการจัดลำดับความสำคัญเสมอ ความชัดเจนและการเข้าถึงได้นั้นสำคัญกว่าผลกระทบทางด้านภาพแผงควบคุมที่เต็มไปด้วยกราฟิกแปลกตาอาจดู "ทันสมัย" มาก แต่หากสาธารณชนไม่เข้าใจกราฟิกเหล่านั้นตั้งแต่แรกเห็น เป้าหมายของการแสดงผลก็จะสูญเปล่า

เราจะมาทบทวนรูปแบบแต่ละแบบ โดยพิจารณาถึงการใช้งานที่เหมาะสมที่สุด และความเสี่ยงจากการใช้งานอย่างไม่ระมัดระวัง เพื่อให้คุณทราบ อันไหนที่จะช่วยให้คุณเล่าเรื่องได้ดีขึ้น และอันไหนที่ควรใช้ในบริบทเฉพาะเจาะจงเท่านั้น.

แผนภูมิเรดาร์หรือแผนภูมิใยแมงมุม: สำหรับการเปรียบเทียบหลายตัวแปรที่เฉพาะเจาะจงมาก

แผนภูมิเรดาร์ หรือที่รู้จักกันในชื่อแผนภูมิแมงมุม แสดงถึง... ตัวแปรหลายตัวบนแกนรัศมีที่เริ่มต้นจากจุดศูนย์กลางร่วมกันแต่ละหมวดหมู่จะถูกวางไว้บนแกน และค่าต่างๆ จะถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน形成เป็นเหมือนใยแมงมุม ซึ่งช่วยให้สามารถเปรียบเทียบภาพรวมของแต่ละชุดข้อมูลได้

แผนภูมิประเภทนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับ เปรียบเทียบจุดแข็งและจุดอ่อนขององค์ประกอบต่างๆ: ผลิตภัณฑ์เทียบกับเกณฑ์คุณภาพ ทักษะของพนักงานเทียบกับมาตรฐาน ผลการสำรวจในมิติต่างๆ เป็นต้น เมื่อมองโดยรวมแล้ว เห็นได้ชัดว่าแต่ละชุดมีจุดเด่นและจุดด้อยในด้านใดบ้าง

ปัญหาคือเมื่อมีการเพิ่มซีรีส์หรือหมวดหมู่มากเกินไป ใยแมงมุมกลายเป็นกลุ่มเส้นและรูปหลายเหลี่ยมที่ซ้อนทับกันอย่างยุ่งเหยิง อ่านยากมาก นอกจากนี้ ดวงตาของมนุษย์ไม่เก่งในการประมาณระยะทางรัศมีและพื้นที่รูปหลายเหลี่ยม ดังนั้นการเปรียบเทียบค่าอย่างแม่นยำจึงอาจเป็นเรื่องยาก

ดังนั้น จึงควรใช้แผนที่เรดาร์ร่วมกับ มีหมวดหมู่และซีรีส์จำกัดและใช้เฉพาะเมื่อเป้าหมายคือการแสดง "ภาพรวม" ทั่วไปมากกว่าการอ่านค่าตัวเลขที่แน่นอน หากคุณต้องการความแม่นยำอย่างแท้จริง ตารางหรือแผนภูมิแท่งแบบแบ่งส่วนน่าจะเหมาะสมกว่ามาก

ในงานนำเสนอ กราฟิกเหล่านี้สามารถสร้างผลกระทบทางสายตาได้อย่างมาก แต่สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงสิ่งรอบข้างด้วย อธิบายให้ประชาชนเข้าใจอย่างชัดเจนว่าแต่ละแกนแสดงถึงอะไร และวิธีการตีความพื้นที่เหล่านั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการตีความผิดพลาดหรือการด่วนสรุป

แผนภูมิแบบน้ำตก: มีประโยชน์มากในด้านการเงิน แต่ก็อาจเป็นอันตรายได้หากใช้หมวดหมู่มากเกินไป

แผนภูมิแบบน้ำตกใช้เพื่อ เพื่อแสดงให้เห็นว่าค่าเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อมีการเพิ่มขึ้นและลดลงหลายครั้ง จนกระทั่งได้ผลลัพธ์สุดท้ายเป็นเรื่องที่พบเห็นได้ทั่วไปในแวดวงการเงิน เช่น การวิเคราะห์รายรับ การวิเคราะห์อัตรากำไร การเปลี่ยนแปลงของกำไรสุทธิ การเปลี่ยนแปลงงบประมาณ เป็นต้น

จุดแข็งของมันอยู่ที่ข้อเท็จจริงที่ว่า แบ่งผลรวมออกเป็นบล็อกบวกและลบที่มองเห็นได้อย่างชัดเจนวิธีนี้ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าคุณได้กำไรและขาดทุนตรงไหน แต่ละคอลัมน์แสดงถึงปัจจัยต่างๆ และแผนภูมิทั้งหมดแสดงให้เห็นภาพที่ชัดเจนตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนถึงเส้นชัย

ความเสี่ยงเกิดขึ้นเมื่อ มีการรวมองค์ประกอบระดับกลางมากเกินไป หรือมีการผสมผสานแนวคิดที่แตกต่างกันแผนภูมิแบบน้ำตกที่มีคอลัมน์ถึงยี่สิบคอลัมน์อาจดูซับซ้อนจนเกินไป เหมือนกับตารางที่ไม่มีที่สิ้นสุด และทำให้สูญเสียผลในเชิงการเรียนรู้ที่ทำให้มันทรงพลังไป

การติดฉลากและการกำหนดมาตราส่วนก็จำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบเช่นกัน หากหมวดหมู่และค่าต่างๆ ไม่ได้แสดงไว้อย่างชัดเจน ผู้อ่านอาจเข้าใจผิดเกี่ยวกับผลกระทบของการเพิ่มขึ้นและการลดลงหรืออาจมองไม่เห็นน้ำหนักสัมพัทธ์ของแต่ละปัจจัยอย่างชัดเจน ในบริบทการบริหารจัดการที่ต้องตัดสินใจอย่างรวดเร็ว เรื่องนี้จึงมีความสำคัญเป็นพิเศษ

หากใช้อย่างเหมาะสม แผนภูมิแบบน้ำตก (waterfall chart) ถือเป็นหนึ่งในรูปแบบขั้นสูงที่มีค่าที่สุดของ Excel แต่... ควรสงวนวิธีการนี้ไว้สำหรับการวิเคราะห์ที่การแบ่งลำดับมีความสำคัญอย่างแท้จริง และไม่ใช่เพียงแค่ของประดับตกแต่งเท่านั้น

แผนภูมิกรวย: เหมาะสำหรับกระบวนการทำงาน แต่ไม่เหมาะสมหากนำไปใช้กับทุกเรื่อง

แผนภูมิรูปกรวยใช้เพื่อแสดง กระบวนการตามลำดับซึ่งปริมาตรจะลดลงทีละขั้นตอนเป็นเรื่องปกติมากในด้านการตลาดและการขาย เช่น การเข้าชมเว็บไซต์ การสร้างลูกค้าเป้าหมาย โอกาสทางธุรกิจ ข้อเสนอ การปิดการขาย เป็นต้น

ในทางภาพ มันแสดงให้เห็นบล็อกแนวนอนหลายๆ บล็อกเรียงต่อกัน พวกมันค่อยๆ แคบลงเพื่อสะท้อนถึงปริมาณที่ลดลง ตลอดกระบวนการนี้ จะช่วยให้ระบุได้อย่างรวดเร็วว่าโอกาสใดกำลังสูญเสียไปมากที่สุด จุดคอขวดอยู่ที่ใด และขั้นตอนใดสมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการต้องการใช้แผนภูมิกรวยเพื่อ ข้อมูลประเภทใดก็ตามที่มีลำดับชั้นหรือลดลงแม้ว่าแผนภูมินี้จะไม่ได้แสดงถึงกระบวนการตามลำดับอย่างแท้จริง แต่เมื่อนำไปใช้ในบริบทอื่นนอกเหนือจากการแปลงข้อมูลหรือขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน การตีความก็จะสับสนและแผนภูมิก็จะสูญเสียความหมายไป

นอกจากนี้ หากความแตกต่างระหว่างแต่ละขั้นตอนมีน้อยมาก ผลกระทบทางสายตาของกรวยลดลงอย่างมากและบางทีแผนภูมิแท่งที่เรียงลำดับ หรือตารางอย่างง่ายที่แสดงอัตราการแปลง อาจเป็นทางเลือกที่ชัดเจนและตรงไปตรงมามากกว่าในการนำเสนอข้อมูล

กล่าวโดยสรุป ให้ใช้แผนภูมิกรวยเฉพาะเมื่อคุณต้องการจริงๆ เท่านั้น แสดงภาพกระบวนการที่มีปัจจัยนำเข้าและผลลัพธ์ที่วัดได้และควรหลีกเลี่ยงการใช้งานเพียงเพราะมันดู "สวย" บนแผงควบคุม

แผนภูมิฟอง: มีประสิทธิภาพสำหรับตัวแปรสามตัว แต่จะมีปัญหาหากใช้มากเกินไป

แผนภูมิฟองอากาศเป็นส่วนต่อขยายตามธรรมชาติของแผนภูมิกระจายจุด โดยที่ แต่ละจุดจะถูกแทนด้วยฟองอากาศ ซึ่งขนาดของฟองอากาศนั้นขึ้นอยู่กับตัวแปรที่สามดังนั้น ในพื้นที่ 2 มิติเดียวกัน คุณกำลังแสดงสามมิติ ได้แก่ ตำแหน่งในแกน X ตำแหน่งในแกน Y และขนาดโดยวัดจากพื้นที่ของฟองอากาศ

การแสดงภาพข้อมูลประเภทนี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการ วิเคราะห์ความสัมพันธ์ที่ซับซ้อนระหว่างปัจจัยสามประการตัวอย่างเช่น ราคา คุณภาพที่รับรู้ และยอดขายของผลิตภัณฑ์ต่างๆ หรือรายได้ ต้นทุน และกำไรตามภูมิภาค หรือการผสมผสานที่คล้ายคลึงกันใดๆ ในการวิจัยตลาดหรือการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ หรือแม้กระทั่ง โอนข้อมูลเหล่านั้นไปยัง Power BI เมื่อคุณต้องการฟังก์ชันการทำงานแบบโต้ตอบ

จุดอ่อนของมันก็คือ การเปรียบเทียบพื้นที่ของฟองอากาศนั้นไม่ง่ายเหมือนกับการเปรียบเทียบความสูงหรือความยาวดวงตาของมนุษย์มักประเมินความแตกต่างของขนาดได้ต่ำกว่าหรือสูงกว่าความเป็นจริง และหากเลือกมาตราส่วนไม่ดี ฟองอากาศบางฟองอาจดูใหญ่กว่าที่เป็นจริงมาก

นอกจากนี้ คุณควรหลีกเลี่ยงการใส่ฟองอากาศมากเกินไปในแผนภูมิ หากคุณใส่จุดข้อมูลจำนวนมากจนเต็มพื้นที่ ฟองอากาศซ้อนทับกัน ทำให้ภาพรวมดูไม่ชัดเจนในกรณีเช่นนี้ ควรทำการกรอง จัดกลุ่ม หรือแบ่งส่วนข้อมูลก่อนแสดงผล เพื่อให้ผู้อ่านสามารถสรุปผลได้โดยไม่สับสนกับข้อมูลที่ซับซ้อนมากมาย

ใช้แผนภูมิฟองอากาศเมื่อข้อมูลทั้งสามแกนมีความเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ของคุณอย่างแท้จริง อธิบายให้ผู้ชมเข้าใจอย่างชัดเจนว่าขนาดของแต่ละวงกลมหมายถึงอะไรเพื่อไม่ให้ใครเข้าใจผิด

กราฟิกขั้นสูงอื่นๆ: เหตุการณ์สำคัญ, ผลลัพธ์จริงเทียบกับเป้าหมาย, ภาพประกอบ, รูปแบบเหลื่อมเวลา, พายุทอร์นาโด และมาตรวัดความเร็ว

นอกเหนือจากประเภทต่างๆ ที่เห็นได้ชัดเจนในอินเทอร์เฟซแล้ว Excel ยังช่วยให้คุณสร้างสิ่งต่างๆ ได้อีกด้วย กราฟิกขั้นสูงแบบกำหนดเอง ผ่านการผสมผสานของซีรีส์และรูปแบบต่างๆซึ่งมีคุณค่าอย่างยิ่งในสาขาการเงินและการจัดการ

ตัวอย่างเช่น แผนภูมิแสดงความคืบหน้าสำคัญจะเน้นให้เห็นถึงสิ่งต่างๆ วันที่สำคัญตามลำดับเวลาช่วยให้ข้อมูลอยู่ในบริบททางประวัติศาสตร์ และสื่อสารให้กลุ่มเป้าหมายที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินเข้าใจถึงสถานะของโครงการและสิ่งที่ได้บรรลุไปแล้ว

แผนภูมิเปรียบเทียบผลลัพธ์จริงกับเป้าหมาย (ความคาดหวังกับความเป็นจริง) คือการรวมกันของคอลัมน์ เส้น หรือองค์ประกอบอื่นๆ ที่ พวกเขานำผลการปฏิบัติงานที่ได้ไปเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้แม้ว่าจะไม่มีแม่แบบตายตัวสำหรับการสร้างแผนภาพเหล่านี้ แต่แผนภาพเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการสื่อสารว่าคุณสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือไม่ ด้วยวิธีที่เห็นได้ชัดเจน

แผนภาพแบบหัวข้อย่อยนั้นกระชับและมีประสิทธิภาพสูง: ในพื้นที่เล็กๆ พวกเขาสามารถแสดงให้เห็นถึงคุณค่าที่แท้จริง วัตถุประสงค์ และพื้นฐานเชิงคุณภาพ (ตัวอย่างเช่น ช่วงดี ช่วงปานกลาง ช่วงแย่) นั่นเป็นเหตุผลที่พวกมันถูกใช้มากในแดชบอร์ด เพราะมันรวบรวมข้อมูลจำนวนมากโดยไม่ทำให้รายงานดูรกด้วยตัวเลขกระจัดกระจายมากมาย

แผนภูมิแบบขั้นบันไดหรือแผนภูมิแบบหลายขั้น ช่วยให้สามารถ... ช่วยให้เห็นภาพการเปลี่ยนแปลงอย่างฉับพลันของประสิทธิภาพได้ชัดเจนยิ่งขึ้นแสดงส่วนแนวนอนและการเปลี่ยนแปลงที่เป็นจุดๆ แทนที่จะเป็นเส้นโค้งเรียบ วิธีนี้ช่วยให้เข้าใจได้ชัดเจนยิ่งขึ้นว่าการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นที่ใด และช่วยตีความข้อมูลในอดีตเพื่อคาดการณ์สถานการณ์ในอนาคตได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น

กราฟิกพายุทอร์นาโดสร้างขึ้นจาก แท่งเปรียบเทียบเรียงลำดับจากสูงสุดไปต่ำสุดโดยทั่วไปแล้วจะใช้ในการวิเคราะห์ความไวหรือเปรียบเทียบตัวชี้วัดจากสองแหล่งข้อมูล (ตัวอย่างเช่น ยอดขายผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันในสองร้านค้า) เมื่อเรียงลำดับจากมากไปน้อย จะเกิดเป็นรูปทรงคล้ายพายุหมุน ทำให้คุณมองเห็นความแตกต่างที่มากที่สุดได้ในทันที

สุดท้ายนี้ กราฟิกสไตล์มาตรวัดความเร็ว ซึ่งได้รับแรงบันดาลใจจากแผงหน้าปัดรถยนต์ แสดงให้เห็นว่า ตัวบ่งชี้บนเส้นโค้งที่แบ่งออกเป็นโซน (สีแดง สีเหลือง สีเขียว)แผนภูมิเหล่านี้ได้รับความนิยมอย่างมากในแดชบอร์ดทางการเงินสำหรับการตรวจสอบตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPI) เนื่องจากสามารถแสดงให้เห็นได้อย่างรวดเร็วว่าค่าอยู่ในช่วงที่ยอมรับได้หรือไม่ แม้ว่าจะต้องใช้ด้วยความระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงการแสดงผลที่เกินจริงของความเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยก็ตาม

หลักการเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับกราฟิกขั้นสูงทั้งหมดนี้ได้: ถ้าพวกเขาไม่ชี้แจงข้อความให้ชัดเจน ก็ไม่ควรใช้บริการของพวกเขาเป้าหมายไม่ใช่การใส่ "ลูกเล่น" ทางภาพลงในรายงาน แต่เป็นการสื่อสารข้อมูลที่สำคัญต่อการตัดสินใจให้ดียิ่งขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยทั่วไปเมื่อทำงานกับแผนภูมิใน Excel

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้แผนภูมิประเภทใด ก็มีหลักเกณฑ์หลายประการที่ควรปฏิบัติตาม สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ภาพแสดงข้อมูลของคุณดูสะอาดตา เข้าใจง่าย และดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มักพบเห็นได้ในงานนำเสนอและรายงานต่างๆ

ประการแรก เขาอ้างว่า ข้อมูลต้นฉบับมีความน่าเชื่อถือ ครบถ้วน และทันสมัยไม่ว่าแผนภูมิจะดูน่าตื่นตาตื่นใจเพียงใด ก็ไม่สามารถชดเชยข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ล้าสมัย หรือไม่ครบถ้วนได้ หากฐานข้อมูลมีข้อบกพร่อง แผนภูมิก็จะทำให้เกิดความเข้าใจผิดในกรณีที่ดีที่สุด และอาจเป็นอันตรายในกรณีที่แย่ที่สุด

ประการที่สอง ควรเลือกรูปแบบกราฟิกที่สื่อความหมายได้ดีที่สุดเสมออาจไม่ใช่แผนภาพที่สวยงามสะดุดตาที่สุด ควรเน้นการอ่านง่ายและเข้าใจง่ายมากกว่าความสวยงาม นอกจากนี้ ควรลดจำนวนแกนรองและมาตราส่วนที่ซ้ำซ้อนให้น้อยที่สุด เพราะมักทำให้เกิดความสับสนและตีความผิดได้

ประการที่สาม ให้ความสำคัญกับการออกแบบพื้นฐาน: ใช้โทนสีที่เรียบง่ายและสม่ำเสมอ และกำจัดเส้นตารางที่ไม่จำเป็นออกไปหลีกเลี่ยงเอฟเฟ็กต์สามมิติและการแรเงาที่ไม่จำเป็น องค์ประกอบภาพทุกอย่างที่ไม่ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ล้วนเป็นสิ่งรบกวนที่ขัดขวางการตีความ

สุดท้ายนี้ จงฝึกฝนการเอาใจใส่ผู้อื่นต่อผู้ชมของคุณ ลองถามตัวเองดูว่า... ผู้ที่จะอ่านรายงานจำเป็นต้องเห็นอะไรบ้างกันแน่?รายงานนี้มีบริบทอย่างไร พวกเขาจะใช้เวลาในการพิจารณามากแค่ไหน และพวกเขาควรตัดสินใจอย่างไรโดยอิงจากข้อมูลนั้น การปรับระดับรายละเอียด ประเภทของแผนภูมิ และวิธีการนำเสนอให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย จะสร้างความแตกต่างระหว่างรายงานที่น่าลืมเลือนกับเครื่องมือการจัดการที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง

ท้ายที่สุดแล้ว กุญแจสำคัญในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการสร้างแผนภูมิใน Excel ไม่ได้อยู่ที่การรู้จักประเภทข้อมูลแปลกใหม่ทั้งหมดที่มีอยู่ แต่... รู้จักหลีกเลี่ยงสิ่งที่ทำให้สับสน และรู้ว่าเมื่อใดควรเลือกใช้ทางเลือกที่ง่ายกว่า และวิธีการนำหลักการออกแบบและการจัดการคุณภาพข้อมูลที่ดีมาใช้ เพื่อให้ภาพแสดงข้อมูลของคุณบอกเล่าเรื่องราวได้อย่างถูกต้อง โดยปราศจากสิ่งปรุงแต่งที่ไม่จำเป็น และมีความชัดเจนสูงสุด