- วิธีการตรวจสอบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลคงเหลือและพื้นที่ที่ใช้ไปจากแอปพลิเคชันบนเว็บและบนเดสก์ท็อป
- กลยุทธ์โดยละเอียดสำหรับการเพิ่มพื้นที่ว่างโดยการลบไฟล์ขนาดใหญ่ ล้างถังขยะ และจัดการไฟล์แนบใน Outlook
- ความแตกต่างพื้นฐานในการจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลระหว่างบัญชีส่วนบุคคลและบัญชีสำหรับใช้ในองค์กรหรือสถาบันการศึกษา
บางครั้งเราใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการบันทึกเอกสาร รูปภาพ และโฟลเดอร์ต่างๆ ไว้ในระบบคลาวด์โดยไม่รู้ตัวว่าพื้นที่จัดเก็บข้อมูลนั้นไม่ได้มีอยู่อย่างไม่จำกัด แล้วจู่ๆ ก็เจอกับคำเตือน " พื้นที่ดิสก์เต็ม" ที่น่ากลัว และไม่สามารถอัปโหลดไฟล์เพิ่มเติมได้อีกเลย นี่อาจเป็นปัญหาใหญ่หากคุณทำงานเป็นทีมหรือมีไฟล์สำคัญที่รอการซิงค์อยู่
ข่าวดีก็คือ Microsoft 365 มีหลายวิธีที่จะช่วยจัดระเบียบความวุ่นวายทางดิจิทัลของเรา ไม่ใช่แค่การลบไปเรื่อยๆ แต่เป็นการระบุว่าอะไรที่ใช้พื้นที่มากที่สุดเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดว่าจะเก็บอะไรไว้และจะลบอะไรทิ้งไป ไม่ว่าคุณจะใช้บัญชีส่วนตัวหรือบัญชีธุรกิจก็ตาม
ตรวจสอบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลจากคอมพิวเตอร์
หากคุณไม่อยากเปิดเบราว์เซอร์ คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วจากแอปซิงค์ของ Windows เพียงมองหาไอคอน OneDrive สีฟ้าในพื้นที่แจ้งเตือน (ใกล้กับนาฬิกา) คลิกขวา แล้วเปิดไอคอนการตั้งค่า จากนั้นค้นหาส่วน " จัดการพื้นที่จัดเก็บ " ซึ่งจะนำคุณไปยังหน้าที่จะแสดงเปอร์เซ็นต์ของพื้นที่จัดเก็บที่ใช้ไป และที่สำคัญที่สุดคือ รายชื่อไฟล์ขนาดใหญ่ที่สุดเรียงตามขนาด เพื่อให้คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
การจัดการผ่านพอร์ทัลเว็บ OneDrive
สำหรับผู้ที่ชื่นชอบความสะดวกสบายของเว็บเบราว์เซอร์ การเข้าถึงเว็บไซต์เป็นตัวเลือกที่ครอบคลุมที่สุด เมื่อเข้าสู่ระบบแล้วแผงนำทางด้านซ้ายจะแสดงให้คุณเห็นอย่างรวดเร็วว่าคุณมีพื้นที่ว่างเท่าใดและใช้ไปแล้วเท่าใด การคลิกที่ค่าดังกล่าวจะนำคุณไปยัง ส่วน เมตริกพื้นที่จัดเก็บข้อมูล ของ OneDrive โดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถวิเคราะห์แต่ละโฟลเดอร์ว่าอะไรที่ทำให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณเต็ม
มีวิธีลัดง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณเข้าถึงส่วนสำคัญได้โดยตรง คือ คุณสามารถเข้าถึง URL onedrive.live.com/?v=managestorageวิธีนี้จะช่วยให้คุณข้ามขั้นตอนการคลิกหลายครั้งและไปยังการจัดการโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลได้โดยตรง ซึ่งคุณจะมีปุ่มสำหรับล้างถังรีไซเคิลด้วย — ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญ เพราะไฟล์ที่ถูกลบไปแล้วจะยังคงนับรวมอยู่ในโควต้าของคุณจนกว่าคุณจะลบไฟล์เหล่านั้นอย่างถาวร
ความแตกต่างระหว่างบัญชีส่วนตัวและบัญชีธุรกิจ
การมี OneDrive ส่วนตัวนั้นแตกต่างจากการมี OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน ในบัญชีส่วนตัว ขีดจำกัดมักจะถูกกำหนดโดยการสมัครใช้งาน Microsoft 365หรือแผนฟรี หากคุณใช้เกินขีดจำกัด ไฟล์ของคุณจะกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียวซึ่งหมายความว่าคุณสามารถดาวน์โหลดได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขหรือเพิ่มเนื้อหาใหม่ได้
สำหรับบัญชีใช้งานระดับมืออาชีพหรือด้านการศึกษา การจัดการจะแตกต่างออกไป เนื่องจากผู้ดูแลระบบไอทีขององค์กรจะเป็นผู้กำหนดโควต้าพื้นที่จัดเก็บข้อมูล หากพื้นที่เต็ม นอกจากลบไฟล์แล้ว ทางเลือกที่ดีที่สุดคือการติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคของบริษัทเพื่อขอเพิ่มโควต้า โปรดจำไว้ว่าสำหรับบัญชีเหล่านี้ พื้นที่จัดเก็บข้อมูลจะรวมถึงโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณและรายการใด ๆ ที่อยู่ในถังรีไซเคิลของเว็บไซต์ด้วย
วิธีการเพิ่มพื้นที่ว่างอย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณเต็ม การลบรูปภาพเพียงไม่กี่รูปนั้นไม่เพียงพอ สำหรับการทำความสะอาดอย่างละเอียด คุณควรตรวจสอบหลายๆ อย่าง อันดับแรก ไปที่ถังรีไซเคิลของ OneDriveและล้างข้อมูลทั้งหมด เป็นเรื่องน่าประหลาดใจที่ข้อมูลจำนวนมากสะสมอยู่ในนั้นโดยที่เราไม่ทันสังเกต นอกจากนี้ ควรตรวจสอบโฟลเดอร์ที่แชร์ด้วยเนื่องจากบางครั้งเราซิงค์เนื้อหาจากแหล่งอื่นๆ ซึ่งอาจส่งผลต่อความจุในการเก็บข้อมูลของเรา
อีกประเด็นสำคัญคืออีเมล เนื่องจาก Microsoft 365 รวมพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไว้ด้วย ไฟล์แนบใน Outlook.comอาจใช้พื้นที่ของคุณมาก ไปที่การตั้งค่าการสมัครใช้งานของคุณใน Outlook แล้วขยาย ส่วนพื้นที่ จัดเก็บอีเมลจากนั้น คุณสามารถจัดเรียงอีเมลตามขนาดและลบอีเมลที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่ได้ อย่าลืมลบรายการจาก โฟลเดอร์ อีเมลขยะและรายการที่ถูกลบด้วย
หากคุณใช้เครื่องมือที่ทันสมัยกว่า เช่นMicrosoft Loop หรือ Designerอย่าลืมทำความสะอาดพื้นที่ทำงานของคุณ ใน Loop คุณสามารถลบหน้าและแนวคิดที่ล้าสมัยได้ และใน Designer สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบ ส่วน " โครงการของฉัน " เพื่อลบภาพที่สร้างโดย AI ที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป
เคล็ดลับในการป้องกันไม่ให้พื้นที่จัดเก็บเต็ม
เพื่อหลีกเลี่ยงความเครียดแบบนี้อีกครั้ง ควรปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงการบันทึกไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)ลงใน OneDrive เนื่องจากแอปพลิเคชันจะเปิดไฟล์เหล่านั้นไว้ตลอดเวลาและอาจทำให้การซิงค์ข้อมูลของคอมพิวเตอร์ช้าลง ในทำนองเดียวกัน หากคุณมีไฟล์บีบอัด (ZIP, RAR)และยังเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ด้วย คุณกำลังใช้พื้นที่ซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น
กลยุทธ์ที่ดีคือการย้ายโฟลเดอร์ที่คุณไม่ต้องการใช้งานบนคลาวด์ไปยังตำแหน่งในเครื่องของคุณบนฮาร์ดไดรฟ์เพียงแค่ลากไฟล์จากโฟลเดอร์ OneDrive ไปยังโฟลเดอร์อื่น ๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณที่ยังไม่ได้ซิงค์ นอกจากนี้ อย่าลืมล้างภาพในอัลบั้มรูปของ โทรศัพท์ของคุณด้วย เพราะการสำรองข้อมูลอัตโนมัติมักจะเต็มไปด้วยภาพหน้าจอและมีมที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใด ๆ
การรักษาประสิทธิภาพการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ให้สูงสุดนั้น จำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลและล้างถังขยะในบริการต่างๆ ของ Microsoft อย่างสม่ำเสมอ ด้วยการผสานการทำความสะอาด OneDrive การลบไฟล์แนบขนาดใหญ่ใน Outlook และการจัดการไฟล์ในเครื่อง คุณจะมั่นใจได้ว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณจะไม่หยุดชะงักเนื่องจากพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไม่เพียงพอ โดยใช้ประโยชน์จากเครื่องมือวิเคราะห์ขนาดไฟล์ที่มีให้ในทั้งเว็บแอปพลิเคชันและแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปอย่างเต็มที่