- มีวิธีการทำความสะอาดสเปรดชีตหลากหลายวิธี ตั้งแต่การใช้เครื่องมือเลือกพิเศษไปจนถึงการกรองข้อมูล
- ความสามารถในการระบุเซลล์ว่างโดยอัตโนมัติช่วยให้สามารถลบแถวจำนวนมากได้โดยไม่ต้องเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดจากมนุษย์
- การจัดระเบียบข้อมูลโดยการจัดเรียงเป็นคอลัมน์ช่วยให้การจัดกลุ่มพื้นที่ว่างเพื่อลบออกด้วยตนเองในภายหลังทำได้ง่ายขึ้น
เมื่อเราเริ่มใช้งานสเปรดชีต Excel โครงสร้างของตารางมักจะยังไม่สมบูรณ์ในตอนแรก หลังจากทำการเปลี่ยนแปลง ย้ายข้อมูล หรือลบเนื้อหาไปบ้างแล้ว ก็มักจะพบแถวว่างเปล่าที่ไม่มีประโยชน์และทำให้เอกสารดูรกไม่เป็นระเบียบ
ไม่ต้องกังวลไป การจัดระเบียบตารางข้อมูลของคุณไม่ใช่เรื่องยากอะไร ถึงแม้ว่า Excel อาจดูเหมือนไม่มีปุ่ม "ล้างข้อมูลว่างเปล่าทั้งหมด" แต่ความจริงแล้วมีหลายวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการจัดระเบียบตารางของคุณให้สมบูรณ์แบบในไม่กี่คลิก ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการความรวดเร็วหรือต้องการควบคุมการแสดงผลด้วยสายตามากกว่ากัน
เทคนิค "ไปที่เมนูพิเศษ" เพื่อลบทุกอย่างพร้อมกัน
หากคุณมีฐานข้อมูล Excel ขนาดใหญ่ และไม่อยากเสียเวลาลบข้อมูลทีละรายการ ฟังก์ชันค้นหาจะเป็นตัวช่วยที่ดีที่สุดของคุณ ขั้นตอนแรกคือเลือกคอลัมน์ที่มีช่องว่างอยู่ เมื่อคุณเลือกช่วงแล้ว ให้ไปที่แท็บ หน้าแรก เปิดเมนู "ค้นหาและเลือก" และคลิกที่ ตัวเลือก ไปที่พิเศษ
ในหน้าต่างเล็กๆ ที่เปิดขึ้น ให้ติ๊กช่องที่ระบุว่าเซลล์ว่างแล้วคลิก ตกลง คุณจะเห็นว่า Excel ได้ไฮไลต์เฉพาะช่องว่างอย่างน่าอัศจรรย์ ทีนี้ โดยไม่ต้องแตะต้องสิ่งอื่นใดเพื่อไม่ให้การเลือกหายไป ให้กลับไปที่แท็บ หน้าแรก เปิดเมนู "ลบ" แล้วเลือกลบแถวในแผ่นงานโปรแกรมจะลบแต่ละแถวที่พบช่องว่างโดยอัตโนมัติ
การทำความสะอาดด้วยมือและด้วยสายตา สำหรับผู้เริ่มต้น
หากไฟล์ของคุณมีขนาดเล็ก หรือคุณต้องการเห็นรายละเอียดว่ากำลังลบอะไรเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด คุณสามารถใช้วิธีการแบบดั้งเดิมได้ โดยการคลิกขวาที่หมายเลขแถวว่างใน Excel (ที่ขอบด้านซ้ายของหน้าจอ) แล้วเลือกตัวเลือกการลบ วิธีนี้ช้าที่สุด แต่ปลอดภัยที่สุดหากคุณไม่คุ้นเคยกับเครื่องมือนี้
อีกวิธีหนึ่งคือ เลือกเซลล์ใดก็ได้ในแถวที่คุณต้องการลบ ไปที่แท็บ หน้าแรก ค้นหาส่วน เซลล์ และเลือกลบแถวในแผ่นงานวิธีนี้เหมาะสำหรับกรณีที่คุณมีช่องว่างว่างเปล่าเพียงไม่กี่ช่อง และต้องการลบออกอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องตั้งค่าตัวกรองหรือการค้นหาที่ซับซ้อน
การใช้ตัวกรองเพื่อจัดการพื้นที่ว่าง
ตัวกรองเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพซึ่งไม่เพียงแต่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลเท่านั้น แต่ยังใช้ในการทำความสะอาดข้อมูลได้อีกด้วย เริ่มต้นด้วยการเลือกช่วงข้อมูลในตารางของคุณ แล้วไปที่แท็บข้อมูล จากนั้นคลิก ปุ่ม ตัวกรองคุณจะเห็นลูกศรปรากฏขึ้นในส่วนหัวของคอลัมน์
หากคุณคลิกที่ลูกศรเหล่านั้น คุณจะเห็นว่าคุณสามารถเลือกสิ่งที่จะแสดงได้ หากคุณเลือกเฉพาะตัว เลือก "ว่างเปล่า " Excel จะซ่อนทุกอย่างที่มีเนื้อหา เหลือไว้เพียงแถวว่างเท่านั้น จากนั้นคุณสามารถเลือกทั้งหมด (คุณจะเห็นหมายเลขแถวปรากฏเป็นสีน้ำเงิน) และลบทั้งหมดพร้อมกันได้เมื่อคุณลบตัวกรองออก ตารางของคุณจะถูกจัดเรียงใหม่ให้กระชับสมบูรณ์
การจัดระเบียบผ่านการจัดเรียงข้อมูล
บางครั้ง วิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการกับความวุ่นวายก็คือการจัดเรียงสิ่งต่างๆ ใหม่ หากคุณเลือกข้อมูลและใช้ ฟังก์ชัน เรียงลำดับในแท็บข้อมูล คุณสามารถเลือกเรียงลำดับจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อยได้ การทำเช่นนี้ Excel จะจัดกลุ่มแถวว่างทั้งหมดไว้ที่ท้ายหรือต้นตาราง โดยอัตโนมัติ
เมื่อจัดกลุ่มช่องว่างทั้งหมดเข้าด้วยกันแล้ว ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่ซับซ้อน เพียงแค่เลือกกลุ่มแถวว่างด้วยเมาส์ คลิกขวา แล้วลบออก วิธีนี้เป็นวิธีที่ใช้งานได้จริงมาก หากคุณไม่รังเกียจที่ลำดับเดิมของข้อมูลจะเปลี่ยนแปลงไป
การเชี่ยวชาญเทคนิคเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึงอย่างรวดเร็วด้วย Ctrl + G เพื่อค้นหาค่าว่าง การใช้ตัวกรองอัจฉริยะ หรือการจัดเรียงคอลัมน์อย่างง่าย จะช่วยให้ผู้ใช้ทุกคนสามารถรักษาเอกสารของตนให้ดูเป็นมืออาชีพและปราศจากข้อผิดพลาดทางโครงสร้าง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเวลาทำงานและความสามารถในการอ่านข้อมูล
