SmartArt คืออะไร: คู่มือฉบับสมบูรณ์ ประเภท และการใช้งาน

อินฟอร์เมเทค ดิจิตอล » การใช้งาน » SmartArt คืออะไร: คู่มือฉบับสมบูรณ์ ประเภท และการใช้งาน

ภาพประกอบตัวแทน

หากคุณเคยต้องการเปลี่ยนรายการแบบมีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อให้เป็นภาพประกอบที่ชัดเจนและสวยงามSmartArtคือตัวช่วยของคุณ ระบบกราฟิกนี้เปลี่ยนความคิดและข้อมูลให้เป็นแผนภาพที่เข้าใจง่ายในทันที โดยที่คุณไม่ต้องเป็นนักออกแบบหรือเสียเวลาไปกับการสร้างรูปทรงแต่ละรูป

ส่วนที่ดีที่สุดคือมันถูกผสานรวมเข้ากับแอปพลิเคชัน Office และยังรองรับโดยชุดโปรแกรมอย่าง ONLYOFFICE ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง คุณก็เลือกดีไซน์ ใส่ข้อความ และกราฟิกก็จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติลดการใช้ข้อความธรรมดา และเพิ่มการแสดงภาพกระบวนการ ลำดับชั้น และความสัมพันธ์สำหรับงานนำเสนอและเอกสารระดับมืออาชีพ

SmartArt คืออะไร

กราฟิก SmartArt คือการนำเสนอข้อมูลด้วยภาพที่มีโครงสร้าง เช่น รายการ ขั้นตอน วงจร ความสัมพันธ์ แผนผังองค์กร พีระมิด เมทริกซ์ หรือองค์ประกอบที่มีทั้งรูปภาพและข้อความ แทนที่จะเขียนเป็นย่อหน้าหรือใช้หัวข้อย่อย คุณสามารถนำเสนอข้อความของคุณในรูปทรงที่เชื่อมโยงกัน ซึ่งช่วยให้เข้าใจและจดจำได้ง่ายขึ้น

SmartArt มีเลย์เอาต์ที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าสำหรับเนื้อหาทุกประเภท บางแบบมีความเฉพาะทาง (เช่นแผนผังองค์กรสำหรับลำดับชั้น หรือแผนภาพเวนน์สำหรับความสัมพันธ์) ในขณะที่บางแบบเพียงแค่ช่วยปรับปรุงรูปลักษณ์ของรายการแบบจุด ในทุกกรณี คุณสามารถปรับแต่งสไตล์ สี และเอฟเฟ็กต์ให้เข้ากับแบรนด์หรือธีมเอกสารของคุณได้

คุณสามารถสร้าง SmartArt ได้ที่ไหน

ใน Microsoft 365/Office คุณสามารถสร้าง SmartArt ได้โดยตรงในExcel, PowerPoint, Word และแม้แต่ ในอีเมลOutlookไปที่แท็บแทรก แล้วคลิกปุ่ม SmartArt (ไอคอนอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดหน้าจอของคุณ) โปรแกรม Office อื่นๆ ที่ไม่อนุญาตให้คุณสร้างSmartArt โดยตรง ก็ยังอนุญาตให้คุณวางเป็นรูปภาพได้

นอกจากนี้ ONLYOFFICE Docs ยังช่วยให้คุณสามารถแทรกวัตถุเหล่านี้ลงในเอกสารข้อความ สเปรดชีต และงานนำเสนอได้ ตั้งแต่เวอร์ชัน 8.2 เป็นต้นมา ชุดโปรแกรมนี้ได้ปรับปรุงการสร้างส่วนประกอบภาพ SmartArt ให้ดียิ่งขึ้น โดยจะแสดงผลแม้ว่าไฟล์จะไม่มีส่วนประกอบภาพดังกล่าว หรือมีการกำหนดค่าการแสดงผลภาพไม่ถูกต้อง ซึ่งช่วยเพิ่มความเข้ากันได้มากขึ้น

ประเภทของ SmartArt และการใช้งานแต่ละประเภท

หัวใจสำคัญคือการเลือกประเภทของแผนภาพที่สื่อสารข้อความของคุณได้ดีที่สุด ต่อไปนี้คือประเภทที่พบบ่อยที่สุดและการใช้งานที่แนะนำ พร้อมตัวอย่างเพื่อช่วยให้คุณทำได้อย่างถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก :

• รายการ: ทางเลือกทางภาพแทนจุดหัวข้อย่อย ใช้เพื่อ ข้อมูลที่ไม่ต่อเนื่องกัน หรือรายการที่ลำดับไม่สำคัญ
• กระบวนการ: เหมาะสำหรับ ขั้นตอนตามลำดับเวลา, การไหลและเส้นเวลา (เช่น แผนงานโครงการ)
• วงจร: เมื่อทำซ้ำขั้นตอนนี้ เหมาะสำหรับ วงจรชีวิต (เช่น การพัฒนาซอฟต์แวร์หรือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง)
• ลำดับชั้น: แสดงโครงสร้างที่มีระดับ (เช่น แผนผังองค์กร หรือเขตการปกครองของประเทศ)
• ความสัมพันธ์: แสดงให้เห็นว่าแนวคิดหรือตัวแปรมีความเชื่อมโยงกันอย่างไร (เช่น สมการ หรืออิทธิพลแบบสองทาง)
• Matriz: วางองค์ประกอบบนแกน/พื้นที่ (เช่น ส่วนที่เป็นที่รู้จัก เมทริกซ์ BCG การเติบโตและการแบ่งปัน)
• Piramide: แสดงถึง ความสัมพันธ์ตามสัดส่วนโดยมีฐานเป็นพื้นฐานที่สุด (เช่น พีระมิดความต้องการ)
• ภาพ:การออกแบบที่ให้ความสำคัญกับ ภาพถ่ายหรือไอคอน พร้อมข้อความสนับสนุน เหมาะกับการทำแค็ตตาล็อกหรืออุปกรณ์ต่างๆ

โปรดจำไว้ว่าเทมเพลต SmartArt บางแบบอาจปรากฏอยู่ในหลายหมวดหมู่ สิ่งสำคัญคือความเหมาะสมกับเนื้อหาของคุณ ไม่ใช่แค่ป้ายกำกับในแกลเลอรี

เลือกดีไซน์อย่างไรให้เหมาะสม

ก่อนที่จะใส่สิ่งใดๆ ลงไป ให้ถามตัวเองว่า: ฉันต้องการเน้นอะไร ข้อมูลควรเรียงลำดับอย่างไร และผู้อ่านควรเห็นข้อมูลนั้นอย่างไร? การไตร่ตรองนี้จะช่วยนำทางคุณไปสู่แบบอักษรที่เหมาะสม และภายในแบบอักษรนั้น ก็จะนำไปสู่การออกแบบที่ลงตัวที่สุด

ทดลองใช้ตัวเลือกต่างๆ: การเปลี่ยนดีไซน์ทำได้รวดเร็ว และฟีเจอร์ Live Preview ในแท็บ Design ช่วยให้คุณเลื่อนเมาส์ไปเหนือเลย์เอาต์เพื่อดูว่าเนื้อหาของคุณจะมีลักษณะ อย่างไร โดยไม่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงจริง หากดีไซน์หนึ่งไม่ได้ผล ให้ลองดีไซน์อื่นจนกว่าจะพบดีไซน์ที่เหมาะสมที่สุด

เคล็ดลับที่จะสร้างความแตกต่าง: สำหรับกระบวนการที่ยาวนาน ควรเลือกแผนภาพที่ใช้ประโยชน์จากความกว้างของหน้าจอหากคุณต้องการเปรียบเทียบหมวดหมู่ ให้มองหา การออกแบบ ที่สมดุลซึ่งให้พื้นที่แก่แต่ละส่วน หากคุณให้ความสำคัญกับรูปภาพ ให้ไปที่หมวดหมู่รูปภาพเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดวางที่ไม่เป็นธรรมชาติ

แผงข้อความ: พิมพ์ครั้งเดียว และแผนภูมิจะปรับเปลี่ยน

ช่องข้อความ (โดยปกติจะอยู่ทางด้านซ้ายของแผนภูมิ) คือศูนย์กลางการทำงานของคุณ: คุณพิมพ์ข้อความลงไป และ SmartArt จะอัปเดตทันที โดยเพิ่มหรือลบรูปร่างตามต้องการ มันเหมือนกับการทำงานกับรายการแบบมีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อที่สอดคล้องกับแผนภาพ

ทางลัดที่มีประโยชน์: กดEnterเพื่อสร้างหัวข้อใหม่ ใช้Tabเพื่อย่อหน้าขึ้นหนึ่งระดับ (แปลงหัวข้อเป็นหัวข้อย่อย) และกด Shift+Tab เพื่อย่อหน้าลง การควบคุมระดับนี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดลำดับชั้นและองค์ประกอบย่อยได้อย่างแม่นยำ และ โครงสร้างของแผนภูมิจะแสดงผลโดยอัตโนมัติ

ขึ้นอยู่กับการออกแบบ แผงแต่ละแผงสามารถแปลงเป็นรูปทรงอิสระหรือเป็นแผงภายในรูปทรงที่ครอบคลุมได้ หากคุณเห็นว่าแผงย่อยปรากฏเป็นแผงภายใน และคุณต้องการกล่องแยกต่างหาก ให้เปลี่ยนไปใช้การออกแบบที่แสดงแต่ละระดับย่อยเป็น รูป ทรงของตัวเอง

ในเลย์เอาต์ที่มีจำนวนรูปทรงคงที่ เนื้อหาบางส่วนอาจไม่พอดี ในกรณีนั้น แผงควบคุมจะระบุเนื้อหาที่ไม่แสดงด้วยเครื่องหมายX สีแดงข้อมูลนี้จะยังคงใช้งานได้เมื่อคุณเปลี่ยนไปใช้เลย์เอาต์ที่มีความจุมากขึ้น แต่หากคุณคงเลย์เอาต์ปัจจุบันไว้และปิดเลย์เอาต์นั้น ข้อมูลอาจไม่ถูกบันทึกเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัว ของ คุณ

การจัดรูปแบบพื้นฐาน (แบบอักษร ขนาด ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้) ที่คุณใช้กับข้อความในแผงควบคุมจะถูกส่งต่อไปยัง SmartArt และเมื่อรูปร่างจำเป็นต้องลดขนาดแบบอักษรตามความยาว ส่วนที่เหลือจะถูกปรับให้ตรงกันเพื่อรักษาความสอดคล้องทางสายตา

รูปแบบ: สไตล์ สี และเอฟเฟกต์

ในเครื่องมือ SmartArt (แท็บ Design) คุณจะพบแกลเลอรีสำคัญสองแกลเลอรี ได้แก่SmartArt StylesและChange Colorsสไตล์จะผสมผสานการเติมสี เส้นขอบ เงา เส้นขอบ การไล่ระดับสี และมุมมอง 3 มิติ เพื่อให้งานศิลปะของคุณดูเป็นมืออาชีพ

แกลเลอรีสีใช้ชุดสีที่ได้มาจากธีมของเอกสารลองใช้สีหลายสี สีเดียว หรือสีเน้นเพื่อสร้างจังหวะและลำดับความสำคัญภายในภาพกราฟิกเดียวกัน การวางเมาส์เหนือภาพขนาดย่อจะแสดงตัวอย่าง ทันที ก่อนที่คุณจะยืนยัน

แนวคิดเชิงปฏิบัติ: ในกระบวนการต่างๆ รูปแบบ Multicolorช่วยให้แยกแยะขั้นตอนต่างๆ ได้ ในวงจร ตัวเลือก Highlightช่วยเสริมแนวคิดของการเคลื่อนไหวเป็นวงกลมด้วยการไล่ระดับสีที่ไหลไปยังรูปทรงตรงกลางและกลับไปยังจุดเริ่มต้น

ลองพิจารณาบริบท: หากคุณจะพิมพ์ภาพ ควรหลีกเลี่ยงความอิ่มตัวของสีและการไล่ระดับสีที่ละเอียดอ่อนมากเกินไป เพราะจะมองไม่เห็นชัดเจนบนกระดาษ ส่วนบนหน้าจอ การใช้สีที่มีคำต่อท้ายว่า " โปร่งใส " อาจได้ผลดีกว่าสำหรับภาพพื้นหลัง ทำให้ภาพดูสวยงามโดยไม่แย่งความโดดเด่นจากพื้นหลัง

เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้สไตล์ 3 มิติอย่างพอเหมาะเอฟเฟ็กต์ภาพ 3 มิติแบบมีมุมมองอาจดูสวยงามในสไลด์แรก แต่การใช้ขอบนูนหรือฉาก 3 มิติมากเกินไปจะดึงดูดความสนใจไปจากข้อความหลัก น้อยแต่มาก โดยเฉพาะในกราฟิกที่มีรายละเอียดเยอะ

คุณทำผิดพลาดใช่ไหม? ไม่เป็นไร เกือบทุกอย่างสามารถปรับแต่งได้ (รวมถึงจากแท็บรูปแบบ): คุณสามารถย้ายรูปร่างปรับขนาด เปลี่ยนสีเติมและเส้นขอบของแต่ละรูปร่าง หรือใช้สไตล์ทีละส่วนได้หากคุณต้องการเริ่มต้นใหม่ ให้ใช้ รีเซ็ตกราฟิก (แท็บออกแบบ) เพื่อลบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและคืนค่าลักษณะเริ่มต้นของธีม

แอนิเมชั่น PowerPoint

PowerPoint อนุญาตให้คุณสร้างภาพเคลื่อนไหวให้กับกราฟิก SmartArt ทั้งหมดหรือเฉพาะรูปทรงแต่ละส่วนได้ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการนำเสนอแบบทีละขั้นตอน เช่น การแสดงแต่ละขั้นตอนของกระบวนการทีละลำดับ หรือการแสดงรูปทรงให้ค่อยๆ ปรากฏขึ้นอย่างนุ่มนวลหรือเลื่อนเข้ามาจากด้านข้าง

ความพร้อมใช้งานของแอนิเมชันขึ้นอยู่กับการออกแบบ แต่คุณสามารถเลือกได้เสมอว่าจะใช้เอฟเฟกต์กับกราฟิกทั้งหมดพร้อมกันหรือกับองค์ประกอบแต่ละส่วน วิธีนี้ช่วยควบคุมความสนใจของผู้ชมและป้องกันไม่ให้เนื้อหาปรากฏขึ้นอย่างกะทันหันและ ทำให้ผู้ ชมรู้สึกสับสน

การดำเนินการทั่วไปกับรูปทรง (เพิ่ม ลบ เรียงลำดับใหม่)

นอกเหนือจากบานหน้าต่างข้อความแล้ว คุณยังสามารถแทรกและจัดตำแหน่งรูปร่างใหม่ได้โดยตรงจากกราฟิก ใน PowerPoint และ Word ขั้นตอนการทำงานทั่วไปสำหรับการขยายกราฟิก SmartArt นั้นง่ายมากและไม่ทำให้รูปแบบเสียไป :

1. คลิก SmartArt ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและเลือก รูปแบบที่ใกล้เคียงที่สุด ไปยังที่ที่คุณจะเพิ่มอันใหม่
2. ไปที่เครื่องมือ SmartArt > แท็บการออกแบบ > สร้างกลุ่มกราฟิก และเปิดเมนู เพิ่มรูปทรง.
3. เลือกตัวเลือกตามความเหมาะสม:
   • เพิ่มรูปทรงด้านหลัง:แทรกรูปร่างในระดับเดียวกันหลังจากที่เลือก
   • เพิ่มรูปทรงด้านหน้า:แทรกรูปร่างในระดับเดียวกันก่อนรูปร่างที่เลือก

ในแผนผังองค์กรและลำดับชั้น มีตัวเลือกเพิ่มเติมที่มีประโยชน์มากมาย โดยการคลิกขวาที่รูปร่างใดๆ คุณสามารถแทรกผู้บังคับบัญชา (สร้างผู้จัดการใหม่และลดระดับรูปร่างที่เลือกและผู้ใต้บังคับบัญชาลงหนึ่งระดับ) ผู้ใต้บังคับบัญชา (ผู้ใต้บังคับบัญชาใหม่) หรือผู้ช่วย (บทบาทระดับเดียวกันที่มีเฉพาะในแผนผังองค์กร) บทบาทผู้ช่วยนี้จะแสดงด้วยตัวเชื่อมต่อที่แตกต่างกันและปรากฏในแผงด้านหลังเพื่อนร่วมงานในระดับเดียวกัน

วิธีการเปลี่ยนสีและสไตล์ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

หากต้องการเปลี่ยนสีภาพกราฟิก SmartArt ทั้งหมดพร้อมกัน ให้เลือกภาพกราฟิกแล้วเปิด " เปลี่ยนสี"ในแท็บ "ออกแบบ" เลือกโทนสีที่ตรงกับสไลด์หรือหน้าของคุณ เท่านี้ก็เสร็จแล้ว

หากต้องการเพิ่มลูกเล่นเพิ่มเติม SmartArt Styles มีตัวเลือกการผสมผสานกับเงา ขอบนูนและเอฟเฟ็กต์อื่นๆ คลิกปุ่ม "เพิ่มเติม" ในแกลเลอรีหากคุณไม่พบตัวเลือกที่ต้องการ โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถผสมผสานสไตล์ SmartArt โดยรวมกับสไตล์รูปทรง เฉพาะ เพื่อเน้นองค์ประกอบสำคัญได้

การแปลงระหว่างข้อความและ SmartArt

คุณได้เขียนเนื้อหาของคุณในรูปแบบรายการแล้วหรือยัง? เลือกข้อความบนสไลด์หรือในเอกสาร แล้วใช้ ปุ่ม "แปลงเป็นกราฟิก SmartArt" (อยู่ในกลุ่มย่อหน้า บนแท็บหน้าแรกใน PowerPoint) ระบบจะตรวจจับระดับโดยใช้การเยื้อง และสร้างกราฟิกโดยอัตโนมัติ

ในทางกลับกันก็สามารถทำได้เช่นกัน: หากคุณเริ่มต้นด้วยภาพกราฟิกและต้องการเรียกใช้เป็นข้อความแบบมีรายการหัวข้อให้ไปที่ เครื่องมือ SmartArt > ออกแบบ > รีเซ็ต > แปลง > แปลงเป็นข้อความ วิธีนี้เหมาะสำหรับการปรับแต่งคำพูด การแปล หรือการนำเนื้อหาไปใช้ในรูปแบบอื่น

คำแนะนำและเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์

ปรับขนาดทั้งหมดจากขอบ: ลากตัวปรับขนาดเข้าหรือออกจนกว่าจะได้ขนาดที่ต้องการ วิธีนี้จะรักษาสัดส่วนและป้องกันการบิดเบี้ยวระหว่างรูปทรง

หากคุณเปลี่ยน ธีม ของเอกสารหรือการนำเสนอ SmartArt จะอัปเดตให้ตรงกับสีและแบบอักษรใหม่ ซึ่งจะช่วยรักษาความสอดคล้องทางด้านภาพโดยไม่ต้องสร้างกราฟิกแต่ละชิ้นใหม่ทีละชิ้น นับเป็นข้อได้เปรียบอย่างมากเมื่อทำงานกับเทมเพลต

เพื่อตรวจสอบรูปแบบและสีต่างๆ อย่างรวดเร็ว ให้ใช้คุณสมบัติ Live Preview (โดยการวางเมาส์เหนือรูปแบบนั้น) และเปลี่ยนการออกแบบหากรูปแบบปัจจุบันไม่ตรงกับหัวข้อและระดับย่อยของคุณ อย่าพอใจกับรูปแบบแรกที่เลือก

หากคุณสังเกตเห็นว่าแบบฟอร์มมีตัวอักษรขนาดเล็กมาก ให้ลองแบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนๆ หรือเลือกดีไซน์ที่มีความจุมากกว่าการยัดคำจำนวนมากเกินไปลงในช่องเล็กๆ จะทำให้การอ่านยากขึ้น

SmartArt ในเอกสาร ONLYOFFICE

ONLYOFFICE ผสานรวมออบเจ็กต์ SmartArt เข้ากับโปรแกรมแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอ โดยใช้หมวดหมู่พื้นฐานเดียวกัน ได้แก่รายการ กระบวนการ วงจร ลำดับชั้น ความสัมพันธ์ เมทริกซ์ พีระมิด และรูปภาพนี่เป็นข่าวดีหากคุณทำงานร่วมกับทีมที่ไม่ได้ใช้ Microsoft 365 เนื่องจากจะช่วยรักษาความสอดคล้องทางด้านภาพของเนื้อหาของคุณในทุกแพลตฟอร์ม

เวอร์ชัน 8.2 เพิ่มความสามารถในการสร้างส่วนประกอบภาพ SmartArt แม้ว่าจะไม่มีอยู่ในไฟล์หรือกำหนดไว้ไม่ชัดเจน ช่วยปรับปรุงการแสดงผลในสถานการณ์ที่หลากหลาย ลดความยุ่งยากระหว่างการแก้ไข และทำให้มั่นใจได้ว่าไดอะแกรมจะแสดงผลได้อย่างถูกต้องแม้ว่าจะมาจากแหล่งที่มาที่แตกต่างกันก็ตาม

กรณีการใช้งานที่ใช้งานได้

แผนผังองค์กร แบบลำดับชั้น ในรูปแบบผู้ช่วยสำหรับบทบาทสนับสนุนนั้นชัดเจนมากในการนำเสนอทีมและโครงสร้างของทีม เพิ่มภาพเคลื่อนไหวสำหรับแต่ละระดับเพื่ออธิบายแต่ละส่วนงานได้อย่างตรงจุดและไม่ลงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น

หากคุณกำลังอธิบายวิธีการทำงาน ให้ใช้คำว่า กระบวนการ หรือ วงจร ขึ้นอยู่กับว่าเป็นแบบเชิงเส้นหรือแบบวนซ้ำเน้นจุดสำคัญสุดท้ายด้วยรูปทรงที่โดดเด่นหรือสีเน้นจากโทนสีของธีม

เมื่อคุณต้องการเปรียบเทียบตัวแปรสองตัว เมทริกซ์สี่ช่อง (เช่น เมทริกซ์ BCG) จะแสดงให้เห็นในเวลาเพียงไม่กี่วินาทีว่าแต่ละองค์ประกอบอยู่ในตำแหน่งใด หลีกเลี่ยงการใส่ข้อความยาวๆ ลงในแผนภูมิ และใช้ภาษาพูดหรือเชิงอรรถในเอกสารแทน

สำหรับการสร้างแคตตาล็อกอย่างรวดเร็วด้วยรูปภาพ หมวดหมู่รูปภาพมีเลย์เอาต์รูปภาพและข้อความที่ดูเรียบง่ายหากพื้นหลังสไลด์ของคุณซับซ้อน ให้เปลี่ยนไปใช้เลย์เอาต์ที่เน้นความอ่านง่าย และใช้ประโยชน์จากชุดสีโปร่งใส

ด้วย SmartArt คุณจะเปลี่ยนจากสิ่งที่เป็นนามธรรมให้เป็นรูปธรรมได้: เลือกแบบอักษร เขียนเนื้อหาในช่องข้อความ แล้วปล่อยให้การออกแบบทำส่วนที่เหลือ ด้วยสไตล์ สีสัน แอนิเมชัน และความเข้ากันได้กับชุดโปรแกรมอย่าง ONLYOFFICE คุณจึงมีอิสระในการยกระดับเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย ด้วยผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอ