- สัตว์ที่ไม่ระบุชื่อหมายถึงผู้ใช้ที่เข้าถึงไฟล์ Google ของคุณโดยไม่ได้รับคำเชิญเป็นรายบุคคลหรือไม่ได้ระบุตัวตนด้วยบัญชีที่มองเห็นได้ของพวกเขา
- จะปรากฏขึ้นโดยเฉพาะเมื่อมีการแชร์เอกสารต่อสาธารณะหรือในโหมด "ใครก็ตามที่มีลิงก์" และการเข้าถึงไม่ได้จำกัดอยู่เฉพาะบุคคลใดบุคคลหนึ่งเท่านั้น
- การมีอยู่ของข้อมูลดังกล่าวไม่ได้หมายความว่ามีการแฮ็ก แต่แสดงให้เห็นว่าสิทธิ์ในการแชร์ข้อมูลนั้นกว้างขวาง และควรมีการตรวจสอบหากเนื้อหานั้นมีความละเอียดอ่อน
- การเชิญผู้ใช้บางรายผ่านทางอีเมลและหลีกเลี่ยงลิงก์สาธารณะถือเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการลดจำนวนสัตว์ที่ไม่เปิดเผยตัวตนและควบคุมว่าใครจะดูหรือแก้ไขไฟล์ของคุณ
หากคุณเคยทำงานเอกสาร สเปรดชีต หรือพรีเซนเทชั่นอย่างสงบสุข แล้วจู่ๆ ก็เห็นไอคอนรูปสัตว์ที่มีชื่อแปลกๆ ปรากฏขึ้นที่มุมบนขวาคุณอาจจะตกใจเล็กน้อย ผู้มาเยือนที่น่าสนใจเหล่านี้คือ"สัตว์นิรนาม" ของ Google Driveและถึงแม้ว่าพวกมันอาจดึงดูดความสนใจ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณถูกแฮ็กหรืออะไรทำนองนั้นเสมอไป
Google ได้ตัดสินใจเพิ่มอารมณ์ขันให้กับเรื่องที่จริงจังอย่างการจัดการสิทธิ์การเข้าถึง โดยแสดงผู้ใช้ที่ไม่ระบุตัวตนเป็นรูปสัตว์ที่มีชื่อน่ารักๆ เช่น สกั๊งค์นิรนาม โคอาล่านิรนาม กระต่ายนิรนาม คราเคนนิรนาม...เบื้องหลังแต่ละตัวนี้คือบุคคลจริงที่กำลังดูไฟล์ของคุณ แต่ด้วยเหตุผลต่างๆ พวกเขาจึงไม่ปรากฏชื่อหรือบัญชี Google ของตนเอง มาดูกันให้ละเอียดขึ้นว่าพวกมันคืออะไร ทำไมพวกมันถึงปรากฏ และคุณจะควบคุมทุกอย่างได้อย่างไร
สัตว์ที่ไม่ระบุชื่อบน Google Drive คืออะไร?
ผู้ใช้งานนิรนาม คือผู้ใช้งานที่กำลังดูหรือแก้ไขไฟล์ของ Google (Docs, Sheets หรือ Slides) โดยที่ไม่ได้แสดงชื่อหรือรูปโปรไฟล์ให้คุณเห็นแทนที่จะแสดงชื่อและรูปโปรไฟล์ Google จะแสดงภาพเงาของสัตว์และป้ายกำกับ เช่น "วอลรัสผู้ไม่ประสงค์ออกนาม" หรือ "กระรอกผู้ไม่ประสงค์ออกนาม"
เหตุการณ์นี้มักเกิดขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการแชร์เอกสารผ่านลิงก์สาธารณะหรือลิงก์ที่ใครก็ตามที่มีลิงก์นั้นสามารถเข้าถึงได้ในกรณีเหล่านั้น Google ไม่สามารถเชื่อมโยงกิจกรรมของผู้ใช้กับชื่อเฉพาะของคุณได้เสมอไป ดังนั้นจึงใช้ระบบ "สัญลักษณ์ประจำตัว" แบบไม่ระบุชื่อนี้เพื่อบ่งชี้ว่ามีบุคคลอื่นกำลังเข้าถึงไฟล์อยู่
เบื้องหลังสัตว์แต่ละตัวคือผู้ใช้ที่อาจเพียงแค่กำลังอ่านหรือแก้ไขเนื้อหา ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าสิทธิ์ของไฟล์ระบบสัตว์นิรนามนั้นไม่ได้เพิ่มความเสี่ยงใดๆ สิ่งที่สร้างความแตกต่างคือประเภทของการเข้าถึงที่คุณอนุญาตให้กับเอกสารนั้น
ระยะหนึ่ง Google ใช้เพียงสีเพื่อแยกแยะแต่ละบุคคลที่เชื่อมต่อกับเอกสารที่แชร์ร่วมกัน แต่เมื่อเครื่องมือการทำงานร่วมกันพัฒนาขึ้น บริษัทจึงตัดสินใจทำให้มันดูสวยงามและใช้งานง่ายมากขึ้น และเริ่มเชื่อมโยงผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อแต่ละคนกับสัตว์ต่างๆ นอกเหนือจากการให้ไอคอนเฉพาะแก่พวกเขาด้วย
รายชื่อค่อนข้างยาวและหลากหลาย: แพะภูเขา, อีกัวน่า, โคอาล่า, ลีเมอร์, จระเข้, ตัวกินมด, ไดโนเสาร์, โลมา, เป็ด, ช้าง, เฟอร์เร็ต, สุนัขจิ้งจอก, กบ, ยีราฟ, เม่น, ฮิปโปโปเตมัส, ไฮยีน่า, หมาจิ้งจอก, เสือดาว, เสือโคร่ง, ลามา, พะยูน, มิงค์, ลิง, อุรังอุตัง, นาก, แพนด้า, เพนกวิน, อาร์มาดิลโล, แอกโซลอทล์, แบดเจอร์, ค้างคาว, บีเวอร์, ควาย, อูฐ, กิ้งก่าคาเมเลียน, เสือชีตาห์, กระรอก, ชินชิลลา, ชูปาคาบรา, นกคormorant, หมาป่าโคโยตี, นกกา, ดิงโก, ตุ่นปากเป็ด, งูเหลือม, แรคคูน, แรด, แกะ, หนูชรูว์, สกั๊งค์, เต่า, วอลรัส, หมาป่า, หนูพ็อกเก็ตโกเฟอร์…ชื่อเหล่านี้อาจปรากฏเป็น “ไม่ระบุชื่อ” ในเอกสารของคุณ
เพราะเหตุใดผู้ใช้ที่ไม่รู้จักหรือสัตว์ที่ไม่ระบุตัวตนจึงปรากฏขึ้น?
เมื่อคุณเห็นผู้ใช้ที่คุณไม่รู้จัก ไม่ว่าจะเป็นชื่อที่ไม่คุ้นเคยหรือแม้แต่รูปสัตว์นิรนามมักเป็นเพราะวิธีการที่คุณแชร์ไฟล์และวิธีที่บุคคลนั้นเข้าถึงไฟล์นั้น Google ได้ระบุสถานการณ์ทั่วไปหลายอย่างที่อาจเกิดขึ้นได้ และการทราบถึงสถานการณ์เหล่านี้จะช่วยหลีกเลี่ยงเรื่องที่ไม่คาดคิดได้
หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือ ไฟล์นั้นถูกแชร์ไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายหรือกลุ่มผู้รับทั้งหมดในกรณีเหล่านี้ เอกสารจะถูกส่งไปยังกลุ่มทั้งหมด (เช่น ทีมงานหรือชั้นเรียน) และเมื่อมีคนจากรายชื่อนั้นเข้าถึงไฟล์ผ่านลิงก์ทั่วไป พวกเขาอาจปรากฏเป็นผู้ใช้ที่ไม่ระบุตัวตน หากไม่มีการเชิญเป็นรายบุคคล หรือหากพวกเขาไม่ได้เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีปกติของตน
เป็นเรื่องปกติมากที่ไอคอนรูปสัตว์จะปรากฏขึ้น เนื่องจากไฟล์นั้นถูกแชร์กับบุคคลที่ไม่มีบัญชี Google หรือไม่ได้ล็อกอินหากบุคคลนั้นเปิดลิงก์ พวกเขาจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ตามสิทธิ์ที่คุณกำหนดไว้ (ดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไข) แต่ Google ไม่สามารถแสดงชื่อจริงของพวกเขาที่ด้านบนได้ จึงทำให้ปรากฏไอคอนรูปสัตว์ขึ้นมา
อีกสถานการณ์หนึ่งที่พบได้บ่อยมากคือมีคนที่มีสิทธิ์แก้ไขหรือเข้าถึงลิงก์ได้ส่งต่อลิงก์นั้นไปยังบุคคลที่สามลองนึกภาพว่าคุณแชร์เอกสารงานกับเพื่อนร่วมงาน และเพื่อนร่วมงานคนนั้นได้ส่งลิงก์ต่อไปยังบุคคลอื่นในทีมโดยไม่บอกคุณ บุคคลใหม่นี้สามารถล็อกอินในฐานะผู้ใช้ที่ไม่ระบุตัวตนและปรากฏต่อคุณในชื่อ "สุนัขจิ้งจอกนิรนาม" หรือสัตว์อื่นๆ ขณะตรวจสอบเนื้อหาได้
คุณอาจเห็นชื่อที่ไม่คุ้นเคยแทนชื่อผู้ติดต่อที่คุณคุ้นเคย เนื่องจากบุคคลนั้นได้เปลี่ยนชื่อบัญชี Google ของตนหากคุณสงสัยว่าอาจเป็นคนที่คุณรู้จัก คุณสามารถตรวจสอบที่อยู่อีเมลของพวกเขาได้ในการตั้งค่า "การแชร์" ภายในไฟล์นั้นเองเพื่อหาคำตอบ
ในหลายกรณี สาเหตุของการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตนี้คือ ไฟล์ถูกตั้งค่าเป็น "สาธารณะบนเว็บ" หรือ "สามารถเข้าถึงได้โดยทุกคนที่มีลิงก์ " ในโหมดการแชร์เหล่านี้ ใครก็ตามที่ได้รับลิงก์ คัดลอกลิงก์ หรือพบลิงก์นั้น สามารถเข้าถึงและดู (หรือแม้แต่แก้ไข) ไฟล์ได้ตามตัวเลือกที่คุณเลือกไว้ แม้ว่าระบบจะแสดงผลเป็นไฟล์ที่ไม่ระบุตัวตนก็ตาม
Google ระบุสัตว์ที่ไม่ระบุชื่อได้อย่างไร
เมื่อคุณเห็นไอคอนรูปสัตว์ในแถบด้านบนของ Google Docs, Sheets หรือ Slides นั่นหมายความว่า Google กำลังแสดงให้เห็นถึงการมีอยู่ของผู้ใช้ที่เข้าถึงไฟล์โดยไม่ได้รับการเชิญส่วนตัว หรือโดยที่โปรไฟล์ของพวกเขาไม่ได้ปรากฏให้คุณเห็นไม่ได้หมายความว่าระบบไม่รู้จักพวกเขา เพียงแต่หมายความว่าคุณในฐานะเจ้าของหรือผู้แก้ไข จะเห็นพวกเขาผ่านสัญลักษณ์ทั่วไปนี้เท่านั้น
Google แยกแยะความแตกต่างระหว่างผู้ใช้ที่ได้รับเชิญเป็นการส่วนตัวและผู้ใช้ที่เข้าร่วมผ่านลิงก์ที่แชร์ไว้ อย่างชัดเจน ผู้ที่คุณส่งอีเมลเชิญส่วนตัวไปจะปรากฏพร้อมชื่อและรูปโปรไฟล์ (ถ้ามี) ในทางตรงกันข้าม ผู้ที่เข้าร่วมผ่านลิงก์ทั่วไปโดยไม่มีการเชิญโดยตรง จะปรากฏเป็นผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ
พฤติกรรมนี้ยังใช้ได้แม้ว่าเอกสารจะเปิดให้"ทุกคนที่มีลิงก์" หรือ "ทุกคนบนอินเทอร์เน็ตสามารถค้นหาและดูได้ " ในกรณีเหล่านี้ คุณไม่สามารถควบคุมได้ว่าใครจะเข้าถึงเอกสารนั้นได้บ้าง ดังนั้น Google จึงไม่แสดงชื่อจริงของพวกเขา แต่จะจัดกลุ่มพวกเขาไว้ภายใต้ชื่อเล่นที่เป็นชื่อสัตว์ เพื่อให้คุณสามารถดูได้ว่ามีคนเชื่อมต่อพร้อมกันกี่คน และพวกเขากำลังดูส่วนใดของเอกสารอยู่
ระบบสีและรูปสัตว์ช่วยให้คุณระบุส่วนต่างๆ ของข้อความที่ผู้ใช้แต่ละคนกำลังตรวจสอบอยู่แบบเรียลไทม์ ได้อย่างง่ายดาย สัตว์แต่ละตัวที่ไม่ระบุชื่อจะมีเคอร์เซอร์ การเลือก และสีไอคอนเป็นของตัวเอง ดังนั้นแม้ว่าคุณจะไม่เห็นชื่อจริงของมัน คุณก็ยังสามารถติดตามการกระทำของมันภายในไฟล์ได้
สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ คุณจะเห็นชื่อจริงของบุคคลได้ก็ต่อเมื่อคุณอนุญาตให้พวกเขาเข้าถึงโดยชัดเจนผ่านคำเชิญส่วนตัวหรือหากพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของรายชื่อผู้รับจดหมายที่เชื่อมโยงกับที่อยู่อีเมลเฉพาะเท่านั้น มิเช่นนั้น พวกเขาจะยังคงปรากฏเป็นสัตว์นิรนามต่อไป แม้ว่าคุณจะเดาได้ว่าพวกเขาเป็นใครจากบริบทก็ตาม
หากคุณต้องการตรวจสอบว่าชื่อที่ไม่คุ้นเคยในไฟล์ของคุณเป็นของคนที่คุณรู้จักหรือไม่ คุณสามารถเปิดกล่องโต้ตอบ "การแชร์" และตรวจสอบที่อยู่อีเมลที่มีสิทธิ์เข้าถึงได้ในส่วนนั้น เมื่อเลื่อนเมาส์ไปเหนือชื่อผู้ใช้ ที่อยู่อีเมลของพวกเขาจะปรากฏขึ้น ทำให้คุณสามารถยืนยันได้ว่าเป็นบุคคลที่คุณกำลังมองหาหรือไม่
สถานการณ์ทั่วไปที่สัตว์ที่ไม่ระบุชื่อปรากฏ
ในทางปฏิบัติ สัตว์นิรนามมักปรากฏขึ้นเมื่อมีการใช้งานลิงก์และเอกสารที่แชร์ร่วมกันอย่างหนาแน่น ซึ่งตั้งค่าให้เข้าถึงได้ในวงกว้างสิ่งนี้พบได้บ่อยมากในสภาพแวดล้อมการศึกษา การทำงานร่วมกัน หรือโครงการแบบเปิด ที่ต้องการให้หลายคนสามารถดูหรือแก้ไขพร้อมกันได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นครูหรือผู้ฝึกสอน และคุณแชร์เอกสารกับนักเรียนทั้งชั้นผ่านลิงก์บนแพลตฟอร์มการศึกษาหรือในอีเมลจำนวนมากนักเรียนส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงเอกสารได้โดยที่คุณไม่ต้องเชิญพวกเขาทีละคน เมื่อพวกเขาเริ่มเข้าถึงเอกสาร คุณจะเห็น "แพนด้าที่ไม่ระบุชื่อ" "โลมาที่ไม่ระบุชื่อ" "แกะที่ไม่ระบุชื่อ" และอื่นๆ ปรากฏขึ้นด้านบนขณะที่พวกเขากำลังดูหรือกรอกข้อมูล
ในบริษัทและทีมงาน การใช้ลิงก์ทั่วไปเพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้นั้นเป็นเรื่องปกติ เช่น อาจมีคนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลแชร์สเปรดชีตที่มีลิงก์ในแชทภายในเพื่อให้ทุกคนที่ต้องการสามารถดูได้ หากผู้คนไม่ได้ล็อกอินด้วยบัญชีหลักหรือการเข้าถึงไม่ได้จำกัดเฉพาะผู้ใช้บางกลุ่มคุณจะเห็นเพื่อนร่วมงานเหล่านั้นเป็นผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ
ในโครงการที่เปิดกว้างมากขึ้น เช่น เอกสารร่วมมือสาธารณะ แบบฟอร์มที่มีผลลัพธ์ร่วมกัน หรือคู่มือชุมชน สัตว์นิรนามแทบจะกลายเป็นเรื่องธรรมดา ใครก็ตามที่มีลิงก์สามารถเข้าร่วมได้ และคุณจะรู้จำนวนผู้เข้าร่วมก็ต่อเมื่อดูจากไอคอนสัตว์ที่ปรากฏและหายไปแบบเรียลไทม์
นอกจากนี้ยังมีกรณีที่ไม่เป็นทางการอื่นๆ เช่น เมื่อคุณแชร์เอกสารกับเพื่อนที่ไม่มีบัญชี Gmail หรือเข้าถึงเอกสารจากหน้าต่างเบราว์เซอร์แบบไม่ระบุตัวตนโดยไม่ได้ล็อกอินแม้ว่าจะเป็นคนที่คุณไว้ใจ Google ก็จะมองว่าพวกเขาเป็นผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุตัวตน และจะกำหนดชื่อเล่นสัตว์น่ารักๆ ให้พวกเขา
ความเสี่ยงและความเข้าใจผิด: สัตว์ที่ไม่ระบุตัวตนเป็นอันตรายหรือไม่?
การเห็น "คราเคนนิรนาม" หรือ "สกั๊งค์นิรนาม" ปรากฏอยู่บนเอกสารของคุณ อาจทำให้เกิดความรู้สึกว่ามีคนบุกรุกเข้ามา แต่การปรากฏตัวของสัตว์นิรนามเหล่านี้ไม่ได้หมายความว่ามีการแฮ็กหรือการละเมิดความปลอดภัยแต่อย่างใดมันเป็นเพียงวิธีการของ Google ในการแสดงให้ผู้ใช้เห็นซึ่งตัวตนของพวกเขาไม่ได้เชื่อมโยงกับชื่อที่คุณเห็นเท่านั้น
ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวสัตว์เอง แต่อยู่ที่สิทธิ์การแชร์ไฟล์หากเอกสารถูกตั้งค่าเป็นสาธารณะหรือสามารถเข้าถึงได้โดยทุกคนผ่านลิงก์ ก็เป็นเรื่องปกติที่จะเห็นภาพสัตว์ที่ไม่ระบุชื่อ เพราะนั่นหมายความว่าคุณอนุญาตให้เข้าถึงในวงกว้างเช่นนั้นแล้ว
อย่างไรก็ตาม หากคุณเริ่มเห็นผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อปรากฏขึ้น ในไฟล์ที่คุณคิดว่าเป็นส่วนตัว นั่นอาจเป็นสัญญาณว่าเอกสารนั้นกำลังถูกแชร์กับผู้คนมากกว่าที่คุณคิด หรือว่ามีคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงได้ส่งต่อไฟล์นั้นไปโดยไม่บอกคุณ ในกรณีเช่นนั้น คุณควรตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์และปรับสิทธิ์การเข้าถึง
ความเข้าใจผิดอีกอย่างที่พบบ่อยคือ เนื่องจากผู้ใช้เหล่านี้ไม่ระบุตัวตน พวกเขาจึงไม่สามารถทิ้งร่องรอยหรือไม่มีข้อจำกัดใดๆ ในความเป็นจริง ความสามารถในการดำเนินการภายในไฟล์ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ: หากคุณอนุญาตให้พวกเขามีสิทธิ์อ่านอย่างเดียว พวกเขาจะไม่สามารถแก้ไขหรือลบอะไรได้หากคุณอนุญาตให้พวกเขามีสิทธิ์แก้ไข พวกเขาก็จะสามารถแก้ไขเนื้อหาได้ แต่ก็เหมือนกับผู้แก้ไขคนอื่นๆ
ในแง่ของความเป็นส่วนตัว Google จะบันทึกกิจกรรมภายในเพื่อรักษาความปลอดภัยของบริการ แต่คุณจะเห็น "สัตว์" นั้นในลักษณะนั้นเท่านั้น หากคุณกังวลว่าใครอาจกำลังดูเอกสารสำคัญ วิธีแก้ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การ "ตามล่า" สัตว์นิรนาม แต่เป็นการจำกัดอย่างเหมาะสมว่าใครสามารถรับลิงก์และทำอะไรกับไฟล์ได้บ้าง
วิธีจำกัดผู้ที่สามารถดูหรือแก้ไขไฟล์ของคุณได้
หากคุณต้องการลดหรือกำจัดภาพสัตว์ที่ไม่ระบุชื่อที่ปรากฏในเอกสารของคุณ สิ่งสำคัญคือการปรับสิทธิ์การแชร์เพื่อให้เฉพาะบุคคลที่คุณเลือกเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ Google Drive มีตัวเลือกมากมายในการควบคุมเรื่องนี้ได้อย่างแม่นยำ
วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการจัดการการเข้าถึงคือการส่งคำเชิญส่วนตัวไปยังที่อยู่อีเมลเฉพาะแทนที่จะแชร์ลิงก์สาธารณะ คุณควรเพิ่มผู้ใช้ทีละคนที่จะสามารถดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขไฟล์ได้ ด้วยวิธีนี้ เมื่อพวกเขาเข้าถึงไฟล์ พวกเขาจะปรากฏชื่อของตนเอง ไม่ใช่ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ
มาตรการสำคัญอีกประการหนึ่งคือควรหลีกเลี่ยงโหมด "ทุกคนที่มีลิงก์สามารถดู/แก้ไขได้" ทุกครั้งที่เป็นไปได้การตั้งค่านี้สะดวกมากสำหรับการแชร์อย่างรวดเร็ว แต่จะเปิดช่องให้ลิงก์แพร่กระจายมากกว่าที่ตั้งใจไว้ ซึ่งอาจทำให้คนแปลกหน้า หรืออย่างน้อยก็ผู้ใช้ที่ไม่ระบุตัวตน เข้าถึงเอกสารของคุณได้
หากคุณได้แชร์ไฟล์ไปแล้วและเริ่มเห็นผู้ใช้ที่ไม่รู้จักจำนวนมากเกินไป คุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงได้ตลอดเวลาโดยใช้ปุ่ม "แชร์"ในปุ่มนั้น คุณสามารถยกเลิกการเข้าถึงทั่วไป จำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคล เปลี่ยนระดับการเข้าถึงจาก "ผู้แก้ไข" เป็น "ผู้อ่าน" หรือแม้แต่หยุดการแชร์ไฟล์โดยสิ้นเชิง
ในเอกสารที่คุณต้องการให้ผู้อื่นอ่านได้อย่างเดียว แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ แนะนำให้ตั้งค่าเป็น แบบ อ่านอย่างเดียววิธีนี้ แม้ว่าจะมีคนเข้าถึงเอกสารผ่านลิงก์สาธารณะและเข้ามาโดยไม่ระบุตัวตน พวกเขาก็จะไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาได้ วิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับรายงาน คู่มือ หรือเอกสารให้ข้อมูลที่ไม่จำเป็นต้องมีการแก้ไขร่วมกัน
สุดท้ายนี้ การตรวจสอบ ตัวเลือกการแชร์ขั้นสูงของ Google Driveเป็นครั้งคราวก็เป็นความคิดที่ดีที่นั่นคุณจะเห็นว่าใครสามารถแชร์ไฟล์ได้ ใครสามารถเพิ่มผู้ใช้ใหม่ได้ และมีสิทธิ์การเข้าถึงใด ๆ ที่สืบทอดมาจากโฟลเดอร์หลักที่อาจส่งผลกระทบต่อไฟล์นั้นหรือไม่ การตรวจสอบตัวเลือกเหล่านี้อย่างรวดเร็วจะช่วยคุณประหยัดเวลาและปัญหาเกี่ยวกับการเข้าถึงได้มาก
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจจากสัตว์ที่ไม่ระบุชื่อ
นอกเหนือจากการตั้งค่าสิทธิ์อย่างถูกต้องแล้ว ยังมีแนวทางปฏิบัติที่ดีอีกหลายประการที่จะช่วยให้คุณควบคุมเอกสาร Google Drive ของคุณได้ และลดการปรากฏตัวของผู้ใช้ที่ไม่พึงประสงค์ไม่ใช่เรื่องของการใช้ชีวิตอยู่ด้วยความหวาดกลัว แต่เป็นการทำความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าใครกำลังเข้าถึงเอกสารของคุณและเพื่ออะไร
หนึ่งในข้อแนะนำแรกคือควรคิดให้รอบคอบก่อนที่จะแชร์ลิงก์ว่าคุณจะอนุญาตให้ใครเข้าถึงได้บ้างหากเนื้อหาเป็นเรื่องละเอียดอ่อนหรือเป็นส่วนตัว ควรใช้เวลาสักครู่ในการป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลเหล่านั้นโดยเฉพาะ แทนที่จะใช้คำพูดแบบเดิมๆ ว่า "ใครก็ตามที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงได้"
เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้ลองส่งไฟล์ผ่านคำเชิญส่วนตัวแทนที่จะใช้ลิงก์สาธารณะขั้นตอนง่ายๆ นี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเมื่อคุณเปิดเอกสาร คุณจะเห็นชื่อจริงของคนที่เชื่อมต่ออยู่ ไม่ใช่กลุ่มสัตว์ที่คุณจำหน้าไม่ได้
อีกวิธีปฏิบัติที่ดีคือการตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงเริ่มต้นที่คุณให้ไว้เมื่อแชร์โฟลเดอร์ทั้งหมดบางครั้งโฟลเดอร์ทั้งหมดอาจเปิดให้คนเข้าถึงได้มากกว่าที่คุณคิด และเมื่อคุณสร้างไฟล์ใหม่ภายในโฟลเดอร์นั้น ไฟล์นั้นจะได้รับสิทธิ์การเข้าถึงนั้นมาด้วย ซึ่งอาจส่งผลให้เอกสารที่สร้างขึ้นมีสิทธิ์การเข้าถึงกว้างกว่าที่ตั้งใจไว้
หากคุณทำงานเป็นทีม การตกลงกันถึงกฎภายในเกี่ยวกับการแชร์ลิงก์ อาจเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่น การตัดสินใจว่าเอกสารจะไม่ถูกส่งต่อออกไปนอกกลุ่มโดยไม่ปรึกษาเจ้าของก่อน หรือไฟล์ที่มีข้อมูลสำคัญจะไม่ถูกตั้งค่าให้ "ใครก็ได้ที่มีลิงก์" กฎเล็กๆ เหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงในการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตได้อย่างมาก
สุดท้ายนี้ หากคุณพบสัตว์ที่ไม่รู้จักในไฟล์สำคัญ ให้ถือเป็นสัญญาณเตือนให้ตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์ของคุณอีกครั้ง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามที่ควรจะเป็นไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องร้ายแรงอะไร แต่เป็นข้ออ้างที่ดีที่จะทำให้แน่ใจว่าเฉพาะบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นที่จะสามารถดูหรือแก้ไขเนื้อหานั้นได้
การทำความเข้าใจว่า "สัตว์นิรนาม" คืออะไร ทำไมพวกมันถึงปรากฏ และวิธีการจัดการพวกมัน จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ของ Google Drive ได้อย่างเต็มที่โดยไม่กระทบต่อความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของไฟล์ของคุณด้วยการตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสมและการใช้ลิงก์อย่างมีความรับผิดชอบ "สัตว์นิรนาม" เหล่านี้จะไม่ใช่ภัยคุกคามลึกลับอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นเพียงสิ่งบ่งชี้ที่เป็นมิตรว่ามีผู้อื่นกำลังทำงานร่วมกับคุณในเอกสารเดียวกัน