Ano ang mga hindi kilalang hayop sa Google Drive at kung paano kontrolin ang mga ito

Informatec Digital » Kayamanan » Ano ang mga hindi kilalang hayop sa Google Drive at kung paano kontrolin ang mga ito

Kung naranasan mo nang magtrabaho nang mapayapa sa isang dokumento, spreadsheet, o presentasyon at biglang nakakita ng icon ng hayop na may kakaibang pangalan na lumalabas sa kanang sulok sa itaas , malamang na medyo natakot ka. Ang mga mausisang bisitang ito ang tinatawag na "mga hindi nagpapakilalang hayop" ng Google Drive , at bagama't maaaring makaakit sila ng atensyon, hindi naman ibig sabihin na na-hack ka na o anumang katulad nito.

Nagpasya ang Google na magdagdag ng kaunting katatawanan sa isang bagay na kasing seryoso ng pamamahala ng mga pahintulot sa pamamagitan ng pagpapakita ng mga hindi nakikilalang user bilang mga hayop na may mga cute na pangalan: Anonymous Skunk, Anonymous Koala, Anonymous Rabbit, Anonymous Kraken… Sa likod ng bawat isa sa mga ito ay isang totoong tao na tumitingin sa iyong file, ngunit sa iba't ibang kadahilanan, hindi sila lumalabas kasama ng kanilang pangalan o Google account. Tingnan natin nang mas malapitan kung ano talaga sila, bakit sila lumalabas, at kung paano mo makokontrol ang lahat.

Ano ang mga hindi kilalang hayop sa Google Drive?

Ang mga hindi nagpapakilalang hayop ay mga user na tumitingin o nag-eedit ng isang Google file (Docs, Sheets, o Slides) nang hindi nakikilala ng isang account na nakikita mo . Sa halip na ipakita ang kanilang pangalan at larawan sa profile, kinakatawan sila ng Google gamit ang isang silweta ng hayop at isang label tulad ng "anonymous walrus" o "anonymous squirrel."

Nangyayari ito lalo na kapag ang dokumento ay ibinabahagi sa pamamagitan ng isang pampublikong link o isa na maa-access ng sinumang may link . Sa mga kasong iyon, hindi palaging mai-link ng Google ang aktibidad ng user sa isang partikular na pangalan para sa iyo, kaya ginagamit nito ang sistemang ito ng mga hindi nagpapakilalang "mga alagang hayop" upang ipahiwatig na may ibang taong kasalukuyang nag-a-access sa file.

Sa likod ng bawat hayop ay isang user na maaaring nagbabasa o nag-eedit lamang ng nilalaman, depende sa mga na-configure na pahintulot ng file . Ang mismong anonymous na sistema ng hayop ay hindi nagdaragdag ng panganib; ang nagpapaiba ay ang uri ng access na iyong ibinigay sa dokumento.

Sa loob ng ilang panahon, mga kulay lamang ang ginamit ng Google upang makilala ang bawat taong konektado sa isang nakabahaging dokumento . Habang umuunlad ang mga tool sa pakikipagtulungan nito, nagpasya ang kumpanya na gawin itong mas biswal at madaling maunawaan, at sinimulang iugnay ang bawat hindi nakikilalang gumagamit sa isang hayop, bilang karagdagan sa pagbibigay sa kanila ng kanilang sariling icon.

Medyo mahaba at iba-iba ang listahan: kambing sa bundok, iguana, koala, lemur, buwaya, anteater, dinosaur, dolphin, pato, elepante, ferret, soro, palaka, giraffe, hedgehog, hippopotamus, hyena, jackal, leopard, tigre, llama, manatee, mink, unggoy, orangutan, otter, panda, penguin, armadillo, axolotl, badger, paniki, beaver, buffalo, kamelyo, chameleon, cheetah, ardilya, chinchilla, chupacabra, cormorant, coyote, uwak, dingo, platypus, sawa, raccoon, rhinoceros, tupa, shrew, skunk, pagong, walrus, lobo, pocket gopher… Ang bawat isa sa mga pangalang ito ay maaaring lumitaw bilang "anonymous" sa iyong mga dokumento.

Bakit lumilitaw ang mga hindi kilalang gumagamit o hindi kilalang mga hayop?

Kapag nakakita ka ng user na hindi mo kilala, hindi mo man kilala ang pangalan o kahit isang hindi nagpapakilalang hayop , kadalasan ito ay dahil sa kung paano mo ibinahagi ang file at kung paano ito na-access ng ibang taong iyon. Naglilista ang Google ng ilang karaniwang sitwasyon kung saan maaaring mangyari ito, at makakatulong na malaman ang mga ito upang maiwasan ang mga sorpresa.

Isa sa mga pinakakaraniwang dahilan ay ang file ay ibinahagi sa isang distribution list o mailing list . Sa mga kasong ito, ang dokumento ay ipinapadala sa isang buong grupo (halimbawa, isang work team o isang klase), at kapag may isang tao mula sa listahang iyon na nag-access sa file sa pamamagitan ng general link, maaari silang lumitaw bilang isang anonymous na user kung walang indibidwal na imbitasyon o kung hindi sila naka-log in gamit ang kanilang karaniwang account.

Karaniwan din na lumalabas ang isang hindi nagpapakilalang hayop dahil ang file ay naibahagi sa isang taong walang Google account o hindi naka-log in . Kung bubuksan ng taong iyon ang link, maa-access nila ang file ayon sa mga pahintulot na ibinigay mo sa kanila (tingnan, magkomento, o mag-edit), ngunit hindi maipapakita ng Google ang kanilang tunay na pangalan sa itaas, kaya naman makikita ang icon ng hayop.

Isa pang karaniwang senaryo ay ang isang taong may pahintulot sa pag-edit o access sa link ay nagpasa nito sa mga ikatlong partido . Isipin mong nagbabahagi ka ng isang dokumento sa trabaho sa isang kasamahan, at siya naman ay ipinapasa ang link sa ibang tao sa kanilang koponan nang hindi ka sinasabihan. Ang bagong taong ito ay maaaring mag-log in bilang isang hindi nagpapakilalang user at magmumukhang "anonymous fox" o anumang iba pang hayop habang sinusuri ang nilalaman.

Maaari ka ring makakita ng hindi pamilyar na pangalan sa halip na ang iyong karaniwang contact dahil binago ng taong iyon ang kanilang pangalan sa Google account . Kung sa tingin mo ay maaaring kakilala mo ito, maaari mong tingnan ang kanilang email address sa mga setting ng "Pagbabahagi" sa loob mismo ng file para malaman.

Sa maraming pagkakataon, ang dahilan ng hindi awtorisadong pag-access na ito ay dahil ang file ay naka-configure bilang "pampubliko sa web" o "maa-access ng sinumang may link ." Sa mga mode na ito ng pagbabahagi, sinumang makatanggap ng link, kumokopya nito, o makakahanap nito ay maaaring ma-access at matingnan (o kahit na i-edit) ang file ayon sa mga opsyong iyong napili, kahit na ipinapakita ito ng system bilang isang hindi nagpapakilalang file.

Paano nakikilala ng Google ang mga hindi kilalang hayop

Kapag nakakita ka ng mga icon na hayop sa itaas na bar ng Google Docs, Sheets, o Slides, ipinapahiwatig talaga ng Google ang presensya ng mga user na nag-access sa file nang walang personal na imbitasyon o hindi mo nakikita ang kanilang profile . Hindi ito nangangahulugan na hindi sila alam ng system; nangangahulugan lamang ito na ikaw, bilang may-ari o editor, ay makikita lamang sila sa pamamagitan ng generic na representasyon na ito.

Malinaw na pinag-iiba ng Google ang mga indibidwal na inimbitahan na user at ang mga user na sumasali sa pamamagitan ng isang nakabahaging link . Ang mga taong pinadalhan mo ng personal na imbitasyon sa email ay lilitaw kasama ang kanilang pangalan at, kung mayroon man, ang kanilang larawan sa profile. Sa kabaligtaran, ang mga sumasali lamang sa pamamagitan ng isang pangkalahatang link, nang walang direktang imbitasyon, ay lilitaw bilang mga hindi nagpapakilalang user.

Nalalapat din ang pag-uugaling ito kapag ang dokumento ay bukas sa "sinuman na may link" o "sinuman sa internet ay maaaring makahanap at tumingin dito ." Sa mga kasong ito, hindi mo indibidwal na kinokontrol kung sino ang nag-a-access dito, kaya hindi inililista ng Google ang kanilang mga tunay na pangalan ngunit pinapangkat sila sa ilalim ng mga alyas na hayop upang makita mo kung gaano karaming tao ang konektado nang sabay-sabay at kung aling mga bahagi ng dokumento ang kanilang tinitingnan.

Ang sistema ng kulay at hayop ay nagbibigay-daan sa iyong madaling matukoy kung aling mga seksyon ng teksto ang sinusuri ng bawat gumagamit nang real time . Ang bawat hindi nagpapakilalang hayop ay magkakaroon ng sarili nitong cursor, seleksyon, at kulay ng icon, kaya kahit na hindi mo makita ang tunay nitong pangalan, maaari mong sundan ang mga aksyon nito sa loob ng file.

Mahalagang tandaan na makikita mo lang ang mga totoong pangalan ng mga tao kung tahasan mo silang bibigyan ng access sa pamamagitan ng isang personalized na imbitasyon o kung sila ay bahagi ng isang mailing list na nauugnay sa mga partikular na email address. Kung hindi, patuloy silang lilitaw bilang mga hindi nagpapakilalang hayop, kahit na mahulaan mo kung sino sila mula sa konteksto.

Kung sakaling gusto mong tingnan kung ang isang hindi pamilyar na pangalan sa iyong file ay pagmamay-ari ng isang taong kakilala mo, maaari mong buksan ang dialog box na "Ibahagi" at suriin ang mga email address na may access . Sa seksyong iyon, ang pag-hover ng iyong mouse sa ibabaw ng pangalan ng isang user ay magpapakita ng kanilang email address, na magbibigay-daan sa iyong kumpirmahin kung ito nga ang taong hinahanap mo.

Mga karaniwang sitwasyon kung saan lumilitaw ang mga hindi kilalang hayop

Sa pagsasagawa, ang mga hindi nagpapakilalang hayop ay may posibilidad na lumitaw tuwing may masinsinang paggamit ng mga nakabahaging link at mga dokumentong naka-configure para sa malawak na pag-access . Ito ay karaniwan sa mga kapaligiran ng pag-aaral, mga setting ng collaborative work, o mga bukas na proyekto kung saan kanais-nais para sa maraming tao na matingnan o ma-edit nang sabay-sabay.

Halimbawa, kung ikaw ay isang guro o tagapagsanay at nagbabahagi ka ng isang dokumento sa isang buong klase sa pamamagitan ng isang link sa isang platform ng edukasyon o sa isang mass email , karamihan sa iyong mga mag-aaral ay maaaring ma-access ito nang hindi mo kinakailangang imbitahan sila nang paisa-isa. Habang sinisimulan nilang i-access ang dokumento, makikita mo ang "anonymous panda," "anonymous dolphin," "anonymous sheep," at iba pa na nagpaparada sa itaas habang kinokonsulta o pinupunan nila ang impormasyon.

Sa mga kumpanya at mga pangkat sa trabaho, karaniwan din ang paggamit ng mga generic na link upang ma-access ito ng sinuman sa pangkat. Marahil ay may isang tao mula sa departamento ng human resources na nagbabahagi ng spreadsheet na may link sa isang internal chat upang makonsulta ito ng sinumang nangangailangan nito. Kung ang mga tao ay hindi magla-log in gamit ang kanilang pangunahing account o ang access ay hindi limitado sa mga partikular na user, makikita mo ang mga kasamahan na iyon bilang mga anonymous na user.

Sa mas bukas na mga proyekto, tulad ng mga pampublikong collaborative na dokumento, mga form na may mga nakabahaging resulta, o mga gabay sa komunidad, ang mga hindi kilalang hayop ay halos karaniwan. Maaaring sumali ang sinumang may link, at malalaman mo lang kung ilan ang kalahok salamat sa mga icon ng hayop na lumilitaw at nawawala sa real time.

Mayroon ding mga mas kaswal na kaso, tulad ng kapag nagbabahagi ka ng isang dokumento sa isang kaibigan na walang Gmail account, o kung sino ang nag-a-access dito mula sa isang incognito browser window nang hindi nagla-log in . Kahit na sila ay isang taong pinagkakatiwalaan mo, titingnan sila ng Google bilang isang hindi nagpapakilalang bisita at, samakatuwid, bibigyan sila ng isa sa mga cute na alyas na hayop na ito.

Mga panganib at hindi pagkakaunawaan: Mapanganib ba ang mga hindi kilalang hayop?

Ang pagkakita ng isang "anonymous kraken" o isang "anonymous skunk" na gumagala sa iyong dokumento ay maaaring magbigay ng impresyon na may nakapasok, ngunit ang presensya ng mga hindi kilalang hayop na ito ay hindi, sa ganang sarili, nagpapahiwatig ng anumang pag-hack o paglabag sa seguridad . Ito ay paraan lamang ng Google ng pagpapakita sa mga user na ang pagkakakilanlan ay hindi nauugnay sa isang pangalang nakikita mo.

Ang problema ay wala sa hayop mismo, kundi sa mga pahintulot sa pagbabahagi ng file . Kung ang dokumento ay nakatakda sa pampubliko o naa-access ng sinuman sa pamamagitan ng link, normal lang na makakita ng mga hindi nagpapakilalang hayop, dahil nangangahulugan ito na pinayagan mo ang ganitong uri ng malawak na pag-access.

Gayunpaman, kung magsisimula kang makakita ng mga hindi inaasahang hindi nagpapakilalang user sa isang file na inakala mong pribado , maaaring senyales ito na ang dokumento ay ibinabahagi sa mas maraming tao kaysa sa iyong inaakala, o may isang taong may access na nagpasa nito nang hindi ka sinasabihan. Sa ganitong kaso, dapat mong suriin ang mga setting ng pagbabahagi at ayusin ang mga pahintulot.

Isa pang karaniwang maling akala ay dahil sila ay hindi nagpapakilala, ang mga user na ito ay hindi maaaring mag-iwan ng bakas o walang limitasyon. Sa katotohanan, ang kanilang kakayahang kumilos sa loob ng file ay nakasalalay sa iyong itinakda: kung mayroon lamang silang pahintulot na basahin, hindi nila magagawang i-edit o burahin ang anuman ; kung pinayagan mo silang mag-edit, mababago nila ang nilalaman, ngunit tulad ng ibang editor.

Mula sa pananaw ng privacy, internal na tinatala ng Google ang aktibidad upang mapanatili ang seguridad ng serbisyo, ngunit makikita mo lamang ang "hayop" nang ganoon. Kung nag-aalala ka kung sino ang maaaring tumitingin sa isang sensitibong dokumento, ang solusyon ay hindi gaanong "manghuli" sa hindi nagpapakilalang hayop kundi ang wastong paghigpitan kung sino ang maaaring makatanggap ng link at kung ano ang maaari nilang gawin sa loob ng file.

Paano limitahan kung sino ang maaaring tumingin o mag-edit ng iyong file

Kung gusto mong bawasan o alisin ang paglitaw ng mga hindi nagpapakilalang hayop sa iyong mga dokumento, ang susi ay ayusin ang mga pahintulot sa pagbabahagi upang tanging ang mga taong pipiliin mo lamang ang makaka-access sa mga ito . Nag-aalok ang Google Drive ng ilang mga opsyon upang makontrol ito nang may lubos na katumpakan.

Ang pinakaligtas na paraan upang pamahalaan ang pag-access ay ang pagpapadala ng mga personalized na imbitasyon sa mga partikular na email address . Sa halip na magbahagi ng pampublikong link, isa-isa kang magdadagdag ng mga user na dapat ay makakatingin, makakapagkomento, o makakapag-edit ng file. Sa ganoong paraan, kapag na-access nila ito, lilitaw ang kanilang mga pangalan at hindi bilang mga anonymous na user.

Isa pang mahalagang hakbang ay ang pag-iwas, hangga't maaari, sa mode na "maaaring tingnan/i-edit ng sinumang may link" . Ang setting na ito ay lubos na maginhawa para sa mabilis na pagbabahagi, ngunit nagbubukas ito ng pinto para sa link na kumalat nang higit sa nilalayon, na maaaring magtapos sa mga estranghero—o kahit man lang mga hindi nakikilalang user—sa loob ng iyong dokumento.

Kung nakapagbahagi ka na ng file at nagsimulang makakita ng napakaraming hindi kilalang user, maaari mong baguhin ang mga pahintulot anumang oras gamit ang button na "Ibahagi" . Doon mo maaaring bawiin ang pangkalahatang access, limitahan ito sa mga partikular na tao, baguhin ang antas ng access mula sa "editor" patungong "reader," o kahit na tuluyang ihinto ang pagbabahagi ng file.

Sa mga dokumentong gusto mo lang basahin ng mga tao pero walang ie-edit, ipinapayong i-configure ang opsyong read-only . Sa ganitong paraan, kahit na may mag-access sa dokumento sa pamamagitan ng isang malawak na link at lumabas nang hindi nagpapakilala, hindi nila mababago ang nilalaman. Ito ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga ulat, manwal, o mga dokumentong nagbibigay ng impormasyon na hindi nangangailangan ng collaborative editing.

Panghuli, mainam na ideya na paminsan-minsang suriin ang mga advanced na opsyon sa pagbabahagi ng Google Drive . Doon mo makikita kung sino ang maaaring magbahagi ng file, kung sino ang maaaring magdagdag ng mga bagong user, at kung mayroong anumang minanang pahintulot mula sa mga parent folder na maaaring nakakaapekto dito. Ang isang mabilis na pagsusuri sa mga opsyong ito ay makakapagtipid sa iyo ng maraming abala sa pag-access.

Pinakamahuhusay na kagawian upang maiwasan ang mga sorpresa sa mga hindi kilalang hayop

Bukod sa wastong pag-configure ng mga pahintulot, mayroong ilang pinakamahuhusay na kagawian na makakatulong sa iyong mapanatili ang kontrol sa iyong mga dokumento sa Google Drive at mabawasan ang paglitaw ng mga hindi inaasahang user . Hindi ito tungkol sa pamumuhay sa takot, kundi tungkol sa pagiging malinaw kung sino ang nag-a-access sa iyong mga dokumento at bakit.

Isa sa mga unang rekomendasyon ay ang maingat na pag-isipan kung kanino mo bibigyan ng access bago magbahagi ng link . Kung sensitibo o personal ang nilalaman, mainam na maglaan ng ilang segundo para ilagay ang mga email address ng mga partikular na taong dapat makakita nito, sa halip na gumamit ng karaniwang "sinuman na may link ay maaaring mag-access dito."

Hangga't maaari, subukang magpadala ng mga file sa pamamagitan ng mga personalized na imbitasyon sa halip na mga pampublikong link . Tinitiyak ng simpleng hakbang na ito na kapag binuksan mo ang dokumento, makikita mo ang mga totoong pangalan ng mga taong konektado, hindi isang koleksyon ng mga hayop na ang mga pagkakakilanlan ay hindi mo lubos na nakikilala.

Isa pang magandang kasanayan ay ang pagrepaso sa mga default na pahintulot na ibinibigay mo kapag nagbabahagi ng buong folder . Minsan, ang isang buong folder ay bukas sa mas maraming tao kaysa sa iyong inaakala, at kapag lumikha ka ng isang bagong file sa loob nito, minana nito ang configuration na iyon. Maaari itong magresulta sa mga dokumentong nalikha na may mas malawak na access kaysa sa nilalayon.

Kung nagtatrabaho kayo sa isang pangkat, makakatulong ang pagsang-ayon sa ilang panloob na tuntunin tungkol sa kung paano ibinabahagi ang mga link . Halimbawa, ang pagpapasya na ang mga dokumento ay hindi ipapasa sa labas ng grupo nang hindi muna kinokonsulta ang may-ari, o na ang mga file na may sensitibong data ay hindi kailanman iiwan sa "sinuman na may link" mode. Ang maliliit na tuntuning ito ay lubos na nakakabawas sa panganib ng hindi awtorisadong pag-access.

Panghuli, kung makakita ka ng isang hindi kilalang hayop sa isang mahalagang file, ituring itong isang senyales upang maikling suriin ang iyong mga setting sa pagbabahagi at kumpirmahin na ang lahat ay ayon sa nararapat . Hindi naman kailangang maging seryoso, ngunit isa itong magandang dahilan upang matiyak na tanging ang mga tamang tao lamang ang makakatingin o makakapag-edit ng nilalamang iyon.

Ang pag-unawa sa kung ano ang mga hindi nagpapakilalang hayop, kung bakit sila lumilitaw, at kung paano pamahalaan ang mga ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang lubos na mapakinabangan ang real-time na kolaborasyon ng Google Drive nang hindi isinasakripisyo ang seguridad at privacy ng iyong mga file . Sa pamamagitan ng wastong na-configure na mga pahintulot at responsableng paggamit ng mga link, ang mga hayop na ito ay hindi na magiging isang misteryosong banta at magiging isang palakaibigang kuryosidad lamang na nagpapahiwatig na may iba pang nakikipagtulungan sa iyo sa parehong dokumento.