- Pinagsasama-sama ng sistemang Hero Link ang access sa isang dokumento sa iisang permanenteng URL na hindi nagbabago kapag binago ang mga pahintulot.
- Mayroong iba't ibang antas ng pag-access sa madla, mula sa hindi nagpapakilala at pangkalahatang pag-access hanggang sa mga imbitasyon na limitado sa mga partikular na tao.
- Posibleng maglapat ng mga karagdagang layer ng seguridad tulad ng mga password, petsa ng pag-expire, at pagharang sa pag-download.
- Binibigyang-daan ka ng pamamahala ng access na bawiin ang mga pahintulot o baguhin ang tungkulin ng user nang hindi kinakailangang lumikha ng mga bagong link.
Pagdating sa pagtutulungan, ang pagpapadala ng mga email attachment ay isang bagay na ng nakaraan. Ngayon, ang dapat gawin ay ang pagbabahagi ng access sa isang live na dokumento sa cloud, na nagbibigay-daan sa lahat na magtrabaho sa parehong bersyon nang hindi lumilikha ng gulo ng mga duplikadong kopya. Ang Microsoft OneDrive ang naging pangunahing tool para dito, na nag-aalok ng kumpletong kontrol sa kung sino ang maaaring mag-access sa iyong mga file at kung ano ang maaari nilang gawin sa mga ito.
Ang pinakakapana-panabik ay ang pag-unlad ng plataporma upang maalis ang mga sakit ng ulo. Kung naranasan mo nang mawalan ng kontrol sa limang magkakaibang link sa iisang file, matutuwa kang malaman na ang konsepto ng Hero Link ay narito upang gawing simple ang lahat. Sa esensya, ginagawa nitong mas madaling maunawaan at hindi gaanong madaling magkamali ang pamamahala ng access, na tinitiyak ang maayos at, higit sa lahat, ligtas na kolaborasyon.
Ang rebolusyonaryong konsepto ng Hero Link
Hanggang kamakailan lamang, tuwing gusto mong baguhin kung sino ang may access sa isang file, bubuo ang sistema ng bagong URL. Isa itong malaking abala dahil kinailangan mong ipadala muli ang link sa lahat ng kasangkot. Sa pagdating ng Hero Link , nagpatupad ang Microsoft ng permanenteng master link. Nangangahulugan ito na hindi magbabago ang URL kahit na magdesisyon kang baguhin ang mga pahintulot mula sa "read-only" patungong "edit" o baguhin ang audience mula sa iyong organisasyon patungo sa mga external user.
Ang pagbabagong ito ay isang bagong ideya para sa mga namamahala ng badyet o mga panukala sa mga kliyente, dahil isinasasentro nito ang kasaysayan ng pag-access. Kung mayroon ka nang mga lumang link na umiikot, huwag mag-alala: gumagana pa rin ang mga ito nang tama , ngunit ngayon ay lumilitaw silang naka-grupo sa isang pangalawang seksyon, habang ang Hero Link ang nagiging pangunahing pokus at pangunahing ruta ng pag-access.
Paano i-set up ang pagbabahagi
Para simulan ang pagbabahagi, ang pinakamadaling paraan ay pumunta sa website ng OneDrive. Pagkatapos mag-log in gamit ang iyong account, piliin lamang ang file o folder na gusto mo at i-click ang button na Ibahagi sa itaas. Dito nangyayari ang mahika, dahil maaari mong piliing kopyahin nang direkta ang link o magpadala ng imbitasyon sa email.
Kung magpasya kang i-configure nang detalyado ang link, ang gear icon ang iyong matalik na kaibigan. Doon mo matutukoy ang audience ng link . Mayroon kang ilang mga opsyon: payagan ang access sa kahit sino (mainam para sa social media, bagama't ito ang pinaka-hindi ligtas), limitahan ito sa mga miyembro ng iyong organisasyon, o paghigpitan ito sa mga partikular na tao . Ang huling opsyon na ito ang pinakainirerekomenda para sa mga kumpidensyal na file, dahil kahit na may magpasa ng imbitasyon, tanging mga awtorisadong indibidwal lamang ang makaka-access dito.
Mga advanced na setting ng seguridad at mga pahintulot
Hindi lang ito tungkol sa pagbubukas ng pinto; maaari ka ring magtakda ng mahigpit na mga patakaran tungkol sa kung ano ang maaaring gawin ng mga bisita. Sa menu ng mga setting, maaari mong paganahin ang pag-edit kung gusto mong makipagtulungan sila sa iyo, o i-disable ito upang gawing read-only ang file. Bukod pa rito, mayroong isang kapaki-pakinabang na feature na tinatawag na "block download ," na pumipigil sa mga user na mag-save ng lokal na kopya ng dokumento sa kanilang mga device.
Para magdagdag ng karagdagang proteksyon, maaari kang magtakda ng password na kakailanganin mong ibahagi sa pamamagitan ng ibang paraan bukod sa link. Napakapraktikal din na magtakda ng petsa ng pag-expire ; sa ganitong paraan, awtomatikong hihinto sa paggana ang link sa araw na iyong pipiliin, na pumipigil sa pag-access na manatiling bukas nang walang katiyakan. Panghuli, kung gumagamit ka ng mga dokumento ng Word, maaari mong gamitin ang review mode , na naglilimita sa mga user sa pag-iwan ng mga komento at mungkahi nang hindi binabago ang orihinal na teksto.
Pamamahala ng Folder at File Explorer
Ang pagbabahagi ng isang buong folder ang pinakamahusay na estratehiya kapag namamahala ng ilang magkakaugnay na file. Gayunpaman, ipinapayong mag-ingat: sinumang may mga pahintulot sa pag-edit sa isang folder ay maaaring ilipat, palitan ang pangalan, o kahit na burahin ang anumang item sa loob nito. Isang napaka-kapaki-pakinabang na trick ay maaaring idagdag ng mga tatanggap ang nakabahaging folder sa kanilang sariling OneDrive sa pamamagitan ng isang shortcut , na ginagawang madali itong pamahalaan mula sa kanilang computer nang hindi kumukuha ng espasyo sa kanilang personal na account.
Kung mas gusto mong huwag gumamit ng browser, magagawa mo ang lahat ng ito mula sa Windows File Explorer . Ang pag-right click sa file ay magpapakita sa iyo ng mga opsyon sa Pagbabahagi at Pamahalaan ang access. Gayunpaman, mag-ingat sa button na "Kopyahin ang link", dahil kung minsan ay inilalapat nito ang mga default na setting ng kumpanya , na maaaring mas mapagpahintulot kaysa sa gusto mo.
Paano bawiin ang access at linisin ang iyong mga nakabahaging file
Darating ang panahon na matatapos ang isang proyekto at hindi mo na gugustuhing magkaroon ng access ang sinuman sa iyong mga dokumento. Para ayusin ito, pumunta sa panel ng Mga Detalye ng File at piliin ang Pamahalaan ang access . Mula doon, maaari mong alisin ang mga partikular na link sa pamamagitan ng pag-click sa X o gamitin ang opsyong Itigil ang Pagbabahagi para harangan ang access ng lahat nang sabay-sabay.
Para mapanatiling maayos ang mga bagay-bagay, mainam na bisitahin ang tab na Shared > By Me sa sidebar menu. Ito ang perpektong lugar para magsagawa ng buwanang audit at mag-alis ng mga pahintulot mula sa mga file na hindi mo na kailangan. Tandaan na kung ide-delete mo ang isang file na iyong ibinahagi, mawawala ito para sa lahat at mapupunta sa iyong Recycle Bin, kung saan ikaw lamang ang makakapag-restore nito.
Pag-troubleshoot at mga tip para sa mga administrator
Minsan, lumalabas na hindi pinagana ang external sharing button. Kadalasan, hindi ito isang teknikal na error, kundi isang paghihigpit na itinakda ng IT administrator ng iyong kumpanya. Kung ikaw ang administrator, maaari mong ayusin ang mga setting na ito mula sa SharePoint admin center, na tumutukoy kung pinapayagan ang anonymous access o kung ang ilang partikular na security group lamang ang maaaring magpadala ng mga file sa labas ng organisasyon.
Isang kritikal na punto ang lumilitaw kapag ang isang empleyado ay umaalis sa kumpanya. Dahil personal ang OneDrive, kapag binura ang account, ang mga file na ibinahagi mula rito ay may petsa ng pag-expire . Upang maiwasan ang pagkawala ng mahahalagang impormasyon, ang pinakamahusay na kasanayan ay ang pag-iimbak ng mga dokumento ng koponan sa SharePoint o Teams , na tinitiyak na ang kaalaman ay mananatili sa loob ng organisasyon kahit sino pa ang umalis.
Ang mahusay na pamamahala ng OneDrive ay kinabibilangan ng pagbabalanse ng kaginhawahan ng mabilis na pag-access sa seguridad ng data. Ang paggamit ng master link, pagtukoy ng mga tiyak na audience, at regular na pagsusuri kung sino ang may access sa iyong impormasyon ay nagsisiguro ng isang propesyonal na kapaligiran sa trabaho na walang aksidenteng pagtagas ng data.
Talatuntunan