Paano i-highlight at pamahalaan ang mga email na CC at BCC sa Outlook

Informatec Digital » Pagiging Produktibo » Paano i-highlight at pamahalaan ang mga email na CC at BCC sa Outlook

Sigurado akong nagsusulat ka ng email sa Outlook at iniisip mo kung nasaan ang blind carbon copy (BCC) field, o kung paano maiiwasan ang paghahanap dito sa tuwing nagta-type ka ng mensahe. Minsan, medyo nakakalito ang Microsoft environment dahil nagbabago ito depende sa bersyong ginagamit mo , maging ito man ay ang klasikong desktop version, ang mas bago at modernisadong version, o ang web version.

Ang pag-alam kung paano pamahalaan ang mga field ng tatanggap ay hindi lamang usapin ng teknik, kundi pati na rin ng etiketa at digital privacy . Hindi katulad ng pangongopya sa iyong boss sa isang proyekto ang pagpapadala ng alok ng trabaho sa dalawampung kandidato nang hindi alam ng sinuman sa kanila na natanggap na ito ng iba. Sa ganitong diwa, ang pagiging dalubhasa sa CC at BCC ay nagbibigay-daan sa iyong mapanatili ang kontrol sa iyong mga pag-uusap at maiwasan ang iyong inbox na maging isang magulong gulo ng maraming tugon.

Pag-unawa sa pagkakaiba ng CC at CCO

Bilang panimula sa mga pangunahing kaalaman, ginagamit ang CC (Carbon Copy) field kapag gusto nating makatanggap ng parehong impormasyon ang maraming tao, ngunit hindi natin inaasahan na sasagot ang lahat . Mainam ito para mapanatiling "nasa loop" ang isang tao, wika nga. Ang pangunahing detalye rito ay makikita ng lahat ng tatanggap kung sino pa ang nakatanggap ng email , kaya perpekto ito para sa transparency sa mga team.

Sa kabilang banda, mayroon tayong field na BCC (Blind Carbon Copy). Ang field na ito ang pinakamahusay na kagamitan para sa pagiging kumpidensyal at proteksyon ng datos . Kapag naglagay ka ng address dito, matatanggap ng tatanggap ang mensahe, ngunit ang kanilang pagkakakilanlan ay nananatiling hindi nakikita ng lahat . Ito ay isang mandatoryong opsyon kung magpapadala ka ng mga email sa mga taong hindi magkakilala, dahil pinipigilan ka nitong ibahagi ang kanilang mga address nang walang pahintulot at lubos na binabawasan ang panganib na may gumamit ng listahang iyon para sa spam.

Paano i-activate ang field na BCC depende sa bersyon ng Outlook mo

Depende sa kung aling bersyon ang iyong na-install, ang landas sa paghahanap ng BCC ay bahagyang nag-iiba. Narito ang detalyadong roadmap:

• Sa bagong bersyon ng Outlook at web: Kapag gumagawa ng bagong email o sumasagot, pumunta sa tab na Options at hanapin ang seksyong "Ipakita ang mga field". Doon mo magagawang lagyan ng tsek ang kahon na Ipakita ang BCCSa ilang mga bersyon sa web, kailangan mo lang direktang i-click ang link na "BCC" na lumalabas sa dulo ng linyang "Para kay".
• Sa Klasikong bersyon ng Outlook: Kung binubuo mo ang mensahe sa isang hiwalay na window, pumunta sa tab na Options at piliin ang button na BCC. Kung, sa halip, nagsusulat ka mula sa reading pane, makikita ang button na BCC. makukuha nang direkta sa itaas na laso.
• Permanenteng konpigurasyon: Kung ayaw mong i-activate ito sa bawat pagkakataon, maaari kang pumunta sa menu ng Outlook, ilagay ang Mga Setting, at pagkatapos ay ang Pagsulat. Doon ay makakahanap ka ng opsyon na Paganahin ang field na BCC bilang defaultkaya lalabas ito tuwing nagta-type ka.

Mas Mataas na Pamamahala: Mga Awtomasyon at Panuntunan

Kung ikaw ay isang advanced na user o namamahala ng isang support team, maaaring gusto mong awtomatikong kopyahin ang ilang partikular na email . Ginagamit ang mga client rule para sa layuning ito. Maaari mong i-configure ang Outlook upang ang bawat mensaheng ipapadala mo ay awtomatikong makopya sa isang kasamahan o isang pampublikong grupo. Ginagawa ito mula sa tab na Home, sa seksyong Mga Panuntunan at Alerto, sa pamamagitan ng paglikha ng isang bagong panuntunan na inilalapat sa mga naipadalang mensahe.

Isang kapaki-pakinabang na paraan upang maiwasan ang labis na pagkahumaling sa mga tao ay ang paggamit ng mga kategorya. Maaari kang lumikha ng isang kategorya na tinatawag na "Walang Awtomatikong Pag-access" at i-configure ang panuntunan upang, sa tuwing itatalaga mo ang label na iyon sa isang email , hindi maipapadala ang awtomatikong kopya. Nagbibigay ito sa iyo ng kakayahang umangkop upang magpasya sa bawat kaso kung sino ang dapat maabisuhan tungkol sa iyong isinusulat nang hindi kinakailangang i-disable ang pangkalahatang panuntunan sa bawat pagkakataon.

Mga praktikal na tip at pag-iingat kapag gumagamit ng CCO

Hindi lang ito tungkol sa pag-click sa button; kailangan mong maging maingat sa kung paano nakikita ang mga email na ito. Ang isang mahalagang punto ay maraming spam filter ang nagfa-flag ng mga email na may napakaraming recipient sa BCC field bilang kahina-hinala. Upang maiwasan ang pagtungo ng iyong mensahe sa spam folder, mainam na naidagdag ka na ng recipient bilang isang ligtas na nagpadala bago magpadala ng mga mass email.

Gayundin, tandaan na ang BCC ay maaaring maging isang mahusay na tool para sa pagpapabagal ng mga hindi makontrol na thread ng pag- uusap . Kung ang isang malaking grupo ay sumasagot sa lahat at binabara ang inbox ng lahat, maaari kang direktang tumugon sa nagpadala at ilipat ang mensahe sa field na BCC. Ipinapaalam nito sa lahat na idinagdag mo sila sa listahan ng BCC upang mabawasan ang dami ng mga malawakang tugon at hinihiling sa kanila na direktang makipag-ugnayan sa iyo.

Pagpapakita at mga limitasyon ng sistema

Mahalagang tandaan na kung ikaw ang nakatanggap ng email, hindi mo malalaman kung may ibang tao sa BCC field ; pribado ang impormasyong iyon. Tanging ang nagpadala lamang ang makakapagsuri kung sino ang nasa BCC sa pamamagitan ng pagpunta sa kanilang Sent Items folder at pagbubukas ng orihinal na mensahe.

Panghuli, tandaan na may mga limitasyon ang mga email provider. Gumagamit ka man ng mga field na Para kay, CC, o BCC, lahat ng address ay binibilang sa kabuuang limitasyon ng tatanggap bawat mensahe (na karaniwang nasa humigit-kumulang 100 para sa maraming account). Kung kailangan mong magpadala ng impormasyon sa daan-daang tao, ang pinaka-propesyonal at ligtas na paraan ay ang paggamit ng mga email marketing tool o mga opisyal na mailing list upang maiwasan ang pagharang sa iyong account.

Ang pagiging dalubhasa sa mga tool na ito ng Outlook ay nagbibigay-daan sa iyong lumipat nang walang putol mula sa bukas at kolaboratibong komunikasyon gamit ang CC patungo sa mahigpit na pribado at propesyonal na pamamahala sa pamamagitan ng BCC. Pag-configure man ng mga awtomatikong panuntunan upang manatiling nangunguna sa mga proyekto o pagprotekta sa privacy ng iyong mga contact sa mga mass mailing, ang susi ay ang pag-alam kung paano iakma ang mga setting ng programa sa mga pangangailangan ng mensahe at palaging paggalang sa pagiging kumpidensyal ng data ng iyong mga contact.