- Ang libreng storage ng Google (15 GB) ay nakabahagi sa pagitan ng Gmail, Drive, at Photos, at kapag puno na ito, nahaharang ang pagpapadala at pagtanggap ng mga email.
- Binibigyang-daan ka ng tool na Google One na masuri kung alin ang kumukuha ng pinakamaraming espasyo at maramihang magbura ng mga email, file, at larawan, habang palaging inaalisan ng laman ang basurahan.
- Ang mga filter ayon sa laki, petsa, at uri ng nilalaman sa Gmail, Drive, at Photos ay nakakatulong na maalis ang malalaking attachment, lumang email, at mga video na umuubos ng espasyo.
- Kung pagkatapos mong i-optimize ay kulang ka pa rin sa espasyo, ang alternatibo ay ang mag-upgrade gamit ang Google One o humingi ng mas maraming storage sa iyong administrator sa mga work account.
Kung araw-araw mong ginagamit ang Gmail, malamang na naging isang digital junk drawer na lang ang iyong inbox : libu-libong email, mga newsletter na hindi mo nababasa, malalaking attachment, at higit sa lahat, ang Google Photos at Drive ay nagdaragdag din ng gigabytes sa tambak. Bagama't tila sapat na ang 15 GB na ibinibigay sa iyo ng Google para sa lahat, kapag napuno na ito, magsisimula na ang mga babala at problema.
Kapag nalalapit ka na sa limitasyon ng iyong storage, maaaring putulin ka ng Google: Hihinto na ang Gmail sa pagpapadala at pagtanggap ng mga email , hihinto na ang Drive sa pag-upload ng mga file, at hihinto na rin ang pag-backup ng Photos. Bago mo maabot ang puntong iyon, mahalagang matutunan kung paano mag-recover ng space sa Gmail (at sa iba pang bahagi ng iyong Google account) sa isang organisado, mabilis, at higit sa lahat, walang patid na paraan, nang hindi nawawala ang anumang mahalaga.
Paano gumagana ang imbakan ng Google at bakit napupuno ang Gmail
Ang unang bagay na dapat maunawaan ay ang 15 GB na libreng storage na iyon ay hindi lamang para sa Gmail: ang mga ito ay ibinabahagi sa pagitan ng Gmail, Google Drive, at Google Photos . Bukod pa rito, may iba pang hindi gaanong nakikitang elemento, tulad ng mga backup ng WhatsApp sa Android o data mula sa mga app na gumagamit din ng parehong storage space.
Kapag nasa limitasyon na ang storage, naglalapat ang Google ng serye ng mga seryosong paghihigpit . Sa Gmail, hindi ka maaaring magpadala o tumanggap ng mga mensahe, at ang mga papasok na email ay ibinabalik sa nagpadala na may kumpletong notification sa mailbox. Sa Drive, hindi na sini-sync o ina-upload ang mga bagong file, at sa Docs, Sheets, Slides, at iba pang Google office app, hindi ka maaaring gumawa ng mga bagong dokumento o payagan ang iba na i-edit ang mga umiiral na.
Sa Google Photos, ang pagharang ay nangangahulugan na walang mga bagong backup ng mga larawan at video ang malilikha . Lahat ng iyong na-save ay mananatili roon, ngunit walang bagong nilalaman ang idadagdag hangga't hindi ka nagbabakante o bumili ng mas maraming storage. At mag-ingat: kung wala kang gagawin, maaaring makaligtaan mo ang mahahalagang email nang ilang araw nang hindi mo namamalayan.
Para masuri ang natitirang espasyo sa iyong storage, makakakita ka ng isang indicator ng paggamit sa ibaba ng Gmail. Mula roon, maaari mong ma-access ang pahina ng pamamahala ng storage, na nagdedetalye kung gaano karaming espasyo ang ginagamit ng Gmail, Drive, at Photos nang hiwalay . Ito ang pinakamalinaw na paraan upang matukoy kung saan matatagpuan ang problema.
Gamitin ang Google One at ang opisyal na tool para mabawi ang espasyo
Isinesentralisa ng Google ang halos lahat ng bagay na may kaugnayan sa paglilinis ng espasyo sa storage sa platform ng Google One. Kahit walang subscription, magagamit mo ang storage management panel para makita kung ano ang kumukuha ng espasyo at maramihang burahin ang mga hindi mo kailangan.
Mula sa iyong computer, pumunta sa Google One at i-access ang seksyong Storage. Doon mo makikita ang isang seksyong tinatawag na "I-reclaim ang iyong espasyo ," na nagpapangkat ng mga opsyon para sa pagpapalaya ng espasyo ayon sa serbisyo (Gmail, Drive, Photos) at ayon sa uri ng content (malalaking file, spam, mga item sa basurahan, atbp.).
Sa "Magbakante ng espasyo sa account," maaari mong suriin ang mga kategorya tulad ng mga item na basura, spam, napakalaking file, o nilalaman ng app. Depende sa kategorya, magkakaroon ka ng mga opsyon para pagbukud-bukurin, i-filter, o baguhin ang view (listahan o grid), na ginagawang mas madali ang pagsusuri ng malalaking halaga ng mga item bago tanggalin ang mga ito.
Sa Google Photos, ipinapakita ng panel na ito ang mga larawan at video na handa nang burahin; kung gusto mong magtago ng isang bagay, maaari mo itong i-download sa iyong computer bago ipadala sa basurahan. Pagkatapos piliin ang gusto mong alisin, i-tap ang Delete (o "Move to trash" kung nasa Photos ka) at, kapag tinanong ka ng Google, kumpirmahin na tinatanggap mo ang permanenteng pagbura sa pamamagitan ng pag-check sa kahon ng pahintulot.
Tandaan na kung nagtatanggal ka ng libu-libong item nang sabay-sabay , maaaring abutin ng hanggang 48-72 oras bago maipakita nang tama ang nabakante na espasyo sa iyong account, kaya huwag mag-panic kung halos hindi gumagalaw ang bar sa simula.
I-diagnose ang problema: Drive, Gmail, o Photos
Bago ka magsimulang magbura ng mga bagay nang kusang-loob, mainam na alamin muna kung aling serbisyo ang gumagamit ng pinakamaraming espasyo. Pumunta sa drive.google.com/drive/quota para makita ang mga file sa iyong Drive na nakaayos mula sa pinakamalaki hanggang sa pinakamaliit. Isa itong napakalinaw na paraan para makita kung ang espasyo mo ay napupuno na ng mga video, malalaking backup, o mga dokumentong matagal mo nang hawak.
Sa view na iyon, i-right-click lang ang anumang malaking file na hindi mo kailangan at piliin ang "Move to Trash ." Kapag marami ka nang file sa trash, pumunta sa folder na "Trash" sa Drive at i-click ang "Empty Trash" para magbakante ng espasyo.
Sa kaso ng Gmail, ang pagsusuri ay direktang ginagawa mula sa loob mismo ng email, gamit ang mga search operator tulad ng larger:10M upang mahanap ang mga mensaheng may malalaking attachment o mga date filter upang mahanap ang mga lumang email. May katulad na nangyayari sa Photos, kung saan ang mga video ang karaniwang pangunahing sanhi ng labis na espasyo sa imbakan.
Para sa mga account sa trabaho o paaralan (Google Workspace), ang limitasyon sa storage ay itinatakda ng iyong lisensya o ng iyong administrator. Sa mga ganitong pagkakataon, kung hindi ka direktang makakabili ng karagdagang storage, kakailanganin mong makipag-ugnayan sa iyong administrator upang i-upgrade ang iyong plano o i-release ang storage mula sa console ng organisasyon.
Advanced na trick: Palayain ang Gmail sa pamamagitan ng paglilipat ng lahat ng iyong email sa ibang account
Kung ikaw yung tipo ng taong hindi nagbubura ng kahit ano at matagal nang naiipon ang mga mensahe sa iyong account, ang pinakamabilis na solusyon ay maaaring hindi ang pag-email sa pamamagitan ng email, kundi ang paglipat ng iyong buong history ng Gmail sa ibang account . Sa ganitong paraan, halos mabubura mo ang iyong inbox nang hindi nawawala ang mga email na gusto mong itago.
Ang proseso ay kinabibilangan ng paggawa ng bagong Gmail account at pag-configure nito upang i-download ang lahat ng email mula sa lumang account sa pamamagitan ng POP3, at pagbura ng kopya mula sa lumang account. Bago gumawa ng anuman, lubos na inirerekomenda na gamitin ang Google Takeout upang lumikha ng kumpletong backup ng iyong mga email kung sakaling magkaroon ng anumang problema habang naglilipat.
Sa orihinal na account, pumunta sa Mga Setting > “Tingnan ang lahat ng setting” > “Pagpapasa at POP/IMAP” at paganahin ang POP access para sa lahat ng mensahe. Mahalagang piliin ang opsyong “I-delete ang kopya ng Gmail kapag ina-access ang mga mensahe sa pamamagitan ng POP ,” dahil titiyakin nito na ang mga email na na-download ng bagong account ay awtomatikong mabubura mula sa orihinal na account.
Susunod, mag-log in sa iyong bagong Gmail account at pumunta sa Mga Setting > “Mga Account at Pag-import”. Sa seksyong “Suriin ang mail mula sa ibang mga account”, idagdag ang iyong lumang account at sundin ang mga hakbang upang i-configure ito gamit ang POP3. Magsisimula ang isang maramihang pag-download, na, depende sa dami ng mga email, ay maaaring tumagal nang malaki.
Kapag na-verify mo na ang lahat ng mahahalagang mensahe ay matagumpay na na-download sa bagong account, maaari mong i-disable ang mga POP query mula roon at, sa orihinal na account, alisan ng laman ang basurahan upang ganap na magbakante ng espasyo. Isa itong matinding hakbang, ngunit lubos itong epektibo para sa mga account na may tendensiyang mag-imbak ng impormasyon gamit ang digital.
Linisin ang Gmail nang paunti-unti: laki, edad, spam, at basura
Bukod sa pangalawang trick sa account, mahalagang matutunan kung paano pamahalaan ang Gmail mula sa loob. Ang unang lohikal na hakbang ay ang paghahanap ng mga email na may pinakamalaking attachment , dahil sa pamamagitan lamang ng pagtanggal ng ilang mensahe, makakapagbakante ka ng maraming megabytes (o kahit gigabytes) nang sabay-sabay.
Mula sa search bar ng Gmail, maaari mong palawakin ang mga advanced na opsyon (arrow sa kanan ng search bar) at gamitin ang field na "Size" para maghanap ng mga mensaheng mas malaki sa X MB. Maaari mo ring direktang gamitin ang syntax na size:20MB o mas malaki:10M sa search bar. Mahalagang igalang ang format (walang espasyo at M para sa mga megabyte), kung hindi, ang paghahanap ay nasa bytes at hindi gagana.
Kapag nakita mo na ang lahat ng malalaking email, suriin kung alin ang talagang kailangan mong itago. Para sa mga may mahahalagang dokumento, i-download muna ang mga attachment sa iyong computer o ibang cloud service, at pagkatapos ay burahin ang email at alisan ng laman ang basurahan . Tinitiyak nito na hindi ka mawawalan ng anumang impormasyon at makakapagbakante ng mas maraming espasyo hangga't maaari.
Isa pang epektibong taktika ay ang pag-target sa mga lumang email. Gamit ang operator na `older_than:1y`, mahahanap mo ang lahat ng mensaheng mas matanda sa isang taon; maaari mong palitan ang "y" para sa mga taon ng "m" para sa mga buwan o "d" para sa mga araw kung kinakailangan. Muli, piliin ang lahat ng email na hindi mo na kailangang panatilihin at burahin ang mga ito.
Huwag kalimutang tingnan ang iyong mga folder na Spam at Trash. Bagama't awtomatikong binubura ang mga mensahe pagkalipas ng 30 araw, lahat ng nasa loob nito ay patuloy na kumukuha ng espasyo hanggang sa panahong iyon. Sa parehong folder, makakakita ka ng isang buton para alisan ng laman ang lahat nang sabay-sabay ("Alisan ng laman ang Trash ngayon" o "Burahin ang lahat ng spam na mensahe ngayon").
Walang saysay ang paglilinis ng iyong inbox kung babalik ka na naman sa dati pagkatapos ng dalawang buwan. Isa sa mga pinakamahusay na paraan para makontrol ang Gmail ay ang mag-unsubscribe sa mga email na hindi naman nakakatulong sa iyo . Karamihan sa mga newsletter at marketing email ay may kasamang link na "Mag-unsubscribe" sa ibaba ng mensahe, at kung minsan ay nagpapakita ang Gmail ng katulad na shortcut sa tabi ng pangalan ng nagpadala.
Kung talagang nabibigatan ka sa dose-dosenang mga newsletter, sulit na maglaan ng ilang sandali para magbukas ng ilang mga promotional email, mag-unsubscribe, at sa gayon ay mabawasan ang patuloy na daloy ng mga email na bumabara sa iyong inbox at kumukuha ng espasyo. Ang mas kaunting mga papasok na email ay nangangahulugan ng mas kaunting mga email na kakailanganin mong burahin sa hinaharap.
Maaari ka ring gumawa ng mga awtomatikong filter para i-archive ang ilang partikular na mensahe, ipadala ang mga ito sa isang partikular na label, o direktang ilipat ang mga ito sa basurahan. Mula sa search bar ng Gmail, gamit ang button na opsyon, maaari mong i-filter ayon sa nagpadala, paksa, laki, o mga keyword, at pagkatapos ay magpasya kung ano ang gagawin sa lahat ng email na akma sa pattern na iyon.
Ang paggamit ng mga label at kategorya ay nakakatulong na mapanatiling malinis ang iyong inbox nang hindi kinakailangang burahin ang lahat. Ang mga tab ng Gmail (Pangunahin, Social, Promosyon, Mga Abiso, Mga Forum) ay mayroon nang paunang pagsala; kung nakasanayan mo nang paminsan-minsang suriin ang Mga Promosyon at Social upang halos tuluyang maubos ang mga ito, ang epekto sa espasyo sa imbakan ay magiging napakalaki.
At tandaan na ang "Pag-archive" ay hindi nagbabakante ng espasyo; inaalis lamang nito ang mga email mula sa pangunahing view. Kapaki-pakinabang ito para mapanatiling maayos ang iyong email, ngunit kung gusto mong mabawi ang mga gigabyte, kailangan mo talagang burahin ang mga email at pagkatapos ay alisan ng laman ang basurahan.
Mga video, larawan, at malalaking file sa Google Photos
Bagama't nakatuon ang paghahanap sa Gmail, ang malaking bahagi ng problema ay kadalasang nasa Google Photos. Ang mga video, lalo na ang mga high resolution, ay maaaring mabilis na mapuno ang espasyo sa imbakan sa loob lamang ng ilang buwan kung madalas kang magsasagawa ng awtomatikong pag-backup.
Para i-target lang ang mga video, puwede kang pumunta sa espesyal na URL ng Mga Larawan para sa ganitong uri ng nilalaman: https://photos.google.com/search/_tv_video. Doon mo makikita ang lahat ng iyong mga video nang sabay-sabay at puwede mong piliin ang mga hindi mo na kailangang ipadala sa basurahan.
May isa pang kapaki-pakinabang na view sa https://photos.google.com/unsupportedvideos, na naglilista ng mga video na hindi tugma sa Photos at samakatuwid ay hindi madaling lumitaw sa iba pang mga paghahanap. Ang mga ganitong uri ng file ay kumukuha rin ng espasyo, kaya kung hindi mo ang mga ito kailangan, huwag mag-atubiling burahin ang mga ito.
Pinagsasama-sama ng tab na Explore sa Google Photos ang nilalaman ayon sa mga tao, lugar, screenshot, video, o mga nilikha tulad ng mga animation at pelikula. Isa itong magandang lugar para maghanap ng mga grupo ng mga luma o paulit-ulit na larawan (halimbawa, isang paglalakbay mula sa mga nakaraang taon na na-save mo na sa isang hard drive) at makapagbakante ng ilang gigabytes sa isang iglap.
Kapag nakapagpadala ka na ng maraming larawan at video sa basurahan, pumunta sa seksyong "Basura" ng Mga Larawan at i-tap ang "I-empty ang Basura." Tulad ng sa Gmail at Drive, hindi talaga mababawi ang espasyo hangga't hindi mo nakukumpleto ang hakbang na ito . At muli, kung magde-delete ka ng maraming nilalaman, maaaring magtagal nang kaunti bago lumabas ang mga pagbabago sa iyong storage bar.
Google Drive, mga backup ng WhatsApp, at iba pang mga madalas na hindi napapansing feature
Bukod sa mga email at larawan, maaaring maglaman ang iyong Google account ng iba pang mga nakatagong item na kumukuha ng malaking espasyo. Isang malinaw na halimbawa ay ang mga backup ng WhatsApp sa Android , na nakaimbak sa Drive at, sa loob ng ilang panahon ngayon, ay binibilang sa iyong limitasyon sa imbakan.
Para tingnan ang mga backup na ito mula sa iyong telepono, buksan ang Google One app, pumunta sa seksyong Storage, at sa ilalim ng "Magbakante ng espasyo sa account," hanapin ang opsyong "Delete other items" at piliin ang WhatsApp. Doon mo makikita ang mga available na backup at mabubura ang mga hindi mo na kailangan.
Kung mas gusto mong gawin ito mula sa iyong browser, maaari kang pumunta sa one.google.com/backup/management/whatsapp. Sa tabi ng bawat backup, makikita mo ang opsyong "Delete backup ." Kahit na burahin mo ang kasalukuyang backup, patuloy na gagawa ng mga backup ang WhatsApp sa hinaharap ayon sa mga setting ng app, kaya suriin din ang mga setting na iyon upang maiwasan ang madalas na pagbuo ng malalaking file.
Sa Drive, bukod sa mga file na na-upload mo, makikita mo rin ang mga item na ibinahagi sa iyo ng ibang tao. Mahalagang malaman na ang mga file sa seksyong "Ibinahagi sa akin" ay hindi binibilang sa iyong quota sa storage (ginagawa ito ng may-ari), maliban na lang kung gagawa ka ng kopya o ia-upload ang sarili mong mga file sa mga shared folder. Sa ganitong kaso, ang kopya o mga bagong file ay bibilangin sa iyong quota.
Panghuli, maaaring magpakita ang Drive para sa mga computer ng ibang paggamit ng storage kumpara sa nakikita mo sa web, dahil ang mga nakabahaging file na sini-sync mo ay kumukuha ng espasyo sa iyong lokal na hard drive, kahit na hindi nito naaapektuhan ang iyong cloud storage. Ito ay normal na pag-uugali at hindi nangangahulugan na kumukuha ang Google ng karagdagang gigabytes mula sa iyo.
Mga karaniwang problema kapag nagbabakante ng espasyo at kung paano malulutas ang mga ito
Isa sa mga pinakakaraniwang pagkakamali ay ang pag-iisip na agad na nababakante ang espasyo. Kapag nagbura ka ng maraming item nang sunud-sunod, maaaring abutin ang mga sistema ng Google ng 48 hanggang 72 oras para maayos na makalkula ang storage. Sa panahong iyon, maaaring magmukhang nagyelo ang counter kahit na natapos mo na ang iyong pag-aaral.
Kung bumili ka ng karagdagang storage gamit ang Google One at hindi lumalabas ang bagong kapasidad, maghintay ng hanggang 24 oras. Kung hindi pa rin ito lumalabas pagkatapos ng panahong iyon, mag-sign out sa iyong Google account, mag-sign in muli, at tingnan ang pahina ng pagbabayad para matiyak na nagamit na ang singil. Kung nasingil na ang iyong card ngunit hindi lumalabas ang bagong storage, maaaring binili mo ang plan sa ibang account ; tingnan kung marami kang bukas na account.
Sa iPhone o iPad, minsan nakakatulong na pilitin isara ang Google One app at buksan itong muli para mag-sync ito sa mga server. Ang mga partikular na hakbang para sa pagsasara ng mga app ay nag-iiba depende sa bersyon ng iyong iOS, kaya kung hindi ka sigurado, pinakamahusay na kumonsulta sa Apple Support.
Isa pang karaniwang problema ay kahit na mag-upgrade sa mas mataas o mas mababang storage plan, hindi ka pa rin pinapayagan ng Gmail na magpadala o tumanggap ng mga email. Sa mga ganitong pagkakataon, pinakamahusay na maghintay nang hanggang 24 oras , mag-log out at mag-log in muli, at subukang magpadala ng email mula sa isang incognito window o ibang browser (Edge, Firefox, atbp.) upang maalis ang mga isyu sa caching.
Mayroon ding ilang kalituhan tungkol sa mga larawan sa "Storage Saver" (dating "High Quality") na na-upload bago ang Hunyo 1, 2021: ang mga larawang ito at video ay hindi kasama sa iyong quota sa storage . Kung magde-delete ka ng marami sa ganitong uri ng content, maaaring hindi mo makita ang anumang pagbabago sa paggamit ng iyong storage dahil doon.
Kailan makatuwiran na magbayad para sa Google One at kung paano ito pamahalaan
Kung pagkatapos ng masusing paglilinis ay nauubusan ka pa rin ng espasyo, o ayaw mo lang talagang mabuhay sa 15GB na limitasyon, maaari mong isaalang-alang ang pag-upgrade ng iyong plano gamit ang Google One. May mga bayad na opsyon na nagsisimula sa 100GB na karagdagang storage, na maaaring dagdagan ang kapasidad (at presyo) kung kinakailangan.
Paminsan-minsan, nag-aalok ang Google ng mga libreng pagsubok ng Google One sa mga bagong user. Sa mga ganitong pagkakataon, makakatanggap ka ng imbitasyon para i-activate ang isang panahon ng pagsubok kung saan mas marami kang libreng espasyo sa imbakan sa loob ng limitadong panahon. Kakailanganin mong magdagdag ng paraan ng pagbabayad, ngunit hindi ka sisingilin hanggang sa matapos ang pagsubok , basta't tandaan mong kanselahin bago ang deadline kung hindi ka interesado na magpatuloy.
Kung pinamamahalaan mo ang Google One sa pamamagitan ng web (hindi ang Apple App Store), maaari mong baguhin ang iyong plano, lumipat mula buwanan patungong taunang, o magkansela mula sa seksyon ng mga setting ng Google One sa ilalim ng "Baguhin ang plano ng subscription." Sa Android, maaari mo ring pamahalaan ang iyong subscription sa pamamagitan ng mga setting ng app at Google Play.
Sa iPhone at iPad, mas kumplikado ang mga bagay-bagay: kung binili mo ang plano sa pamamagitan ng website, hindi mo ito mababago mula sa app . Sa ganitong kaso, kakailanganin mong kanselahin ang iyong kasalukuyang plano mula sa website ng Google One at, kung gusto mong pamahalaan ito nang buo mula sa iOS, mag-subscribe sa isang bagong plano sa pamamagitan ng App Store.
Sa kabaligtaran, kung ang iyong account ay para sa trabaho o paaralan, hindi ka maaaring bumili ng karagdagang storage nang mag-isa. Kakailanganin mong hilingin sa iyong Google Workspace administrator na taasan ang iyong limitasyon o baguhin ang iyong lisensya , dahil ang mga account na ito ay sentralisadong pinamamahalaan.
Sa huli, ang pagpapalaya ng espasyo sa Gmail at sa iyong Google account ay kinabibilangan ng pagsasama-sama ng ilang estratehiya: paggamit ng opisyal na tool ng Google One, pagbura ng malalaki at lumang email (palaging inaalisan ng laman ang spam at basura), pagsuri sa Drive, Photos, at mga backup tulad ng iyong backup sa WhatsApp, at mas mahusay na pamamahala sa mga newsletter at nilalaman na natatanggap mo araw-araw. Kung hindi pa rin sapat ang 15 GB, ang pag-upgrade gamit ang Google One ay maaaring ang pinaka-maginhawang paraan upang matigil ang patuloy na pakikipaglaban sa babalang "halos puno na ang storage".