- Ang metadata ay nag-iimbak ng hindi nakikitang datos tulad ng pagiging may-akda, mga petsa, at mga path ng server na maaaring maglagay sa panganib ng privacy ng korporasyon.
- May mga espesyal na tool para sa paglilinis ng mga PDF file, mga dokumento ng Office, at mga presentasyon, na pumipigil sa pagtagas ng sensitibong data.
- Mahalagang maunawaan ang pagkakaiba ng pag-aalis ng mga naka-embed na property at ng visual strikethrough ng nababasang content sa page.
Minsan ay inaakala natin na kapag nagpadala tayo ng file, tanging ang tatanggap lamang ang magbabasa ng ating isinulat. Gayunpaman, ang katotohanan ay ang mga digital na dokumento ay may dalang isang uri ng hindi nakikitang bagahe na tinatawag na metadata , na nag-iimbak ng lahat mula sa kung sino ang lumikha ng file hanggang sa bersyon ng software na ginamit. Ang impormasyong ito, bagama't hindi madaling makita, ay maaaring maging isang tunay na sakit ng ulo kung ito ay mahuhulog sa maling mga kamay.
Para sa mga gumagamit ng mga tool tulad ng ONLYOFFICE Docs o mga office suite, mahalagang malaman kung paano magsagawa ng masusing paglilinis. Hindi lamang ito tungkol sa pag-alis ng pangalan ng may-akda, kundi tungkol sa pagtiyak ng kumpletong privacy ng organisasyon , pagpigil sa mga internal server path o mga edit history na magbunyag ng mga sikretong operasyonal na hindi dapat umalis sa opisina.
Ano ba talaga ang metadata at bakit mapanganib ang mga ito?
Sa madaling salita, ang metadata ay datos na naglalarawan ng iba pang datos. Kung kukuha tayo ng litrato, ang nilalaman ay ang mismong larawan, ngunit ang metadata ay ang eksaktong mga coordinate ng GPS kung saan ito kinunan o ang modelo ng telepono. Sa isang PDF o Word document, isinasalin ito sa username ng Windows, petsa ng paglikha, organisasyon, at maging sa kasaysayan ng rebisyon.
Ang tunay na panganib ay lumilitaw kapag ipinapadala natin ang mga file na ito sa mga kliyente o supplier. Kung hindi natin lilinisin ang mga ari-ariang ito, para na rin tayong nagbibigay ng mahalagang impormasyon. Isang klasikong halimbawa ay ang dossier ng Britanya tungkol sa Iraq noong 2003, kung saan inilantad ng naka-embed na kasaysayan ng rebisyon ang buong kadena ng editoryal, na nagdulot ng isang malaking insidente sa diplomasya dahil sa isang simpleng teknikal na pangangasiwa.
Paano linisin ang metadata sa mga PDF gamit ang ONLYOFFICE at iba pang mga tool
Kung gumagamit ka ng ONLYOFFICE Docs at gusto mong pamahalaan ang impormasyon ng iyong PDF, ang unang hakbang ay tingnan kung ano ang naroon. Para tingnan ang data na ito, pumunta sa menu na "File" at piliin ang "Properties ." Kapag nandoon na, kung gusto mong magbura ng impormasyon, maaari kang pumunta sa "Additional Metadata ," i-access ang "Advanced" mode, at burahin ang data na ayaw mong makita ninuman.
Kung naghahanap ka ng iba pang mga propesyonal na alternatibo para sa mga PDF file, mayroong ilang mga opsyon depende sa antas ng kontrol na kailangan mo:
- Adobe Acrobat Pro: Mayroon itong makapangyarihang tungkulin na tinatawag na "Protektahan" na nagbibigay-daan tanggalin ang mga nakatagong impormasyon sa pamamagitan ng masusing pag-scan ng dokumento.
- NitroPDF: Pinapayagan ka nitong mabilis na burahin ang metadata mula sa tab na proteksyon sa seksyon ng pagsulat ng nilalaman.
- Foxit PhantomPDF: Nag-aalok ito ng simpleng landas sa pamamagitan ng "Protektahan" at pagkatapos ay "Nakatagong Data" papunta sa markahan at burahin ang partikular na metadata.
- Mga Online na Tool: May mga website tulad ng PDFYeah na nag-a-automate ng proseso, bagama't kailangan mo Mag-ingat sa pagiging kompidensiyal kapag nag-a-upload ng mga sensitibong file sa mga external server.
Ang Inspektor ng Dokumento sa suite ng Microsoft Office
Kung ang orihinal na dokumento ay isang Word, Excel, o PowerPoint file, pinakamahusay na linisin ang data bago ito i-convert sa PDF. Ang Document Inspector ang pangunahing tool dito. Pinapayagan ka nitong maghanap at mag-alis ng mga komento, sinusubaybayang mga pagbabago, mga katangian ng document server , at maging ang mga nakatagong teksto (bagaman hindi nito nakikita ang puting teksto sa isang puting background).
Para magamit ito, pumunta lang sa "File," piliin ang "Info," at pagkatapos ay "Check for Issues ." Pagkatapos patakbuhin ang scan, maaari mong i-click ang "Remove All" sa anumang item na itinuturing mong problematiko. Sa Excel, ito ay lalong kapaki-pakinabang para sa pagbura ng mga nakatagong sheet o row at column na naglalaman ng data na ayaw mong makita ng tatanggap.
Mga Mahahalagang Pagkakaiba: Pag-aalis ng metadata kumpara sa pag-alis ng nilalaman
Dito nagkakamali ang maraming tao. Mahalagang linawin na ang pag-alis ng metadata ay hindi katulad ng pag-alis ng teksto . Nililinis ng pagtanggal ng metadata ang mga hindi nakikitang katangian ng file (may-akda, petsa, software), ngunit hindi nito binubura ang anumang salitang nakasulat sa pahina. Kung mayroon kang numero ng telepono o isang kumpidensyal na pangalan na nakikita, kailangan mo ng visual na pag-alis ng mga marka upang hindi gaanong mapansin ang dokumento.
Kung buburahin mo lang ang metadata ngunit iiwan ang sensitibong teksto, mananatili ang datos. Sa kabaligtaran, kung babawasan mo ang teksto gamit ang isang black box ngunit hindi mo binura ang metadata, lilitaw pa rin ang pangalan ng orihinal na may-akda sa mga katangian ng file. Sa isip, dapat isagawa ang parehong proseso upang matiyak ang kumpletong anonymization.
Mga advanced na tip at teknikal na babala
Para sa mga mas may hilig sa teknikal na aspeto, mahusay ang mga tool tulad ng ExifTool, ngunit mayroon silang mga limitasyon. Ang pagpapatakbo ng command para burahin ang lahat ng nasa isang PDF ay maaaring baligtarin maliban kung gagamit ng proseso ng linearization sa qpdf . Kung hindi, maaaring mabawi ng isang taong may kinakailangang kasanayan ang nabura na data.
Isa pang mahalagang punto ay ang mga digital na lagda . Kung ang isang dokumento ay nilagdaan nang elektroniko, ang anumang pagbabago sa metadata ay maaaring magpawalang-bisa sa lagda. Mahalagang suriin kung ang file ay may lagda bago ito linisin at, kung kinakailangan, muling pirmahan ang dokumento kapag ito ay nalinis na.
Pamamahala ng datos sa mga spreadsheet at iba pang mga format
Sa kaso ng ONLYOFFICE Workspace, mayroong isang kapaki-pakinabang na feature na tinatawag na Custom Filter para sa mga .xlsx file. Hindi nito binubura ang metadata, ngunit pinapayagan ka nitong magbahagi ng spreadsheet kung saan makikita lamang ng mga user ang data na iyong na-filter, na pumipigil sa kanila na manipulahin ang view upang matuklasan ang nakatagong impormasyon sa ibang mga cell.
Sa Visio, ang proseso ay katulad ng sa Office: a-access mo ang "Information", pipiliin ang "Check for Issues", at pipiliin ang "Remove Personal Information" , na siyang naglilinis ng mga komento at template path na maaaring sensitibo.
Ang pagpapanatili ng digital na kalinisan ng ating mga file ang pinakamahusay na depensa laban sa mga aksidenteng tagas. Mula sa paggamit ng mga inspektor ng dokumento sa Office hanggang sa manu-manong paglilinis ng mga ari-arian sa ONLYOFFICE o paggamit ng espesyal na PDF software, ang layunin ay palaging pareho: na ang tatanggap ay makakatanggap lamang ng nakikitang nilalaman, na nag-aalis ng anumang bakas ng pagkakakilanlan o panloob na imprastraktura na maaaring malisyosong pagsamantalahan.
Talatuntunan
- 1 Ano ba talaga ang metadata at bakit mapanganib ang mga ito?
- 2 Paano linisin ang metadata sa mga PDF gamit ang ONLYOFFICE at iba pang mga tool
- 3 Ang Inspektor ng Dokumento sa suite ng Microsoft Office
- 4 Mga Mahahalagang Pagkakaiba: Pag-aalis ng metadata kumpara sa pag-alis ng nilalaman
- 5 Mga advanced na tip at teknikal na babala
- 6 Pamamahala ng datos sa mga spreadsheet at iba pang mga format