- Mga paraan para tingnan ang available na quota ng storage at espasyong nagagamit mula sa web at desktop application.
- Mga detalyadong estratehiya para sa pagpapalaya ng espasyo sa pamamagitan ng pagbura ng malalaking file, pag-aalis ng laman ng basurahan, at pamamahala ng mga attachment sa Outlook.
- Mga pangunahing pagkakaiba sa pamamahala ng imbakan sa pagitan ng mga personal na account at mga propesyonal o pang-edukasyon na account.
Minsan, ginugugol natin ang ating buhay sa pag-iimbak ng mga dokumento, larawan, at folder sa cloud nang hindi natin namamalayan na may hangganan pala ang espasyo. Bigla na lang tayong makakaranas ng kinatatakutang babala na " disk full" at natigil tayo, hindi na makapag-upload ng kahit isang file pa. Maaari itong maging isang tunay na sakit ng ulo kung nagtatrabaho ka sa isang team o may mahahalagang file na naghihintay na ma-sync.
Ang magandang balita ay nag-aalok ang Microsoft 365 ng ilang paraan upang maisaayos ang ating digital na kaguluhan. Hindi lamang ito tungkol sa pagbura para sa kapakanan ng pagbura, kundi tungkol sa pagtukoy kung ano ang kumukuha ng pinakamaraming espasyo upang makagawa ka ng matalinong mga desisyon kung ano ang itatago at kung ano ang direktang ipapadala sa basurahan, gumagamit ka man ng personal o pangnegosyong account.
Sinusuri ang imbakan mula sa computer
Kung ayaw mong buksan ang iyong browser, maaari kang tumingin saglit mula sa Windows sync app. Hanapin lamang ang asul na icon ng OneDrive sa notification area (malapit sa orasan), i-right click ito, at buksan ang settings gear. Kapag nandoon na, hanapin ang seksyong Pamahalaan ang imbakan ; dadalhin ka nito sa isang pahina kung saan makikita mo ang porsyento ng storage na ginamit at, pinakamahalaga, isang listahan ng pinakamalalaking file na nakaayos ayon sa laki para diretso kang makapunta sa punto.
Pamamahala sa pamamagitan ng OneDrive web portal
Para sa mga mas gusto ang kaginhawahan ng isang web browser, ang pag-access sa website ang pinakakomprehensibong opsyon. Sa pag-log in, ipapakita sa iyo ng kaliwang navigation panel kung gaano kalaking espasyo ang mayroon ka at kung gaano karami ang nagamit mo. Ang pag-click sa value na iyon ay awtomatikong magre-redirect sa iyo sa seksyon ng storage metrics ng OneDrive , kung saan maaari mong suriin ang bawat folder kung ano ang nagpapalobo sa iyong cloud storage.
May mabilis na paraan para diretso sa punto: maaari mong i-access ang URL na onedrive.live.com/?v=managestorage . Dahil dito, laktawan mo ang ilang pag-click at direktang mapunta sa pamamahala ng quota, kung saan mayroon ka ring button para alisan ng laman ang recycle bin —isang mahalagang hakbang dahil ang mga natanggal na file ay patuloy na mabibilang sa iyong quota hanggang sa permanente mo itong burahin.
Mga pagkakaiba sa pagitan ng mga personal at propesyonal na account
Ang pagkakaroon ng personal na OneDrive ay hindi katulad ng pagkakaroon nito para sa trabaho o paaralan. Sa mga personal na account, ang limitasyon ay karaniwang tinutukoy ng iyong subscription sa Microsoft 365 o ng libreng plano. Kung lalampas ka sa limitasyon, ang iyong mga file ay magiging read-only , ibig sabihin ay maaari mo itong i-download ngunit hindi mo na kailangang mag-edit o magdagdag ng anumang bago.
Para sa mga propesyonal o pang-edukasyon na account, iba ang pamamahala, dahil ang IT administrator ng iyong organisasyon ang magpapasya sa iyong quota sa storage. Kung maubusan ka ng espasyo, bukod sa pagbura ng mga file, ang pinakamahusay mong opsyon ay makipag-ugnayan sa teknikal na suporta ng iyong kumpanya upang humiling ng pagtaas ng quota. Tandaan na sa mga account na ito, kasama sa storage ang iyong mga personal na folder at anumang mga item sa recycle bin ng site.
Paano epektibong magbakante ng espasyo
Kapag puno na ang iyong cloud storage, hindi sapat ang pagbura ng ilang larawan. Para sa masusing paglilinis, mainam na suriin ang ilang bagay. Una, pumunta sa iyong OneDrive recycle bin at alisan ito ng laman nang lubusan; kamangha-mangha kung gaano karaming gigabytes ang naiipon doon nang hindi natin namamalayan. Mainam din na tingnan ang iyong mga shared folder , dahil minsan ay sini-sync natin ang nilalaman mula sa ibang mga mapagkukunan na maaaring makaapekto sa ating kapasidad sa imbakan.
Isa pang kritikal na isyu ay ang email. Dahil isinasama ng Microsoft 365 ang storage, maaaring ubusin ng mga attachment ng Outlook.com ang iyong espasyo. Pumunta sa mga setting ng iyong subscription sa Outlook at palawakin ang seksyon ng pag-iimbak ng email . Mula doon, maaari mong ayusin ang mga email ayon sa laki at tanggalin ang mga may malalaking attachment, siguraduhing tanggalin din ang mga item mula sa iyong mga folder ng Junk Email at Deleted Items.
Kung gumagamit ka ng mas modernong mga tool tulad ng Microsoft Loop o Designer , huwag kalimutang linisin ang iyong mga workspace. Sa Loop, maaari mong burahin ang mga lumang pahina at ideya, at sa Designer, mahalagang suriin ang seksyong Aking Mga Proyekto upang alisin ang anumang mga imaheng nabuo ng AI na hindi mo na kailangan.
Mga tip para maiwasan ang pagkapuno ng imbakan
Para maiwasan muli ang ganitong stress, mainam na sundin ang ilang pinakamahuhusay na pamamaraan. Halimbawa, iwasang i-save ang mga data file ng Outlook (.pst) sa OneDrive, dahil pinapanatili itong laging bukas ng application at maaaring magpabagal sa pag-synchronize ng iyong computer. Gayundin, kung mayroon kang mga naka-compress na file (ZIP, RAR) at pinapanatili mo rin ang mga orihinal na file, hindi mo kinakailangang dinoble ang espasyong ginamit.
Isang matalinong estratehiya ang ilipat ang mga folder na hindi mo kailangan sa cloud papunta sa isang lokal na lokasyon sa iyong hard drive . I-drag lang ang mga file mula sa OneDrive folder papunta sa anumang ibang folder sa iyong computer na hindi naka-sync. Gayundin, tandaan na linisin ang camera roll ng iyong telepono , dahil ang mga awtomatikong pag-backup ay kadalasang napupuno ng mga screenshot at meme na hindi nagdaragdag ng anumang halaga.
Ang pagpapanatiling na-optimize ng iyong cloud storage ay nangangailangan ng regular na pagsusuri sa mga sukatan ng storage at pag-alis ng laman ng mga basurahan sa iba't ibang serbisyo ng Microsoft. Sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng paglilinis ng OneDrive, pag-alis ng malalaking attachment sa Outlook, at pamamahala ng mga lokal na file, masisiguro mong hindi maaantala ang iyong daloy ng trabaho dahil sa kakulangan ng espasyo sa storage, at masusulit ang mga tool sa pagsusuri ng laki na inaalok ng platform sa parehong web at desktop application.