- Pag-optimize ng produktibidad sa pamamagitan ng mga advanced na keyboard shortcut sa Word at Excel.
- Pagbutihin ang biswal at pabago-bagong epekto ng mga presentasyon sa PowerPoint at Sway.
- Pagsasama ng mga cloud tool, mga external extension, at mga mobile application para sa daloy ng trabaho.
Sigurado akong mahigit isang beses ka nang nabigla sa dami ng mga bagay na magagawa mo gamit ang Microsoft Office suite. Simula nang ilabas ito sa merkado noong 1989, ito na ang naging pamantayan, na may mahigit 1.300 bilyong gumagamit sa buong mundo. Sa madaling salita, ito ang tool na nagliligtas sa lahat, nagtatrabaho man tayo sa opisina, gumagawa ng mga takdang-aralin sa unibersidad, o nag-oorganisa sa bahay.
Ang kakaiba ay karamihan sa atin ay gumagamit lamang ng sampung porsyento ng mga iniaalok ng mga application na ito. Nililimitahan natin ang ating sarili sa pagsusulat ng mga teksto o paggawa ng mga simpleng talahanayan, ngunit kung maglalakas-loob kang sumisid nang kaunti sa mga menu, matutuklasan mo na ang integrasyon at katatagan ng Office ay nagbibigay-daan sa iyong i-automate ang mga gawaing dati ay tumatagal ng ilang oras. Narito kung paano masulit ang bawat tool upang mas maayos kang makapagtrabaho.
Pag-master sa Microsoft Word: Higit Pa sa Pag-type
Ang Word marahil ang program na pinakamadalas nating ginagamit, ngunit siya rin ang pinakakaunting ginagamit. Kung mayroon kang mahabang listahan at napagtanto mong hindi tama ang pagkakasunod-sunod, huwag kang magpakahirap sa pag-cut at pag-paste. Ilagay lamang ang cursor sa linyang gusto mong ilipat at pindutin ang Alt at Shift nang sabay; sa ganitong paraan ay maililipat mo ang mga item pataas o pababa nang hindi naaapektuhan ang formatting. Kung interesado kang matuto nang higit pa tungkol sa kasaysayan ng Microsoft Word , makikita mo kung paano ito umunlad hanggang sa kasalukuyan.
Para sa mga naghahangad na mapabuti ang kalidad ng kanilang pagsusulat, ang thesaurus ay isang nakatagong hiyas: piliin ang salita at pindutin ang Shift + F7 upang maiwasan ang mga pag-uulit. Bukod pa rito, kung kailangan mong maglagay ng mga kumplikadong pormula sa matematika, ang shortcut na Alt + = ay agad na magbubukas sa equation editor, na lubos na nagpapadali sa pagsulat ng mga teknikal na dokumento.
Isa pang kapaki-pakinabang na tampok ay ang kakayahang direktang mag-edit ng mga PDF file . Hindi mo na kailangan ng panlabas na software o mamahaling mga subscription; pumunta lamang sa File, piliin ang Open, at piliin ang PDF na gusto mong baguhin. Para maiwasan ang mga sorpresa mula sa mga hindi inaasahang pagsasara, siguraduhing paganahin ang AutoRecover sa menu ng Save Options, para laging ligtas ang iyong trabaho.
At kung kailangan mong magsaliksik nang mabilis, tandaan na mayroon kang built-in na mga smart search sa pamamagitan ng Bing, na nagbibigay-daan sa iyong makakuha ng mga kahulugan o mga imahe nang hindi kinakailangang lumipat ng mga window o magambala ng browser.
Excel: Ang sining ng pamamahala ng datos nang may liksi
Para sa mga nahihirapan sa mga numero araw-araw, may mga trick ang Excel na tunay na makakatulong. Halimbawa, kung gusto mong pumili ng isang buong column nang hindi kinakailangang i-drag ang mouse nang walang tigil, pindutin lamang ang Control + Space at awtomatikong mapipili ang buong patayong column ng aktibong cell.
Para mag-navigate sa malalaking spreadsheet, kalimutan ang mabagal na pag-scroll at gamitin ang Ctrl + ang mga arrow key , na agad mong maaabot ang iyong data. Kung gumagamit ka ng mga database kung saan naglalagay ng impormasyon ang ibang mga user, inirerekomenda ko ang paggamit ng Data Validation para limitahan ang mga maaaring ilagay at maiwasan ang mga nakakainis na error.
Kung gusto mong magsalita ang iyong spreadsheet para sa sarili nito, ang advanced conditional formatting ay susi sa pag-highlight ng mga duplicate o value na lumalagpas sa itinakdang limitasyon. Bukod pa rito, kung sa tingin mo ay hindi sapat ang mga built-in na shortcut, maaari kang gumawa ng sarili mong mga shortcut sa pamamagitan ng pagpunta sa File > Options at pag-access sa Quick Access Toolbar.
PowerPoint at Sway: Mga Presentasyong Nakakagawa ng Malaking Impluwensya
Ang isang makalat na presentasyon ay maaaring makagambala sa atensyon ng mga manonood, kaya pinakamahusay na gamitin ang Align Objects tool sa Format tab, na iniiwasan ang mga manu-manong pagsasaayos. Kung gusto mong dalhin ang iyong disenyo sa susunod na antas, ang tampok na Designer ay nagmumungkahi ng mga propesyonal na template sa loob ng ilang segundo, habang ang Interactive Zoom ay nagbibigay-daan sa iyong lumipat sa pagitan ng mga seksyon nang hindi linear, na mainam para sa mga interactive na presentasyon.
Isa sa mga pinakakahanga-hangang epekto ay ang transisyon na Morph o Transform . Kabilang dito ang pagdoble ng isang slide at paggalaw ng mga elemento sa pangalawang slide; kapag pinatugtog, ang mga bagay ay dumadaloy nang maayos, na lumilikha ng isang visual effect na katulad ng isang GIF. Kung gumagamit ka ng mga hindi pangkaraniwang font, huwag kalimutang i-embed ang mga font sa file (File > Options > Save) upang ang presentasyon ay magmukhang pareho sa anumang computer.
Para sa mga naghahanap ng mas moderno kaysa sa mga tradisyonal na slide, ang Microsoft Sway ang perpektong alternatibo. Pinapayagan ka nitong mag-integrate ng mga video, larawan mula sa web, at, ang pinaka-kawili-wili, lumikha ng mga live na poll gamit ang mga tool tulad ng PollEverywhere.com upang makipag-ugnayan sa iyong audience nang real time.
Kung mayroon kang iPad o mobile device, maaari mong gamitin ang Drawing tab para magdagdag ng freehand digital ink . At kung kailangan mong mag-present at wala kang pisikal na laser pointer, tandaan na maaari mong i-convert ang cursor ng iyong mouse sa isang laser pointer nang direkta mula sa mga opsyon ng PowerPoint.
Productivity 365 at mga komplementaryong kagamitan
Ang Office 365 ecosystem ay nagniningning dahil sa patuloy na pag-synchronize sa pagitan ng cloud at ng iyong lokal na computer. Isang partikular na kapaki-pakinabang na tampok ang icon ng bumbilya ( Ano ang gusto mong gawin?), kung saan maaari mong i-type ang iyong mga tanong sa pang-araw-araw na wika at gagabayan ka ng system sa function na kailangan mo. Maaari mo ring i-optimize ang iyong workflow gamit ang Microsoft Copilot upang i-automate ang mga proseso nang hindi kinakailangang maghanap ng mga manwal.
Sa usapin ng komunikasyon, nakakatulong ang Outlook na ayusin ang kaguluhan sa pamamagitan ng mga awtomatikong panuntunan sa pag-uuri at mabilis na mga tugon. May ilang mga kawili-wiling extension, tulad ng Uber Outlook , na nagsi-sync ng mga paalala sa iyong kalendaryo upang humiling ng mga sakay sa tamang oras, o ang extension ng PayPal para sa pamamahala ng mga pagbabayad sa pamamagitan ng email.
Para sa mga nagtatrabaho sa mga hybrid na kapaligiran, pinapayagan ka ng Teams na magbahagi ng mga pisikal na whiteboard sa mga kasamahan sa malayo, na siyang nagbabawas sa hadlang sa distansya. Panghuli, ginagawang isang smart scanner ng Lens app ang camera ng iyong smartphone na direktang nagpapadala ng mga screenshot ng mga dokumento o whiteboard sa OneNote.
Ang pagiging dalubhasa sa mga tungkuling ito, mula sa paglipat ng mga talata sa Word hanggang sa pag-automate ng data sa Excel at pagpapahusay ng interactivity ng PowerPoint, ay nagbabago sa paraan ng iyong pagtatrabaho. Sa pamamagitan ng pagsasama ng Microsoft 365 cloud at paggamit ng mga custom na shortcut, maaaring umunlad ang sinumang user mula sa basic patungo sa advanced na antas, na ginagawang mas mabilis, mas tumpak, at, higit sa lahat, mas propesyonal ang mga pang-araw-araw na gawain.
