- Birden fazla dosyanın uzantısını yönetmek için özel araçlar ve işletim sisteminin yerleşik yöntemleri mevcuttur.
- Belgelerin toplu olarak PDF'ye dönüştürülmesi veya veritabanlarında sürüm değişiklikleri yapılması, veri kaybını önlemek için özel yazılımlar gerektirir.
- Dosya uzantısını yeniden adlandırmak ile belgenin iç formatının gerçek bir dönüşümünü gerçekleştirmek arasında ayrım yapmak çok önemlidir.
Eminim sizin de başınıza gelmiştir: Bir klasör dolusu dosyanız var ve bunların uyumsuz formatta olduğunu fark ediyorsunuz veya hepsini e-posta ile göndermek için PDF'ye dönüştürmeniz gerekiyor. Bunu tek tek yapmak çok zahmetli ve zaman kaybı, bu yüzden fareyle delirmemek için bu süreci otomatikleştirmenin bir yolunu bulmak en akıllıca şey.
Aradığınız şeye bağlı olarak, içeriğin gerçek bir dönüştürmesini yapmanız veya bilgisayarınızın dosyaları açmak için hangi programı kullanacağını tanıması için dosya uzantısını değiştirmeniz gerekebilir. Bu konuda, basit Windows yöntemlerinden, sizin için ağır işleri saniyeler içinde yapan profesyonel dönüştürme programlarına kadar her şey mevcuttur.
Windows 10'da uzantıları yönetme
Herhangi bir değişiklik yapmaya çalışmadan önce, öncelikle sahip olduğunuz dosyaları görebildiğinizden emin olmalısınız. Varsayılan olarak, Windows dosya uzantılarını gizler, bu nedenle Dosya Gezgini'ndeki "Görünüm" sekmesine gidip "Dosya adı uzantıları " kutusunu işaretlemeniz gerekir. Bunu yaptıktan sonra, her dosyanın sonunda bir nokta ve ardından bazı harfler (örneğin .jpg veya .docx) olduğunu göreceksiniz; sistem doğru uygulamayı atamak için bunu kullanır.
Sadece birkaç şeyi değiştirmeniz gerekiyorsa, dosyaya sağ tıklayıp manuel olarak yeniden adlandırabilirsiniz. Ancak, bir sürü dosyayı seçip yeniden adlandırma menüsünden hepsini birden değiştirmeye çalışırsanız hayal kırıklığına uğrayacaksınız. Windows, bu basit yöntemle toplu dosya uzantısı değişikliklerine izin vermez ve dosya dosya onay ister; bu da örneğin yüzlerce resminiz varsa zahmetli bir işlemdir.
FileMaker Pro'da veritabanı dönüştürme
FileMaker Pro 15 gibi daha teknik yazılımlardan bahsettiğimizde işler değişiyor. Sadece bir adı değiştirmek yeterli değil; veritabanı formatı geçişi gerekiyor . Birbiriyle ilişkili birkaç dosyadan oluşan bir yapınız varsa, her dosyayı ayrı ayrı yeniden adlandırmak ve aralarındaki bağlantıları koparma riskini ortadan kaldırmak için toplu dönüştürme işlevini kullanmak en iyi yaklaşımdır.
Bu işlemi hatasız tamamlamak için aşağıdaki ayrıntılı adımları izlemeniz önerilir:
- Eski sürümde açık olan tüm dosyaları kapatın.
- Bir oluştur yeni ve boş klasör Dönüştürülen dosyaların nerede saklanacağı (orijinallerin kopyalarla karışmasını önlemek için bu çok önemlidir).
- Dosyaları veya tüm klasörü doğrudan uygulama simgesinin üzerine sürükleyin veya Ctrl veya Command tuşuyla belgeleri seçerek Dosya > Aç menüsünü kullanın.
- İletişim kutusunda seçin "Tüm dosyaları açın ve dönüştürün" ve hedef rotayı belirtir.
Önemli bir ayrıntı: Orijinal dosya adında uzantıya ek olarak fazladan bir nokta varsa, FileMaker .fmp12 uzantısını eklemekte sorun yaşayabilir, bu nedenle bunları önceden kaldırmak iyi bir fikirdir. Ayrıca, işlem çok uzun sürüyorsa, hızı artırmak için dizin oluşturmayı atlayıp daha sonra yapmayı seçebilirsiniz .
Word dosyalarının toplu olarak PDF'ye dönüştürülmesi
Metin belgelerini PDF gibi evrensel bir formata dönüştürmek en yaygın işlemlerden biridir. Eğer çok sayıda Word dosyanız varsa, PDFelement gibi araçlar en verimli seçenektir, çünkü bu araçlar belge gruplarını tek tek PDF dosyalarına dönüştürmenize veya isterseniz birkaç Word belgesini tek bir PDF'de birleştirmenize olanak tanır.
Alternatif arayanlar için, Office dosyalarını hızlı bir şekilde PDF'ye dönüştürmek için sezgisel bir arayüz sunan Wondershare PDF Converter Pro gibi seçenekler mevcuttur. Herhangi bir şey yüklemek istemiyorsanız, Online2PDF gibi çevrimiçi hizmetler de bulunmaktadır; ancak ücretsiz çevrimiçi dosya dönüştürücüleri kullanmanın risklerinin farkında olmak önemlidir , çünkü ücretsiz web sitelerini kullanırken her zaman veri gizliliğine dikkat etmelisiniz.
Kelime görselleştirme ve düzenleme püf noktaları
Bazen sorun biçimlendirme değil, birden fazla açık belgeyi nasıl yönettiğimizdir. Microsoft Word'ün modern sürümlerinde, iki metni aynı anda karşılaştırmak için Görünüm sekmesindeki "Yan Yana Görüntüle" özelliğini kullanabilirsiniz . İkisinin de aynı anda kaydırılmasını istiyorsanız, "Eşzamanlı Kaydırma "yı açın.
İkiden fazla belgeyi yönetenler için "Tümünü Düzenle" aracı hayat kurtarıcıdır, çünkü tüm açık pencereleri ekran üzerinde orantılı olarak dağıtır. Bu, dosya biçimini değiştirmez, ancak aynı anda birden fazla kaynaktan bilgi çekmeniz gerektiğinde iş akışı verimliliğini optimize eder .
Dosya sistemi bakımı
Çok sayıda dosya uzantısıyla çalışırken veya dosyaları toplu olarak taşırken okuma hataları oluşabilir. EaseUS Partition Master gibi araçlar, dosya sistemi bütünlüğünü kontrol etmek ve sabit sürücü hatalarını düzeltmek için kullanışlıdır. Bu, özellikle dönüştürme işleminden sonra bazı dosyaların doğru şekilde açılmadığını fark ederseniz veya çalışma klasörlerinizi daha iyi düzenlemek için hasarlı veya bozuk bir harici sabit sürücüyü onarmanız gerekiyorsa çok yardımcı olur.
Bu araçlara hakim olmak, zahmetli manuel yönetimden belgelerimizin tam kontrolüne geçmemizi sağlar . İster özel PDF yazılımı kullanımı, ister teknik veritabanı geçişi, isterse de işletim sistemindeki görüntü ayarlarının değiştirilmesi yoluyla olsun, önemli olan veri bütünlüğünü garanti eden ve günlük olarak bize zaman kazandıran yöntemi seçmektir.
