Google Drive'da anonim hayvanlar nelerdir ve bunlar nasıl kontrol edilir?

Informatec Dijital » Ücretsiz Destekler » Google Drive'da anonim hayvanlar nelerdir ve bunlar nasıl kontrol edilir?

Eğer bir belge, elektronik tablo veya sunum üzerinde sakince çalışırken aniden sağ üst köşede garip bir isimle bir hayvan simgesi belirdiğini gördüyseniz , muhtemelen biraz korkmuşsunuzdur. Bu meraklı ziyaretçiler, Google Drive'ın "anonim hayvanları" olarak adlandırılır ve dikkat çekseler de, bilgisayarınızın hacklendiği veya benzeri bir durum yaşandığı anlamına gelmez.

Google, izin yönetimi gibi ciddi bir konuya biraz mizah katmak için, kimliği belirsiz kullanıcıları sevimli isimlere sahip hayvanlar olarak göstermeye karar verdi: Anonim Kokarca, Anonim Koala, Anonim Tavşan, Anonim Kraken… Bunların her birinin arkasında dosyanızı görüntüleyen gerçek bir kişi var, ancak çeşitli nedenlerden dolayı isimleri veya Google hesapları görünmüyor. Tam olarak ne olduklarına, neden göründüklerine ve her şeyi nasıl kontrol altında tutabileceğinize daha yakından bakalım.

Google Drive'da anonim hayvanlar nelerdir?

Anonim hayvanlar, temelde Google dosyalarını (Dokümanlar, E-Tablolar veya Slaytlar) görüntüleyen veya düzenleyen ancak sizin görebileceğiniz bir hesapla tanımlanmayan kullanıcılardır . Google, adlarını ve profil resimlerini göstermek yerine, onları bir hayvan silüeti ve "anonim mors" veya "anonim sincap" gibi bir etiketle temsil eder.

Bu durum özellikle belge herkese açık bir bağlantı veya bağlantıya sahip herkesin erişebileceği bir bağlantı aracılığıyla paylaşıldığında ortaya çıkar . Bu durumlarda Google, kullanıcının etkinliğini sizin için belirli bir isimle her zaman ilişkilendiremez, bu nedenle başka birinin dosyaya şu anda eriştiğini belirtmek için bu anonim "evcil hayvan" sistemini kullanır.

Her hayvanın arkasında , dosyanın yapılandırılmış izinlerine bağlı olarak içeriği okuyan veya düzenleyen bir kullanıcı bulunur . Anonim hayvan sistemi kendi başına risk oluşturmaz; farkı yaratan, belgeye verdiğiniz erişim türüdür.

Bir süre boyunca Google, paylaşılan bir belgeye bağlı her kişiyi ayırt etmek için yalnızca renkleri kullandı . İş birliği araçları geliştikçe, şirket bunu daha görsel ve sezgisel hale getirmeye karar verdi ve her tanımlanamayan kullanıcıyı kendi simgesine ek olarak bir hayvanla ilişkilendirmeye başladı.

Liste oldukça uzun ve çeşitli: dağ keçisi, iguana, koala, lemur, timsah, karınca yiyen, dinozor, yunus, ördek, fil, gelincik, tilki, kurbağa, zürafa, kirpi, su aygırı, sırtlan, çakal, leopar, kaplan, lama, deniz ineği, vizon, maymun, orangutan, su samuru, panda, penguen, armadillo, aksolotl, porsuk, yarasa, kunduz, bufalo, deve, bukalemun, çita, sincap, çinçilla, chupacabra, karabatak, çakal, karga, dingo, platypus, piton, rakun, gergedan, koyun, sivri fare, kokarca, kaplumbağa, mors, kurt, cep faresi… Bu isimlerin her biri belgelerinizde “anonim” olarak görünebilir.

Bilinmeyen kullanıcılar veya anonim hayvanlar neden ortaya çıkıyor?

Tanımadığınız bir kullanıcı gördüğünüzde, bu alışılmadık bir isim veya anonim bir hayvan bile olabilir , genellikle dosyayı nasıl paylaştığınız ve diğer kişinin ona nasıl eriştiğiyle ilgilidir. Google, bunun olabileceği birkaç tipik durumu listeliyor ve sürprizlerden kaçınmak için bunlardan haberdar olmak faydalı olacaktır.

En yaygın nedenlerden biri, dosyanın bir dağıtım listesi veya e-posta listesiyle paylaşılmış olmasıdır . Bu durumlarda, belge tüm bir gruba (örneğin, bir çalışma ekibine veya bir sınıfa) gönderilir ve bu listeden biri genel bağlantı üzerinden dosyaya eriştiğinde, bireysel bir davetiye yoksa veya normal hesabıyla giriş yapmamışsa anonim bir kullanıcı olarak görünebilir.

Anonim bir hayvanın görünmesi de çok yaygındır çünkü dosya, Google hesabı olmayan veya oturum açmamış biriyle paylaşılmıştır . Bu kişi bağlantıyı açarsa, ona verdiğiniz izinlere (görüntüleme, yorum yapma veya düzenleme) göre dosyaya erişebilecektir, ancak Google gerçek adını en üstte gösteremez, bu nedenle hayvan simgesi görünür.

Bir diğer çok yaygın senaryo ise, düzenleme izni olan veya bağlantıya erişimi olan birinin bunu üçüncü şahıslara iletmesidir . Bir iş belgenizi bir meslektaşınızla paylaştığınızı ve onun da size haber vermeden bağlantıyı ekibindeki başka bir kişiye ilettiğini düşünün. Bu yeni kişi anonim bir kullanıcı olarak giriş yapabilir ve içeriği incelerken size "anonim tilki" veya başka bir hayvan olarak görünebilir.

Normalde iletişim kurduğunuz kişinin yerine tanımadığınız bir isim de görebilirsiniz, çünkü o kişi Google hesap adını değiştirmiş olabilir . Tanıdığınız biri olabileceğinden şüpheleniyorsanız, dosyanın içindeki "Paylaşım" ayarlarından e-posta adresini kontrol edebilirsiniz.

Çoğu durumda, bu yetkisiz erişimin nedeni, dosyanın "web üzerinde herkese açık" veya "bağlantıya sahip herkesin erişebileceği " şekilde yapılandırılmış olmasıdır. Bu paylaşım modlarında, bağlantıyı alan, kopyalayan veya bulan herkes, sistem dosyayı anonim olarak gösterse bile, seçtiğiniz seçeneklere göre dosyaya erişebilir ve görüntüleyebilir (hatta düzenleyebilir).

Google anonim hayvanları nasıl tespit ediyor?

Google Dokümanlar, E-Tablolar veya Slaytlar'ın üst çubuğunda hayvan simgeleri gördüğünüzde, Google aslında dosyaya kişisel davet olmadan veya profilleri size görünür olmadan erişen kullanıcıların varlığını gösteriyor . Bu, sistemin onlardan habersiz olduğu anlamına gelmez; sadece siz, dosya sahibi veya düzenleyici olarak, onları yalnızca bu genel temsil aracılığıyla göreceğiniz anlamına gelir.

Google, bireysel olarak davet edilen kullanıcılar ile paylaşılan bir bağlantı aracılığıyla katılan kullanıcılar arasında net bir ayrım yapar . Kişisel e-posta daveti gönderdiğiniz kişiler adlarıyla ve varsa profil resimleriyle birlikte görünür. Buna karşılık, doğrudan davet almadan yalnızca genel bir bağlantı aracılığıyla katılanlar anonim kullanıcılar olarak görünür.

Bu davranış, belge "bağlantıya sahip herkes" veya "internet üzerindeki herkes bulabilir ve görüntüleyebilir " şeklinde açık olduğunda da geçerlidir. Bu durumlarda, belgeye kimin eriştiğini bireysel olarak kontrol edemezsiniz, bu nedenle Google gerçek adlarını listelemez, bunun yerine onları hayvan takma adları altında gruplandırır; böylece aynı anda kaç kişinin bağlı olduğunu ve belgenin hangi bölümlerini görüntülediklerini görebilirsiniz.

Renk ve hayvan sistemi, her kullanıcının metnin hangi bölümlerini gerçek zamanlı olarak incelediğini kolayca belirlemenizi sağlar . Her anonim hayvanın kendine ait bir imleci, seçimi ve simge rengi olacaktır; bu nedenle gerçek adını görmeseniz bile, dosya içindeki eylemlerini takip edebilirsiniz.

Önemli bir nokta şu ki, kişilerin gerçek adlarını yalnızca onlara kişiselleştirilmiş bir davetiye ile açıkça erişim izni verdiğinizde veya belirli e-posta adresleriyle ilişkili bir posta listesinin parçası olduklarında görebilirsiniz . Aksi takdirde, bağlamdan kim olduklarını tahmin edebilseniz bile, anonim hayvanlar olarak görünmeye devam edeceklerdir.

Dosyanızdaki yabancı bir ismin tanıdığınız birine ait olup olmadığını kontrol etmek isterseniz, "Paylaş" iletişim kutusunu açıp erişim izni olan e-posta adreslerini inceleyebilirsiniz . Bu bölümde, fare imlecini kullanıcının adının üzerine getirdiğinizde e-posta adresi görüntülenir ve aradığınız kişi olup olmadığını doğrulayabilirsiniz.

Anonim hayvanların ortaya çıktığı tipik durumlar

Pratikte, anonim hayvanlar genellikle paylaşılan bağlantıların ve geniş erişime yönelik yapılandırılmış belgelerin yoğun olarak kullanıldığı durumlarda ortaya çıkar . Bu durum, birçok kişinin aynı anda görüntüleyebilmesi veya düzenleyebilmesinin arzu edildiği çalışma ortamlarında, iş birliğine dayalı çalışma ortamlarında veya açık projelerde çok yaygındır.

Örneğin, bir öğretmen veya eğitmen iseniz ve bir eğitim platformunda veya toplu e-posta yoluyla bir belgeyi tüm sınıfla bir bağlantı üzerinden paylaşırsanız , öğrencilerinizin çoğu, onları tek tek davet etmenize gerek kalmadan belgeye erişebilir. Belgeye erişmeye başladıklarında, bilgileri incelerken veya doldururken "anonim panda", "anonim yunus", "anonim koyun" ve diğerlerinin üst kısımda geçiş yaptığını göreceksiniz.

Şirketlerde ve çalışma ekiplerinde, ekipteki herkesin erişebilmesi için genel bağlantılar kullanmak da yaygındır. Örneğin, insan kaynakları departmanından biri, ihtiyacı olan herkesin inceleyebilmesi için bağlantıyı içeren bir elektronik tabloyu dahili bir sohbette paylaşabilir. Eğer kişiler ana hesaplarıyla giriş yapmazlarsa veya erişim belirli kullanıcılara kısıtlanmamışsa, bu meslektaşlarınızı anonim kullanıcılar olarak görürsünüz.

Kamuya açık iş birliği belgeleri, paylaşılan sonuç formları veya topluluk rehberleri gibi daha açık projelerde, anonim hayvanlar neredeyse sıradandır. Bağlantıya sahip olan herkes katılabilir ve kaç kişinin katıldığını yalnızca gerçek zamanlı olarak görünüp kaybolan hayvan simgeleri sayesinde anlayabilirsiniz.

Daha sıradan durumlar da var, örneğin Gmail hesabı olmayan bir arkadaşınızla bir belge paylaştığınızda veya o kişi oturum açmadan gizli bir tarayıcı penceresinden belgeye eriştiğinde . Güvendiğiniz biri olsa bile, Google onları anonim bir ziyaretçi olarak görecek ve bu nedenle onlara bu sevimli hayvan takma adlarından birini atayacaktır.

Riskler ve yanlış anlamalar: Anonim hayvanlar tehlikeli midir?

Belgelerinizde dolaşan "anonim bir kraken" veya "anonim bir kokarca" görmek, birinin içeri girdiğini düşündürebilir, ancak bu anonim hayvanların varlığı kendi başına herhangi bir siber saldırı veya güvenlik ihlali anlamına gelmez . Bu, Google'ın kimliği sizin görebileceğiniz bir isimle ilişkilendirilmemiş kullanıcılara gösterme yöntemidir.

Sorun hayvanın kendisinde değil, dosyanın paylaşım izinlerinde . Belge herkese açık veya bağlantı üzerinden herkesin erişimine açık olarak ayarlanmışsa, anonim hayvanlar görmek normaldir, çünkü bu, bu tür geniş bir erişime izin verdiğiniz anlamına gelir.

Ancak, özel olduğunu düşündüğünüz bir dosyada beklenmedik anonim kullanıcılar görmeye başlarsanız , bu belgenin sandığınızdan daha fazla kişiyle paylaşıldığının veya erişim yetkisi olan birinin size haber vermeden dosyayı ilettiğinin bir işareti olabilir. Bu durumda, paylaşım ayarlarını gözden geçirmeli ve izinleri düzenlemelisiniz.

Bir diğer yaygın yanılgı ise, anonim oldukları için bu kullanıcıların iz bırakamayacakları veya herhangi bir sınırlamaya tabi olmayacaklarıdır. Gerçekte, dosya içinde işlem yapabilme yetenekleri, sizin belirlediğiniz ayarlara bağlıdır: yalnızca okuma iznine sahiplerse, hiçbir şeyi düzenleyemez veya silemezler ; düzenleme izni verdiyseniz, içeriği değiştirebilirler, ancak diğer herhangi bir düzenleyici gibi.

Gizlilik açısından bakıldığında, Google hizmet güvenliğini sağlamak için dahili olarak etkinlikleri kaydeder, ancak siz yalnızca "hayvanı" bu şekilde görürsünüz. Hassas bir belgeyi kimin görüntüleyebileceğinden endişeleniyorsanız, çözüm anonim hayvanı "avlamak"tan ziyade, bağlantıyı kimlerin alabileceğini ve dosya içinde neler yapabileceklerini uygun şekilde kısıtlamaktır.

Dosyanızı kimlerin görüntüleyebileceğini veya düzenleyebileceğini nasıl sınırlayabilirsiniz?

Belgelerinizde anonim hayvanların görünmesini azaltmak veya tamamen ortadan kaldırmak istiyorsanız, anahtar nokta paylaşım izinlerini yalnızca seçtiğiniz kişilerin erişebileceği şekilde ayarlamaktır . Google Drive, bunu oldukça hassas bir şekilde kontrol etmek için çeşitli seçenekler sunar.

Erişimi yönetmenin en güvenli yolu, belirli e-posta adreslerine kişiselleştirilmiş davetiyeler göndermektir . Herkese açık bir bağlantı paylaşmak yerine, dosyayı görüntüleyebilmesi, yorum yapabilmesi veya düzenleyebilmesi gereken kullanıcıları tek tek eklersiniz. Bu şekilde, dosyaya eriştiklerinde anonim kullanıcılar olarak değil, isimleriyle görünürler.

Bir diğer önemli önlem ise , mümkün olduğunca "bağlantıya sahip herkes görüntüleyebilir/düzenleyebilir" modundan kaçınmaktır . Bu ayar hızlı paylaşım için çok kullanışlıdır, ancak bağlantının amaçlanandan daha fazla yayılmasına ve potansiyel olarak yabancıların—veya en azından kimliği belirsiz kullanıcıların—belgenize erişmesine olanak tanır.

Eğer bir dosyayı zaten paylaştıysanız ve çok fazla bilinmeyen kullanıcı görmeye başladıysanız, "Paylaş" düğmesini kullanarak izinleri istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz . Oradan genel erişimi iptal edebilir, belirli kişilere kısıtlayabilir, erişim düzeyini "düzenleyici"den "okuyucu"ya değiştirebilir veya hatta dosya paylaşımını tamamen durdurabilirsiniz.

Yalnızca okuma erişimi istediğiniz ancak düzenleme erişimi istemediğiniz belgelerde, salt okunur seçeneğini yapılandırmanız önerilir . Bu sayede, birisi belgeye genel bir bağlantı üzerinden erişse ve anonim olarak görünse bile, içeriği değiştiremeyecektir. Bu özellik, özellikle ortak düzenleme gerektirmeyen raporlar, kılavuzlar veya bilgilendirme belgeleri için kullanışlıdır.

Son olarak, Google Drive'ın gelişmiş paylaşım seçeneklerini ara sıra kontrol etmek iyi bir fikirdir . Orada dosyayı kimlerin paylaşabileceğini, kimlerin yeni kullanıcı ekleyebileceğini ve üst klasörlerden devralınan ve dosyayı etkileyebilecek herhangi bir izin olup olmadığını görebilirsiniz. Bu seçenekleri hızlıca gözden geçirmek, erişimle ilgili birçok sorundan sizi kurtarabilir.

Anonim hayvanlarla ilgili sürprizlerden kaçınmak için en iyi uygulamalar

İzinleri doğru şekilde yapılandırmanın ötesinde, Google Drive belgelerinizi kontrol altında tutmanıza ve beklenmedik kullanıcıların ortaya çıkmasını en aza indirmenize yardımcı olacak bir dizi en iyi uygulama vardır . Burada önemli olan korku içinde yaşamak değil, belgelerinize kimin ve neden eriştiği konusunda net olmaktır.

İlk önerilerden biri, bir bağlantıyı paylaşmadan önce kimlere erişim izni vereceğinizi dikkatlice düşünmektir . İçerik hassas veya kişisel ise, "bağlantıya sahip herkes erişebilir" gibi tipik bir yöntem yerine, içeriği görmesi gereken belirli kişilerin e-posta adreslerini girmek için birkaç saniye ayırmak en iyisidir.

Mümkün olduğunca, dosyaları herkese açık bağlantılar yerine kişiselleştirilmiş davetiyeler aracılığıyla göndermeye çalışın . Bu basit adım, belgeyi açtığınızda, kimliklerini tam olarak tanımadığınız bir hayvan topluluğu yerine, bağlantı kurulan kişilerin gerçek adlarını görmenizi sağlar.

Bir diğer iyi uygulama da, tüm klasörleri paylaşırken verdiğiniz varsayılan izinleri gözden geçirmektir . Bazen bir klasörün tamamı, farkında olduğunuzdan çok daha fazla kişiye açık olabilir ve içinde yeni bir dosya oluşturduğunuzda, bu yapılandırmayı devralır. Bu durum, amaçlanandan daha geniş erişime sahip belgelerin oluşturulmasına neden olabilir.

Bir ekipte çalışıyorsanız, bağlantıların nasıl paylaşılacağına dair bazı iç kurallar üzerinde anlaşmak faydalı olabilir . Örneğin, belgelerin sahibine danışılmadan grup dışına iletilmemesine veya hassas veriler içeren dosyaların asla "bağlantıya sahip herkes" modunda bırakılmamasına karar vermek gibi. Bu küçük kurallar, yetkisiz erişim riskini önemli ölçüde azaltır.

Son olarak, önemli bir dosyada anonim bir hayvanla karşılaşırsanız, paylaşım ayarlarınızı kısaca gözden geçirmeniz ve her şeyin olması gerektiği gibi olduğundan emin olmanız için bunu bir işaret olarak kabul edin . Ciddi bir şey olması gerekmez, ancak yalnızca doğru kişilerin bu içeriği görüntüleyebildiğinden veya düzenleyebildiğinden emin olmak için iyi bir bahanedir.

Anonim hayvanların ne olduğunu, neden ortaya çıktıklarını ve nasıl yönetileceklerini anlamak, dosyalarınızın güvenliğini ve gizliliğini tehlikeye atmadan Google Drive'ın gerçek zamanlı iş birliğinden tam olarak yararlanmanızı sağlar . Doğru yapılandırılmış izinler ve bağlantıların sorumlu kullanımıyla, bu hayvanlar gizemli bir tehdit olmaktan çıkıp, başkalarının da sizinle aynı belge üzerinde çalıştığını gösteren dostane bir merak unsuru haline gelir.