- Web ve masaüstü uygulamasından kullanılabilir depolama kotasını ve kullanılan alanı görüntüleme yöntemleri.
- Büyük dosyaları silerek, çöp kutusunu boşaltarak ve Outlook eklerini düzenleyerek yer açmaya yönelik ayrıntılı stratejiler.
- Kişisel hesaplar ile profesyonel veya eğitim amaçlı hesaplar arasında depolama yönetimi açısından temel farklılıklar bulunmaktadır.
Bazen, bulut depolama alanının sonsuz olmadığını fark etmeden, hayatımız boyunca belgeleri, fotoğrafları ve klasörleri buluta kaydediyoruz. Aniden, kork dreaded " disk dolu" uyarısıyla karşılaşıyoruz ve tek bir dosya daha yükleyemeden takılıp kalıyoruz. Eğer bir ekipte çalışıyorsanız veya senkronize edilmeyi bekleyen önemli dosyalarınız varsa, bu gerçek bir baş ağrısı olabilir.
İyi haber şu ki, Microsoft 365 dijital kaosumuza düzen getirmek için çeşitli yollar sunuyor. Bu sadece silmek için silmekle ilgili değil, en çok yer kaplayan şeyleri belirleyerek, ister kişisel ister kurumsal hesap kullanıyor olun, neyi saklayacağınıza ve neyi doğrudan çöpe atacağınıza dair akıllı kararlar vermenizle ilgili.
Bilgisayardan depolama alanını kontrol etme
Tarayıcınızı açmak istemiyorsanız, Windows senkronizasyon uygulamasından hızlıca göz atabilirsiniz. Bildirim alanında (saatin yanında) mavi OneDrive simgesini bulun, sağ tıklayın ve ayarlar simgesini açın. Orada, Depolama alanını yönet bölümünü bulun ; bu sizi kullanılan depolama alanının yüzdesini ve en önemlisi, en büyük dosyaların boyutuna göre sıralanmış bir listesini görebileceğiniz bir sayfaya götürecektir, böylece doğrudan konuya ulaşabilirsiniz.
OneDrive web portalı üzerinden yönetim
Web tarayıcısının rahatlığını tercih edenler için, web sitesine erişmek en kapsamlı seçenektir. Giriş yaptıktan sonra, sol gezinme paneli size bir bakışta ne kadar kullanılabilir alanınız olduğunu ve ne kadarını kullandığınızı gösterecektir. Bu değere tıkladığınızda, otomatik olarak OneDrive'ın depolama ölçümleri bölümüne yönlendirileceksiniz ; burada bulut depolama alanınızı şişiren şeyleri klasör klasör analiz edebilirsiniz.
Doğrudan konuya geçmenin hızlı bir yolu var: onedrive.live.com/?v=managestorage adresine erişebilirsiniz . Bu, birkaç tıklamayı atlamanıza ve doğrudan kota yönetimine ulaşmanıza olanak tanır; burada ayrıca geri dönüşüm kutusunu boşaltma düğmesi de bulunur - bu çok önemli bir adımdır çünkü silinen dosyalar, kalıcı olarak silinene kadar kotanızdan düşülmeye devam eder.
Kişisel ve profesyonel hesaplar arasındaki farklar
Kişisel bir OneDrive hesabına sahip olmak, iş veya okul için olanla aynı şey değildir. Kişisel hesaplarda, sınır genellikle Microsoft 365 aboneliğiniz veya ücretsiz planınız tarafından belirlenir. Sınırı aşarsanız, dosyalarınız salt okunur hale gelir ; yani bunları indirebilirsiniz ancak düzenleyemez veya yeni bir şey ekleyemezsiniz.
Profesyonel veya eğitim amaçlı hesaplarda yönetim farklıdır, çünkü depolama kotanızı kuruluşunuzun BT yöneticisi belirler. Alanınız tükendiğinde, dosyaları silmenin yanı sıra en iyi seçeneğiniz, kota artışı talep etmek için şirketinizin teknik desteğiyle iletişime geçmektir . Bu hesaplarda depolama alanının hem kişisel klasörlerinizi hem de sitenin geri dönüşüm kutusundaki öğeleri içerdiğini unutmayın.
Alanı etkili bir şekilde nasıl boşaltabilirsiniz?
Bulut depolama alanınız dolduğunda, birkaç fotoğraf silmek yeterli olmaz. Kapsamlı bir temizlik için birkaç şeyi kontrol etmek en iyisidir. İlk olarak, OneDrive geri dönüşüm kutunuza gidin ve tamamen boşaltın; farkında bile olmadan orada ne kadar çok gigabayt biriktiğine şaşıracaksınız. Ayrıca , paylaşılan klasörlerinize de göz atmak iyi bir fikirdir , çünkü bazen depolama kapasitemizi etkileyebilecek diğer kaynaklardan içerik senkronize ederiz.
Bir diğer önemli konu ise e-posta. Microsoft 365 depolama alanını entegre ettiğinden, Outlook.com ekleri alanınızı tüketebilir. Outlook'taki abonelik ayarlarınıza gidin ve e-posta depolama bölümünü genişletin. Oradan, e-postaları boyutlarına göre sıralayabilir ve çok büyük ekleri olanları silebilirsiniz; ayrıca Önemsiz E-posta ve Silinen Öğeler klasörlerinizdeki öğeleri de silmeyi unutmayın.
Microsoft Loop veya Designer gibi daha modern araçlar kullanıyorsanız , çalışma alanlarınızı temizlemeyi unutmayın. Loop'ta eski sayfaları ve fikirleri silebilirsiniz ve Designer'da artık ihtiyacınız olmayan yapay zeka tarafından oluşturulmuş görselleri kaldırmak için " Projelerim " bölümünü gözden geçirmeniz çok önemlidir.
Depolama alanının dolmasını önlemeye yönelik ipuçları
Bu stresi tekrar yaşamamak için bazı en iyi uygulamaları benimsemek iyi bir fikirdir. Örneğin, Outlook veri dosyalarını (.pst) OneDrive'a kaydetmekten kaçının, çünkü uygulama bunları sürekli açık tutar ve bilgisayarınızın senkronizasyonunu yavaşlatabilir. Benzer şekilde, sıkıştırılmış dosyalarınız (ZIP, RAR) varsa ve orijinal dosyaları da saklıyorsanız, kullanılan alanı gereksiz yere ikiye katlıyorsunuz demektir.
Akıllıca bir strateji, bulutta ihtiyacınız olmayan klasörleri sabit diskinizdeki yerel bir konuma taşımaktır. Dosyaları OneDrive klasöründen, bilgisayarınızda senkronize edilmemiş herhangi bir klasöre sürükleyip bırakmanız yeterlidir. Ayrıca, otomatik yedeklemeler genellikle hiçbir değer katmayan ekran görüntüleri ve memlerle dolduğu için telefonunuzun fotoğraf galerisini temizlemeyi unutmayın .
Bulut depolama alanınızı optimize etmek, depolama ölçümlerini düzenli olarak incelemeyi ve Microsoft'un çeşitli hizmetlerindeki çöp kutularını boşaltmayı gerektirir. OneDrive temizliği, Outlook'taki büyük eklerin silinmesi ve yerel dosyaların yönetimi gibi işlemleri birleştirerek, yetersiz depolama alanı nedeniyle iş akışınızın kesintiye uğramamasını sağlayabilir ve platformun hem web hem de masaüstü uygulamalarında sunduğu boyut analizi araçlarından en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.