- Android'de AutoResponder ve WhatsAuto gibi uygulamalar, kurallar, zamanlamalar ve sohbet ve grup kontrolüyle bildirimlere verilen yanıtları otomatikleştirir.
- WhatsApp Business, iPhone'da kısayollar ve 50'ye kadar şablonla karşılama, yokluk ve hızlı cevap mesajları sunuyor.
- WhatsApp, cevapsız aramalardan sonra sesli not bırakma özelliğini test ediyor ve sohbete doğrudan bir "telesekreter" entegre ediyor.
WhatsApp'ı günlük olarak kullanıyorsanız, her zaman anında yanıt veremeyeceğinizi bilirsiniz. Bu gibi anlar için, WhatsApp'ta otomatik yanıtlayıcıya veya en azından iyi yapılandırılmış otomatik yanıtlara sahip olmak çok değerlidir: zaman kazandırır, beklentileri yönetir ve müsait olmadığınızda bile konuşmanın devam etmesini sağlar.
Günümüzde bunu başarmanın birkaç yolu var: Android'de bildirimlerden yararlanan uygulamalarla ; iPhone'da resmi WhatsApp Business araçlarıyla ; ve ayrıca WhatsApp, cevaplanmayan aramalardan sonra sesli not bırakma yöntemini test ediyor ; bu da uygulama üzerinden yapılan aramalar için bir telesekreter görevi görüyor. Tüm bunların nasıl çalışacağına dair kapsamlı bir kılavuza bakalım.
WhatsApp'ta "otomatik cevaplama" günümüzde gerçekten ne anlama geliyor?
WhatsApp'ta sesli mesajdan bahsettiğimizde aslında iki kavramdan bahsediyoruz: bir yandan sohbet mesajlarına otomatik yanıtlar (uzakta mesajı, hoş geldin mesajı, hızlı yanıtlar vb.); diğer yandan ise WhatsApp'ın şu anda beta sürümünde kullanıma sunduğu, aramayı cevaplamadığınızda sesli mesaj bırakma seçeneği . Bunlar birbirini tamamlayan çözümlerdir: birincisi günlük sohbet görevlerini halleder; ikincisi ise WhatsApp aramaları bağlamında geleneksel bir sesli mesaj sistemini simüle eder .
Android'de resmi uygulama yerleşik otomatik yanıt özelliği sunmuyor, ancak üçüncü taraf uygulamalar bildirimleri okuyarak ve doğrudan yanıtlayarak bunu başarabiliyor. iPhone'da ise resmi uygulama dışında seçenekler jailbreak yapılmadan çok sınırlı, bu nedenle bunu yapmanın en pratik yolu , profesyonel kullanım için karşılama mesajları, uzakta mesajları ve hızlı yanıtlar sunan WhatsApp Business'ı kullanmaktır .
Ayrıca, WhatsApp'ın Android için beta sürümü, alıcı aramayı yanıtlamadığında sesli not kaydetme ve gönderme düğmesini de içeriyor. Bu sayede, kişi hem cevapsız arama bildirimini hem de sesli mesajınızı sohbette tek bir yerde, ekstra bir işlem yapmadan alabiliyor.
İşletmeler ve destek ekipleri için bu özellikler çok önemli: Veriler, müşterilerin %62'sinin markaların, örneğin WhatsApp Business gibi kanallar sunarak deneyimlerini daha iyi kişiselleştirebileceğine inandığını ; ve %64'ünün ise chatbot'ların insan temsilcilerle aynı düzeyde hizmet vermesini istediğini gösteriyor. İnsan dokunuşunu kaybetmeden otomasyon, geleceğin yoludur.
Kendi WhatsApp cevaplama sisteminizi kurmayı düşünüyorsanız , aşağıda Android'de neler yapabileceğinizi, iPhone Business ile nasıl çalıştığını ve cevapsız aramalardan sonra yeni sesli yanıt seçeneğinin nasıl çalıştığını açıklıyorum.
Android: Uygulamalar ile otomatik yanıtlar (AutoResponder ve WhatsAuto)
Android için WhatsApp uygulaması bu özelliği varsayılan olarak sunmuyor, ancak AutoResponder for WhatsApp ve WhatsAuto gibi araçlar bunu güvenilir bir şekilde uyguluyor. İşin püf noktası, bildirimlerinizi izlemeleri ve bir kurala uyan yeni bir mesaj geldiğinde doğrudan bildirimin kendisinden yanıt vermeleridir . WhatsApp'a tam erişime ihtiyaç duymazlar, sadece bildirimleri okuma ve yanıtlama iznine sahip olmaları yeterlidir.
İlk adım, bildirimlere erişim izni vermektir. Android'de, uygulamayı açın, istendiğinde bildirim erişim ayarlarına gidin ve ilgili anahtarı açın. Ardından uygulamaya geri dönün ve kurallarınızı oluşturabilirsiniz.
Örneğin, Otomatik Yanıtlayıcı'da tüm mesajlar veya yalnızca belirli metinler için yanıtlar tanımlayabilirsiniz . Size mesaj gönderen herkese genel olarak yanıt vermek istiyorsanız, "Herkes"e eşdeğer seçeneği seçin ve yanıt mesajı alanına otomatik olarak gönderilecek metni yazın. Ücretsiz sürüm temel özellikleri kapsar ve bu yeterli değilse, Pro sürümü (yaklaşık 14,99 €' luk tek seferlik ödeme ) etkinlik saatleri gibi ek özelliklerin kilidini açar.
Bir diğer avantaj ise kuralları belirli kişiler veya gruplarla sınırlayabilmeniz , belirli sohbetlerde tetiklenmesini engelleyebilmeniz veya spam'i önlemek için sıklığı ayarlayabilmenizdir. WhatsAuto da benzer bir özellik sunuyor: Hangi gruplara veya kişilere yanıt vereceğinize karar vermenize, tekrarlayan mesajları engellemenize ve otomatik yanıtın yalnızca sizin için uygun olduğunda çalışması için zaman dilimleri planlamanıza olanak tanıyor.
Android'de tipik bir iş akışı şöyle olabilir: Genel bir "Uzaktayım" kuralı, ilk temaslar için daha samimi bir karşılama mesajı içeren ikinci bir kural ve belirli bir mesaj döndüren anahtar kelimeler ("saatler", "adres", "fiyat") içeren üçüncü bir kural seti oluşturursunuz. Uzakta olsanız bile sohbetleriniz yanıtlanacaktır.
- İzin verir Bildirimler Uygulama istediğinde.
- Genel kurallar (tüm sohbetler) ve özel kurallar (anahtar kelimeler, kişiler veya gruplar) oluşturun.
- İhtiyacınız varsa etkinleştirin, zamanlamaları böylece sadece çalışma saatleriniz dışında geçerli olur.
- Gruplarda sıklığı ve gönderim limitlerini ayarlayarak “spam” etkisini önleyin.
Gruplarla çalışıyorsanız, WhatsAuto otomatik yanıtları engellemeyi veya sohbeti gereksiz bildirimlerle doldurmamak için grup başına tek bir bildirim göndermeyi seçmenize olanak tanır. Sohbetin akışını bozmadan kibar olmanın basit bir yoludur.
iPhone: Devamsızlıklar, karşılamalar ve kısayollar için WhatsApp Business
iOS'ta, App Store'daki AutoResponder klonlarını unutun: resmi ekosistem dışında, jailbreak yapmadan kullanılabilecek geçerli bir alternatif yok . Önerilen seçenek, WhatsApp Business'ı kullanmak (serbest meslek sahibi veya tek kişilik bir işletme olsanız bile numaranızla kurabilirsiniz) ve yerleşik araçlarından yararlanmaktır.
İki temel özellik, karşılama mesajları (yalnızca biri size ilk mesaj gönderdiğinde gönderilir) ve uzakta olduğunuzda otomatik yanıt görevi gören uzakta mesajlarıdır . Bunları etkinleştirmek için WhatsApp İşletme Ayarları > İşletme Araçları > Uzakta Mesajları'na gidin. Açın, mesajınızı yazın ve her zaman, belirli bir zaman diliminde veya çalışma saatleriniz dışında göndermek isteyip istemediğinizi seçin.
Uygulama ayrıca alıcıları seçmenize de olanak tanıyor: herkese, yalnızca adres defterinizde olmayanlara, bazıları hariç herkese veya yalnızca belirli bir kişi listesine gönderebilirsiniz . Esnek bir yapıya sahip olsa da, Android ve özel uygulamalarla elde edebileceğinizden daha sınırlı.
WhatsApp Business'ın müşteri hizmetlerini büyük ölçüde hızlandıran bir diğer özelliği de hızlı yanıtlar . Şablonları (belgelere göre 50 adede kadar) kaydedebilir ve anında göndermek için bunlara klavye kısayolu atayabilirsiniz. Çalışma saatleri, konum, iade politikaları veya sık sorulan sorular için idealdir.
WhatsApp Business'ta bu kaydedilmiş yanıtları oluşturmak için üç nokta menüsünü açın > İş araçları > Hızlı yanıtlar > Ekle. Mesajınızı yazın ve bir kısayol atayın (örneğin, /saat). Kaydedin ve işlem tamam.
Mobil cihazınızdan gönderirken iki seçeneğiniz var: ek olarak (ataç simgesi > Hızlı Yanıtlar ve istediğinizi seçin) veya tüm şablonlarınızı açmak için metin kutusuna eğik çizgi "/" yazıp birini seçin. WhatsApp Web veya Masaüstü'nde, bu hızlı yanıtlarda multimedya dosyalarının desteklenmediğini unutmayın , bu nedenle şablonlardan ses ve video dosyalarını çıkarın.
Şunu belirtmekte fayda var ki, Business bu araçları sunsa da, üçüncü taraf Android uygulamalarının detay seviyesine ulaşmıyor : karmaşık anahtar kelimelere veya kişiye özel kurallara bu kadar hassas bir şekilde güvenemezsiniz. Yine de, çoğu işletme ve kullanıcı için fazlasıyla yeterli.
Ve eğer jailbreak'iniz varsa: daha fazla seçenek (ayrıntılı)
iPhone'unu jailbreak yapmış ve Cydia'yı yüklemiş olan herkes , WhatsApp ayarlarına "Otomatik Yanıt" seçeneği ekleyerek mesajınızı otomatik olarak göndermenizi sağlayan WaAutoReply gibi ince ayarlar bulabilir. Ancak, uyumluluk iOS 8, 9 ve 10 ile sınırlıdır ve daha yeni sürümler için garanti verilmemektedir; bu yolu izlerseniz, riskleri ve olası uyumsuzlukları üstlenmiş olursunuz.
Cevapsız Aramaları Yanıtlama: Otomatik Sesli Notlar (Beta)
WhatsApp, geleneksel bir telesekreter olmasa da benzer bir amaca hizmet eden bir özelliği test ediyor. Bir arama veya görüntülü görüşme cevapsız kaldığında ekranda üçüncü bir seçenek beliriyor: "Sesli mesaj kaydet ". Bu, "cevapsız arama" bildirimiyle birlikte doğrudan sohbete gönderilen bir sesli mesaj bırakmanıza olanak tanıyor.
Bunu kullanmanın iki yolu var: cevapsız çağrıdan hemen sonra gördüğünüz ekrandan (burada geri arama, iptal etme veya sesli mesaj kaydetme seçeneklerini göreceksiniz) ve sohbetin kendisinden , cevapsız çağrı bildirimine dokunarak sesli mesaj seçeneğine geçebilirsiniz. Hızlı, pratik ve konuşmayı tercih ediyorsanız tekrar tekrar geri arama veya uzun mesaj yazma zahmetinden kurtarıyor.
Bu yeni özellik, WhatsApp'ın Android için en son beta sürümünde kullanıma sunuluyor ve 2.25.23.21 gibi sürümlerde görüldüğü bildiriliyor . Özellik kademeli olarak kullanıma sunuluyor: Beta sürümüne sahip olabilirsiniz ve henüz bu seçeneği görmemiş olabilirsiniz. Kararlı sürüme ulaştığında, WhatsApp'ta "yanıtlayıcı" özelliğini özleyenler için eksiksiz bir çözüm olacak.
Şirket, sesli not kullanımının hızla arttığını (günde milyarlarca gönderiliyor) biliyor, bu nedenle bu akışı sohbete entegre etmek mantıklı: cevapsız çağrı kaydı ve ses kayıtlarınızın hepsi tek bir yerde, ekstra uygulamalarla uğraşmaya gerek kalmadan toplanıyor.
Çalışan mesajlar ve şablonlar: kullanıma hazır örnekler
İyi bir başlangıç yapmak için, kendi tarzınıza uyarlayabileceğiniz bazı örnekler şunlardır. Unutmayın, amaç beklentileri hızlıca netleştirmek , sık sorulan soruları yanıtlamak ve kişiyi sorunsuz bir şekilde bilgilendirmektir.
Selamlar (ilk temas)
- Merhaba! Bugün size nasıl yardımcı olabiliriz? Dikkatliyiz Mesajınıza.
- Hoşgeldiniz. Neye ihtiyacın var Size yardımcı olmak için buradayız.
- Günaydın/tünaydın/akşam. Size nasıl yardımcı olabileceğimizi bize bildirin. sana yardım etmek.
Devamsızlıklar (çalışma saatleri veya tatiller dışında)
- Merhaba! Şu anda müsait değiliz. Size cevap vereceğiz en kısa sürede
- Yazdığınız için teşekkürler! Çalışma saatlerimiz XX'den YY'ye h. En kısa sürede size geri dönüş yapacağız.
- Bir süreliğine dışarıdayız. Mesajınızı bırakın ve seninle geri dönüyoruz yakında.
kişiselleştirilmiş mesajlar
- Merhaba, siparişinizin tarafımıza ulaştığını görüyoruz. Ne düşündünüz? ürün?
- Merhaba! Bu ay bizimle iletişime geçtiniz. Nasıl gelişebiliriz? Deneyiminiz?
- Merhaba! Beğendiğinizi biliyoruz. İşte bir sonraki alışverişinizde kullanabileceğiniz bir kupon.
Acelesi olan müşteriler için
- Merhaba! Talebinizi aldık ve biz zaten oradayız yönetmek.
- Siparişinizin durumunu kontrol etmek için lütfen ziyaret edin ve size e-postayla gönderdiğimiz kodu kullanın.
Cihazınıza göre pratik adımlar
Her şeyi sıfırdan kuruyorsanız, platformunuza bağlı olarak izlemeniz gereken hızlı yol haritası budur. Birkaç istisna dışında, herhangi bir teknik bilgiye ihtiyacınız olmadığını göreceksiniz.
Otomatik Yanıtlayıcı/WhatsAuto özellikli Android
- Seçilen uygulamayı yükleyin ve izin verin bildirimlere erişim sana sorduğumda.
- İlk kuralınızı oluşturun: "Tüm mesajlar için" genel bir "uzakta" metniyle.
- Kuralları şu şekilde ekle: anahtar kelimeler (program, adres, fiyatlar) ve alıcıları ayarlayın.
- Pro'da, zaman aralıklarını etkinleştirin, böylece sadece çalış sen yokken.
- Gruplar halinde, sıklığı sınırlayın veya tepki vermekten kaçının, böylece doyurmak.
WhatsApp Business özellikli iPhone
- WhatsApp Business'ı açın ve şuraya gidin: İş araçları.
- "Uzakta Mesaj"ı her zaman, özel veya kapalı zaman olarak ayarlayın mesai saatleri.
- Alıcıları tanımlayın (herkes, adres defterinde olmayanlar, ... hariç herkes veya belirli bir liste).
- İlk temaslar için net ve anlaşılır bir "Hoş Geldiniz Mesajı"nı etkinleştirin arkadaş canlısı.
- Crea Hızlı cevaplar (“/program”, “/adres” vb.) sık kullandığınız şablonlarla.
İş'te hızlı yanıtlar gönderin
- Ek olarak: Sohbeti açın, simgeye dokunun klips, “Hızlı Cevaplar”a gidin ve seçin.
- Metin kutusundan: "/" yazın ve eklenecek şablonu seçin ve göndermek.
- Unutmayın: Web/Masaüstünde hızlı olanlar desteklenmiyor multimedya.
Bu özellikler dikkatinizi (ve sonuçlarınızı) neden iyileştiriyor?
Faydaları sadece operasyonel değil; aynı zamanda memnuniyeti de etkiliyor. Otomatik ve hızlı yanıtlarla, aciliyet ve netlik beklentilerini karşılıyor , temsilcilerin zamanından tasarruf sağlıyor ve ekip verimliliğini artırıyorsunuz.
Son araştırmalar, müşterilerin %62'sinin şirketlerin deneyimlerini daha kişiselleştirebileceğine inandığını ve %64'ünün sohbet botlarının insan seviyesinde performans göstermesini beklediğini gösteriyor. İşlem hacmi artarsa, otomasyon kişiselleştirilmiş hizmetten ödün vermeden ekibinizin iş yükünü hafifletir.
Birçok şirket, daha çok konuşmaya dayalı, daha az işlem odaklı bir destek modeline geçiyor. Şablonlar, WhatsApp gibi tercih edilen kanalların kullanımı ve etkileşim takibi, sorunların önceliklendirilmesine ve daha hızlı çözülmesine yardımcı oluyor. Bu, hem müşteri hem de işletme için kazan-kazan bir durum.
Gerçek vaka: Chazki ve WhatsApp'ta otomasyon
Peru'da kurulan ve son kilometre teslimatına odaklanan lojistik girişimi Chazki, müşteri iletişimini artıran hızlı bir büyüme yaşadı. WhatsApp'ı müşteri hizmetleri platformuna entegre ederek ve önceden yazılmış mesajlar kullanarak, siparişlerinin durumunu öğrenmek isteyen müşterilere anında yanıt verebildiler. Standartlar, şablonlar ve otomasyon, insan dokunuşunu kaybetmeden ölçeklendirmede kilit rol oynadı.
Cevaplama makinenizin bir robot gibi görünmemesi için iyi uygulamalar
Otomasyon incelikli olmalıdır. Doğal ve samimi bir üslup kullanın , bir sonraki adımı (ne zaman yanıt vereceğinizi, durumu nasıl kontrol edeceğinizi) açıkça belirtin ve uzun açıklamalardan kaçının. Net ve özlü bir yanıt, üç dolaylı yanıttan çok daha etkilidir.
Uygun yerlerde değişkenler kullanın (örneğin, müşterinin adı) ve şablonlarınızı sık sık güncelleyin. Çalışma saatlerinizi, adresinizi, politikalarınızı veya promosyonlarınızı değiştirirseniz, hızlı yanıtlarınızın bu değişikliği hemen yansıttığından emin olun.
Makul çalışma saatleri belirleyin: 9-18 saatleri arasında çalışıyorsanız, uzakta olduğunuzu belirten mesajı bu saatler dışında etkinleştirin. Ve tatile gidiyorsanız, dönüş tarihiniz ve acil durumlar için alternatif bir iletişim kişisi içeren özel bir mesaj oluşturun.
Grup sohbetlerinde dikkatli olmak en iyisidir. Her grup için tek bir kibar yanıt belirleyin veya bu sohbetlerde otomatik yanıtları devre dışı bırakın . Bu, insanları rahatsız etmeyi önleyecek ve konuşmanın sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayacaktır.
Son olarak, otomasyonu insan müdahalesiyle birleştirin: makinenin filtreleme, karşılama veya raporlama yapmasına izin verin ve gerektiğinde bir kişinin devreye girmesini sağlayın. Bu kombinasyon genellikle rakipsizdir.
Hızlı Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
iPhone'da otomatik yanıtlar için WhatsApp Business'a ihtiyacım var mı ? Evet. Cihazı jailbreak yapmadan, WhatsApp tarafından önerilen ve desteklenen yöntem budur.
Android uygulamaları mesajlarımı okuyor mu? Bildirimlere erişerek çalışırlar; oradan metni çıkarır ve doğrudan bildirimden yanıt verirler. Kendinizi kimlik avı saldırılarından korumak için her uygulamanın izinlerini ve politikalarını inceleyin.
Cevapsız aramalar için sesli not özelliği henüz herkes için kullanılabilir mi? Henüz değil. Beta aşamasında ve kademeli olarak kullanıma sunuluyor. Cihazınıza ulaşması biraz zaman alabilir.
Business sürümünde kaç tane hızlı yanıt kaydedebilirim? Resmi belgelere göre 50'ye kadar.
İşletme uygulamasında, Android'deki gibi kişi bazında özelleştirme yapabilir miyim ? Aynı ayrıntı düzeyinde değil; karmaşık kurallara ihtiyacınız varsa, üçüncü taraf uygulamalarla Android daha fazla kontrol imkanı sunar.
WhatsApp'ta etkili bir "cevap sistemi" kurmak artık mümkün: Android'de bildirimleri otomatikleştiren uygulamalarla ; iPhone'da güçlü İşletme araçlarıyla; ve aramalarda, cevapsız aramalardan sonra yeni sesli not seçeneğiyle. Birkaç ayarlama ve iyi hazırlanmış mesajlarla, telefonunuza yapışık kalmadan hızlı ve tutarlı destek sağlayabilirsiniz.
