Windows PC'de dosyalar nasıl daha hızlı bulunur?

Informatec Dijital » Ücretsiz Destekler » Windows PC'de dosyalar nasıl daha hızlı bulunur?

Eğer böyle bir his varsa Çalışmaktan çok dosya aramakla zaman kaybediyorsunuz.Yalnız değilsiniz. Belgeler, fotoğraflar, indirmeler, projeler ve kopyalar arasında, herhangi bir bilgisayar, belirli bir şeyi bulmanın dakikalar sürebileceği veya hiç bulunamayacağı küçük bir kaosa dönüşüyor.

İyi haber şu ki, Windows ve çeşitli özel uygulamalar Dosyaları neredeyse anında bulmak için araçlar ve püf noktalarıAda, içeriğe, boyuta, türe veya tarihe göre arama yapın. Bu kılavuz, Windows 10 ve 11 aramalarından en iyi şekilde nasıl yararlanacağınızı, sistem hiçbir şey bulamadığında ne yapmanız gerektiğini ve daha hızlı aramalar için hangi harici programların en iyi olduğunu gösterecektir.

Windows 10 ve Windows 11'de arama nasıl çalışır?

Herhangi bir şeyi yüklemeden önce sistemin nasıl çalıştığını anlamakta fayda var. Windows, dosyaların konumu ve temel özelliklerini içeren dahili dizinBöylece arama yaptığınızda, çok fazla verinin olduğu bilgisayarlarda sonsuza kadar sürecek olan disk disk, klasör klasör aramanıza gerek kalmaz.

Windows 10'da bu arama motoru çok belirgindir görev çubuğunda ve Başlat menüsündeSadece bir program, belge, klasör veya genel bir kelimenin adını yazın; sistem, uygulamaları, ayarlar paneli seçeneklerini, dosyaları ve hatta web sonuçlarını karıştırarak sonuçlar döndürecektir.

Windows 11'de davranış benzerdir, ancak arayüz biraz farklı ve daha minimalisttir. doğrudan görev çubuğundaki arama kutusuna yazın veya Başlat'ı açın ve yazmaya başlayarak uygulamaları, son belgeleri ve diğer ilgili öğeleri hemen görün.

Bu küresel arama motoru tamamen Windows dizinine dayanır. Bir dosya veya klasör dizine eklenmemişse, Diskte mevcut olsa bile sonuçlarda görünmeyecektirİşte tam bu noktada Dosya Gezgini ve bazı ek ayarlar devreye giriyor.

Dosya Gezgini'nden profesyonel gibi arama yapın

Başlat menüsü arama çubuğuna ek olarak, Dosya Gezgini içerir sağ üstte özel arama çubuğu Her pencerenin. Buradan, yazmadan önce nerede olduğunuza bağlı olarak aramayı bir sürücüye, belirli bir klasöre veya tüm bilgisayara odaklayabilirsiniz.

Windows'un son sürümlerinde bu arama basit görünüyor, ancak gerçekte Birçok gelişmiş seçeneği gizlerWindows 10'da bir arama yaptığınızda, şeritte "Arama Araçları" sekmesi görünür; buradan tarihe, boyuta, dosya türüne, klasöre, arama geçmişine göre filtreleme yapabilir veya bu aramayı daha sonra kaydetmek için kaydedebilirsiniz.

Windows 11'de şerit basitleştirildi ve bazı işlevler küçültüldü veya taşındı. Artık bir düğmeniz var. Araç çubuğundaki "Arama seçenekleri" aramanın nerede yapılacağını (yalnızca geçerli klasör veya alt klasörler), sıkıştırılmış dosyaların eklenip eklenmeyeceğini, metin belgelerinin içeriğinin incelenip incelenmeyeceğini ve boyuta, türe veya tarihe göre filtreler uygulanıp uygulanmayacağını daha iyi ayarlamanıza olanak tanır.

Bu araçlarla Explorer arama çubuğu basit bir metin kutusu olmaktan çıkıp bir Belirli dosyaları hızla bulmanın çok güçlü bir yolu büyük klasör ağaçları içinde, filtrelerle nasıl oynayacağınızı biliyorsanız.

Windows dizinlemeyi iyileştirin ve hatta yeniden oluşturun

Windows'un hiçbir şeyi bulamamasının en yaygın nedenlerinden biri dizinin bozulmuş olmasıdır. bozuk veya güncelliğini yitirmişSistem, indekslemeye karar verdiği tüm dosyaların yolunu ve adını içeren bir indeks oluşturur; eğer bu indeks başarısız olursa, aramalar yavaşlar ve çok az sonuç döndürür veya hiç sonuç döndürmez.

Bunu düzeltmek için Windows arama çubuğundan "Dizin Oluşturma Seçenekleri" yazarak erişebileceğiniz aracı kullanabilirsiniz. Ana Sayfada "Dizinleme Seçenekleri"Bu pencereden hangi konumların indekslendiğini görebilirsiniz (varsayılan olarak, kullanıcı klasörleri, Başlat menüsü ve başka pek bir şey) ve bir sorun çıkarsa "Gelişmiş seçenekler"e ve ardından sorun giderme bölümünde "Yeniden Oluştur"a tıklayın.

Ayrıca, Windows 10'da Ayarlar'da adı geçen belirli bir bölüm vardır "Windows'ta arama"Windows 11'de bu seçenekler Ayarlar > Gizlilik ve Güvenlik > Windows Arama bölümünde bulunur. Her iki durumda da, klasik dizinleme modu (yalnızca bazı klasörler) veya gelişmiş dizinleme modu (neredeyse tüm disk) arasında seçim yapabilir, dizinleme durumunu inceleyebilir ve aramalarda görünmesini istemediğiniz klasörleri hariç tutabilirsiniz.

Microsoft, yeni Copilot+ PC'lerinde sözde bir adım daha ileri gitti anlamsal indekslemeBu ekipler, geleneksel indekslemeye ek olarak, kavramları ilişkilendirebilen bir indeks de oluşturuyor: "makarna" araması yaptığınızda, kelime eşleşmese bile "lazanya" veya ilgili tariflerin belgelerini veya fotoğraflarını da gösterebiliyor. Bu anlamsal indeksin tamamı, cihazın kendisinde veya Windows 365 bulutundaki bir bilgisayarda yerel olarak depolanıyor ve Microsoft, Sunucularına gönderilmiyor veya yapay zeka modellerini eğitmek için kullanılmıyor.

Copilot+ PC'de bu anlamsal dizinleme varsayılan olarak etkindir, ancak Ayarlar > Gizlilik ve güvenlik > bölümüne giderek belirli konumları veya dosya türlerini devre dışı bırakabilirsiniz. Windows'ta Ara > Gelişmiş Dizinleme SeçenekleriAncak Microsoft, ilk indeksleme işleminin performansta yavaşlama olmadan tamamlanabilmesi için bilgisayarın ilk seferde bir süre fişe takılı kalmasını öneriyor.

Komutlar ve joker karakterlerle arama hileleri

Düğmelerin ve menülerin ötesinde, Windows araması bir tür aramayı destekler operatörler ve filtrelerle "mini dil" Explorer'ın arama çubuğundan ince ayar yapmanıza olanak tanır. Alıştığınızda, menüleri sürekli açmaktansa birkaç komut yazmak daha hızlıdır.

Başlamak için şunu kullanabilirsiniz: boole operatörleri NOT, OR, tırnak işaretleri ve parantezler gibi. Örneğin, "köpek NOT kedi" (veya "köpek -kedi"), kedi kelimesini içermeyen köpeklerle ilgili dosyaları arar; "köpek VEYA kedi", bir veya diğer kelimeyi içeren dosyaları döndürür; tırnak işaretleri, tam bir ifadeyi aramanıza olanak tanır ve parantezler, kelimelerin herhangi bir sırada olabileceğini gösterir, örneğin (köpek kedi).

O zaman şuna sahipsin: genel filtrelerBunlar "filter:value" olarak yazılır. En kullanışlı olanlardan bazıları date:, modified:, created:, size:, class:, ext:, folder: veya file:'dır. Örneğin, "date:today" veya "date:yesterday", sonuçları o gün değiştirilen dosyalarla sınırlar; "size:large" boyuta göre filtreler; "class:image" herhangi bir formattaki fotoğrafları döndürür; ve "ext:jpg" ise aramayı o dosya türüne odaklar.

Ayrıca, adın yalnızca bir kısmını hatırladığınızda arama yapmak için yıldız işareti gibi joker karakterleri birleştirebilirsiniz. Şöyle bir arama: yumuşak* Adı "soft" ile başlayan tüm dosyaları (software, softonic, soft-test…) bulur ve *soft*, ortasında bu dize bulunan dosyaları bulur. Benzer şekilde, *.gif, geçerli klasördeki ve alt klasörlerindeki tüm GIF resimlerini görüntüler.

Belirli içerik türleri için daha da özel filtreler mevcuttur, örneğin: slaytlar: Bir sunumdaki sayfa sayısını saymak için, yorum: Word belgelerindeki açıklamaları veya sanatçı:, albüm:, parça:, tür:, süre:, yıl:, yön:, genişlik: ve yükseklik: gibi alanları bulmak için, şarkıları, videoları veya görselleri meta verilerine göre aramak için.

Alanı boşaltmak için büyük dosyaları bulun

Diskiniz dolduğunda yapmanız gereken ilk şey, neyin bu kadar yer kapladığını bulmaktır. Bunu doğrudan Dosya Gezgini'nden yapabilirsiniz. dosyaları boyuta göre ara ve sonuçları sırala En ağır olanları hızlıca tespit edip, silmek mi yoksa taşımak mı gerektiğine karar vermek.

Windows'ta, Dosya Gezgini'ni (Win + E) açın, kontrol etmek istediğiniz sürücüyü seçin ve arama kutusunu kullanın. Kutuya tıklayıp Arama sekmesinden (Windows 10'da), İnce Ayarla altındaki "Boyut" bölümünü genişletebilirsiniz. önceden tanımlanmış kategorileri seçin boş, minik, küçük, orta, büyük, muazzam veya devasa gibi.

Başka bir seçenek de "Boyut" sütun başlığına tıklamaktır. detaylı görünüm ve ilgilendiğiniz boyut aralıklarını seçin, filtreyi doğrudan dosya listesinden uygulayın. Her iki yöntem de aynı önceden tanımlanmış aralıklarla çalışır.

Daha fazla kesinliğe ihtiyacınız varsa, arama çubuğuna aşağıdaki gibi bir şey yazabilirsiniz: boyut:>500MB 500 MB'tan büyük tüm dosyaları bulmak için, izlemek istediğiniz dosya türüne bağlı olarak farklı değerler kullanın. Ardından, boyuta göre sıralama, diskinizin gerçek "canavarlarını" en üste taşıyacaktır.

Bazı üreticiler, Explorer'a ek olarak, alan kullanımını görsel haritalar biçiminde temsil etmek için WizTree, WinDirStat veya SpaceSniffer gibi harici araçları önermektedir. Her blok, boyutuna orantılı olarak klasörleri ve dosyaları temsil ederBu yardımcı programlar, hangi dizinlerin depolama alanını tükettiğini bir bakışta görmek için oldukça faydalıdır.

Sistem ve geçici dosya yönetimi

Kaybedilen alanın önemli bir kısmı genellikle şu şekilde işgal edilir: geçici dosyalar, güncelleme kalıntıları ve diğer sistem dosyaları Artık ihtiyaç duyulmayanlar. Ne yaptığınızı bilmiyorsanız bunları manuel olarak silmek tehlikeli olabilir, bu yüzden Windows'un kendi sağladığı araçları kullanmak en iyisidir.

Bunu yapmak için Dosya Gezgini'ni açın, ana sürücünüzü (genellikle C:) bulun, üzerine sağ tıklayın ve "Özellikler"i seçin. Buradan şu gibi seçeneklere erişebilirsiniz... Windows Update veya antivirüs yazılımından kalan geçici dosyalar ve içerikler için temizleyiciSistemin sizin için tanımlayacağı ve güvenli bir şekilde silebileceğiniz dosyalar.

Bu şekilde Windows, gereksiz sistem dosyalarını takip eder ve güvenli bir şekilde kaldırılabileceklerin bir listesini sunar. Bu, özellikle büyük işletim sistemi güncellemelerinden sonra, aynı anda birkaç gigabayt veriyi kurtarmanın hızlı bir yoludur.

Anında dosya araması için harici programlar

Windows'un yerleşik araması çok gelişti, ancak kullandığınızda milyonlarca dosya veya çok özel ekstra özellikler istiyorsanızUltra hızlı arama konusunda uzmanlaşmış üçüncü parti uygulamalar devreye giriyor.

Bu programların çoğu sistemin kendi indeksinden yararlanır veya doğrudan dahili yapıları okur. ana dosya tablosu (MFT) NTFS disklerde, minimum kaynak tüketimiyle anında sonuçlar elde etmenizi sağlar. Ayrıca genellikle gelişmiş filtreler, içerik arama, sorgu kaydetme ve varsayılan olarak dahil olmayan diğer özellikleri de içerirler.

SearchMyFiles: ultra ayrıntılı aramalar

Nirsoft'un SearchMyFiles'ı, çok güçlü bir taşınabilir yardımcı programdır. dosyaları neredeyse her türlü kritere göre arayınArayüzü dünyanın en güzeli olmayabilir, ancak karşılığında çok büyük bir özelleştirme seviyesi sunuyor: oluşturma tarihine, değişiklik tarihine ve son erişime göre, özniteliklere göre, boyuta göre, uzantılara göre, dahil edilen veya hariç tutulan yollara göre ve ayrıca dosya içeriğine göre filtreleme yapabilirsiniz.

Modları arasında, yinelenen dosyaları, yinelenmeyen dosyaları, aynı ada sahip dosyaları ve diğer benzer varyasyonları araması öne çıkıyor. Bu da onu yinelenen dosyaları tespit etmek için harika bir müttefik ve önemli hiçbir şeyi bozmadan yer açın. Program, HTML, CSV, XML olarak kaydedebileceğiniz veya panoya kopyalayabileceğiniz ayrıntılı listeler görüntüler.

Arama seçeneklerinde hariç tutmak isteyip istemediğinizi seçebilirsiniz sistem dizinleri ve gizli klasörlerTarama derinliğini ayarlayabilir ve üzerinde çalışılacak dosya setini hassas bir şekilde tanımlayabilirsiniz. "Aramayı Başlat" ile aramayı başlattığınızda, sonuçlar öğeleri sıralayabileceğiniz, filtreleyebileceğiniz ve seçebileceğiniz başka bir pencerede görüntülenir.

SearchMyFiles'daki en son geliştirmelerden biri, belgelerin metni içinde eşleşmeleri arayınSadece ismine göre değil. "Dosya İçeriği > Metin" seçeneğini etkinleştirerek, belgeleri, içindeki bir kelime veya ifadeye göre bulabilirsiniz. Bu, başlığı değil de konuyu hatırladığınızda çok kullanışlıdır.

Her sonucun içerik menüsünden dosyaları silebilir, yeniden adlandırabilir, açabilir veya doğrudan bulundukları klasöre gidebilirsiniz; bu da sonraki yönetimi büyük ölçüde kolaylaştırır. Taşınabilir bir araç olması nedeniyle, Sisteme herhangi bir şey yüklemeniz gerekmezSadece sıkıştırılmış dosyayı açıp çalıştırın.

Her şey: En iyi anında arama motoru

Her şey hakkında konuşurken akla gelen klasik isimlerden biri Windows'ta dosyaları neredeyse anında arayınÜcretsizdir, oldukça hafiftir (çalıştırılabilir dosya yaklaşık 2 MB'dir) ve çok az RAM tüketir; bu da onu mütevazı bilgisayarlarda bile ideal bir seçenek haline getirir.

Everything ilk çalıştırıldığında, yerel disklerinizdeki tüm içeriklerin bir dizinini oluşturur. Buradan, Aramalar anında yapılır ve gerçek zamanlı olarak güncellenir Her seferinde dosyalar oluşturulduğunda, silindiğinde veya yeniden adlandırıldığında, üst çubuğa bir şeyler yazmanız, sonuç listesini gerçek zamanlı olarak filtrelemek için yeterlidir.

"Ara" menüsünden dosya türüne, yollara, uzantılara ve diğer ölçütlere göre filtreler içerir ve bu sayede şunları yapabilirsiniz: yüz binlerce dosyayla çalışırken sonuçları daraltmaAyrıca sıkça sorulan soruları kaydedip, hiçbir şey yazmadan tekrar çalıştırabilmenizi sağlayan "Yer İmleri" sistemi de sunuluyor.

Bir diğer ilginç nokta ise entegre HTTP sunucusudur; bu da size Yerel ağınızdaki diğer bilgisayarlardan bilgisayarınıza karşı uzaktan aramalar gerçekleştirinHatta doğru şekilde yapılandırırsanız internetten bile (bunun getirdiği risklerle birlikte) kullanılabilir. Ancak, özellik seti bazı daha gelişmiş rakiplerininki kadar kapsamlı değil.

Sonuç olarak, Everything acımasız hızıyla öne çıkıyor. basit arayüz ve sıfır kaynak tüketimi sayesinde, çok fazla uğraşmadan arama sonuçlarını iyileştirmek isteyen herkes için ideal bir çözümdür.

WizFile: MFT'yi aşırı hızlı okuma

WizFile, arama motorları için tasarlanmış başka bir arama motorudur. Bilgisayarınızdaki herhangi bir dosyayı saniyeler içinde bulunBu, sabit diskler, SSD'ler ve ağ paylaşımları için geçerlidir. NTFS sürücülerde, Ana Dosya Tablosunu (MFT) doğrudan okuması, yani ayrı bir veritabanı oluşturması veya yönetmesi gerekmemesidir: her şeyi bellekte depolar ve anında tepki verir.

Arayüzü oldukça açıktır: Üstte bir arama kutusu ve altında ad, yol, boyut, değişiklik tarihi vb. sütunları olan sonuç listesi. Dosya türüne, boyutuna, tarihine ve konumuna göre filtreleyinVe sonuçlar, fark edilir bir gecikme olmadan, yazdığınız anda karşınıza çıkar.

Programın hem kurulumlu hem de taşınabilir sürümleri mevcut olduğundan, gerektiğinde bir USB sürücüden çalıştırabilirsiniz. Kişisel kullanım için tamamen ücretsiz olması, onu özellikle ev kullanıcıları için cazip kılıyor.

En büyük gücü şudur: hız ve kullanım kolaylığının birleşimiWindows arama çubuğundan daha güçlü bir şey isteyen ancak gelişmiş ayarlarda boğulmak istemeyenler için tasarlandı. Bazı ileri düzey kullanıcılar ekstra özelliklerden mahrum kalabilir, ancak günlük kullanım için fazlasıyla yeterli.

Diğer araçlarla karşılaştırıldığında, öğrenme süreci oldukça kısadır: Programı çalıştırın, arama terimlerinizi yazın ve listeyi daraltmak isterseniz bir veya iki filtre kullanın. Öğrenilecek çok az şey vardır ve çok fazla zaman tasarrufu sağlar.

Listary: Her yerde entegre arama

Listary farklı bir yaklaşım benimsiyor: sadece bir arama penceresi olmak yerine, evrensel bir başlatıcı ve arama motoru olarak sistem çapındaİstediğiniz zaman sol Control tuşuna iki kez basarak çağırabilirsiniz ve bulmak istediklerinizi yazabileceğiniz bir metin kutusu görünecektir.

Bu pencereden dosyaları açabilir, programları başlatabilir, klasörlere gidebilir ve hatta Dosyaları dizinler arasında hızla taşıyın ve kopyalayınAyrıca Total Commander, Directory Opus, XYplorer, Xplorer2, WinRAR, FileZilla ve diğerleri gibi popüler dosya yöneticileriyle entegre olarak kendi arayüzüne anında arama işlevi ekler.

Listary, seçenekler panelinde sonuçlarda hangi tür öğelerin görünmesini ve hangilerinin görünmemesini istediğinizi belirlemenize olanak tanır ve böylece aramanızı daha anlaşılır hale getirir. Görsel olarak, diğer birçok benzer araçtan daha gelişmiştir ve bu da onu... daha az teknik bilgiye sahip kullanıcılar için çok kullanışlı.

Program taşınabilir modda çalışabilse de, öncelikle resmi web sitesindeki yükleyici aracılığıyla dağıtılmaktadır. Her durumda, başlatıcı ve arama motorunu birleştiren hibrit yaklaşımı onu... daha "modern" bir şey isteyenler için çok iyi bir alternatif basit bir dosya listesinden daha fazlasıdır.

PowerToys Run: Microsoft Başlatıcısı

Microsoft PowerToys, gelişmiş araçlara sahip olmak isteyen kullanıcılar için bir pakettir. Sistemin fabrika varsayılanında etkin olmayan özellikleri çıkarmak için.Bu set içerisinde ilgimizi çeken araç, yapılandırılabilir klavye kısayolu kullanarak açabileceğiniz evrensel bir arama motoru ve başlatıcı olan PowerToys Run'dır.

Başlangıçta basit bir uygulama başlatıcısı olarak tasarlanmıştı, ancak Microsoft... Windows Arama ile entegrasyonlar ekleme Bu, dosya ve klasörleri bulmanızı da sağlar. PowerToys panelinde, Çalıştır'daki "Windows Arama" eklentisini etkinleştirerek, sistemin kendi dizininden gelen arama sonuçlarının görünmesini sağlayabilirsiniz.

Avantajı, yapılandırıldıktan sonra kısayola (varsayılan olarak Alt + Boşluk veya benzeri) basabilmeniz, bir dosya veya klasörün adını yazabilmeniz ve Explorer veya Başlat menüsüne gitmeden doğrudan açınDiğer eklentilerle (hesaplamalar, birim dönüştürmeler vb.) birlikte kullanıldığında çok yönlü bir araç haline geliyor.

En büyük dezavantajı, Çalıştır'ı kullanmak için tüm PowerToys paketini yüklemeniz gerekmesidir; yalnızca arama aracını istiyorsanız bu aşırı olabilir. Yine de, Windows entegrasyonu mükemmel ve sunduğu özellikler için kaynak tüketimi oldukça makul.

Diğer hızlı arama motorları: DocFetcher, UltraSearch, WizFile ve SwiftSearch

Yukarıda belirtilen araçlara ek olarak, arama motorları için çok ilginç başka arama motorları da var. daha spesifik kullanım durumları veya daha teknik aramalarBunlardan biri, tüm disk yerine yalnızca belirttiğiniz klasörleri indekslemeye odaklanan DocFetcher'dır. Siz esas olarak belgelerle çalışıyorsunuz. ve anahtar kelimelere, boyuta, dosya türüne veya formata göre süper detaylı aramalar istiyorsanız.

DocFetcher izin verir Office, PDF, OpenOffice, HTML, düz metin ve diğer formatlardaki belgeleri önizleyinTüm bunları kendi penceresinden yapmanız, bir dosyanın aradığınız dosya olup olmadığını orijinal programında açmadan kontrol etmenizi sağlar. Bu, büyük miktarda dosyayı kontrol etme sürecini önemli ölçüde hızlandırır.

UltraSearch ise kendini şu şekilde tanıtıyor: Ultra hızlı dosya ve klasör arama motoruDahil etme ve hariç tutma filtreleri desteği, dosya türüne ve dahili içeriğe göre arama ve hatta incelemek istemediğiniz sistem dizinlerinden kaçınma yeteneği ile.

Daha önce bahsettiğimiz WizFile, NTFS'de MFT ile çalışırken sunduğu basitlik ve hız nedeniyle birçok karşılaştırmada da yer alıyor. isme veya belirli yola göre arama yapın yıldız işareti veya biçim ve anahtar sözcük kombinasyonları gibi joker karakterler kullanarak (örneğin, *.mp3 dance, adında “dance” geçen ve MP3 formatında olan şarkıları bulmak için).

Son olarak SwiftSearch, birkaç arama motorundan biri olarak öne çıkıyor Hiçbir şeyi indekslemelerine gerek yok.Kalıcı dizinler oluşturmadan tüm sürücüleri veya belirli bir klasörü tarayabilir, saniyeler içinde sonuçları döndürebilir ve yol, boyut, oluşturma, erişim ve değiştirme tarihleri ​​hakkında doğru bilgileri görüntüleyebilirsiniz.

Belge yönetimi ve gelişmiş arama yazılımı

Şirketlerde sıklıkla görüldüğü gibi, belgelerin hacmi çok büyük olduğunda, basit arama motorlarından arama motorlarına geçmek daha verimli olabilir. tam belge yönetim sistemiBu çözümler yalnızca aramaları hızlandırmakla kalmıyor, aynı zamanda organizasyonu, güvenliği ve iş akışını da iyileştiriyor.

Windows Gezgini, binlerce veya milyonlarca dosyanın birden fazla sisteme yayıldığı ortamlar için kullanışlıdır ancak sınırlıdır. yerel birimler, ağlar ve bulutlarWindows dizinleme çok fazla veriyle uğraşır, hangi klasörlerin dahil edileceğine karar vermek için manuel bakım gerektirir ve genel olarak farklı depolar üzerinde ayrıntılı kontrol sağlamaz.

d.doc gibi belge yönetim araçları, klasör ve depo kümelerini gruplandıran mantıksal "ofisler" veya "çekmeceler" oluşturarak yalnızca ilgili segment içinde arama yapın ve o an ihtiyacınız olan şeyle hiçbir ilgisi olmayan bir sürü belgeyi dışarıda bırakıyorsunuz.

Ayrıca bu sistemler, aşağıdaki gibi gelişmiş özellikleri de bünyesinde barındırmaktadır: Doğal dil ile birleştirilmiş Boole araması, yaklaşık arama (yazım hatalarını desteklemek için) ve terim genişletme (bir kelimenin farklı biçimlerini bulmak için), tam başlığını hatırlamasanız bile belirli bir belgeyi bulmanızı çok daha kolay hale getirir.

Bu platformların bir diğer önemli özelliği de zenginleştirilmiş meta verilerdir. Tarih veya boyutun ötesinde, iyi bir belge yönetim sistemi şunları yapmanızı sağlar: Başlık, yazar, departman, durum, anahtar kelimeler veya süreç türü gibi alanları ekleyin ve düzenleyinve ardından bunlara göre filtreleyip arama yapabilirsiniz. Bu, her dosyaya, ilgilendiğiniz tüm bilgileri içeren eksiksiz bir "kapak" eklemek gibidir.

Taramalar içinde arama yapmak için optik karakter tanıma (OCR)

Belgelerin dijitalleştirilmesindeki en büyük sorunlardan biri, taranmış PDF'lerin veya görüntülerin kendi başlarına, makine tarafından okunabilir metin içermezlerWindows için bunlar sadece piksel bloklarıdır, dolayısıyla bunların içinde anahtar kelimelerle arama yapamazsınız.

Çözüm, yazılımın piksellerin parlaklığını ve şeklini analiz ederek, pikselleri daha iyi bir şekilde görüntüleyebilmek için OCR'dir (optik karakter tanıma). bir görüntü veya taramanın içindeki harflerin ve kelimelerin ne olduğunu çıkarmakİçerik metne dönüştürüldüğünde dosya indekslenebilir ve düzenlenebilir hale gelir.

d.doc gibi birçok belge yönetim sistemi, OCR'yi otomatik olarak entegre eder; böylece taranmış bir belgeyi yüklediğinizde, bir tanıma sürecinden geçer ve İçeriği itibariyle aranabilir hale gelir.Bu, tarihsel dosyalar, imzalanmış sözleşmeler, taranmış faturalar vb. ile çalışabilmek için hayati önem taşır.

OCR, aramayı etkinleştirmenin yanı sıra, PDF'lerden ve taranmış resimlerden metin düzenlemeSunumları dönüştürmek, şablonları değiştirmek veya basılı formları bilgisayarda doldurmak için dijital ortama aktarmak. Kağıt ağırlıklı ortamlarda verimlilik farkı muazzamdır.

İyi bir belge yönetim yazılımı genellikle OCR, gelişmiş meta veriler, Boole araması ve dönüştürme araçlarını (örneğin PDF'den Excel veya Word'e) birleştirir. Basit Windows Gezgini'nden çok daha verimli bir çalışma ortamı sunmaközellikle belgeleri denetleme, versiyonlama ve güvenli bir şekilde paylaşma ihtiyacı duyan şirketlerde.

Yukarıdakilerin hepsi göz önüne alındığında, bir bilgisayarda dosyaları daha hızlı bulmanın anahtarının birkaç yaklaşımı etkili bir şekilde birleştirmek olduğu açıktır: Windows dizinleme ve arama komutlarından yararlanmak, sağlıklı ve iyi yapılandırılmış bir dizin sürdürmek, hacim gerektirdiğinde ultra hızlı harici arama motorlarını kullanmak ve profesyonel ortamlarda, OCR ve meta veriye sahip iyi bir belge yönetim sistemini dikkate almak Dosyaları aramak için harcanan zamanı en aza indirin ve dosyalarla çalışmak için harcanan zamanı en üst düzeye çıkarın..