Windows PC'de dosyalar nasıl daha hızlı bulunur?

Informatec Dijital » Ücretsiz Destekler » Windows PC'de dosyalar nasıl daha hızlı bulunur?

Dosya aramakla çalışmak yerine daha çok zaman geçirdiğinizi düşünüyorsanız , yalnız değilsiniz. Belgeler, fotoğraflar, indirmeler, projeler ve çift kopyalar arasında, herhangi bir bilgisayar hızla kaotik bir karmaşaya dönüşebilir ve belirli bir şeyi bulmak dakikalar sürebilir... hatta hiç gerçekleşmeyebilir.

İyi haber şu ki, Windows ve çeşitli özel uygulamalar, dosya bulma işlemini neredeyse anında , ad, içerik, boyut, tür veya tarihe göre yapmanızı sağlayan araçlar ve püf noktaları sunuyor. Bu kılavuzda, Windows 10 ve 11 arama özelliğinden en iyi şekilde nasıl yararlanacağınızı, sistem hiçbir şey bulamadığında ne yapmanız gerektiğini ve daha hızlı arama için hangi harici programların en iyi olduğunu göreceksiniz.

Windows 10 ve Windows 11'de arama nasıl çalışır?

Herhangi bir şey yüklemeden önce, sistemin nasıl çalıştığını anlamak önemlidir. Windows, dosyaların konumunu ve temel özelliklerini içeren dahili bir dizin tutar ; böylece arama yaptığınızda, disk disk, klasör klasör kontrol etmesine gerek kalmaz; bu da çok fazla veriye sahip bilgisayarlarda sonsuza kadar sürecek bir işlem olurdu.

Windows 10'da arama çubuğu, görev çubuğunda ve Başlat menüsünde belirgin bir şekilde görüntülenir . Bir programın, belgenin, klasörün adını veya hatta genel bir kelimeyi yazmanız yeterlidir; sistem, uygulamalar, ayarlar paneli seçenekleri, dosyalar ve hatta web sonuçları da dahil olmak üzere çeşitli sonuçlar döndürecektir.

Windows 11'de davranış benzer olsa da arayüz biraz farklı ve daha minimalist. Görev çubuğundaki arama kutusuna doğrudan yazabilir veya Başlat menüsünü açıp yazmaya başlayarak uygulamaları, son kullanılan belgeleri ve diğer ilgili öğeleri anında görebilirsiniz.

Bu küresel arama motoru tamamen Windows dizinine dayanmaktadır. Bir dosya veya klasör dizine eklenmemişse, diskte mevcut olsa bile sonuçlarda görünmez ve işte bu noktada Dosya Gezgini ve bazı ek ayarlar devreye girer.

Dosya Gezgini'nden profesyonel gibi arama yapın

Başlat menüsündeki arama çubuğuna ek olarak, Dosya Gezgini'nin her penceresinin sağ üst köşesinde özel bir arama çubuğu bulunur . Buradan, yazmaya başlamadan önceki konumunuza bağlı olarak aramanızı belirli bir sürücüye, klasöre veya tüm bilgisayarınıza odaklayabilirsiniz.

Windows'un son sürümlerinde bu arama basit görünse de aslında birçok gelişmiş seçeneği gizler . Windows 10'da arama yaptığınızda şeritte "Arama Araçları" sekmesi görünür ve buradan tarih, boyut, dosya türü, klasör, arama geçmişi gibi kriterlere göre filtreleme yapabilir veya aramayı daha sonra kullanmak üzere kaydedebilirsiniz.

Windows 11'de şerit basitleştirildi ve bazı işlevler azaltıldı veya taşındı. Artık araç çubuğunda, arama yapılacak yeri (yalnızca geçerli klasör veya alt klasörler de dahil), sıkıştırılmış dosyaları dahil edip etmemeyi, metin belgelerinin içeriğini tarayıp taramamayı ve boyut, tür veya tarihe göre filtreler uygulamayı hassas bir şekilde ayarlamanıza olanak tanıyan bir "Arama Seçenekleri" düğmesi bulunmaktadır.

Bu araçlarla, Explorer arama çubuğu basit bir metin kutusu olmaktan çıkıp, filtreleri nasıl kullanacağınızı biliyorsanız, büyük klasör ağaçları içindeki belirli dosyaları hızlıca bulmanın çok güçlü bir yolu haline gelir.

Windows dizinlemeyi iyileştirin ve hatta yeniden oluşturun

Windows'un hiçbir şey bulamamasının en yaygın nedenlerinden biri, dizinin bozulmuş veya güncelliğini yitirmiş olmasıdır . Sistem, dizine eklemeyi seçtiği tüm dosyaların yolunu ve adını içeren bir dizin oluşturur; bu dizin başarısız olursa, aramalar yavaşlar, az sonuç döndürür veya hiç sonuç döndürmez.

Bunu düzeltmek için, Başlat menüsündeki Windows arama çubuğuna "Dizin Oluşturma Seçenekleri" yazarak erişebileceğiniz "Dizin Oluşturma Seçenekleri" aracını kullanabilirsiniz . Bu pencereden, hangi konumların dizine eklendiğini görebilirsiniz (varsayılan olarak, kullanıcı klasörleri, Başlat menüsü ve birkaç başka şey). Bir sorun varsa, sorun giderme bölümünde "Gelişmiş Seçenekler"e ve ardından "Yeniden Oluştur"a tıklayın.

Ayrıca, Windows 10'da Ayarlar'da "Windows'ta Arama " adlı özel bir bölüm bulunurken, Windows 11'de bu seçenekler Ayarlar > Gizlilik ve güvenlik > Windows'ta arama bölümünde yer almaktadır. Her iki durumda da, klasik dizin oluşturma modu (yalnızca bazı klasörler) veya gelişmiş dizin oluşturma modu (neredeyse tüm disk) arasında seçim yapabilir, dizin oluşturma durumunu inceleyebilir ve aramalarda görünmesini istemediğiniz klasörleri hariç tutabilirsiniz.

Microsoft, yeni Copilot+ bilgisayarlarında, "anlamsal indeksleme" olarak adlandırdığı bir özellikle bir adım daha ileri gitti . Geleneksel indekslemeye ek olarak, bu cihazlar kavramları ilişkilendirebilen bir indeks oluşturuyor: "makarna" ararsanız, kelime eşleşmese bile "lazanya" veya ilgili tariflere ait belgeleri veya fotoğrafları da gösterebilir. Bu anlamsal indeksin tamamı, cihazın kendisinde veya Windows 365 bulutundaki bir bilgisayarda yerel olarak depolanır ve Microsoft, bunun sunucularına gönderilmediğini veya yapay zeka modellerini eğitmek için kullanılmadığını belirtiyor.

Copilot+ PC'de anlamsal dizin oluşturma varsayılan olarak etkinleştirilmiştir, ancak Ayarlar > Gizlilik ve güvenlik > Arama Pencereleri > Gelişmiş dizin oluşturma seçenekleri bölümüne giderek belirli konumları veya dosya türlerini devre dışı bırakabilirsiniz . Bununla birlikte, Microsoft, ilk dizin oluşturma işleminin performansı etkilemeden tamamlanması için bilgisayarınızı ilk kullanımda bir süre prize takılı bırakmanızı önerir.

Komutlar ve joker karakterlerle arama hileleri

Düğmeler ve menülerin ötesinde, Windows Arama, Explorer arama çubuğundan doğrudan aramanızı hassaslaştırmanıza olanak tanıyan operatörler ve filtreler içeren bir tür "mini dil"i destekler . Alıştığınızda, menüleri sürekli açmaktansa birkaç komut yazmak daha hızlıdır.

Öncelikle, NOT, OR, tırnak işaretleri ve parantezler gibi Boolean operatörlerini kullanabilirsiniz . Örneğin, “köpek DEĞİL kedi” (veya “köpek - kedi”) “kedi” kelimesini içermeyen köpeklerle ilgili dosyaları arar; “köpek VEYA kedi” ise bu kelimelerden herhangi birini içeren dosyaları döndürür; tırnak işaretleri tam bir ifadeyi aramanıza olanak tanır ve parantezler kelimelerin herhangi bir sırada olabileceğini gösterir, örneğin (köpek kedi).

Ardından, "filtre:değer" şeklinde yazılan genel filtreler bulunur . En kullanışlı olanlardan bazıları şunlardır: tarih:, değiştirilme tarihi:, oluşturulma tarihi:, boyut:, sınıf:, uzantı:, klasör: veya dosya:. Örneğin, "tarih:bugün" veya "tarih:dün" sonuçları o gün değiştirilen dosyalarla sınırlandırır; "boyut:büyük" boyuta göre filtreler; "sınıf:resim" herhangi bir formatta fotoğraf döndürür; ve "uzantı:jpg" aramayı bu dosya türüne odaklar.

Ayrıca, adın yalnızca bir kısmını hatırladığınızda arama yapmak için yıldız işareti gibi joker karakterler kullanabilirsiniz. ` soft*` gibi bir arama , adı "soft" ile başlayan tüm dosyaları bulur (örneğin, `software`, `softonic`, `soft-test`, vb.) ve `*soft*` ise ortasında bu dizeyi içeren tüm dosyaları bulur. Benzer şekilde, `*.gif` geçerli klasördeki ve alt klasörlerindeki tüm GIF resimlerini görüntüler.

Hatta belirli içerik türleri için daha da spesifik filtreler mevcuttur; örneğin , sunumlardaki sayfa sayısını saymak için slaytlar , Word belgelerindeki açıklamaları bulmak için yorum veya meta verilerine göre şarkı, video veya resim aramak için sanatçı:, albüm:, parça:, tür:, süre:, yıl:, yönlendirme:, genişlik: ve yükseklik: gibi alanlar kullanılabilir.

Alanı boşaltmak için büyük dosyaları bulun

Diskiniz dolduğunda yapmanız gereken ilk şey, bu kadar çok yer kaplayan şeyi bulmaktır. Dosya Gezgini'nden, dosyaları boyutlarına göre arayabilir ve sonuçları sıralayarak en büyüklerini hızlıca belirleyebilir ve bunları silmek mi yoksa taşımak mı gerektiğine karar verebilirsiniz.

Windows'ta, Dosya Gezgini'ni (Win + E) açın, kontrol etmek istediğiniz sürücüyü seçin ve arama kutusunu kullanın. Kutucuğa tıklayabilir ve (Windows 10'da) Arama sekmesinden, "Boyut" bölümünü genişleterek "İyileştir" altında boş, minik, küçük, orta, büyük, dev veya devasa gibi önceden ayarlanmış kategorilerden birini seçebilirsiniz .

Diğer bir seçenek ise, detay görünümünde "Boyut" sütun başlığına tıklayıp ilgilendiğiniz boyut aralıklarını seçmek ve filtreyi doğrudan dosya listesinden uygulamaktır. Her iki yöntem de aynı önceden tanımlanmış aralıklarla çalışır.

Daha fazla hassasiyete ihtiyacınız varsa, 500 MB'tan büyük tüm dosyaları bulmak için arama çubuğuna "size:>500MB" gibi bir şey yazabilir veya izlemek istediğiniz şeye bağlı olarak farklı değerler kullanabilirsiniz. Ardından, boyuta göre sıralama, diskinizdeki gerçek "canavarları" en üste getirecektir.

Dosya Gezgini'ne ek olarak, bazı üreticiler disk kullanımını görsel olarak haritalamak için WizTree, WinDirStat veya SpaceSniffer gibi harici araçlar önermektedir; burada her blok, klasörleri ve dosyaları boyutlarına oranla temsil eder . Bu yardımcı programlar, hangi dizinlerin en fazla depolama alanını tükettiğini bir bakışta görmek için çok kullanışlıdır.

Sistem ve geçici dosya yönetimi

Boşa harcanan alanın önemli bir kısmı genellikle geçici dosyalar, güncelleme kalıntıları ve artık ihtiyaç duyulmayan diğer sistem dosyaları tarafından işgal edilir. Bunları manuel olarak silmek, ne yaptığınızı bilmiyorsanız tehlikeli olabilir, bu nedenle Windows'un kendi sağladığı araçları kullanmak en iyisidir.

Bunu yapmak için Dosya Gezgini'ni açın, ana sürücünüzü (genellikle C:) bulun, üzerine sağ tıklayın ve "Özellikler"i seçin. Buradan, geçici dosyaları ve Windows Update veya antivirüs yazılımınızdan kalan içerikleri temizleyen araç gibi seçeneklere erişebilirsiniz ; sistem bunları sizin için tanımlayacak ve güvenli bir şekilde silmenizi sağlayacaktır.

Bu şekilde Windows, gereksiz sistem dosyalarını takip eder ve güvenli bir şekilde kaldırılabileceklerin bir listesini sunar. Bu, özellikle büyük işletim sistemi güncellemelerinden sonra, aynı anda birkaç gigabayt veriyi kurtarmanın hızlı bir yoludur.

Anında dosya araması için harici programlar

Windows'un yerleşik arama motoru çok gelişti, ancak milyonlarca dosyayla uğraşırken veya çok özel ek özellikler istediğinizde , ultra hızlı arama konusunda uzmanlaşmış üçüncü taraf uygulamalar devreye giriyor.

Bu programların çoğu, sistemin kendi dizinini kullanır veya NTFS disklerindeki Ana Dosya Tablosu (MFT) gibi dahili yapıları doğrudan okuyarak minimum kaynak tüketimiyle anında sonuçlar elde eder. Ayrıca, genellikle varsayılan olarak dahil edilmeyen gelişmiş filtreler, içerik tabanlı arama, sorgu kaydetme ve diğer özellikleri de içerirler.

SearchMyFiles: ultra ayrıntılı aramalar

Nirsoft tarafından geliştirilen SearchMyFiles, neredeyse her türlü kritere göre dosya aramak için güçlü bir taşınabilir yardımcı programdır . Arayüzü en güzel olmasa da, karşılığında büyük bir özelleştirme olanağı sunar: oluşturma, değiştirme ve son erişim tarihlerine, özelliklere, boyuta, uzantılara, dahil edilen veya hariç tutulan yollara ve ayrıca dosya içeriğine göre filtreleme yapabilirsiniz.

Özellikleri arasında, yinelenen dosyaları, yinelenmeyen dosyaları, aynı ada sahip dosyaları ve diğer benzer varyasyonları arama özelliği öne çıkıyor. Bu da onu, önemli hiçbir şeyi bozmadan tekrarlanan dosyaları tespit etmek ve yer açmak için harika bir araç haline getiriyor. Program, HTML, CSV, XML olarak kaydedebileceğiniz veya panoya kopyalayabileceğiniz ayrıntılı listeler görüntüler.

Arama seçeneklerinde, sistem dizinlerini ve gizli klasörleri hariç tutmayı seçebilir , tarama derinliğini ayarlayabilir ve aranacak dosya kümesini hassas bir şekilde tanımlayabilirsiniz. "Aramayı Başlat" ile aramayı başlattığınızda, sonuçlar başka bir pencerede görünür; burada öğeleri sıralayabilir, filtreleyebilir ve seçebilirsiniz.

SearchMyFiles'a yapılan son geliştirmelerden biri, yalnızca isme göre değil, belgelerin metni içinde de eşleşme arayabilme özelliğidir . "Dosya İçerir > Metin" seçeneğini etkinleştirerek, belgeleri içerdikleri bir kelime veya ifadeye göre bulabilirsiniz; bu, konuyu hatırladığınız ancak başlığı hatırlamadığınız durumlarda çok kullanışlıdır.

Her bir sonucun bağlam menüsünden dosyaları silebilir, yeniden adlandırabilir, açabilir veya doğrudan bulundukları klasöre gidebilirsiniz; bu da sonraki yönetimi büyük ölçüde kolaylaştırır. Ayrıca taşınabilir bir araç olduğu için sisteminize herhangi bir şey yüklemenize gerek yoktur ; sadece dosyayı çıkarıp çalıştırmanız yeterlidir.

Her şey: En iyi anında arama motoru

Windows'ta dosyaları neredeyse anında aramak söz konusu olduğunda, Everything klasik bir isimdir . Ücretsizdir, çok hafiftir (çalıştırılabilir dosya yaklaşık 2 MB'tır) ve çok az RAM kullanır; bu da onu mütevazı bilgisayarlar için bile ideal bir seçenek haline getirir.

Everything'i ilk çalıştırdığınızda, yerel sürücülerinizdeki tüm içeriğin bir dizinini oluşturur. Bundan sonra, aramalar anında gerçekleşir ve dosyalar oluşturulduğunda, silindiğinde veya yeniden adlandırıldığında gerçek zamanlı olarak güncellenir. Sonuç listesini canlı olarak filtrelemek için üst çubukta yazmanız yeterlidir.

Arama menüsünden dosya türü, yol, uzantı ve diğer kriterlere göre filtreler içererek, yüz binlerce dosyayla çalışırken sonuçları hassaslaştırmanıza olanak tanır. Ayrıca, sık kullanılan sorguları kaydedip tekrar çalıştırmak için bir "Yer İşaretleri" sistemi de sunar.

Bir diğer ilgi çekici özellik ise entegre HTTP sunucusudur; bu sayede yerel ağınızdaki diğer bilgisayarlardan ve hatta doğru şekilde yapılandırıldığında internetten (bazı risklerle birlikte) bilgisayarınıza karşı uzaktan arama yapabilirsiniz. Ancak özellik seti, bazı daha gelişmiş rakiplerininki kadar kapsamlı değildir.

Özetle, Everything, inanılmaz hızı, sade arayüzü ve sıfır kaynak tüketimiyle öne çıkıyor ve bu da onu, fazla uğraşmadan aramalarını iyileştirmek isteyen herkes için ideal bir çözüm haline getiriyor.

WizFile: MFT'yi aşırı hızlı okuma

WizFile, ister sabit disklerde, ister SSD'lerde veya ağ paylaşımlarında olsun, bilgisayarınızdaki herhangi bir dosyayı saniyeler içinde bulmak için tasarlanmış bir başka dosya bulma programıdır . En önemli özelliği, NTFS sürücülerde Ana Dosya Tablosunu (MFT) doğrudan okuyarak ayrı bir veritabanı oluşturma veya sürdürme ihtiyacını ortadan kaldırmasıdır: her şeyi bellekte saklar ve anında tepki verir.

Arayüzü oldukça sade: üstte bir arama kutusu ve altında isim, yol, boyut, değiştirme tarihi vb. sütunlardan oluşan sonuç listesi. Dosya türüne, boyuta, tarihe ve konuma göre filtreleme yapabilirsiniz ve sonuçlar siz yazarken, fark edilebilir bir gecikme olmadan görüntülenir.

Programın hem kurulumlu hem de taşınabilir sürümleri mevcut olduğundan, gerektiğinde bir USB sürücüden çalıştırabilirsiniz. Kişisel kullanım için tamamen ücretsiz olması, onu özellikle ev kullanıcıları için cazip kılıyor.

En büyük gücü, hız ve kullanım kolaylığının birleşiminde yatıyor ; Windows arama motorundan daha güçlü bir şey isteyen ancak gelişmiş ayarlarda boğulmak istemeyen kişiler için tasarlandı. Bazı ileri düzey kullanıcılar ek özellikleri özleyebilir, ancak günlük kullanım için fazlasıyla yeterli.

Diğer araçlarla karşılaştırıldığında, öğrenme süreci oldukça kısadır: Programı çalıştırın, arama terimlerinizi yazın ve listeyi daraltmak isterseniz bir veya iki filtre kullanın. Öğrenilecek çok az şey vardır ve çok fazla zaman tasarrufu sağlar.

Listary: Her yerde entegre arama

Listary farklı bir yaklaşım benimsiyor: Sadece bir arama penceresi olmak yerine, evrensel bir başlatıcı ve arama motoru olarak sisteme sorunsuz bir şekilde entegre oluyor . Sol Control tuşuna iki kez basarak istediğiniz zaman çağırabilirsiniz ve aradığınızı yazabileceğiniz bir metin kutusu açılacaktır.

Bu panelden dosya açabilir, programları başlatabilir, klasörlere gidebilir ve hatta dosyaları dizinler arasında hızlıca taşıyıp kopyalayabilirsiniz . Ayrıca, Total Commander, Directory Opus, XYplorer, Xplorer2, WinRAR, FileZilla ve diğerleri gibi popüler dosya yöneticileriyle entegre olarak kendi arayüzüne anlık arama işlevi ekler.

Seçenekler panelinde, Listary arama sonuçlarında hangi tür öğelerin görünmesini istediğinizi ve hangilerinin görünmesini istemediğinizi belirlemenize olanak tanıyarak aramanızı daha temiz hale getirir. Görsel olarak, diğer birçok benzer araçtan daha şık bir tasarıma sahip olması, teknik bilgisi az olan kullanıcılar için bile oldukça kullanıcı dostu olmasını sağlar.

Program taşınabilir modda çalışabilse de, öncelikle resmi web sitesinden indirilen yükleyici aracılığıyla dağıtılmaktadır. Her durumda, başlatıcı ve arama işlevini birleştiren hibrit yaklaşımı, basit bir dosya listesinden daha "modern" bir şey isteyenler için çok iyi bir alternatif haline getiriyor.

PowerToys Run: Microsoft Başlatıcısı

Microsoft PowerToys, varsayılan olarak etkinleştirilmemiş özellikleri etkinleştirmek isteyen kullanıcılar için gelişmiş yardımcı programlardan oluşan bir pakettir . Bu paket içinde, ilgilendiğimiz araç, yapılandırılabilir bir klavye kısayolu kullanarak açabileceğiniz evrensel bir arama ve başlatma aracı olan PowerToys Run'dır.

Başlangıçta basit bir uygulama başlatıcı olarak tasarlanan Microsoft, dosya ve klasörleri de bulabilmesi için Windows Arama ile entegrasyonlar ekledi . PowerToys panelinde, Çalıştır içinde "Windows Arama" eklentisini etkinleştirerek, yazdığınızda sistemin kendi dizininden sonuçlar görüntülenebilir.

Avantajı şu ki, bir kez yapılandırıldıktan sonra kısayol tuşuna (varsayılan olarak Alt + Boşluk veya benzeri) basabilir, bir dosya veya klasörün adını yazabilir ve Dosya Gezgini veya Başlat menüsünden geçmeden doğrudan açabilirsiniz . Diğer eklentilerle (hesaplamalar, birim dönüştürme vb.) birlikte çok yönlü bir araç haline gelir.

En büyük dezavantajı, Çalıştır'ı kullanmak için tüm PowerToys paketini yüklemeniz gerekmesidir; yalnızca arama aracını istiyorsanız bu aşırı olabilir. Yine de, Windows entegrasyonu mükemmel ve sunduğu özellikler için kaynak tüketimi oldukça makul.

Diğer hızlı arama motorları: DocFetcher, UltraSearch, WizFile ve SwiftSearch

Yukarıda bahsedilen araçlara ek olarak, daha spesifik kullanım durumları veya daha teknik aramalar için çok ilginç başka arama motorları da bulunmaktadır. Bunlardan biri, tüm disk yerine yalnızca belirttiğiniz klasörleri indekslemeye odaklanan DocFetcher'dır. Özellikle belgelerle çalışıyorsanız ve anahtar kelimelere, boyuta, dosya türüne veya biçime göre son derece ayrıntılı aramalar yapmak istiyorsanız idealdir .

DocFetcher , Office, PDF, OpenOffice, HTML, düz metin ve diğer formatlardaki belgeleri kendi penceresinden önizlemenizi sağlar . Bu, bir dosyanın aradığınız dosya olup olmadığını orijinal programında açmadan doğrulamak için çok kullanışlıdır. Bu, büyük miktarda dosyanın incelenmesini önemli ölçüde hızlandırır.

UltraSearch ise, dosya ve klasör arama motorları arasında ultra hızlı bir arama motoru olarak öne çıkıyor ; dahil etme ve hariç tutma filtrelerini destekliyor, dosya türüne ve iç içeriğe göre arama yapabiliyor ve hatta kontrol etmek istemediğiniz sistem dizinlerinden kaçınma olanağı sunuyor.

Daha önce de bahsettiğimiz WizFile, NTFS üzerinde MFT ile çalışırken sunduğu basitlik ve hız nedeniyle birçok karşılaştırmada da yer alıyor. Özellikle isim veya belirli bir yola göre arama yapmak istediğinizde , yıldız işareti gibi joker karakterler veya biçim ve anahtar kelime kombinasyonları (örneğin, *.mp3 dance, adında "dance" geçen MP3 şarkılarını bulmak için) kullanarak çok kullanışlıdır.

Son olarak, SwiftSearch , hiçbir şeyi indekslemeye ihtiyaç duymayan az sayıdaki arama motorundan biri olarak öne çıkıyor . Kalıcı indeksler oluşturmadan tüm sürücüleri veya belirli bir klasörü tarayabilir, sonuçları saniyeler içinde döndürebilir ve yol, boyut, oluşturma, erişim ve değiştirme tarihleri ​​hakkında kesin bilgiler gösterebilir.

Belge yönetimi ve gelişmiş arama yazılımı

Özellikle işletmelerde olduğu gibi, belge hacmi çok büyük olduğunda, basit arama motorlarından tam teşekküllü bir belge yönetim sistemine geçmek daha verimli olabilir . Bu çözümler yalnızca aramaları hızlandırmakla kalmaz, aynı zamanda organizasyonu, güvenliği ve iş akışını da iyileştirir.

Windows Gezgini , yerel sürücülerde, ağlarda ve bulut depolama alanlarında dağılmış binlerce veya milyonlarca dosyanın bulunduğu ortamlar için pratik ancak sınırlıdır . Windows dizinleme bu kadar çok veriyle başa çıkmakta zorlanıyor, hangi klasörlerin dahil edileceğine karar vermek için manuel bakım gerektiriyor ve genellikle farklı depolama alanları üzerinde ayrıntılı kontrol sağlamıyor.

d.doc gibi belge yönetim araçları, klasör ve depoları gruplandıran mantıksal "ofisler" veya "çekmeceler" oluşturarak, yalnızca ilgili bölüm içinde arama yapmanıza ve o anda ihtiyacınız olanla ilgisi olmayan belge yığınlarını dışarıda bırakmanıza olanak tanır.

Dahası, bu sistemler Boolean arama ile doğal dili birleştirme , yaklaşık arama (yazım hatalarını gidermek için) ve terim genişletme (bir kelimenin farklı biçimlerini bulma) gibi gelişmiş özellikler içerir ; bu da tam başlığı hatırlamasanız bile belirli bir belgeyi bulmayı çok daha kolay hale getirir.

Bu platformların bir diğer önemli özelliği de zengin meta verilerdir. Tarih veya boyutun ötesinde, iyi bir belge yönetim sistemi, başlık, yazar, departman, durum, anahtar kelimeler veya işlem türü gibi alanları eklemenize ve düzenlemenize , ardından bunlara göre filtreleme ve arama yapmanıza olanak tanır. Bu, ihtiyacınız olan tüm bilgileri içeren eksiksiz bir "kapak" eklemek gibidir.

Taramalar içinde arama yapmak için optik karakter tanıma (OCR)

Belgeleri dijitalleştirmenin en büyük sorunlarından biri, taranmış PDF'lerin veya resimlerin kendi başlarına makine tarafından okunabilir metin içermemesidir . Windows için bunlar sadece bir piksel bloğudur, bu nedenle anahtar kelimeler kullanarak içlerinde arama yapamazsınız.

Çözüm, optik karakter tanıma (OCR) adı verilen bir işlemdir; bu işlemde yazılım, bir görüntü veya tarama içindeki harfleri ve kelimeleri belirlemek için piksellerin parlaklığını ve şeklini analiz eder . İçerik metne dönüştürüldükten sonra, dosya indekslenebilir ve düzenlenebilir hale gelir.

d.doc gibi birçok belge yönetim sistemi, OCR'ı otomatik olarak entegre eder; bu nedenle taranmış bir belge yüklediğinizde, belge tanıma işleminden geçer ve içeriğine göre aranabilir hale gelir . Bu, tarihi arşivler, imzalı sözleşmeler, taranmış faturalar vb. ile çalışmak için hayati önem taşır.

Arama yapmayı mümkün kılmanın yanı sıra, OCR, PDF'lerde ve taranmış görüntülerde metin düzenleme , sunumları dönüştürme, şablonları değiştirme ve basılı formları bilgisayarda doldurulmak üzere dijitalleştirme olanağı da sunar. Kağıt kullanımının yoğun olduğu ortamlarda, verimlilikteki fark muazzamdır.

İyi bir belge yönetim yazılımı, genellikle optik karakter tanıma (OCR), gelişmiş meta veriler, Boolean arama ve dönüştürme araçlarını (örneğin, PDF'den Excel veya Word'e) bir araya getirerek , özellikle belgeleri denetleme, sürümleme ve güvenli bir şekilde paylaşma ihtiyacı duyan şirketlerde, basit Windows Gezgini'ne kıyasla çok daha verimli bir çalışma ortamı sağlar .

Yukarıda belirtilenlerin tümü göz önüne alındığında, bir bilgisayarda dosyaları daha hızlı bulmanın anahtarının, çeşitli yaklaşımları etkili bir şekilde birleştirmekten geçtiği açıktır: Windows dizinleme ve arama komutlarından yararlanmak, dizini sağlıklı ve iyi yapılandırılmış tutmak, hacim gerektirdiğinde ultra hızlı harici arama motorları kullanmak ve profesyonel ortamlarda, dosya arama için harcanan zamanı en aza indirip onlarla çalışma için harcanan zamanı en üst düzeye çıkarmayı sağlayan OCR ve meta veri içeren iyi bir belge yöneticisini dikkate almak.