- Kamu faturalama çözümünü etkinleştiren Bakanlık Kararnamesinden itibaren 1 veya 2 yıl içinde, tüm İspanyol şirketleri ve serbest meslek sahipleri için B2B elektronik faturalama zorunlu hale gelecektir.
- İspanya Vergi Dairesi (AEAT), Verifactu ve kamuya açık fatura deposu aracılığıyla veri bütünlüğünü, ödeme sürelerini ve geç ödemelerle mücadeleyi izleyecektir.
- Şirketler yapılandırılmış formatlar (özellikle faturalar), onaylı yazılımlar kullanmalı ve faturaları en az 4 yıl boyunca dijital ortamda saklamalıdır.
- Zorunlu elektronik faturalama uygulamasına uyulmaması yüksek cezalara yol açabilir, ancak değişimi öngörmek verimlilik kazanmanıza ve idari maliyetleri azaltmanıza olanak tanır.
Zorunlu elektronik faturalama, İspanya'daki işletmelerin ve serbest çalışanların faturalama şeklini tamamen değiştirecek . İşletme sahibiyseniz, serbest çalışansanız veya bir idari departmanda çalışıyorsanız, yasanın ne gerektirdiğini, gerçek son tarihleri ve geride kalmaktan ve ceza riskinden kaçınmak için hangi araçlara ihtiyacınız olduğunu anlamak isteyeceksiniz.
Bu konu yıllardır tartışılıyor olsa da, B2B e-fatura sisteminin yaygın olarak uygulanması hala başlangıç aşamasındadır ve temel düzenleyici gelişmelere bağlıdır: Crea y Crece Yasası'nın teknik düzenlemeleri ve kamu faturalama çözümünü yönetecek Bakanlık Kararnamesi. Bu arada, halihazırda aktif yükümlülükler (özellikle hükümetle) ve yakından izlenmesi gereken oldukça iyi tanımlanmış bir zaman çizelgesi bulunmaktadır.
Elektronik fatura tam olarak nedir ve onu "zorunlu" kılan nedir?
Elektronik fatura dediğimizde, e-postaya eklenmiş basit bir PDF dosyasından değil, tamamen dijital olarak düzenlenen, gönderilen, alınan ve saklanan, çok özel teknik ve yasal gerekliliklere uyan, yapılandırılmış bir elektronik belgeden bahsediyoruz.
Bu tür faturalar genellikle XML tabanlı formatlarda (Facturae, UBL veya CII gibi) oluşturulur ; bu formatlar muhasebe sistemlerinin, ERP'lerin ve faturalama platformlarının verileri elle yazmaya veya kağıt üzerindeki rakamları incelemeye gerek kalmadan otomatik olarak okuyup işlemesini sağlar.
Geçerli bir elektronik fatura, düzenleyicinin kimliğini ve içeriğin bütünlüğünü (genellikle elektronik imza veya güvenli iletim kanalları aracılığıyla) garanti etmeli, Faturalama Yönetmeliğinin tüm zorunlu alanlarını (Vergi Kimlik Numarası, vergi matrahı, KDV oranları ve ücretleri, tarihler, açıklama, ödeme koşulları vb.) içermeli ve yasal saklama süresi boyunca orijinal formatında muhafaza edilmelidir.
Belirli bir kural, bazı işlemlerde (örneğin, İspanya'daki şirketler ve profesyoneller arasında veya Kamu İdaresi ile yapılan işlemlerde) faturanın her zaman elektronik formatta düzenlenmesini ve alınmasını ve belirli bir standarda uygun olmasını gerektirdiğinde bunu "zorunlu" olarak tanımlıyoruz.
Yasal çerçeve: Crea y Crece Yasası, Sahtekarlıkla Mücadele Yasası, Verifactu ve AEAT'nin rolü
İspanya'da elektronik faturalama zorunluluğu, birbirini tamamlayan iki temel düzenleyici zemine dayanmaktadır: Şirketlerin kurulması ve büyümesiyle ilgili 18/2022 sayılı Kanun ("Kurma ve Büyüme" Kanunu) ve Dolandırıcılıkla Mücadele Kanunu olarak bilinen 11/2021 sayılı Kanun . Her biri farklı ancak yakından ilişkili bir yönü ele almaktadır.
Bir yandan, Yarat ve Büyüt Yasası, girişimciliği teşvik etmeyi, bürokratik engelleri azaltmayı ve şeffaflığı artırmak ve geç ödemelerle mücadele etmek için B2B'de elektronik faturalamayı yaygınlaştırmayı amaçlamaktadır . Madde 12, işletmeler ve profesyoneller arasındaki işlemlerde elektronik faturalamanın kullanımına ilişkin aşamalı bir zorunluluk getirmektedir.
Öte yandan, Vergi Sahtekarlığıyla Mücadele Yasası, vergi sahtekarlığıyla mücadeleye odaklanmakta ve Elektronik Faturalama Sistemlerini (EBS) düzenleyerek, yazılımın manipülasyonu (faturaların silinmesi, çifte kullanım, kayıtların değiştirilmesi vb.) önlemek için bir dizi gereksinimi karşılamasını şart koşmaktadır. Bu çerçevede, faturalama kayıtlarını Vergi Dairesine otomatik olarak göndermekten sorumlu Verifactu sistemi oluşturulmuştur.
Devlet Vergi İdaresi Kurumu (AEAT) öncü rol oynayacak: Geç ödemeleri kontrol etmek için merkezi bir veri deposu ve bilgi kaynağı görevi gören kamuya açık bir elektronik faturalama çözümüne ve şirketlerden ve profesyonellerden ödeme, gecikme veya ödenmeme raporlarını alma mekanizmalarına sahip olmalıdır.
İşletmeler arası (B2B) faturaların tamamı özel platformlar üzerinden değiş tokuş edildiğinde, bu platformlar her faturanın bir kopyasını otomatik olarak kamu sistemine göndermek zorundadır . Buradan, İspanya Vergi Dairesi (AEAT), ödeme ve son tarih istatistiklerini çıkaracak ve bu veriler, hangi sektörlerin kurallara daha etkili veya daha az etkili bir şekilde uyduğunu izlemek için Devlet Özel Geç Ödemeler Gözlem Merkezi'ne aktarılacaktır.
Takvim: Şirketler arası elektronik faturalama ne zaman zorunlu hale gelecek?
Milyon dolarlık soru şu: İşletmeler ve profesyoneller arasında elektronik faturalama ne zaman zorunlu hale gelecek? Cevap, çeşitli düzenleyici dönüm noktalarına bağlı ve gecikmeli olarak ele alınıyor, ancak genel yapı açık: fatura hacmine dayalı aşamalı bir uygulama.
Oluştur ve Büyüt Yasası 19 Ekim 2022'de yürürlüğe girdi, ancak düzenleyici geliştirme süreci tamamlanana ve kamu çözümünün teknik detaylarını ve kabul edilen formatları düzenleyen Bakanlık Kararı onaylanana kadar 12. Madde (B2B elektronik faturalama) askıya alındı.
Bu gelişme , Kraliyet Kararnamesi ve Maliye Bakanlığı'ndan bir Bakanlık Emri ile hayata geçiriliyor . Kraliyet Kararnamesi taslağı Haziran 2023'te kamuoyunun görüşüne sunulmuş ve Bakanlar Kurulu, sistemi aktif hale getirecek Emir'in yayınlanmasını beklerken, B2B elektronik fatura sistemini geliştiren metni 24/25 Mart 2026 tarihlerinde onaylamıştır.
AEAT'ın kamu faturalama çözümünü düzenleyen Bakanlık Kararı yayınlandıktan sonra, şirketler ve serbest çalışanlar için son teslim tarihleri başlayacaktır ve bunlar aşağıdaki gibidir:
- Cirosu 8.000.000 €'yu aşan şirketlerOnların bir 1 yıllık süre B2B ilişkilerinde elektronik faturalama sistemine geçiş ve elektronik faturalamanın başlatılması için Bakanlık Kararnamesi'nin yayınlanmasından bu yana, AEAT'ın ele aldığı tarih senaryolarında bu durum Temmuz 2027 civarında gerçekleşebilir.
- Cirosu 8.000.000 €'dan az olan şirketler ve serbest meslek sahipleriOnların bir plazo de 2 años Aynı emir doğrultusunda uyum sağlanması öngörülüyor ki bu da muhtemelen 2028 yılının ortalarına işaret ediyor.
O andan itibaren, İspanya'daki B2B işlemlerinde genel kural, elektronik faturalama ve en az 4 yıl süreyle dijital depolama olacak ve bu veriler vergi denetimleri ve kontrolleri için her zaman erişilebilir olacaktır.
Şunu belirtmekte fayda var ki, 2026 kritik bir geçiş yılı olmaya hazırlanıyor : Her ne kadar B2B yükümlülüklerinin tamamı son tarihler işlemeye başlayana kadar yürürlüğe girmeyecek olsa da, öne geçen şirketler acele etmeden sistemleri test etmek, ekipler kurmak ve süreçleri iyileştirmek için daha fazla hareket alanına sahip olacaklar.
Verifactu ile ilişki ve faturalama programları
B2B elektronik faturalama ve Verifactu, yakından bağlantılı olsalar da, yapbozun farklı parçalarıdır. İlki faturaların formatına ve değişim kanalına odaklanırken , Verifactu faturalama kayıtlarının İspanya Vergi Dairesi'ne (AEAT) otomatik olarak gönderilmesini ve bu verilerin bütünlüğünü sağlar.
Verifactu'nun (Temmuz 2025) uygulanmasından bu yana, güncel kalmak isteyen faturalama programlarının bir dizi işlevsellik sağlaması gerekmektedir: her fatura için eksiksiz ve değiştirilemez bir kayıt oluşturmak, bunu isteğe bağlı veya otomatik olarak AEAT'ye göndermek ve herhangi bir manipülasyonun olmadığına dair kesin kanıt bırakmak.
2025 yılının sonunda açıklanan bir yıllık ertelemenin ardından bu alandaki planlanan zaman çizelgesi kabaca şu şekildedir: Şirketler (tüzel kişiler) 1 Ocak 2027'den itibaren Verifactu ile uyumlu yazılım kullanmak zorundadır , serbest meslek sahipleri ve diğer vergi mükellefleri ise 1 Temmuz 2027'ye kadar süreye sahip olacaktır.
Şimdilik, diğer yollarla (örneğin, İdareye fatura kesmek gibi) zaten yükümlü olanlar hariç, tüm faturaların Verifactu aracılığıyla AEAT'ye gönderilmesi zorunlu değildir; ancak Sahtekarlıkla Mücadele Yasası'nın teknik gereksinimlerini karşılayan onaylı veya uyarlanmış programların kullanılması zorunlu olacaktır.
Pratikte bu, mevcut faturalama yazılımınızı gözden geçirmeniz ve Verifactu ve B2B e-faturalamaya yükseltmenin gerekip gerekmediğini, belirli bir API'yi entegre etmeniz gerekip gerekmediğini veya her ikisine de hazır bir ERP veya bulut çözümüne geçmenin daha iyi olup olmadığını değerlendirmeniz gerektiği anlamına gelir.
Zorunlu şartlar ve muafiyetler: Elektronik fatura düzenlemek zorunda olan kimler var?
Nihai hedef, bu yükümlülüğün İspanya topraklarındaki neredeyse tüm B2B işlemlerini kapsamasıdır , ancak düzenlemeler işlem türüne, iş hacmine ve bölgesel kapsama bağlı olarak bazı nüanslar öngörmektedir.
Öncelikle, yıllardır bunu yapmakla yükümlü olan bir grup vergi mükellefi var: Kamu idarelerine fatura kesen tüm şirketler ve serbest meslek sahipleri, 25/2013 sayılı Kanun ve Kamu Sektörü Sözleşmeleri Kanunu uyarınca Ocak 2015'ten beri elektronik fatura düzenlemek zorundalar.
Ayrıca, belirli miktarların üzerindeki sözleşmelerde İdare adına yüklenici ve alt yüklenici olarak faaliyet gösterenlerin de, bu kamu sözleşmelerinden kaynaklanan ödemelerde birbirleriyle olan işlemlerinde elektronik faturalama kullanmaları gerekmektedir.
Crea y Crece Yasası ile elektronik faturalama, tüm işletmeler arası (B2B) işlemlere genişletilmiştir. Bakanlık Kararnamesinin yürürlüğe girmesinden bir veya iki yıl sonra, alıcının İspanya'da kurulu bir işletme veya profesyonel olması durumunda , tüm özel İspanyol işletmelerinin elektronik faturalama kullanmasının zorunlu hale gelmesi beklenmektedir.
Ancak, yükümlülüğün gerçek kapsamını belirleyecek bazı olası istisnalar veya muafiyetler mevcuttur ve bunlar üzerinde tartışmalar devam etmektedir. Taslaklarda ve ön bilgilendirmelerde yer alanlar arasında şunlar öne çıkmaktadır:
- B2C OperasyonlarıBu yükümlülük şu anda son tüketicilerle yapılan işlemleri kapsamamaktadır. Başka bir deyişle, özel müşterilere yapılan satışlar, başka bir düzenleme gerektirmediği sürece, kağıt faturalarla veya yapılandırılmamış formatlarla belgelendirilebilir.
- Yabancı müşterilerle yapılan işlemlerTaraflardan birinin ekonomik faaliyet merkezi, daimi işyeri veya faturalama amacıyla ikametgahı ya da olağan yerleşim yeri İspanya'da bulunmuyorsa, bu durumlar kapsam dışında tutulacaktır.
- Belirli serbest meslek sahipleri ve çok düşük hacimli KOBİ'lerYıllık fatura tutarı 85.000 €'dan az olan mükellefler, basitleştirilmiş vergi rejimi kapsamında vergi ödeyenler, bazı tarım sektörleri veya belirli toptan ticaret sektörleri için muafiyet senaryoları değerlendirilmektedir; ancak bu ayrıntıların nihai düzenlemelerde teyit edilmesi gerekecektir.
- Düşük değerli işlemler400 €'nun altındaki birçok işlem veya halihazırda basitleştirilmiş faturaların kullanıldığı işlemler, yapılandırılmış e-fatura zorunluluğundan muaf tutulabilir; ayrıca konaklama, yolcu taşımacılığı veya kuaförlük gibi sektörlerde 3.000 €'nun altındaki tutarlar da bu kapsamda değerlendirilebilir.
Her halükarda, belirli bir durumda elektronik fatura düzenlenmesi zorunlu olmasa bile, mükellefin süreçlerini standartlaştırmak için her zaman elektronik fatura kullanmayı gönüllü olarak seçmesinin önünde hiçbir engel yoktur ; bu da orta vadede iç yönetimi büyük ölçüde basitleştirebilir.
Faturaların teknik gereksinimleri, formatları ve kağıdı
Yönetmeliklere uymak için faturayı sadece "dijitalleştirmek" yeterli değildir; yasa tarafından belirlenen yapılandırma ve birlikte çalışabilirlik gereksinimlerini karşılayan bir formatta yapılması gerekir. İspanya'da referans standart , Ekonomi Bakanlığı tarafından desteklenen resmi format olan Facturae'dir .
Facturae, her veri parçasının ilgili etiketine yerleştirildiği çok katı bir yapıya sahip bir XML dosyasına dayanmaktadır (şu anda en yaygın kullanılan sürüm 3.2.2'dir): düzenleyen ve alan bilgileri, detay satırları, vergiler, toplamlar, ödeme yöntemleri vb. Küçük bir yapısal hata bile faturayı doğrulayan platformlar tarafından otomatik olarak reddedilmesine neden olabilir.
Facturae'nin yanı sıra, düzenlemeler, otomatik okuma ve diğer sistemlerle birlikte çalışabilirlik garantisi verilmesi koşuluyla, UBL (Universal Business Language) veya CII gibi uluslararası alanda yaygın olarak kullanılan diğer standart yapılandırılmış formatların ve hatta belirli bağlamlarda elektronik imzalı PDF'nin de kabul edilmesini öngörmektedir.
Ulaşım ve lojistik gibi sektörlerde, e-faturaların TMS, ERP, eCMR sistemleri ve teslimat notlarıyla entegrasyonuna olanak sağladığı , tutarlardaki tutarsızlıkları azalttığı ve mutabakatları otomatikleştirdiği için, fatura ve yapılandırılmış formatların kullanımı özellikle ilerlemiştir .
Fatura formatı ne olursa olsun, faturalama için kullandığınız yazılımın, bu standartlara uygun olarak faturaları düzenleyebilmesi, alabilmesi ve saklayabilmesi , ayrıca ödeme sürelerini kontrol etmek ve gecikmiş ödemelerle mücadele etmek için gerekli olan zorunlu durumları (gönderildi, kabul edildi, reddedildi, ödendi vb.) değiş tokuş edebilmesi gerekir.
Yasalara uymanın ötesinde şirketler ve serbest çalışanlar için avantajlar
Zorunlu kullanım bir dayatma gibi gelebilir, ancak gerçek şu ki, iyi uygulanmış bir e-fatura sistemi, özellikle önemli miktarda belgeyle ilgilenenler için günlük hayatta çok açık avantajlar sunmaktadır.
Ekonomik açıdan bakıldığında, kağıttan elektronik formata geçiş , baskı, nakliye, fiziksel arşivleme ve belge imhası maliyetlerini önemli ölçüde azaltır . Ayrıca, veri kopyalama ihtiyacını ortadan kaldırarak insan hatasını azaltır, bu da daha az iade ve düzeltmeler için harcanan zamanın azalmasına yol açar.
Ayrıca, tüm faturaların erişilebilir bir dijital depoda merkezileştirilmesi, bilgi bulma, taleplere yanıt verme ve muhasebe kapanışlarını veya vergi beyannamelerini hazırlama sürecini büyük ölçüde kolaylaştırır. Muhasebe sistemlerine veya vergi formlarına bağlanmak önemli ölçüde basitleşir.
Hazine açısından bakıldığında, elektronik faturalama ile durum raporları ve Verifactu gibi sistemlerin birleşimi, ödeme gecikmelerini gizlemeyi çok daha zorlaştırıyor . Bu durum, daha makul ödeme koşulları kültürünü teşvik etmeli ve Crea y Crece Yasası'nın açık bir amacı olan ticari temerrütleri azaltmalıdır.
Son olarak, sürdürülebilirlik ve güvenlik üzerindeki etkisi de önemsiz değildir: Kağıt kullanımının ve belgelerin fiziksel olarak taşınmasının azaltılması çevresel ayak izini küçültürken, bulut depolama ve yedeklemeler donanım arızaları veya iyi yönetilen güvenlik olayları nedeniyle veri kaybı riskini en aza indirir.
Yazılım seçimi ve dijital dönüşümün planlanması için kriterler
Yukarıdakilerin hepsini başarmanın anahtarı faturalama yazılımıdır. Doğru yazılımı seçmek veya halihazırda kullandığınızı iyice gözden geçirmek, sorunsuz bir geçiş için çok önemlidir. Bu sadece yasalara uymakla ilgili değil, aynı zamanda günlük işlerinizde verimlilik kazanmakla da ilgilidir.
Genel olarak, Facturae ile uyumlu, Verifactu'ya hazır ve mümkün olduğunca çok sürecin otomasyonuna olanak sağlayan bir muhasebe veya faturalama çözümü seçmek mantıklıdır . İdeal olarak, sistem bilgi silolarını önlemek için faturalama, muhasebe, tahsilat, ödemeler, envanter ve mümkünse bordro işlemlerini entegre etmelidir.
Araçları değerlendirirken, arayüz kullanılabilirliği (sezgisel olması ve fatura düzenlemek için yüksek lisans derecesi gerektirmemesi), ekip için öğrenme kolaylığı ve uyum eğrisi gibi hususları dikkate almak önemlidir . Çok güçlü ancak kullanışsız bir program genellikle yeterince kullanılmaz.
Yazılımın ölçeklenebilir olması ve halihazırda kullandığınız veya ihtiyaç duyabileceğiniz diğer çözümlerle (CRM, POS, e-ticaret platformları, bankacılık vb.) entegre olabilmesi de önemlidir ; tercihen API'ler veya standart bağlantılar aracılığıyla. Bu, işletmeniz büyüdükçe büyük fark yaratacaktır.
Altyapı konusunda ise birçok işletme, her yerden erişime, uzaktan çalışmaya olanak tanıyan ve kendi sunucularını yönetme , manuel sürüm güncellemeleri yapma veya yerel yedeklemelerle uğraşma ihtiyacını ortadan kaldıran bulut uygulamalarını tercih ediyor .
İç eğitim ve uyum sağlamaya yönelik pratik adımlar
Yazılım ne kadar iyi olursa olsun, onu günlük olarak kullanan kişiler ona hakim değilse, değişiklik bir hayal kırıklığı kaynağı haline gelebilir. Bu nedenle, fatura düzenleyen, alan veya inceleyen personel için temel, iyi odaklanmış bir eğitim planlamak çok önemlidir.
İyi bir strateji genellikle temel yazılım kullanımı üzerine kısa eğitim oturumlarını, hızlı referans materyallerini (dahili kılavuzlar, kısa videolar, SSS) ve değişim uygulanırken daha yoğun bir destek dönemini birleştirir. İnsanların soru sorması ve şüphelerinin giderilmesi ne kadar kolay olursa, geçiş o kadar sorunsuz olur.
Her şeyi birden dijitalleştirmeye çalışmak da tavsiye edilmez. En mantıklı yaklaşım, örneğin, birlikte çalışması kolay olan küçük bir müşteri veya tedarikçi grubuyla veya belirli belge türleriyle başlayıp, sistem istikrar kazandıkça kapsamı genişleterek, kademeli adımlardan oluşan bir plan tasarlamaktır.
Amaç, son dakika doğaçlamalarına gerek kalmadan, halihazırda yürürlükte olan süreçlerle zorunlu son teslim tarihlerine ulaşmaktır. Bu, iç iş akışlarını (faturaların nasıl onaylandığı, kimin doğruladığı, ödemelerin nasıl mutabakat edildiği) gözden geçirmeyi ve kağıt tabanlı süreci olduğu gibi kopyalamak yerine yeni dijital ortama uyarlamayı içerir.
Son olarak, müşterilere ve tedarikçilere değişikliği iletmek , faturaları nasıl almak veya göndermek istediklerini açıklamak ve yanlış anlaşılmaları önlemek için formatlar ve kanallar konusunda anlaşmaya varmak (örneğin, özel platformlar, onaylı e-posta, müşteri portalları vb. kullanılacak mı) çok önemlidir.
Ulaşım ve lojistik alanındaki özel yükümlülükler
Ulaşım ve lojistik sektörü, hem işlem hacmi hem de muhasebe ve lojistik verilerinin senkronize edilmesi gerekliliği nedeniyle reformdan en çok etkilenen sektörlerden biridir . Burada, zorunlu elektronik faturalama sadece vergiyle ilgili bir konu değil, aynı zamanda operasyonel bir konudur.
Nakliye şirketleri, PDF veya kağıt formatında fatura göndermeyi kesinlikle bırakmalı ve büyük uluslararası göndericilerin veya müşterilerin TMS, ERP ve platformlarıyla entegre olan birlikte çalışabilir yapılandırılmış formatlara (Facturae, UBL veya CII) geçmelidir.
Fatura verileri, ilgili lojistik belgeleriyle (nakliye emirleri, eCMR, teslimat notları) tutarlı olmalıdır. Ağırlık, paket veya tarihlerdeki herhangi bir tutarsızlık, fatura reddine, ödeme gecikmelerine ve hatta izlenebilirlik kalıpları tespit edilirse cezalara yol açabilir.
Ayrıca, durumların (fatura gönderildi, kabul edildi, reddedildi, ödendi) mantığı, davalardan ve ödeme gecikmelerinden kaçınmak ve yasanın geç ödemelere karşı bir önlem olarak güçlendirdiği azami ödeme sürelerine uymak açısından özellikle önem kazanmaktadır.
Taşımacılık sektörüne ilişkin bazı teknik yükümlülükler nihai düzenleyici gelişmelere bağlı olsa da, sektördeki şirketlerin, TMS, ERP ve belge alışveriş platformlarını buna göre ayarlayarak değişiklikleri öngörmeleri, e-faturalama tamamen kaçınılmaz hale geldiğinde önemli bir avantaja sahip olacakları açıktır.
Zorunlu elektronik faturalama yükümlülüğüne uymamanın cezaları ve riskleri
Bu değişiklikleri görmezden gelmek bir seçenek değil. Yönetmelikler, bunu yapmakla yükümlü oldukları halde elektronik faturalarını düzenlemeyen, yönetmeyen veya düzgün bir şekilde saklamayanlar veya çift kullanımlı veya uyumsuz yazılım kullananlar için çeşitli para cezaları ve mali yaptırımlar öngörüyor.
Taslak yönetmeliklerde ve idarenin uygulamalarında düşünülen yaptırımlar arasında, faturalama sistemleriyle ilgili ihlaller için 10.000 €' ya kadar para cezası yer almaktadır ; bu ceza, tekrarlanan ihlallerde veya dolandırıcılık niyeti açıkça kanıtlandığında artırılabilir.
Cezalar da dikkate alınır ve bunlar, düzgün faturalandırılmayan işlem hacminin yüzdesi olarak hesaplanır ; örneğin, düzgün kaydedilmeyen toplam tutarın %1'i, çeyrek başına minimum ve maksimum tutarlar 300 € ile 6.000 € arasında değişebilir.
İhlal, faturaların saklanmasını veya muhafazasını etkiliyorsa (örneğin, faturalar gerekli 4 yıl süreyle saklanmıyorsa veya orijinal formatlarında geri alınamıyorsa), para cezası etkilenen işlem başına 300 € veya ilgili faturaların tutarının %2'si, hangisi daha yüksekse o kadar olarak belirlenebilir.
Doğrudan ekonomik etkilerin ötesinde, uyumlu olmayan yazılımların kullanımı veya faturalarda izlenebilirliğin olmaması, Dijital Kit gibi yardımların kaybedilmesine , müşteriler ve tedarikçilerle itibar sorunlarına ve hatta çok ciddi vergi dolandırıcılığı vakalarında mükellefin faaliyetlerinin geçici olarak askıya alınmasına veya kaydının iptal edilmesine yol açabilir.
Serbest çalışanlar, KOBİ'ler ve büyük şirketler nasıl hazırlanabilir?
Elektronik faturalama sistemine geçiş , iyi planlanmış bir dijitalleşme projesi olarak ele alınırsa ve son dakika formalitesi olarak görülmezse, travmatik olmak zorunda değildir . Son teknik detaylar henüz yürürlüğe girecek düzenlemelere bağlı olsa da, şimdiden atabileceğiniz adımlar var.
Serbest çalışanlar için ilk adım genellikle basit ama e-fatura uyumlu bir faturalama programı seçmek , dijital sertifikayı yapılandırmak , yeni fatura formatına aşina olmak ve tüm belgelerin güvenli ve düzenli bir şekilde saklandığından emin olmaktır.
Küçük ve orta ölçekli işletmeler ve daha büyük şirketler söz konusu olduğunda, mevcut sistemin denetimi, muhasebe, bankalar ve envanterle entegrasyon , yeni fatura onay iş akışlarının tanımlanması ve çeşitli ekiplerin (yönetim, finans, satış vb.) eğitimi de dahil olmak üzere biraz daha kapsamlı bir proje gerekebilir.
Her durumda, yasal düzenlemelerdeki gelişmeleri takip etmeniz (resmi kaynaklara danışarak veya uzman danışmanlardan destek alarak) ve özellikle büyük miktarda fatura işliyorsanız veya farklı düzenlemelere sahip birkaç ülkede faaliyet gösteriyorsanız profesyonel yardım istemekten çekinmemeniz şiddetle tavsiye edilir.
Amaç, gereklilik tam olarak yerine getirildiğinde, elektronik faturaların düzenlenmesi, alınması ve arşivlenmesinin, faaliyetlerde herhangi bir aksama veya kesinti olmaksızın, işletmenin günlük operasyonlarının doğal bir parçası haline gelmesidir.
Elektronik faturalama zorunluluğunun yaygınlaşması karmaşık bir zorluk gibi görünse de, etkili bir şekilde yönetildiğinde süreçleri modernize etmek, maliyetleri düşürmek, finansal kontrolü sağlamak ve devlet kurumları ve iş ortaklarıyla ilişkileri geliştirmek için gerçek bir fırsata dönüşür . Hazırlıklara erken başlamak, bu yasal yükümlülüğü açık bir rekabet avantajına dönüştürmenin en iyi yoludur.
